Автоматизирайте HR процесите с помощта на Microsoft Teams, PowerApps и Power Automate. Молби за отпуск на служители

Хубав ден на всички! Днес бих искал да споделя малък пример за автоматизиране на процеса на създаване на заявки за напускане за нови служители с помощта на продуктите на Microsoft SharePoint, PowerApps, Power Automate и Teams. Когато внедрявате този процес, няма да е необходимо да закупувате отделни потребителски планове за PowerApps и Power Automate; ще бъде достатъчен абонамент за Office365 E1/E3/E5. Ще създадем списъци и колони на сайта на SharePoint, PowerApps ще ви помогне да създадете формуляр, а Power Automate ще предостави възможности за персонализиране на логиката на бизнес процесите. Ще свържем финалния процес с екипа на MS Teams. Нека не губим време и да видим какво ще стане.

На първия етап създаваме списъци и детайли. Имаме нужда от списъци:

1. Искания за напускане на служители
2. Отдели
3. Човешки ресурси по отдели
4. Администратори

Всеки списък ще играе своята роля занапред, а коя ще видим. Създайте подробности и конфигурирайте навигационното меню:

PowerApps

Сега нека направим формуляр за списъка „Искания за напускане на служители“ с помощта на PowerApps. В окончателната форма ще изглежда така:

В полето „Служител“ избирате от списъка с потребители на Office 365, „Дата на излизане“ се посочва от календара, „Отдел“ се посочва от директорията на отдела, а „Човешки ресурси“ се избира от „Човешки ресурси по отдел“ директория:

Но е необходимо да се гарантира, че списъкът с HR, налични за избор, е филтриран от отдела, посочен във формуляра. Нека използваме формула за филтриране на данни в PowerApps. За свойството „Артикули“ на полето „HR“ пишем:

Освен това можете да направите малки корекции на стойността по подразбиране за полето Състояние във формуляра. За свойството „По подразбиране“ на полето „Състояние“ пишем:

Ако се отвори формата за създаване на елемент, в полето „Статус“ ще бъде изписана стойността „Ново“, в противен случай стойността от колоната на SharePoint за текущия елемент ще бъде заменена в полето за състояние на формуляра.

Един от проблемите с PowerApps е невъзможността за лесно извличане на данни от групи на SharePoint. Поради това не е възможно лесно да конфигурирате видимостта/наличността на полета или обекти във формуляра, ако искате да разчитате на това, че потребителят е член на група на SharePoint. Но можете да направите заобиколно решение. Специално за тази цел предварително сме създали списък с администратори:

Този списък съдържа поле „Служител” с тип „Потребител или група”, което се показва само във формуляра и поле „Име”, в което се изписва името на избрания служител, което се показва само в изгледа на списък. Сега нека опитаме малък трик в PowerApps. Например, можете да конфигурирате наличността на всяко поле, ако текущият потребител е в списъка с администратори. Намерете свойството „Режим на показване“ на полето „Дата на издаване“ и напишете:

Според тази формула, ако има поне един служител в списъка с администратори, чието влизане съвпада с влизането на текущия потребител, тогава полето ще бъде достъпно за редактиране, в противен случай за преглед. За по-голяма надеждност намаляваме влизането до малки букви, в противен случай могат да се случат всякакви случаи.

Може би сте забелязали, че в заглавката на формуляра има бутон „Действия по приложението“:

Този бутон ще отиде на друг екран, където за удобство се събират всички възможни действия на приложението:

След щракване върху всеки бутон се отваря допълнителен прозорец за действие, например, ако е избрано действието „Отказ от приложението“, се отваря допълнителен прозорец с възможност за въвеждане на коментар:

След като щракнете върху бутона „Потвърди“, състоянието на приложението се променя и това може да стане дори без стартиране на потока Power Automate. Нека използваме функцията „Patch“ за свойството „OnSelect“ на бутона:

С помощта на функцията Patch актуализираме елемента от списъка с поръчки, като го филтрираме по идентификатора на текущия елемент. Променяме стойността на полето „Състояние“ и отиваме на главния екран. За другите бутони за действие логиката е подобна.

Всичко, което остава, е да конфигурирате потока на одобрение. Нека го направим в най-простата форма.

Автоматизиране на захранването

Нашият поток за одобрение ще се стартира автоматично, когато се създаде билет. По време на изпълнение статусът на заявлението ще се промени, ръководителят на отдела ще го получи и ще бъде изпратено имейл известие за новото заявление до ръководителя. За да определим лидера, имаме директория „Дивизии“:

Създайте поток на Power Automate:

По време на изпълнението на този поток ръководителят на отдела получава имейл известие за създаването на ново приложение и може да последва връзката, за да вземе решение, като щракне върху бутона:

Щракването върху бутона „Съгласен“ или „Отхвърляне“ също стартира поток на Power Automate, който променя състоянието на приложението и изпраща имейл известие до специалиста по човешки ресурси:

Процесът е готов.

Отбори

И последният щрих е организацията на сътрудничество с този процес. За да направите това, свържете процеса към командата MS Teams:

Сега всички членове на екипа на MS Teams имат достъп до процеса на излизане на новите служители в отделен раздел.

Разбира се, можете да предоставите многоетапни одобрения във вашата логика на потока, плюс можете да използвате компонента Одобрения, за да присвоите задачи на Power Automate. Можете също така да персонализирате отчети и да генерирате известия, които ще се изпращат до чатбота на Microsoft Teams. Но повече за това в следващите статии. Благодаря ви за вниманието и хубав ден на всички!

Източник: www.habr.com