Беше 2013 г. Дойдох да работя за една от компаниите за разработка, които създават софтуер за частни потребители. Казаха ми различни неща, но последното нещо, което очаквах да видя, беше това, което видях: 32 изключителни виртуални машини на нает тогава неприлично скъп VDS, три „безплатни“ лиценза за Photoshop, 2 Corel, платен и неизползван капацитет за IP телефония и други малки неща. През първия месец „намалях цената“ на инфраструктурата с 230 хиляди рубли, през втория с почти 150 (хиляди), след това героизмът свърши, започнаха оптимизации и в крайна сметка спестихме половин милион за шест месеца.
Опитът ни вдъхнови и започнахме да търсим нови начини за спестяване. Сега работя на друго място (познайте къде), така че с чиста съвест мога да разкажа на света за моя опит. И вие споделяйте, нека направим IT инфраструктурата по-евтина и по-ефективна!
„Последната вълна беше оскубана с вашите разходи за сървъри, лицензи, ИТ активи и аутсорсинг“, измърмори финансовият директор и поиска планиране и бюджетиране
1. Бъдете маниак – планирайте и бюджетирайте.
Планирането на бюджета за ИТ средата на вашата компания е скучно, а координацията понякога дори опасна. Но самият факт, че имате бюджет, е почти гарантирано, че ще ви предпази от:
- намаляване на разходите за разработване на флот от оборудване и софтуер (въпреки че има тримесечни оптимизации, но там можете да защитите позицията си)
- недоволство на финансовия директор или счетоводния отдел по време на закупуване или наемане на друг инфраструктурен елемент
- гняв на мениджъра поради непланирани разходи.
Необходимо е да се състави бюджет не само в големите компании - буквално във всяка компания. Съберете изисквания за софтуер и хардуер от всички отдели, изчислете необходимия капацитет, вземете предвид динамиката на промените в броя на персонала (например вашият кол център или поддръжка се увеличават през натоварения сезон и намаляват през свободния сезон), обосновете разходи и разработете бюджетен план, разбит по периоди (в идеалния случай - по месеци). Така ще знаете точно колко пари ще получите за вашите ресурсоемки задачи и ще оптимизирате разходите.
2. Използвайте бюджета си разумно
След като бюджетът е договорен и подписан, има адско изкушение да преразпределите разходите и например да излеете целия бюджет в скъп сървър, на който можете да разположите всички DevOps с мониторинг и шлюзове :) В този случай може да намерите себе си в режим на недостиг на ресурси за други задачи и да получите преразход. Затова се съсредоточете изключително върху реалните нужди и бизнес проблеми, които изискват изчислителна мощност за разрешаване.
3. Надстройте сървърите си навреме
Остарелите хардуерни сървъри, както и виртуалните, не носят никаква полза за организацията – те повдигат въпроси по отношение на сигурността, скоростта и интелигентността. Прекарвате повече време, усилия и пари за компенсиране на липсваща функционалност, за премахване на проблеми със сигурността, за някои пачове, които да ускорят нещата. Затова актуализирайте своя хардуер и виртуални ресурси - например можете да направите това точно сега с нашата промоция , не е срамно да показвате цени на Хабре.
Между другото, повече от веднъж съм се сблъсквал със ситуации, при които железен сървър в офиса е напълно неоправдано решение: повечето малки и средни предприятия могат да решат всички проблеми с помощта на виртуални мощности и да спестят много пари.
4. Оптимизирайте изживяването за ежедневните потребители
Научете всички ваши потребители да пестят електроенергия и да използват инфраструктурата внимателно. Ето примери за типични превишавания от страна на потребителя:
- Инсталиране на ненужни приложни програми на база „цял отдел“ - потребителите искат да инсталират софтуер като този на съседа си, защото имат нужда от него, или просто подават заявление като „7 лиценза за Photoshop за дизайнерския отдел“. В същото време четирима души работят в дизайнерския отдел с Photoshop, а останалите трима са дизайнери на оформление и го използват веднъж на всеки шест месеца. В този случай е по-добре да закупите 4 лиценза и да решите 1-2 проблема годишно с помощта на колеги. Но по-често тази история се случва с офис софтуер (по-специално пакетът MS Office, който абсолютно всеки се нуждае напълно). Всъщност по-голямата част от служителите могат да се справят с редактори с отворен код или практични Google Документи.
- Потребителите заемат виртуални ресурси и методично изяждат целия нает капацитет - например тестерите обичат да създават заредени виртуални машини и забравят поне да ги изключат, а разработчиците не пренебрегват това. Рецептата е проста: на тръгване загасете всички :)
- Потребителите използват сървърите на компанията като глобално хранилище за файлове: те качват снимки (в RAW), видеоклипове, качват гигабайти музика, особено заклетите могат дори да създадат малък сървър за игри, използвайки работоспособност (ние осъдихме това на корпоративния портал в хумористичен начин - работи много добре).
- Уважаеми служители във всеки смисъл носят пиратски софтуер на работа и ето ги глоби, проблеми с полицията и продавачите. Работете с достъпа и политиките, защото те пак ще ви завлекат, дори да изнасяте сълзливи речи в столовата на компанията и да пишете мотивационни плакати.
- Потребителите смятат, че имат право да изискват всеки инструмент, който намират за удобен. И така, в моя арсенал имах наети Trello, Asana, Wrike, Basecamp и Bitrix24. Защото всеки ръководител на проекти избра удобен или познат продукт за своя отдел. В резултат на това се поддържат 5 решения, 5 различни етикета с цени, 5 акаунта, 5 различни пазари и настройки и т.н. Няма интеграция, унификация или автоматизация от край до край за вас - пълни мозъчни хемороиди. В резултат на това, в съгласие с генералния мениджър, затворих магазина, избрах Asana, помогнах за мигрирането на данните, сам обучих яростните си колеги и спестих много пари, включително усилия и нерви.
Като цяло преговаряйте с потребителите, обучавайте ги, провеждайте образователни програми и се стремете да улесните тяхната и вашата работа. В крайна сметка те ще ви благодарят, че поддържате нещата в ред, а мениджърите ще ви благодарят, че съкращавате разходите. Е, вие, скъпи професионалисти на Habr, вероятно сте забелязали, че решението на изброените проблеми не е нищо повече от формирането на корпоративна информационна сигурност. За това, специални благодарности на системния администратор (не можете да благодарите на себе си...).
5. Комбинирайте облачни и настолни решения
Като цяло, въз основа на факта, че работя за хостинг доставчик и в края на статията съм пълен с желание да ви разкажа за страхотна продажба на сървърен капацитет за компании от всякакъв размер, трябва да размахам флага и да извикам „ Всички до облаци!“ Но тогава ще съгреша срещу инженерната си квалификация и ще изглеждам като търговец. Затова ви призовавам да подходите разумно към проблема и да комбинирате облачни и десктоп решения. Например, можете да наемете облачна CRM система като услуга (SaaS) и според брошурата струва 1000 рубли. на потребител на месец - обикновени стотинки (ще пропусна въпроса за внедряването, това вече беше обсъдено на Хабре). Така че за три години ще похарчите 10 360 рубли за 000 служители, за 4 - 480 000, за 5 - 600 000 и т.н. В същото време можете да внедрите настолен CRM, като платите за конкурентни лицензи (+100 спестявания) за около 250 хиляди рубли. и го сервирайте като същия фотошоп. Понякога ползите за период от 2-5 години са наистина впечатляващи.
И обратното, облачните технологии често ви позволяват да спестите от хардуер, заплати на инженери, проблеми със защитата на данните (но изобщо не пестете от тях!) и мащабиране. Облачните инструменти са лесни за свързване и прекъсване, разходите за облак не попадат в капиталовите разходи на компанията - като цяло има много предимства. Изберете облачни решения, когато мащабът, гъвкавостта и гъвкавостта имат смисъл.
Пребройте, комбинирайте и изберете печеливши комбинации - няма да давам универсална рецепта, те са различни за всеки бизнес: някои хора изоставят облаците напълно, други изграждат целия си бизнес в облаците. Между другото, никога не отказвайте софтуерни актуализации (дори платени) - като правило разработчиците на софтуер за бизнес приложения пускат по-стабилни и функционални версии.
И още едно правило за софтуера: отървете се от стар софтуер, който носи по-малко, отколкото изразходва за поддръжка и поддръжка. Със сигурност вече има аналог на пазара.
6. Избягвайте софтуерно дублиране
Вече говорих за пет системи за управление на проекти в моя ИТ зоопарк, но ще ги отделя в отделен параграф. Ако откажете определен софтуер, изберете нов софтуер - не забравяйте да спрете да плащате за стария, намерете нови хостинг услуги - прекратете договора със стария доставчик, освен ако няма специални съображения. Наблюдавайте профилите на използване на софтуер от служители и се отървете от неизползван и дублиран софтуер.
Би било идеално, ако имате система за наблюдение и анализ на инсталирания софтуер - по този начин можете автоматично да видите работещи дубликати и проблеми. Между другото, този вид работа помага на компанията да избегне дублиране и повторение на данни - понякога търсенето на кой е направил грешката отнема твърде много време.
7. Почистете инфраструктурата и периферните си устройства
Кой ги брои тези консумативи: касети, флашки, хартия, зарядни, UPS-и, принтери и т.н. тръбни дискове. Но напразно. Започнете с хартия и принтери - анализирайте профилите за печат и създайте мрежа от принтери или многофункционални устройства с публичен достъп, ще се изненадате колко хартия и касети можете да спестите и колко ще намалее цената за печат на един лист. И не, това не е изсмукване на пари, това е оптимизация на важен процес. Никой не забранява да печатате курсови работи и есета върху офис оборудване, но печатането на книги, които бихте съжалявали да купите или не искате да четете от екрана, е прекалено.
След това винаги разполагайте с запас от консумативи, които купувате от доставчици с отстъпка, така че в случай на проблеми с оборудването да не купувате на прекомерни цени в най-близкия пазар за техника. Следете амортизацията и износването, водете записи и създайте резервен фонд - между другото, добра идея е да имате резервен фонд за основно офис оборудване. Само защото няма да бъдете похвалени за престой на работа, това също е загуба на пари, особено в търговски и сервизни компании.
Що се отнася до инфраструктурата на приложенията, има две основни позиции на разходите: интернет и комуникации. Когато избирате доставчик, разгледайте пакетните оферти, прочетете звездите на тарифите, обърнете внимание на качеството на комуникацията и SLA. Някои администратори решават да не се притесняват и купуват например IP телефония в пакет с платена виртуална телефонна централа, за която се издава и месечен абонамент. Не бъдете мързеливи, купувайте само трафик и се научете да работите със Asterisk - това е най-доброто, което е създадено в областта на ДДС и почти безпроблемно решение за бизнес проблемите на малкия и среден бизнес (ако имате директни ръце).
8. Документирайте и създайте инструкции на служителите
Мързеливо е и е необходимо. Първо, ще ви бъде по-лесно да работите, и второ, адаптацията на новодошлите ще бъде безпроблемна. И накрая, вие сами ще знаете, че вашата инфраструктура е актуална, непокътната и в идеален ред. Съставете инструкции за безопасност, кратки ръководства за потребители, често задавани въпроси, опишете правилата и разпоредбите за използване на офис оборудване. Материално съществуващите инструкции са много по-убедителни от думите, винаги можете да се обърнете към тях. По този начин можете да изпратите връзка към документа за всеки подходящ въпрос и да не приемете аргумента „Не бях предупреден“. По този начин ще спестите много от отстраняване на грешки.
9. Използвайте външни услуги
Дори ако вашата компания има цял ИТ отдел или, напротив, малка инфраструктура, не е срамно да използвате услугите на външни изпълнители. Защо не получите услугите на големи професионалисти, специализирани в нещо сложно, за малко пари, тоест без да наемате такъв специалист на щат. Изнесете някои от DevOps, услуги за печат, администриране на натоварен уебсайт, ако имате такъв, поддръжка и кол център. Вашата стойност няма да намалее поради това, а напротив, ще получите допълнителна експертиза в областта на контактите с трети страни изпълнители.
Ако вашият мениджър смята, че аутсорсингът е скъп, просто му обяснете колко ще трябва да плати на специализирания специалист. Наистина работи.
10. Не се занимавайте с отворен код и вашето развитие
Аз съм инженер, в миналото съм разработчик и твърдо вярвам, че отвореният код спасява света - какви са разходите за библиотеки, системи за наблюдение, системи за управление на сървъри и т.н. Но ако вашата компания реши да закупи CRM с отворен код, ERP, ECM и т.н. или шефът вика на среща, че ще си прецакате сметката, спасете кораба, той отива към рифовете. Ето аргументите, на които да се изправите в лицето на един вдъхновен лидер с пламтящ поглед:
- отвореният код е слабо поддържан, ако е публично хранилище или е много скъп за поддръжка, ако е с отворен код от компании (СУБД, офис пакети и т.н.) - ще плащате буквално за всеки въпрос, заявка и билет;
- вътрешен специалист за внедряване на вътрешен продукт с отворен код ще бъде много скъп поради неговата рядкост;
- подобренията в отворения код могат да бъдат силно ограничени от знания, умения или дори лицензиране;
- Ще ви отнеме много време, за да започнете с отворен код и ще ви бъде твърде трудно да го адаптирате към бизнес процесите.
Излишно е да казвам, че разработването на собствено е много дълго и скъпо начинание? От моя собствен опит мога да кажа, че са необходими поне три години, за да се създаде работещ прототип, който отговаря на бизнес изискванията и позволява на потребителите да го използват. И само ако имате добър екип от програмисти (можете да погледнете заплатите в „Моят кръг“ - изводите ще дойдат при вас).
Така че ще бъда прост и ще повторя: обмислете всички опции.
И така, позволете ми да обобщя накратко, за да съм сигурен, че не съм забравил нещо:
- брои пари - сравнява различни варианти, взема предвид факторите, сравнява;
- стремете се да намалите времето за обслужване и обучение на потребителите, да намалите риска от „намеса на глупак“;
- опитайте се да консолидирате и интегрирате технологиите - съгласуваната архитектура и автоматизацията от край до край правят разликата;
- инвестирайте в ИТ развитие, не живейте с остарели технологии - те ще изсмучат пари;
- съпоставят търсенето и потреблението на ИТ ресурси.
Може да попитате - защо спестявате пари на други хора, след като офисът плаща? Логичен въпрос! Но способността ви да оптимизирате разходите и да управлявате ефективно ИТ активите е преди всичко вашият опит и вашите характеристики като професионалист. Тук всички знаем как се правят бонбони от скрап :)
У като отлична причина за надграждане на виртуален капацитет. Влезте, разгледайте, изберете - до 30 април остават много малко.
За останалото - традиционно 10% отстъпка с промо код habrahabr10.
Източник: www.habr.com