Вярвам, че всеки от нас отива на ресторант с приятели или колеги. И след забавно време сервитьорът носи чека. След това проблемът може да бъде разрешен по няколко начина:
- Метод първи, „джентълменски“. Към сумата на чека се добавя 10–15% „бакшиш“ на сервитьора и получената сума се разделя поравно между всички мъже.
- Вторият метод е „социалистически“. Чекът се разделя поравно между всички, независимо колко са яли и пили.
- Третият метод е „честен“. Всеки пуска калкулатора на телефона си и започва да изчислява себестойността на ястията си плюс определена сума „бакшиш“, също индивидуална.
Ситуацията с ресторантите е много подобна на ситуацията с ИТ разходите в компаниите. В тази публикация ще говорим за разпределението на разходите между отделите.
Но преди да се потопим в бездната на ИТ, нека се върнем към примера с ресторанта. Всеки от горните методи за „разпределение на разходите“ има плюсове и минуси. Очевидният недостатък на втория метод: единият може да яде вегетарианска салата Цезар без пиле, а другият може да яде рибай пържола, така че количествата могат да се различават значително. Недостатъкът на „честния“ метод е, че процесът на броене е много дълъг и общата сума винаги е по-малка от тази в чека. Обичайна ситуация?
Сега нека си представим, че се забавлявахме в ресторант в Китай и чекът беше донесен на китайски. Всичко, което е ясно там, е сумата. Въпреки че някои може да подозират, че това изобщо не е сумата, а текущата дата. Или да предположим, че това се случва в Израел. Те четат отдясно наляво, но как пишат числата? Кой може да отговори без Google?
Защо е необходимо разпределение за ИТ и бизнеса?
И така, ИТ отделът предоставя услуги на всички отдели на компанията и всъщност продава услугите си на бизнес отдели. И въпреки че може да няма официални финансови взаимоотношения между отделите в една компания, всяка бизнес единица трябва най-малкото да разбере колко харчи за ИТ, колко струва пускането на нови продукти, тестването на нови инициативи и т.н. Очевидно е, че модернизацията и разширяването на инфраструктурата се плаща не от митичния „модернизатор, покровител на системните интегратори и производителите на оборудване“, а от бизнеса, който трябва да разбере ефективността на тези разходи.
Бизнес единиците се различават по размер, както и по интензивност на използването на ИТ ресурси. По този начин разделянето на разходите за надграждане на ИТ инфраструктурата по равно между отделите е вторият метод с всичките му недостатъци. „Честният“ метод в този случай е по-предпочитан, но е твърде трудоемък. Най-оптималният вариант изглежда „квази-справедливият“ вариант, когато разходите се разпределят не до стотинка, а с някаква разумна точност, точно както в училищната геометрия използваме числото π като 3,14, а не цялата последователност от числа след десетичната запетая.
Оценката на разходите за ИТ услуги е много полезна в холдинги с единна ИТ инфраструктура при сливане или отделяне на част от холдинга в отделна структура. Това ви позволява незабавно да изчислите разходите за ИТ услуги, за да вземете предвид тези суми при планирането. Освен това разбирането на цената на ИТ услугите помага да се сравнят различни варианти за използване и притежаване на ИТ ресурси. Когато мъже в костюми за много хиляди долари говорят за това как техният продукт може да оптимизира ИТ разходите, да увеличи това, което трябва да се увеличи, и да намали това, което трябва да се намали, оценката на текущите разходи за ИТ услуги позволява на ИТ директора да не се доверява сляпо на маркетинговите обещания , но за точна оценка на очаквания ефект и контрол на резултатите.
За бизнеса разпределението е възможност да се разбере предварително цената на ИТ услугите. Всяко бизнес изискване не се оценява като увеличение на общия ИТ бюджет с толкова много процента, а се определя като сума за конкретно изискване или услуга.
Реален случай
Основната „болка“ на CIO на голяма компания беше, че е необходимо да се разбере как да се разпределят разходите между бизнес звената и да се предложи участие в ИТ развитието пропорционално на потреблението.
Като решение разработихме калкулатор за ИТ услуги, който успя да разпредели общите ИТ разходи първо към ИТ услугите и след това към бизнес единиците.
Всъщност има две задачи: изчисляване на цената на ИТ услуга и разпределяне на разходите между бизнес единици, използващи тази услуга, според определени двигатели („квазисправедлив“ метод).
На пръв поглед това може да изглежда просто, ако от самото начало ИТ услугите бяха правилно описани, информацията беше въведена в конфигурационната база данни на CMDB и системата за управление на ИТ активи ITAM, бяха изградени модели на ресурси и услуги и беше изграден каталог на ИТ услуги развити. Всъщност в този случай за всяка ИТ услуга е възможно да се определи какви ресурси използва и колко струват тези ресурси, като се вземе предвид амортизацията. Но ние се занимаваме с обикновен руски бизнес и това налага някои ограничения. По този начин няма CMDB и ITAM, има само каталог на ИТ услугите. Всяка ИТ услуга най-общо представлява информационна система, достъп до нея, потребителска поддръжка и др. ИТ услугата използва инфраструктурни услуги като “DB Server”, “Application Server”, “Data Storage System”, “Data Network” и др. Съответно за решаване на възложените задачи е необходимо:
- определят цената на инфраструктурните услуги;
- разпределя разходите за инфраструктурни услуги към ИТ услуги и изчислява тяхната цена;
- определят драйверите (коефициентите) за разпределяне на разходите за ИТ услуги между бизнес единици и разпределят разходите за ИТ услуги към бизнес единици, като по този начин разпределят сумата на разходите на ИТ отдела между другите подразделения на компанията.
Всички годишни ИТ разходи могат да бъдат представени като торба с пари. Част от тази чанта беше изразходвана за оборудване, миграционна работа, модернизация, лицензи, поддръжка, заплати на служителите и т.н. Сложността обаче се крие в счетоводната процедура за отчитане на дълготрайни активи и нематериални активи в ИТ.
Да вземем пример за проект за модернизиране на SAP инфраструктурата. Като част от проекта се закупува оборудване и лицензи, а работата се извършва с помощта на системен интегратор. При затваряне на проект мениджърът трябва да изготви документация, така че счетоводното оборудване да бъде включено в дълготрайните активи, лицензите да бъдат включени в нематериалните активи, а други дейности по проектиране и въвеждане в експлоатация да бъдат отписани като отложени разходи. Проблем номер едно: когато се регистрира като дълготраен актив, счетоводителят на клиента не се интересува как ще се нарича. Следователно в дълготрайните активи получаваме актива „UpgradeSAPandMigration“. Ако като част от проекта е модернизиран дисков масив, който няма нищо общо със SAP, това допълнително усложнява търсенето на цена и по-нататъшното разпределение. Всъщност всяко оборудване може да бъде скрито зад актива „UpgradeSAPandMigration“ и колкото повече време минава, толкова по-трудно е да се разбере какво всъщност е закупено там.
Същото важи и за нематериалните активи, които имат много по-сложна формула за изчисление. Допълнителна сложност добавя фактът, че моментът на стартиране на оборудването и поставянето му на баланс може да се различава с около година. Освен това амортизацията е 5 години, но всъщност оборудването може да работи повече или по-малко, в зависимост от обстоятелствата.
По този начин теоретично е възможно да се изчисли цената на ИТ услугите със 100% точност, но на практика това е дълго и доста безсмислено упражнение. Затова избрахме по-прост метод: разходите, които могат лесно да бъдат приписани на всяка инфраструктура или ИТ услуга, се приписват директно на съответната услуга. Останалите разходи се разпределят между ИТ службите по определени правила. Това ще ви позволи да получите точност от приблизително 85%, което е напълно достатъчно.
На първия етап За разпределяне на разходите за инфраструктурни услуги се използват финансови и счетоводни отчети за ИТ проекти и „здрав доброволен подход“ в случаите, когато не е възможно да се припишат разходите на никоя инфраструктурна услуга. Разходите се разпределят или директно към ИТ услуги, или към инфраструктурни услуги. В резултат на разпределението на годишните разходи получаваме размера на разходите за всяка инфраструктурна услуга.
Във втория етап коефициентите на разпределение между ИТ услугите се определят за такива инфраструктурни услуги като „Сървър на приложения“, „Сървър на база данни“, „Съхранение на данни“ и др. Някои инфраструктурни услуги, например „Работни места“, „Wi-Fi достъп“, „Видеоконферентна връзка“ не се разпределят между ИТ услугите и се разпределят директно към бизнес единици.
На този етап започва забавлението. Като пример, помислете за такава инфраструктурна услуга като „Сървъри за приложения“. Присъства в почти всяка ИТ услуга, в две архитектури, със и без виртуализация, със и без резервиране. Най-простият начин е да разпределите разходите пропорционално на използваните ядра. За да преброим „идентични папагали“ и да не бъркаме физическите ядра с виртуалните, като вземем предвид свръхабонамента, приемаме, че едно физическо ядро е равно на три виртуални. Тогава формулата за разпределение на разходите за инфраструктурната услуга „Сървър за приложения“ за всяка ИТ услуга ще изглежда така:
,
където Rsp е общата цена на инфраструктурната услуга „Сървъри за приложения“, а Kx86 и Kr са коефициенти, показващи дела на сървърите от серията x86 и P.
Коефициентите се определят емпирично на базата на анализ на ИТ инфраструктурата. Цената на клъстерен софтуер, софтуер за виртуализация, операционни системи и приложен софтуер се изчислява като отделни инфраструктурни услуги.
Да вземем един по-сложен пример. Инфраструктурна услуга „Сървъри на бази данни“. Включва разходите за хардуер и разходите за лицензи за бази данни. По този начин разходите за оборудване и лицензи могат да бъдат изразени във формулата:
където РHW и РLIC са съответно общата цена на оборудването и общата цена на лицензите за бази данни, а KHW и KLIC са емпирични коефициенти, които определят дела на разходите за хардуер и лицензи.
Освен това с хардуера е подобно на предишния пример, но с лицензите ситуацията е малко по-сложна. Пейзажът на една компания може да използва няколко различни типа бази данни, като Oracle, MSSQL, Postgres и др. Така формулата за изчисляване на разпределението на конкретна база данни, например MSSQL, към конкретна услуга изглежда така:
където KMSSQL е коефициент, който определя дела на тази база данни в ИТ пейзажа на компанията.
Ситуацията е още по-сложна при изчисляването и разпределението на система за съхранение на данни с различни производители на масиви и различни видове дискове. Но описанието на тази част е тема за отделен пост.
Какъв е резултатът?
Резултатът от това упражнение може да бъде калкулатор на Excel или инструмент за автоматизация. Всичко зависи от зрелостта на компанията, стартираните процеси, внедрените решения и желанието на ръководството. Такъв калкулатор или визуално представяне на данни помага за правилното разпределяне на разходите между бизнес единиците и показва как и какъв е разпределен ИТ бюджетът. Същият инструмент може лесно да демонстрира как подобряването на надеждността на услугата (излишък) увеличава нейната цена, не с цената на сървъра, а като се вземат предвид всички свързани разходи. Това позволява на бизнеса и CIO да „играят на една дъска“ по едни и същи правила. Когато се планират нови продукти, разходите могат да бъдат изчислени предварително и да се оцени осъществимостта.
Игор Тюкачев, консултант в Jet Infosystems
Източник: www.habr.com