Как се извършва счетоводството в компаниите сега? Обикновено това е софтуерът 1С, инсталиран на локален компютър, където работи служебният счетоводител или специалист на аутсорс. Аутсорсинг специалистът може да обслужва едновременно няколко клиентски компании, понякога дори конкуренти.
При такъв подход достъпите до разплатните сметки, средства за криптозащита, електронен документооборот и други важни услуги са настроени директно на компютъра на счетоводителя.
Какво означава това? Че всичко е в ръцете на счетоводителя и ако той реши да подведе собственика на бизнеса, може да го направи безпроблемно.
филм «RocknRolla» (2008)
В тази статия ще разкажем как надеждно да заключите всички услуги, включително 1С в едно облако, за да имате възможността с един бутон да спрете всички услуги, дори ако счетоводителят е заминал на фантастично Бали.
Какво изобщо може да се случи? Два реални случая
Системният администратор от Уол Стрийт
Съпругата на нашия съосновател — опитен счетоводител, в миналия месец се обърна за помощ към нея голяма ресторантска верига в Москва. Ресторантът съхраняваше всичките си бази данни на своя сървър, който бе управляван от постоянен системен администратор от екипа на ресторанта.
В момента, когато счетоводителят работеше, системният администратор отиде в онлайн казино и прихвана вирус, който унищожи цялата база данни. На кого бяха свалени нещата? Правилно, на току-що дошлия счетоводител.
На героинята много й провървя, че съпругът й е управляващ партньор на хостинг компания и разбира от тези неща. След дълги пререкания по телефона (нашият колега вече беше готов да излезе и сам да потърси сметка от администратора) бяха намерени доказателства и виновникът беше наказан. Но базата данни беше загубена, тоест за системния администратор щастлив край нямаше.
Лаптоп, заседнал в чуждо жилище
Това е стара история на други наши познати.
Опитна дама на 64 години редовно водеше счетоводството на интернет магазин за китайски джаджи чрез 1С. Клиентът и базата данни бяха съхранени на лаптопа, който й беше предоставен на работа. Това беше удобно: лесно се печаташе с офис принтери, базата е малка и може да се побере на нетбук, може да се взема със себе си на вилата или вкъщи.
После стана трагедия: в петък вечерта я транспортироваха с инсулт в линейка. Нетбукът остана вкъщи, защото счетоводителят беше отговорен и взе работа за уикенда.
Разбира се, лаптопът беше освободен, счетоводителката се оправи, но ако пренесем тази ситуация в днешния ден и заменим инсулта с коронавирус, то операцията по освобождаването на компютъра от затворен апартамент приема съвсем различни мащаби.
Могат ли две котки и лабрадор да отворят врата? Дори и съседката да полива цветята и храни котките, ще ви отдаде ли компютъра?
Но нека преминем към 1С в облака — какви опции за разгръщане и работа в облака има?
Какви опции за работа с 1С в облака изобщо съществуват?
Опция 1. Клиент + корпоративен сървър на приложения + база данни
Подходяща е за големи компании, където са нужни услугите на цяла екип от счетоводители. Това е доста скъпа опция (изисква много допълнителни лицензи), нека не я обсъждаме, защото статията е за настройка на работата на счетовода за малка фирма.
Опция 2. 1С: Фреш
1С: Фреш е доста удобен начин за работа с 1С през браузъра. Никаква настройка не е необходима: при наемането на такава лицензия, компанията франчайз е всичко настроила сама, а вие получавате логин и парола.
Но има два минуса:
✗ Висока цена: базовият тариф за едно приложение изисква плащане веднага за 6 месеца минимум за два работни места — 6808 р.
✗ Не можете да настроите самия VPS-сервер, на който работят много компании. Вие получавате ключ само за вашата стая в общежитието, по принципа на споделен хостинг.
В фреша има и конфигурация 1С: БизнесСтарт, подписка на която в промоция струва 400 р. на месец. Възможностите на конфигурацията са значително ограничени, без промоция подписката ще струва 1000 р., и тя също трябва да се плаща минимум за полугодие.
Опция 3: ваш собствен VPS, на който е инсталиран клиентът на 1С и базата данни
Тази опция е подходяща за малки компании, където работят 1-2 счетоводители — те могат да работят съвсем комфортно дори без инсталирането на сървър на приложения на 1С: Предприятие и SQL сървър.
Главната привилегия на този подход е, че наетият VPS може да служи като напълно работещ компютър за счетоводителя с RDP свързаност.
Когато всичките бази, документи и достъпи се съхраняват на VPS, управлявана от вас, можете да не се страхувате нито от заключените лаптопи в апартамента, нито от съвместното бягство на счетоводителя с администратор на системи на островите, взимайки всичките документи и пари от разплащателната сметка. Можете да деактивирате достъпа с едно натискане на бутона, премахвайки потребителя.
Този метод е добър и поради следните причини:
- Когато счетоводителят работи с 1С-продукти, 1С генерира много документи Word, Excel, Acrobat. Когато клиентът на 1С е стартиран на компютъра на счетоводителя, всички документи се записват на неговия лаптоп. При работа на VPS всичко се запазва на виртуалната машина.
- Базите данни на 1С и документите изобщо не попадат на личния компютър на счетоводителя (при използване на 1С: Фреш документите трябва да се изтеглят).
- Възможността да свържете VPS към корпоративната мрежа чрез VPN и да организирате безопасен достъп за счетоводителя до вътрешните ресурси (при използване на 1С: Фреш личният компютър на счетоводителя трябваше да бъде включен в защитена локална мрежа).
- Можете да настроите безопасна интеграция на 1С: Предприятие с външни системи: ЕДО, лични кабинети на банки, държавни услуги и т.н. При използването на 1С: Фреш достъпът до много критични услуги трябваше да се настрои на личния компютър на счетоводителя.
Разбира се, и цената е важна. Наемането на виртуална машина с лиценз на 1С струва около 1500 рубли на месец, ако изберете царските тарифи от скъпите хостинг компании. Това е малко по-скъпо от минималния базов пакет услуги на 1С: Фреш и значително по-евтино от другите абонаменти. Плащането може да се извършва ежемесечно.
Лицензът може да бъде закупен от всякакъв франчайз и цената зависи от конфигурацията на пакета продукти и услуги, а след изтичането на срока ще трябва да доплатите за поддръжка чрез портала на 1С: ИТС, за да получите актуализации.
Ако вземете от нас, предлагаме виртуална машина с предварително инсталиран клиент на 1С: Предприятие (просто ни пишете в поддръжката с описание на задачата си). Наемът на виртуалната машина струва около 800 рубли на месец, а наемът на лиценза на 1С за едно работно място ще бъде още 700 рубли. Поддръжката осигуряваме без допълнително заплащане, като 1С: Предприятие се актуализира от нашите специалисти, ако напишете в техническата поддръжка.
За счет бухгалтера всичко ще изглежда абсолютно същото — познат работен плот, икони, дори можете да закачите познати тапети. А сега по същество, как да създадете и настроите такова облако, достъпът до което можете да деактивирате с едно натискане на бутон.
Поръчваме VPS с вградено 1С: Предприятие
Идеалната операционна система за счетоводителя е Windows. По отношение на мощността на VPS — от нашия опит, за комфортна работа на един или двама служители с файловата версия на 1С: Предприятие, ще е достатъчна конфигурация с два изчислителни ядра, минимум 4-5 ГБ оперативна памет и бърз SSD от 50 Гб.
Не автоматизираме услугите, докато не се уверим, че са необходими на клиентите, затова в момента нейното свързване не е автоматизирано и поръчката на сървър с 1С трябва да става чрез система за тикетиране. Ние ще настроим всичко ръчно за вас.
Когато се свържете към създадената виртуалка по RDP, можете да видите приблизително такава картина.
Прехвърляме базата данни на 1С
Следващият етап — да експортирате базата данни от предишно инсталираната версия на 1С: Предприятие на счетоводния компютър.
След това трябва да я качите на виртуалния сървър по FTP, чрез всяко облачно хранилище или свързвайки локално устройство към VPS с помощта на RDP клиент.
След това е необходимо да добавите информационната база в клиентската програма: показваме как да го направите на скрийншотовете.
След успешно добавяне, 1С: Предприятие е готово за работа на вашия собствен VPS. Остава да настроите отдалечените работни станции за потребителите и интеграцията с различни външни системи, като лични кабинети на банки или услуги за електронен документален оборот.
Настройваме отдалечени работни станции
По подразбиране Windows Server позволява не повече от две едновременни сесии RDP за администриране на системата. Използването им за работа не е технически сложно (достатъчно е да добавите непривилегирован потребител в съответната група), но това представлява нарушение на условията на лицензионното споразумение.
За да разгорите пълноценни услуги за отдалечен работен плот (Remote Desktop Services или RDS), е нужно да добавите сървърни роли и компоненти, да активирате сървър за лицензиране или да използвате външен, както и да инсталирате отделно закупените клиентски лицензии (RDS CAL).
Тук също можем да помогнем: можете да закупите RDS CAL от нас, просто като пишете . Ние ще действаме по-нататък: ще ги инсталираме на нашия лицензен сървър и ще настроим услугите за отдалечен работен плот.
Но, разбира се, ако желаете да настроите всичко сами, няма да ви лишим от това удоволствие.
След настройката на RDS, счетоводителят може да започне работа с 1С: Предприятие на виртуалния сървър, както на локалната машина. Не забравяйте да инсталирате стандартния счетоводен софтуер на VPS: офисен пакет, браузер по избор, Acrobat Reader.
Сега остава само да се погрижим за свързването на клиента 1С с личните банкови сметки.
Настройваме интеграцията с банките
В 1С: Предприятие има технология DirectBank за директен обмен на данни с банките, без да е необходимо инсталирането на допълнителен софтуер. Тя позволява да се зареждат извлечения и да се изпращат платежни документи без да се експортират в файлове, ако банката поддържа този стандарт на взаимодействие (в противен случай ще трябва да се справите по-старомоден начин с текстови файлове във формат 1С, но не е страшно — сега те се запазват на виртуалката).
Първо в счетоводната програма се създава разплащателна сметка (ако такава все още не е създадена), след което трябва да отворите формуляра й в картата на организацията и да изберете командата „Свържи 1С: ДиректБанк“. Настройките за обмен могат да се зареждат в 1С: Предприятие автоматично или ръчно: за подробни инструкции трябва да се обърнете към сайта на банката. В редица случаи интеграцията с продуктите на 1С трябва да бъде активирана отделно в личния кабинет.
За настройката може да е необходимо логин и парола за личния кабинет на компанията в банката. Най-често за това се използва двуфакторна аутентификация (2FA) чрез SMS.
Друг популярен вариант, защитен хардуерен токен, не е подходящ за нас, поради използването на виртуален сървър. Освен това, защитеният носител би трябвало да се изнесе извън територията на компанията и да бъде предаден на работещия отдалеч счетоводител, което би довело до загуба на контрол върху него.
Опцията с логин/парола и 2FA чрез SMS също може да бъде несигурна, въпреки че технологията DirectBank позволява само получаването на извлечения и изпращането на платежни документи. За да се извърши плащането, те ще трябва да бъдат удостоверени с КЕП, който се съхранява на защитен физически носител на клиента или в страната на банката. В първия случай няма проблеми: ако външният счетоводител няма достъп до токена, той ще може само да форматира документите.
При облачния квалифициран електронен подпис, SMS с еднократен код за потвърждаване на плащането обикновено се изпраща на същия телефонен номер, който се използва за удостоверяване в личния кабинет. Някои банки сами решиха този проблем, позволявайки на клиентите да обменят данни чрез DirectBank без 2FA. В този случай счетоводителят ще може само да изтегля извлечения и да изпраща документи, но достъп до парите или дори до личния кабинет няма да получи.
Има още един вариант за разделяне на нива на достъп: много банки позволяват използването на сметка в Госуслуги чрез единната система за идентификация и аутентификация (). На ръководителя му е достатъчно да влезе в настройките на своя акаунт, да избере раздела 'Организации' и да покани служител. Когато той приеме поканата, в раздела 'Достъпи до системи' ще може да намери своята банка (предварително настройвайки интеграция с нея) и да предостави на потребителя достъп до личния кабинет. При това не е необходимо да му се предава телефонът или токенът, използван за подписване на платежните документи.
Свързваме се към услугите на ЕДО
Услугите за обмен на електронни документи са удобни, а общата работа от разстояние направи тяхното използване просто необходимо. Клиентът на 1С: Предприятия се интегрира с тях, но правно значимият ЕДО изисква използването на квалифициран електронен подпис.
Той може да бъде записан единствено на флашка или съхраняван в облачен сервис, който притежава съответните сертификати от местните регулатори.
Не можете да заредите електронния си подпис на каквото и да е носител или да го съхранявате на VPS, затова обикновено счетоводителят работи с електронен документооборот от локален компютър, свързвайки флаш памет. На него се инсталира сертифицирано средство за криптографска защита на информацията (т.н. криптопровайдер) и публичен сертификат за електронен подпис. Частта от подписа, която е тайна, остава на флаш памет, която трябва физически да бъде свързана с компютъра за подписване на документи в съвместими с това приложения. За работа с ЕДО чрез уеб интерфейс ще са необходими приставки за браузерите.
За да не се наложи критичната за бизнеса система да се разгръща на личния компютър на работещия отдалеч специалист, ще е необходима и VPS, но опцията с физически токен тук няма да проработи.
Трудно е да се предскаже как ще се държи криптопровайдерът в виртуална среда, особено при опит за пробив на USB порт на VPS чрез клиент на RDP. Остава електронния подпис в облака без физически носител, но не всички услуги по ЕДО предлагат такава възможност. Цената му, между другото, е около хиляда рубли на година, без абонаментната такса за самата услуга за размяна на документи, която зависи от обемите.
Добрата новина е, че почти всички популярни руски услуги отдавна са установили взаимно роуминг на документи, така че можете да се свържете с всяка от тях. Лошата новина е, че напълно да се откажете от хартията няма да успеете, тъй като сред контрагентите задължително ще се намерят и такива, които не използват ЕДО.
Настройка на достъп до услугите с помощта на сертификати
Много услуги позволяват извършване на автентикация и авторизация без потребителско име и парола, използвайки клиентски SSL сертификати, които също могат да се инсталират на VPS, а не на компютъра на счетоводителя.
По същия начин можете да настроите автентикация на корпоративните уеб ресурси. Как да го направите:
- Купете доверен сертификат от сертифициращ орган, с който да подписвате и проверявате клиентските SSL сертификати;
- Създайте клиентски SSL сертификати, подписани от доверен сертификат;
- Настройте уеб сървърите да изискват и проверяват клиентските SSL сертификати;
- Инсталирайте клиентските сертификати на потребителите на отдалечени работни станции на VPS.
Темата за разгръщането на 1С: Предприятие за малки бизнеси на виртуални сървъри е обширна, описахме само един метод, подходящ за осигуряване на безопасността на счетоводството.
VPS понякога може да бъде полезен и да избегне инсталирането на критични ИТ решения и предаването на частни корпоративни данни на личния компютър на специалиста, работещ от разстояние.
Надяваме се, че статията е била полезна за вас.
Източник: habr.com
