Беше 2013 година. Започнах работа в една от компаниите-разработчици, които създават софтуер за частни потребители. Чувах различни неща, но най-малко очаквах да видя това, което видях: 32 непогасени виртуални машини на нает тогава още неприлично скъп VDS, три "свободни" лицензии на Photoshop, 2 Corel, платена и неизползвана мощност на IP телефония и др. В първия месец "намалих" инфраструктурата с 230 хиляди рубли, във втория почти с 150 (хиляди), после героизмът свърши, започнаха оптимизации и в крайна сметка спестихме половин милион за полгода.
Опитът ни вдъхнови и започнахме да търсим нови пътища за икономия. В момента работя на друго място (познайте къде), затова с чиста съвест мога да споделя опита си с света. И вие споделяйте, нека направим IT инфраструктурата по-евтина и по-ефективна!
"Последната вълна беше снята от вашите разходи за сървъри, лицензи, IT активи и аутсорсинг", — мърмореше финансовият директор и настояваше за планиране и бюджетиране.
1. Бъдете досадни — планирайте и бюджетирайте.
Планирането на бюджета на IT средата на вашата компания е скучно дело, а съгласуването — понякога дори опасно. Но самият факт на наличие на бюджет практически гарантира, че ще сте защитени от:
- съкращаване на разходите за развитие на техника и софтуер (въпреки че понякога има тримесечни оптимизации, но там може да се защити позицията ви)
- недоволството на финансовия директор или счетоводството в момента на покупка или наем на следващия елемент от инфраструктурата.
- гневът на ръководството за ненаправените разходи.
Бюджет трябва да се съставя не само в големи компании — буквално във всяка. Съберете изискванията за софтуер и техника от всички отдели, изчислете необходимите мощности, вземете под внимание динамиката на промените в числеността на персонала (например, ако имате кол център или поддръжка, които се увеличават в натоварен сезон и намаляват в свободен), обосновете разходите и разработете бюджетен план с разбивка по периоди (идеално — по месеци). Така ще знаете точно колко пари ще получите за ресурсно интензивните си задачи и ще оптимизирате разходите.
2. Използвайте бюджета правилно
След като бюджетът бъде одобрен и подписан, се появява ужасно изкушение да преразпределите разходите и, например, да вложите целия бюджет в скъп сървър, на който да разположите целия DevOps с мониторинг и шлюзове 🙂 В такъв случай можете да се окажете в режим на недостиг на ресурси за останалите задачи и да получите прекомерни разходи. Затова се ориентирайте αποκлючително на реалните нужди и бизнес задачи, за които са необходими изчислителни мощности.
3. Обновявайте сървърите навреме
Устарелите физически сървъри, както и виртуалните, не носят никаква полза за организацията — те предизвикват въпроси относно сигурността, скоростта и интелигентността. Похарчите повече време, усилия и пари за компенсация на недостигаща функционалност, за отпушване на проблеми със сигурността, за различни заплатки за ускорение. Затова обновявайте своите хардуерни и виртуални ресурси — например, можете да го направите веднага по нашата акция. , цените не е срам да покажете в Хабър.
Между другото, неведнъж съм се сблъсквал със ситуации, когато физическият сървър в офиса беше напълно неоправдано решение: повечето малки и средни предприятия могат да решат всички свои задачи на виртуални мощности и да спестят много пари.
4. Оптимизирайте работата на обикновените потребители
Научете всички ваши потребители да спестяват електричество и да използват инфраструктурата щадящо. Ето примери за типичен преразход на потребителска страна:
- Инсталиране на ненужни приложения по принципа "за целия отдел" — потребителите искат да инсталират софтуер като при съседа, защото е необходимо или просто възниква заявка от типа "7 лиценза Photoshop за отдел дизайн". При това в отдела за дизайн с Photoshop работят четирима, а останалите трима — верстальщики, и го използват веднъж на полугодие. В такъв случай е по-добре да закупите 4 лиценза, а 1-2 задачи на година да решавате с помощта на колеги. Но по-често, такава история се случва с офис софтуер (в частност, пакета MS Office, който е нужен абсолютно на всички в пълен обем). Всъщност, подавляващото мнозинство от служителите могат да се оправят с open source редактори или практичния Google Docs.
- Потребителите заемат виртуални ресурси и систематично изтощават всички наети мощности — например, тестерите обичат да създават натоварени виртуални машини и да забравят да ги изключат, а разработчиците също не се колебаят. Рецептата е проста: изключвайте всички, когато си тръгвате 🙂
- Потребителите използват сървърите на компанията като глобално хранилище за файлове: качват снимки (в RAW), видео, изтеглят гигабайти музика, а особено опитни могат дори да създадат малък игрови сървър на работните мощности (такива случаи сме порицавали на корпоративния портал с хумористичен подход — работеше много добре).
- Скъпи във всяко отношение служители носят на работа пиратски софтуер, и ето ги, глобите, проблемите с полицията и доставчиците. Работете с достъпите и политиките, защото все пак ще я пренесат, дори ако правите сърдечни речи в корпоративната столова и пишете мотивиращи плакати.
- Потребителите смятат, че имат право да изискват всякакви удобни инструменти. Така в моя арсенал имаше наем на Trello, Asana, Wrike, Basecamp и Битрикс24. Защото всеки проектен мениджър избираше удобен или познат продукт за своя отдел. В крайна сметка 5 решения в поддръжка, 5 различни ценови листи, 5 фактури, 5 различни маркетплейса и настройки и т.н. Никаква интеграция, унификация и цялостна автоматизация — пълен церебрален тормоз. В крайна сметка, след съгласуване с генерален, затворих лавката, избрах Asana, помогнах с миграцията на данни, сам обучих запалени колеги и доста икономисах, включително усилия и нерви.
В общи линии, договаряйте се с потребителите, обучавайте ги, провеждайте насоки и се стремете да облекчите както тях, така и своята работа. В крайна сметка те ще ви бъдат благодарни за реда в делата, а ръководителите — за намаляване на разходите. И вероятно, скъпи профи на Хабра, забелязахте, че решението на изброените проблеми е нищо друго освен формиране на корпоративна информационна сигурност. За това специално благодаря на системния администратор (сам себе си не можеш да благодариш…).
5. Комбинирайте облачни и десктоп решения
Всъщност, имайки предвид, че работя в хостинг компания и в края на статията съм изпълнен с желание да ви разкажа за страхотна разпродажба на сървърни мощности за компании от всякакъв размер, трябва да развея флага и да крещя "Всички в облака!". Но тогава ще греша срещу своята инженерна квалификация и ще изглеждам като маркетолог. Затова ви призовавам да подходите разумно и да комбинирате облачни и настолни решения. Например, можете да наемете облачна CRM система като услуга (SaaS), която според брошурата струва 1000 лв. на потребител на месец — наистина малка сума (ще пропусна въпроса за внедряването, по който вече беше писано на Хабра). И така, за три години за 10 служители ще похарчите 360 000 лв., за 4 — 480 000, за 5 — 600 000 и т.н. В същото време можете да внедрите настолна CRM, платив конкурентни лицензи (+100 към икономията) за около 250 хил. лв. и да я поддържате като Photoshop. Понякога ползата за период от 2-5 години наистина е впечатляваща.
И обратно, облачните технологии често ви позволяват да спестите от оборудване, заплатите на инженерите, въпросите на защитата на данните (но наистина не пестете от тях!), мащабиране. Облачните средства лесно могат да се свързват и отключват, разходите за облаците не попадат в капиталоемките разходи на компанията — накратко, плюсовете са много. Избирайте облачни решения, когато това е оправдано от гледна точка на мащабируемост, оперативност и гъвкавост.
Смятайте, комбинирайте и избирайте печеливши комбинации — няма универсална рецепта, те са специфични за всеки бизнес: някои напълно отказват облаците, други строят целия си бизнес в облаците. Между другото, никога не се отказвайте от актуализациите на софтуера (дори платени) — обикновено разработчиците на софтуер за бизнеса пускат по-стабилни и функционални версии.
И още едно правило за софтуера: освободете се от стария софтуер, който носи по-малко, отколкото изразходва за поддръжка. На пазара вече със сигурност има аналог.
6. Избягвайте дублирането на софтуер
Вече ви разказах за пет системи за управление проекти в моят IT зоопарк, но ще го изнеса в отделна точка. Отказахте се от определен софтуер, избрахте нов софтуер — не забравяйте да спрете да плащате за стария, намерихте нови хостинг услуги — развалете договора със стария доставчик, освен ако нямате особени съображения. Следете профилите на използването на софтуера от служителите и се отървете от неизползваемия и дублиращ софтуер.
Идеално е да имате система за мониторинг и анализ на инсталирания софтуер — така ще можете да виждате работещите дубликати и проблемите в автоматичен режим. Между другото, такава работа помага на компанията да избегне дублиране и повторение на данни — понякога търсенето на виновния отнема твърде много време.
7. Подредете приложната инфраструктура и периферията
Кой брои тези консумативи: картриджи, флашки, хартия, зарядни устройства, UPS устройства, принтери и различни дискове. А напразно. Започнете с хартията и принтерите — анализирайте профилите на печата и изградете мрежа от принтери или МФУ с публичен достъп, ще се учудите колко хартия и картриджи ще спестите и колко ще спадне цената за печат на един лист. И не, това не е скарваческо, а оптимизация на важен процес. Никой не забранява печатането на курсови работи и реферати на офис техниката, но печатането на книги, които жалите да купите или не искате да четете на екрана, е прекомерно.
Накрая — винаги имайте запас от консумативи, които закупувате от доставчици с отстъпки, за да не купувате в случай на проблеми с техниката на тройна цена в най-близкия магазин за техника. Следете за амортизацията и износването, водете учет и формирайте резервен фонд — между другото, не е зле да имате резервен фонд и за основната офис техника. Просто защото за простои на работа няма да бъдете похвалени, това също е загуба на пари, особено в търговски и сервизни компании.
Що се отнася до приложната инфраструктура, то тук има две основни разходни категории: интернет и комуникация. Когато избирате доставчик, обърнете внимание на пакетните предложения, прочетете звездичките при тарифите и се фокусирайте върху качеството на връзката и SLA. Някои администратори решават да не се затрудняват и купуват, например, VoIP телефонни услуги в пакет с платена виртуална АТС, за която също така се оформя месечен абонамент. Не се мързелувайте, купувайте само трафик и се учете да работите с Asterisk — това е най-доброто, което е създадено в сферата на ВАТС и почти безпроблемно решение за бизнес задачи на малки и средни фирми (ако имате сръчни ръце).
8. Документирайте и създавайте инструкции за служителите
Това е мързел и то е необходимо. На първо място, ще ви бъде по-лесно да работите, на второ място, адаптацията на новаците ще бъде безшевна. Накрая, вие сами ще знаете, че вашата инфраструктура е актуална, цялостна и в пълен ред. Съставяйте инструкции за безопасност, кратки ръководства за потребителите, FAQ, описвайте правилата и нормите за ползване на офис техника. Материално съществуваща инструкция е много по-убедителна от думите, винаги можете да се обърнете към нея. По този начин можете да изпращате връзка към документа при всякакви относими въпроси и да не приемате аргумента „Не ме предупредиха“. Така ще спестите значително при отстраняване на грешки.
9. Използвайте услуги на аутсорсери
Дори ако имате цял IT отдел в компанията или обратно, малка инфраструктура, не е нечестно да използвате услуги на аутсорсери. Защо да не получите услугите на страхотни професионалисти, специализирани в нещо сложно, за малко пари, тоест без да купувате такъв специалист в екипа си? Отдайте на аутсорс част от DevOps, обслужване на печата, администриране на натоварения уеб сайт, ако имате такъв, поддръжка и кол център. Вашата стойност от това няма да намалее, напротив, ще получите допълнителна експертиза в сферата на контактите с външни изпълнители.
Ако вашият ръководител смята, че аутсорсингът е скъп, просто му обяснете колко ще трябва да плати на специалист на пълен работен ден. Работи реално.
10. Не се замесвайте в open source и собствена разработка
Аз съм инженер, бивш разработчик и свещено вярвам, че именно open source спасва света — какво струват библиотеките, системите за мониторинг, системите за управление на сървъри и т.н. Но ако вашата компания реши да закупи open source CRM, ERP, ECM и т.н. или шефът на заседание вика, че трябва да разработите своя биллинг на коленете, спасявайте кораба, той отива на рифовете. Ето аргументите, на които трябва да се опрете пред лицето на вдъхновения ръководител с горящ поглед:
- open source е трудно поддържан, ако това е публично хранилище, или е много скъп за поддържане, ако е open source от компании (СУБД, офис пакети и т.н.) — ще плащате буквално за всеки въпрос, запитване и тикет;
- вътрешен специалист за внедряване на вътрешен open source продукт ще бъде много скъп поради неговата рядкост;
- промени в open source могат да бъдат силно ограничени от знанията, уменията или дори лицензията;
- с open source ще отнеме много време да стартирате и ще ви бъде твърде сложно да го адаптирате към бизнес процесите.
Става ли дума, че собствената разработка е много дълго и скъпо начинание? От личен опит мога да кажа, че за работещ прототип, съответстващ на бизнес изискванията и с възможност да работи потребителите, отиват минимум три години. И то, ако имате добър екип от програмисти (заплатите можете да видите на „Моя кръг“ — изводите ще дойдат сами).
Така че ще бъда банален и ще се повторя: проверявайте всички варианти.
И така, ще обобщя накратко, за да се уверя, че нищо не съм забравил:
- следете парите — сравнявайте различни варианти, вземайте предвид фактори, сравнявайте;
- стремете се да намалите времето за поддръжка и обучение на потребителите, намалявайте риска от "вмешателство на глупака";
- старайте се да консолидирате и интегрирате технологии — стройната архитектура и автоматизация на всички нива решава;
- инвестирайте в развитието на IT, не живейте с остарели технологии — те ще погълнат парите;
- съотнесете търсенето и потреблението на IT ресурси.
Можете да попитате — а защо да пестим чужди пари, след като фирмата плаща? Логичен въпрос! Но вашата способност да оптимизирате разходите и да управлявате IT активи ефективно е преди всичко вашият опит и характеристика като професионалист. Ние всички можем да направим от нищо нещо прекрасно 🙂
В като отличен повод за обновяване на виртуални ресурси. Влезте, разгледайте, избирайте – до 30 април остава съвсем малко.
За останалите – традиционна с 10% по промо-кода habrahabr10.
Източник: habr.com
