Здравейте!
Надяваме се, че четете този пост по време на работа, вече преведен на дистанционна работа от работодателя си.
При нас успяхме да преместим служителите на дистанционна работа доста бързо по една проста причина – от 2016 година в компанията съществува BeeFREE, нашият стратегически проект за дистанционна работа, който позволява на служителите да работят от дома.
Под кат ще разкажем как всичко при нас работи, защо програмите за мониторинг на работния плот на служителите са самоубийствен ход, защо всъщност внедрихме всичко това преди 4 години, а също така и малко съвети за тези, за които временната дистанционна работа се оказа доста неочаквано събитие, включително три капана на дистанционната работа.
А също и малко проучване.
BeeFREE
BeeFREE беше замислен като проект, който да окаже полезно влияние както на корпоративната култура като цяло, така и на състоянието (и настроението) на отделния служител. Каквато и да е големината на компанията, тя винаги се състои от хора, всеки от които има своите представи за красотата и средата, включително работната атмосфера, графика, комфортната температура за работа, (не)приемливостта на загряването на риба в общата кухня и разнообразни други неща.
Някои обичат да работят в офиса, да общуват с колегите си лично и (да, да) да участват в срещи. Други са солидарни с тези, за които откритото пространство е един от кръговете на ада, в който просто е малко по-шумно, отколкото в другите. Трети твърдо са убедени, че с едно добре написано писмо с ясно зададен въпрос може да се постигне много повече, отколкото с провеждането на три срещи в различно време за това. А често и по-бързо.
В общи линии, през 2016 беше решено да се стартира това като пилотен проект, а след това да се види дали изобщо ще се закрепи, или не струва да се мащабира. Както вече разбра внимателният читател, проектът се закрепи доста успешно и продължава да функционира.
И така, как е организирано и какво е необходимо за преминаването на служителя към BeeFREE.
- Обсъдете всичко с непосредствения ръководител, който, в зависимост от ситуацията, ще даде одобрение или ще обясни защо не може. Например, ако човекът вече е проявил, че е способен да работи самостоятелно и да решава задачи, то ОК, нека пробва да работи от вкъщи. А ако, от друга страна, човекът е най-яркият пример за служител, за когото трябва постоянно да се внимава, да се поправя, да се фиксира нещо или да му се напомня, че може (и трябва) да прекарва по три часа в социалните мрежи в свободното си време, то това вече е друга история.
И, разбира се, редица длъжности просто не предвиждат работа от разстояние. Ще бъде малко трудно да се изпрати монтажник на ВОЛС да работи вкъщи. Разбира се, той ще може да оказва морална подкрепа на колегите чрез видеовръзка, но това малко не е същото. Или служителите на салони за връзка. В общи линии, това е доста очевидно - специалист, който работи добре на лаптоп и изпълнява всичките си задължения от компютъра, може също толкова добре да работи и извън офиса.
- Трябва да информирате колегите, че в конкретни дни няма да сте в офиса. BeeFREE е гъвкава система и, например, ако на разговор с ръководител е решено, че работите от вкъщи 3 дни, а в офиса в определени дни (например, вторници и сряда или понеделник и петък), то би било добре непосредствените колеги да знаят за това и веднага да ви пишат на имейл или в чат вместо да ви търсят из целия офис.
- Веднъж седмично трябва да се съгласувате с ръководителя за текущите си задачи и да определите приоритетите. Звучи като доста банална задача, но наистина помага да се поставят акцентите и отстранява странното мениджърско напрежение от типа “Добре, какво точно прави този човек, на какъв етап е всичко?”. За подобно нещо в личния кабинет на служителя и ръководителя има специален todo-списък, но, както показва практиката, най-важното е просто да се договорите. А кой, къде и как води записа на задачите и напредъка, е второстепенно. Най-важното е да има такъв запис, и не само в устна форма.
Основните принципи - при такава дистанционна работа оценяваме резултат, а не процес. Грубо казано, най-лошото, което може да се направи в такава ситуация, е постоянно да се опитваш да контролираш служителя, уточнявайки какво прави в момента, дали е ангажиран именно с работата или с нещо друго. В най-крайни случаи работодателите понякога искат да се инсталира специален софтуер за мониторинг (чети - следене) на работния плот на служителя. Съществува странно мнение, че това мотивира служителя винаги да се занимава с работата, а не с нещо разсейващо.
Всъщност, това трябва да мотивира много добре да обновиш своето резюме и да намериш работа без подобни излишества в контрола.
Същински, всичко. По-нататък работим както преди, използвайки следното.
Нашият инструментариум
Редица корпоративни ресурси са достъпни само от вътрешната мрежа, затова този проблем за достъпа до тях се решава с VDI. За да започнеш да се възползваш от предимствата на работата от разстояние, е нужно следното.
- Създаваме необходимите заявки. Вероятно е единственият етап, който така или иначе е свързан с бюрокрацията и формалностите. Но когато си голяма компания, е трудно да стане иначе.
- След изпълнението на всички тези заявки на лаптопа на служителя (личен или работен), се инсталира VDI, използваме .
- За автентикация на потребителя се използват данните от неговия профил + въвеждане на уникален токен (за това е отговорно , приложението може да се инсталира на смартфон с Android / iOS).
- Корпоративната поща и календарят – Microsoft Outlook.
По между другото, това е целият списък на задължителния софтуер, що се отнася до комуникация и задаване на задачи, оставихме всичко на мениджърите на направленията и на самите служители. Удобно е някой да води общуване в Slack – моля. Липсват стикери за изразяване на емоции – винаги има Telegram. Никой не е отменил Whatsapp и Skype.
Веднъж седмично много от подразделенията провеждат статус. В нормална епидемиологична обстановка това беше голяма заседателна зала с видеоконференция, защото имаме и служители от централата в Москва, и дистанционни работници, и момчетата от региона, така че това беше в формат “Лично присъствие или Bluejeans”. Сега обаче всички срещи и преговори се провеждат само дистанционно, Bluejeans или Zoom.
И още полезен софтуер за удобна работа от разстояние
Понякога работата на вашата компания е свързана с един вендор, или просто вече използвате продуктите му. Или обратното, политиките за сигурност в компанията по редица причини забраняват използването на софтуер на конкретна компания, което означава, че са нужни алтернативи.
Видеоконференции
(безплатно до 100 участници и 40 минути на една конференция, след това от 15$ на месец)
(до 50 участници от 12$ на месец, повече след това)
(в рамките на GSuite, от 5,5$ на месец за потребител, до 100 участници, 14 дни безплатен пробен период)
(в рамките на Office 365)
Чатовете и базите знания
— продуктът вече е на 7 години и през това време натрупа много полезни интеграции (Dropbox, Asana, Google Drive и др.). От прост чат, Slack стана комбайн, в който може да се създаде канал за всеки отдел в компанията, да се обменят файлове, бързо да се свържат необходимите ботове, мониторинг на събития, известия за тестери, в общи линии, функциите са достатъчно.
— помага за създаване на удобни бази знания (как да, курс за нови служители, удобни графици, задачи с статуси и, разбира се, бележки).
— вероятно класика в жанра за поставяне на задачи, крайни срокове, отговорници, приоритети и др. Много полезни интеграции.
— за любителите на дъски и Atlassian.
За хората
Изглежда, че всичко е просто, преместил си се на дистанционна работа и работиш от вкъщи. Без съмнение, плюсовете са многобройни — не губиш време в пътуване до работа (и нерви също), спестяваш от транспорт и гориво и други приятности. Но има и редица опасности, които дебнат човек, решил да поеме по този път. Най-известната е свързана с неправилната самоорганизация. Всъщност, от нея произтичат всички останали.
Капан #1. У дома
Ако не живеете сами, а с партньора си, децата или родителите, или, още по-опасно, с котка, то вашата дистанционна работа в началото ще бъде възприемана от тях много еднозначно — страхотно, ти си вкъщи, значит, може да се иска всичко. Да отидеш до магазина, да направиш чай, да смениш пелените, да направиш забележка на котката за неравния бой с фикуса, да почистиш вкъщи, да смениш отново пелените.
В общи линии, дори да решите сами, че работите с толкова съзнание и самоотверженост от вкъщи, ще трябва ясно да предадете на домакините, че не просто сте вкъщи на компютъра, а работите.
Помага да се определи точно време, когато не трябва да ви притесняват. За да разберат домашните, че от 10 до 18 (например) не е уместно да ви задават въпроси, да ви разсейват или да искат нещо от вас, тъй като вие „все пак сте вкъщи”.
Разбира се, важно е да не се изпада в крайности, и ако до края на работата ви остават 20 минути, а периферното ви зрение показва, че детето е избягало от манежа и самостоятелно изследва друга стая, по-добре е да се вдигнете и да вземете мерки. Или ако искате да отидете на разходка за половин час в близкия парк — трябва да отидете и да се разходите.
Капан #2. Лъжещо време
Може да започне да ви изглежда, че след като седите вкъщи, компютърът е под ръка, софтуерът е настроен и задълженията ви са само на един клик разстояние, вие ще успеете всичко и можете да се отпуснете и да правите всичко три пъти по-бавно.
Въобще не. И ето защо.
Скоро ще се окаже, че някои задачи ще се увеличат. С голяма вероятност, общата и позната скорост на работа в екипа ви ще намалее малко. Защото работата в рамките на отдалечен екип в продължение на година и работа от разстояние в продължение на две седмици са две много различни неща. Някои хора са се подготвяли за това през последните 20 или 30 години. А за други, такова резки отпускане няма да се отрази добре на продуктивността.
Даже ако вие, точно вие, много бързо се адаптирате, поемате отговорност и винаги сте на разположение, завършвайки задачите си два пъти по-бързо, винаги ще има някой, който ще забави работата. То е ремонти на някого, то спиране на тока, то съсед с перфоратор е разбрал, че е дошло времето. И сега всяка видеоконференция е колективна сесия на човечността.
В крайна сметка, ние не призоваваме да се заключвате в строгост и моментално да отговаряте на всяко входящо съобщение, но имайте предвид — първият етап от прехвърлянето на екип, който е нов на работа от разстояние, ще бъде свързан с малко забавяне.
Капан #3. Липса на контрол
Както вече споменахме, най-лошото, което един работодател може да направи, е да назначи охрана и да се опита да контролира всяка ваша стъпка: на какъв етап е задачата, защо не всички са в копието на имейла, колко време сте прекарали днес пред компютъра, каква марка е свредлото на съседа, защо имате толкова странни тапети на работния плот и т.н.
Тук е важно да не започвате да мислите, че след като сте извън офиса, за всички внезапно е безразлично къде сте и какво правите. Че всички ваши задачи са намерили място в някаква папка без крайни срокове, и по принцип, че не е задължително да ги изпълнявате.
Най-важният контрол за работа от разстояние е самоконтролът. Никой не знае по-добре от вас, в кое време работите най-добре. Може би за вас е по-добре и полезно до 15:00 изобщо да забравите за работа и да гледате сериали, а от 16:00 до полунощ вашата продуктивност е извънредно висока, и вие за един ден правите толкова, колкото един офисен работник за три. Офисната система с отворени пространства и игнориране на ритмите на хората не е в състояние да го разбере.
Работа от разстояние е и възможност за работодателя да прецени колко добре работите, когато сте у дома, и възможност за вас да докажете с дела, че хората всъщност могат да правят страхотни неща не само от 10:00 до 18:00, и че ако не сте направили нищо до обяд, това говори само за това, че не сте направили нищо до обяд.
И нещо друго
Ние в Билайн през тези години отлично тестваме BeeFREE, събирахме много обратна връзка както от служителите, така и от техните ръководители, направихме изводи, направихме няколко корекции и продължаваме активно да използваме подхода и в момента.
Сега активно помагаме на други компании да внедрят BeeFREE при себе си. Както от гледна точка на оборудването и софтуера, така и с съвети. Например, ще ви помогнем бързо да развернете VDI за задачи от всякакъв тип, независимо дали вашите хора работят с рутинни задачи или занимават с 3D моделиране на разстояние. Имаме решения за аудио- и видеоконференции, по-подробно за BeeFREE: WorkPlace-as-a-Service можете да прочетете . Освен това, за компаниите може да се окаже полезен нашият , за който е добре да се регистрирате предварително .
Ето подробен уебинар относно организацията на дистанционната работа от Олга Филатова (изпълнителен вицепрезидент по управление на персонала, организационно развитие и поддръжка) и Алина Драгун, (мениджър по организационно развитие на Билайн, куратор на проекта BeeFREE).
Само регистрирани потребители могат да участват в анкетата. , моля.
И малък анкетен въпрос за компаниите относно дистанционната работа (може да се изберат няколко отговора)
11,3%Преместих служителите на дистанционна работа, полетът е нормален, след нормализирането на ситуацията ще оставя тези, които искат, на дистанционна работа
7,6%Преместих служителите на дистанционна работа, впечатленията са противоречиви
1,9%Преместих служителите на дистанционна работа, не ми хареса, после ще върна всички обратно в опенспейс
69,8%Вярвам, че бъдещето е в дистанционната работа, хората могат да работят нормално у дома, а не в опенспейс.
20,8%Не вярвам в дистанционната работа като пълна форма на заетост, без контрол в офиса всички работят по-зле.
Гласуваха 53 потребители. 29 потребители се въздържаха.
Източник: habr.com
