Автоматизация на HR процеси с използване на Microsoft Teams, PowerApps и Power Automate. Заявки за напускане на служители

Здравейте на всички! Днес бих искал да споделя един малък пример за автоматизация на процеса по създаване на заявки за напускане на нови служители, използвайки продуктите на Microsoft SharePoint, PowerApps, Power Automate и Teams. За реализирането на този процес няма да е необходимо закупуването на отделни потребителски планове за PowerApps и Power Automate, достатъчно е абонаментът за Office365 E1/E3/E5. На сайта на SharePoint ще създадем списъци и колони, PowerApps ще помогне за създаването на формуляри, а Power Automate ще предостави възможности за настройка на логиката на бизнес процесите. Крайният процес ще свържем с екипа в MS Teams. Нека не губим време и да видим какво ще излезе от това.

На първия етап създаваме списъци и реквизити. Ще ни трябват списъците:

1. Заявки за напускане на служители
2. Подразделения
3. HR по подразделенията
4. Администратори

Всеки списък в последствие ще играе своята роля, и ще видим каква точно. Създаваме реквизити и настройваме навигационното меню:

PowerApps

Сега, нека направим форма за списъка 'Заявки за напускане на служител' с помощта на PowerApps. В крайния вид, тя ще изглежда така:

В полето 'Служител' се избира от списъка на потребителите на Office 365, 'Дата на напускане' се указва от календара, 'Подразделение' се взима от справочника за подразделения, а 'HR' се избира от справочника 'HR по подразделенията':

Но е необходимо да направим така, че списъкът с HR-ите, достъпни за избор, да се филтрира по указаното в формуляра подразделение. Ще използваме формула за филтриране на данните в PowerApps. За свойството 'Items' на полето 'HR' пишем:

Допълнително, във формата можем да направим малки настройки на стойността по подразбиране за полето Статус. За свойството 'Default' на полето 'Статус' пишем:

Ако формата за създаване на елементи се отваря, стойността в полето 'Статус' ще бъде записана като 'Нова', в противен случай, стойността в полето Статус на формата ще бъде подменена с стойността от колоната на SharePoint за текущия елемент.

Една от проблемите на PowerApps е невъзможността лесно да се получат данни от групи на SharePoint. Поради това не е лесно да се настрои видимостта/достъпността на полета или обекти във формата, ако искате да свържете потребителя с влизането в група на SharePoint. Но можем да направим обходен маневър. Специално за целта предварително създадохме списък Администратори:

В този списък има поле «Служител» с тип «Потребител или група», което се показва само във формата, и поле «Име», в което се въвежда името на избрания служител, показвано само в списъчния изглед. Сега нека, в PowerApps, направим малко трик. Например, можем да настроим наличността на всяко поле в зависимост от това дали текущият потребител е в списъка на Администраторите. Намираме свойството «Display Mode» на полето «Дата на напускане» и пишем:

Според тази формула, ако в списъка на Администраторите има поне един служител с идентификационни данни, съвпадащи с идентификационните данни на текущия потребител, полето ще бъде достъпно за редактиране, в противен случай - само за преглед. За по-голяма надеждност преобразуваме идентификационните данни в малки букви, защото всякакви ситуации се случват.

Може да сте забелязали, че в заглавието на формата има бутон «Действия по заявката»:

Този бутон ще извърши преход към друг екран, където, за удобство, са събрани всички възможни действия по заявката:

След натискане на всеки бутон се отваря допълнителен прозорец с действия, например, ако е избрано действието «Отмени заявката», се отваря допълнителен прозорец за въвеждане на коментар:

След натискане на бутона «Потвърди», статусът на заявката се променя, и това може да стане дори без стартиране на Power Automate потока. Ще използваме функцията «Patch» за свойството «OnSelect» на бутона:

С помощта на функцията Patch актуализираме елемента от списъка на заявките, филтрирайки го по идентификатора на текущия елемент. Извършваме смяна на стойността на полето «Статус» и преминаваме към основния екран. За останалите бутони действието е аналогично.

Остава да настроим потока на одобрение. Ще го направим в най-простата му форма.

Power Automate

Нашият поток на одобрение ще се стартира автоматично при създаване на заявка. В процеса на изпълнение ще се сменя статусът на заявката, ще се получи ръководителят на подразделението и ще се изпрати имейл известие за новата заявка на ръководителя. За определяне на ръководителя имаме справочник «Подразделения»:

Създаваме поток в Power Automate:

В процеса на изпълнение на този поток ръководителят на подразделението получава имейл известие за създаването на новата заявка и може да щракне на връзка, за да вземе решение, като натисне бутона:

Натискането на бутона „Съгласен“ или „Отказ“ също задейства поток в Power Automate, който променя статуса на заявката и изпраща имейл уведомление на HR специалиста:

Процесът е готов.

Teams

И последният щрих – организационна работа с този процес. За целта свързваме процеса с екипа в MS Teams:

Сега всички участници в екипа на MS Teams имат достъп до процеса на наемане на нови служители в отделен раздел.

Разбира се, в логиката на потока можем да предвидим многостепенно одобрение, плюс има възможност да се използва компонента Approvals за назначаване на задачи в Power Automate. Също така можем да настроим отчети и да генерираме уведомления, които ще се изпращат в чат-бота на Microsoft Teams. Но за това – в следващите статии. Благодаря за вниманието и хубав ден на всички!

Източник: habr.com