Архивиране на имейли в Zimbra Collaboration Suite Open-Source Edition

Архивирането на имейли с възможност за преглед в бъдеще е важна функция за голям бизнес. То може да се използва за разглеждане на различни оплаквания, провеждане на разследвания и в редица други ситуации. Тази функция е полезна и за SaaS доставчици, за да се защитят в случай, че недобросъвестен потребител използва услугата им за извършване на незаконни действия.

Специално за тези цели беше създаден плъгинът Zimbra Archiving and Discovery, който позволява архивиране на изходящи и входящи писма в всеки пощенски кутия, дори на запазени чернови. Въпреки това, това решение не е без недостатъци. Първо, то работи само с платената версия на Zimbra Collaboration Suite Network Edition, и второ, функционира единствено в рамките на уеб клиента, така че при използване на десктоп или мобилни пощенски клиенти архивирането няма да се извършва. В тази връзка, ще ви разкажем как да реализирате архивиране на входяща и изходяща поща в безплатната версия на Zimbra Collaboration Suite Open-Source Edition, която освен това ще архивира писма, изпратени от всякакви пощенски клиенти.

Архивирането на имейли се реализира чрез вградената функция Postfix BCC. Тя функционира по следния начин: системният администратор задава адреса на архивната поща за пощенската кутия, въвежда определени настройки и след това всяко входящо и изходящо писмо ще бъде копирано в архивната поща, където по-късно ще можете да намерите нужното писмо. Препоръчваме да създадете отделен доменза архивната поща. Това значително ще улесни управлението на архивните пощи в бъдеще.

Архивиране на изходящи електронни писма

Нека настроим архивирането на изходящите писма. За пример ще вземем акаунта manager@company.ru и ще създадем за него архивен пощенски кутия manager@archive.company.ru. За да се архивират изходящите писма, е необходимо да се внесат редица промени в настройките на Postfix. За целта трябва да отворите файла /opt/zimbra/postfix/conf/main.cf и в края му да добавите ред sender_bcc_maps = lmdb:/opt/zimbra/postfix/conf/sender_bcc. След това трябва да създадете файла /opt/zimbra/postfix/conf/sender_bcc и да се добавят имейл кутии, които ще бъдат архивирани, както и имейл кутии, в които ще се пренасочват архивираните писма. Има възможност да се архивират няколко имейл кутии в една. Това се прави по следния начин:

manager@company.ru manager@archive.company.ru
sales@company.ru manager@archive.company.ru
support@company.ru support@archive.company.ru

След като всички имейл кутии бъдат добавени, остава само да изпълните командата postmap /opt/zimbra/postfix/conf/sender_bcc и да рестартирате Postfix с командата postfix reload. Както личи от нашия пример, след рестартиране всички изходящи писма от акаунтите manager@company.ru и sales@company.ru ще попадат в една имейл кутия manager@archive.company.ru, а изходящите писма от акаунта support@company.ru ще се архивират в имейл кутията support@archive.company.ru.

Архивиране на входящи имейл писма

Сега ще настроим автоматично архивиране на входящите писма. За това можете да използвате отново Postfix BCC. Както и при архивирането на изходящите писма, трябва да отворите файла /opt/zimbra/postfix/conf/main.cf и да добавите реда recipient_bcc_maps = lmdb:/opt/zimbra/postfix/conf/recipient_bcc. След това трябва да създадете файла /opt/zimbra/postfix/conf/recipient_bcc и да добавите нужните имейл адреси в предишния формат.

След добавяне на кутии, трябва да изпълните командата postmap /opt/zimbra/postfix/conf/recipient_bcc и да рестартирате Postfix с командата postfix reload. Сега всички входящи писма от акаунтите manager@company.ru и sales@company.ru ще се архивират в имейл кутията manager@archive.company.ru, а входящите писма от акаунта support@company.ru ще се копират в имейл кутията support@archive.company.ru.

Пример за настройка на филтър за входящи съобщения

Особено отбелязваме, че при всяко добавяне или изтриване на имейл адреси в списъците /opt/zimbra/postfix/conf/sender_bcc и /opt/zimbra/postfix/conf/recipient_bcc трябва отново да изпълните командата postmap с указание на променения списък, както и да рестартирате Postfix. Също така, препоръчваме да използвате пощенските филтри на Zimbra OSE на база име на подател и получател, за да могат входящите и изходящите съобщения да се сортират в папки, което по-късно ще улесни откриването на нужното писмо.

Пример за настройка на филтър за изходящи съобщения

За търсене на писма в създадените пощенски архиви по-късно може да се използва вграденото търсене на Zimbra OSE. Също така е важно да се отбележи, че срокът на съхранение на електронните писма в архива е значително по-дълъг, отколкото в акаунта, което означава, че за тях трябва да се установи повишена квота и политика за съхранение с по-дълъг период. В случай, че архивните пощенски кутии се съхраняват на отделен домейн, това ще бъде много по-лесно.

При всякакви въпроси, свързани с Zextras Suite, можете да се свържете с представителя на компанията "Zextras" Екатерина Триандафилиди на електронната поща katerina@zextras.com

Източник: habr.com