Архивиране на имейл в Zimbra Collaboration Suite Open-Source Edition

Архивирането на имейли с възможност за преглед в бъдеще е важна функция за големия бизнес. То може да се използва за разглеждане на различни жалби, провеждане на разследвания и в редица други ситуации. Тази функция също е полезна за доставчиците на SaaS, за да се защитят, в случай че недобросъвестен потребител използва услугата им за извършване на незаконни действия.

Специално за тези цели е създаден плъгинът Zimbra Archiving and Discovery, който позволява архивиране на входящи и изходящи имейли във всеки пощенски кутия, дори и на запазените в чернови имейли. Въпреки това, това решение не е без недостатъци. Първо, то работи само с платената версия на Zimbra Collaboration Suite Network Edition, а второ, работи само в рамките на уеб клиента и при използване на десктоп или мобилни пощенски клиенти няма да архивира нищо. Поради това ви представяме как да реализирате архивиране на входяща и изходяща поща в безплатната версия на Zimbra Collaboration Suite Open-Source Edition, което освен това ще архивира имейли, които се изпращат от всякакви пощенски клиенти.

Архивирането на имейлите се реализира чрез вградената функция Postfix BCC. Тя работи по следния начин: системният администратор задава адреса на архивната поща за пощенската кутия, въвежда определени настройки, след което всяко входящо и изходящо писмо ще бъде копирано в архивната поща, където по-късно ще може да се намери необходимо писмо. Препоръчваме да създадете отделен домейн. Това значително ще улесни управлението на архивните пощенски кутии в бъдеще.

Архивиране на изходящи електронни писма

Нека настроим архивирането на изходящите писма. За пример ще вземем акаунта manager@company.ru и ще създадем за него архивна поща manager@archive.company.ru. За да бъдат архивирани изходящите писма, е необходимо да внесем редица промени в настройките на Postfix. За целта трябва да отворим файла /opt/zimbra/postfix/conf/main.cf и в края му да добавим реда sender_bcc_maps = lmdb:/opt/zimbra/postfix/conf/sender_bcc. След това трябва да създадем файл /opt/zimbra/postfix/conf/sender_bcc и да внесете в него пощенски кутии, които планирате да архивирате, както и пощенски кутии, в които ще бъдат пренасочвани архивираните писма. Има възможност за архивиране на няколко пощенски кутии в едно. Това се прави по следния начин:

manager@company.ru manager@archive.company.ru
sales@company.ru manager@archive.company.ru
support@company.ru support@archive.company.ru

След като всички пощенски кутии бъдат добавени, остава само да изпълните командата postmap /opt/zimbra/postfix/conf/sender_bcc и да презаредите Postfix с помощта на командата postfix reload. Както личи от нашия пример, след презареждането, всички изходящи писма от акаунтите manager@company.ru и sales@company.ru ще постъпват в една пощенска кутия manager@archive.company.ru, а изходящите писма от акаунта support@company.ru ще бъдат архивирани в пощенската кутия support@archive.company.ru.

Архивиране на входящи електронни писма

Сега ще настроим автоматично архивиране на входящите писма. За това можете да използвате същия Postfix BCC. Както и при архивирането на изходящите писма, трябва да отворите файла /opt/zimbra/postfix/conf/main.cf и да добавите в него реда recipient_bcc_maps = lmdb:/opt/zimbra/postfix/conf/recipient_bcc. След това е необходимо да създадете файл /opt/zimbra/postfix/conf/recipient_bcc и да добавите в него нужните пощенски адреси в предишния формат.

След добавянето на кутии трябва да изпълните командата postmap /opt/zimbra/postfix/conf/recipient_bcc и да презаредите Postfix с помощта на командата postfix reload. Сега всички входящи писма от акаунтите manager@company.ru и sales@company.ru ще бъдат архивирани в пощенската кутия manager@archive.company.ru, а входящите писма от акаунта support@company.ru ще бъдат копирани в пощенската кутия support@archive.company.ru.

Пример за настройка на филтър за входящи съобщения

Особено отбелязваме, че при всяко добавяне или премахване на електронни адреси в списъците /opt/zimbra/postfix/conf/sender_bcc и /opt/zimbra/postfix/conf/recipient_bcc необходимо е отново да изпълните командата postmap с указание на изменен списък, както и да презаредите Postfix. Също така препоръчваме да използвате пощенските филтри на Zimbra OSE на базата на името на подателя и получателя, за да входящите и изходящите съобщения да се сортират по папки и впоследствие да можете по-лесно да откриете нужното писмо.

Пример за настройка на филтър за изходящи съобщения

За търсене на писма в създадените пощенски архиви след време, можете да използвате вградения търсач на Zimbra OSE. Също така следва да се вземе предвид, че времето за съхранение на електронни писма в архива е значително по-дълго, отколкото в акаунта, което означава, че за тях е необходимо да се установи повишена квота, както и политика за съхранение с по-дълъг срок. В случай че архивните пощенски кутии са на отделен домейн, ще бъде много по-лесно да се направи това.

За всички въпроси, свързани с Zextras Suite, можете да се свържете с представителя на компанията „Zextras“ Екатерина Триандафилиди на имейл katerina@zextras.com

Източник: habr.com