BeeFREE. Прехвърляне на хора към дистанционна работа от 2016 г

Привет!

Надяваме се, че четете тази публикация в работно време, след като вече сте прехвърлени на дистанционна работа от вашия работодател.

Успяхме доста бързо да прехвърлим служителите към дистанционна работа поради една проста причина – от 2016 г. компанията има BeeFREE, нашият стратегически проект за дистанционна работа, който позволява на служител да работи от вкъщи.

По-долу - за това как работи всичко при нас, защо програмите за наблюдение на настолните компютри на служителите са изстрел в крака, защо дори внедрихме всичко това преди 4 години, както и някои съвети за тези, за които временната дистанционна работа се оказа доста внезапно събитие, включително три отдалечени капана.

А също и малка анкета.

BeeFREE

BeeFREE е замислен като проект, който ще повлияе благотворно както на корпоративната култура като цяло, така и на състоянието (и настроението) на отделния човек. Колкото и голяма да е една компания, тя винаги се състои от хора, всеки от които има свои собствени представи за красота и заобикаляща среда, включително работна среда, график, комфортна температура за работа, (не)приемливост на затопляне на риба в обща кухня и други неща.

Някои хора обичат да работят в офис, да общуват лично с колеги и (да, да) да участват в срещи. Някои хора са съгласни с тези, за които откритият космос е един от кръговете на ада, в който просто е малко по-шумно, отколкото в други. Трети пък са твърдо убедени, че с едно добре написано писмо с ясно формулиран въпрос може да се постигне много повече от свикването на три срещи по различно време за тази цел. И често дори по-бързо.

Като цяло, през 2016 г. беше решено това да се стартира като пилотен проект и след това да се види дали изобщо ще се хване или не си струва да се увеличава. Както вече е разбрал внимателният читател, той се е вкоренил доста успешно и продължава да работи.

И така, как работи и какво е необходимо на един служител, за да премине към BeeFREE.

1. Обсъдете всичко с прекия си ръководител, който в зависимост от ситуацията ще даде зелена светлина или ще ви каже защо не е възможно. Да кажем, че ако човек вече повече или по-малко е показал, че може да работи самостоятелно и да решава проблеми, тогава добре, нека опита да го направи у дома. Но ако човек, напротив, се превърне в ярък пример за служител, който трябва постоянно да бъде наблюдаван, коригиран, поправен нещо или напомняне, че можете (и трябва) да висите в социалните мрежи три часа в свободното си време, тогава това е друга история..

   И, разбира се, редица позиции просто не включват дистанционна работа. Ще бъде малко трудно да изпратите монтажник на оптичен кабел да работи от вкъщи. Разбира се, той ще може да окаже морална подкрепа на колегите си чрез видеоконферентна връзка, но това е малко по-различно. Или служители на комуникационни магазини. Като цяло това е съвсем очевидно - специалист, който работи добре на лаптоп и изпълнява всичките си задължения от компютър, може да работи също толкова добре извън офиса.

2. Информирайте колегите, че не сте в офиса в определени дни. BeeFREE е гъвкаво нещо и, например, ако по време на разговор с вашия мениджър беше решено да работите от вкъщи 3 дни, а в офиса, да речем, във вторник и сряда (или понеделник и петък), тогава би било добре вашите преки колеги да знаят, че те незабавно са ви писали по имейл или чат за това, вместо да ви търсят из целия офис.
3. Веднъж седмично съгласувайте текущите си задачи с вашия мениджър и определяйте приоритети. Звучи като доста банално нещо, но наистина помага да се поставят акцентите и облекчава това странно управленско напрежение а ла „И какво точно прави този човек, на какъв етап?“ За това има специален списък със задачи в личния акаунт на служителя и мениджъра, но, както показва практиката, основното е просто да се съгласите. А кой, къде и как записва задачите и прогреса е второстепенен въпрос. Основното е, че трябва да е просто. И не само вербално.

Основните принципи - с такова разстояние, ние оценяваме резултат, а не процес. Грубо казано, най-лошото, което можете да направите в такава ситуация, е да се опитвате постоянно да контролирате служителя, като изяснявате какво прави в момента, дали е зает с работа или нещо друго. В най-смелите случаи работодателите понякога искат да инсталират специален софтуер за наблюдение (прочетете: наблюдение) на работния плот на служителя. Има странно мнение, че това мотивира служителя винаги да прави бизнес, а не нещо разсейващо.

Всъщност това трябва да е много добра мотивация да отидете да актуализирате автобиографията си и да си намерите работа без такива ексцесии по отношение на контрола.

Всъщност това е всичко. След това работим както преди, използвайки следното.

Нашите инструменти

Редица корпоративни ресурси са достъпни само от вътрешната мрежа, така че проблемът с достъпа до тях се решава с помощта на VDI. За да започнете да се наслаждавате на предимствата на дистанционната работа, това е, от което се нуждаете.

1. Подаваме необходимите заявления. Може би единственият етап, който по някакъв начин е свързан с бюрокрация и формалности. Но когато си голяма компания, е трудно да се направи друго.
2. След като всички тези заявки бъдат изпълнени, VDI се инсталира на лаптопа на служителя (личен или служебен), ние използваме Хоризонт.
3. За удостоверяване на потребителя се използват данните от неговия акаунт + въвеждане на уникален токен (това е отговорност на Gemalto, приложението може да се инсталира на смартфон с Android / iOS).
4. Корпоративна поща и календар - Microsoft Outlook.

Между другото, това е целият списък с необходимия софтуер, по отношение на комуникациите и поставянето на задачи оставихме всичко на ръководителите на отдели и самите служители. По-удобно е някой да комуникира в Slack - моля. Няма достатъчно стикери за изразяване на емоции - винаги има Telegram. Никой не е отменил Whatsapp и Skype.

Веднъж седмично много отдели имат проверка на състоянието. В нормална епидемиологична ситуация това бяха големи преговори с VKS, защото имаме служители от централата в Москва, и дистанционни работници, и момчета от региона, и хора от регионите, така че беше в „Лично присъствие или Bluejeans” формат. Сега всички срещи и преговори се провеждат само дистанционно, Bluejeans или Zoom.

И още полезен софтуер за удобна дистанционна работа

Случва се работата на вашата компания да е свързана с един доставчик или просто вече използвате неговите продукти. Или, обратното, политиките за сигурност на компанията поради редица причини забраняват използването на софтуер от определена компания, което означава, че са необходими алтернативи.

Видеоконферентна връзка

Zoom (безплатно за до 100 участници и 40 минути на конференция, след това от $15 на месец)
Сини дънки (до 50 участници от $12 на месец, след това повече)
Google Hangouts Запознайте се (в рамките на GSuite, от $5,5 на месец на потребител, до 100 участници, 14 дни безплатен пробен период)
Cisco WebEx срещи
Microsoft Teams (в рамките на Office 365)

Чатове и бази знания

Застой — продуктът е на почти 7 години и през това време е придобил куп полезни интеграции (Dropbox, Asana, Google Drive и др.). От обикновен работен чат Slack се превърна в комбинат, в който можете да създадете канал за всеки отдел в компанията, да обменяте файлове, бързо да свързвате необходимите ботове, да наблюдавате събития, да известявате за тестери, като цяло има достатъчно функции.

понятие — помага за създаване на удобни бази от знания (howto, курс за млад боец ​​за набиране на нови служители, удобни графици, задачи със статуси и, разбира се, бележки).

Асана — може би класика в жанра по отношение на определяне на задачи, срокове, отговорности, приоритети и др. Много полезни интеграции.

Trello - за любителите на дъските и Atlassian.

За хората

Изглежда, че всичко е просто, преминахте към дистанционна работа и работа от вкъщи. Разбира се, има много предимства - не губите време по пътя до работа (и нерви също), спестявате от карти за пътуване и бензин и други удобства. Но има и редица опасности, които дебнат човек, решил да поеме по този път. Най-известният е свързан с неправилна самоорганизация. Всъщност всичко останало произтича от него.

Капан #1. Домашно

Ако живеете не сами, а със съпруг, деца или родители, или, което е още по-опасно, с котка, тогава първоначално дистанционната ви работа ще се възприема от тях много недвусмислено - готино, вие сте у дома, което означава, че можете да поискате всичко. Отидете до магазина, направете чай, сменете памперса, направете забележка на котката за неравностойна битка с фикуса, почистете къщата, сменете отново памперса.

Като цяло, дори ако решите за себе си, че работите от вкъщи също толкова отговорно и безкористно, тогава ще трябва ясно да предадете на семейството си, че не сте просто у дома пред компютъра, вие работите.

Помага да се изолирате от такава уговорка за ясно време, когато не можете да се разсейвате. За да разбере семейството ви, че от 10 до 18 (например) не бива да ви досаждате с въпроси, да ви разсейвате или да ви молим да направите нещо, тъй като вие сте „вкъщи така или иначе“.

Разбира се, тук трябва да избягваме крайностите и ако изведнъж ви остават още 20 минути до края на работата и периферното ви зрение отчете, че детето най-накрая е излязло от кошарата и е отишло да изследва друга стая само, тогава е по-добре да станеш и да действаш. Или ако искате да отидете да се разходите за половин час в парк наблизо, трябва да отидете и да се разходите.

Капан #2. Измамно време

Може да започне да изглежда, че тъй като си седите вкъщи, компютърът е под ръка, софтуерът е настроен и буквално винаги сте на едно щракване от работа, сега определено ще имате време за всичко и можете да се отпуснете и да правите всичко три пъти по-бавно.

Изобщо никога. И ето защо.

Най-вероятно ще има повече задачи. С голяма степен на вероятност общата и обичайна скорост на работа за вашия отдел леко ще спадне. Защото да работиш като част от дистанционен екип за една поредна година и да работиш дистанционно за две седмици са две много различни неща. Животът подготвя някои хора за това през последните 20-30 години. Но за някои такова внезапно отпускане няма да има много добър ефект върху производителността.

Дори ако вие, да, превключвате много бързо, отговорно и винаги сте във връзка, изпълнявайки задачите си двойно по-бързо, винаги ще се намери някой, който да забави работата ви. Или някой е правил ремонт, или лампите са изгасени, или съсед с перфоратор разбра, че му е дошло времето. И сега всяка видеоконференция е колективна сесия на филантропия.

Като цяло не ви насърчаваме да се придържате към много строга рамка и незабавно да отговаряте на всяко входящо съобщение, но имайте предвид, че първият етап от прехвърлянето на екип, който е нов за това, на отдалечено място ще бъде свързан с леко забавяне.

Капан #3. Липса на контрол

Както писахме по-горе, най-лошото нещо, което един работодател може да направи, е да включи портиера и да се опита да следи всяка ваша стъпка: на какъв етап е задачата, защо не всички са включени в копието на писмото, колко време сте прекарали днес на компютъра, каква марка бормашина имаш съсед, защо имаш такъв странен тапет на работния плот и т.н.

Основното нещо тук е да не започнете да мислите, че след като сте извън офиса, никой изведнъж не се интересува къде сте и какво правите. Че всичките ви задачи са били поставени в някаква папка без срокове за управление и изобщо, че не е необходимо да ги изпълнявате.

Най-важният контрол за дистанционния работник е самоконтролът. Никой не знае по-добре от вас кое време работите най-добре. Може би във вашия случай е по-готино и по-полезно напълно да забравите за работата и да гледате телевизионни предавания преди 15.00 часа, а от 16.00 до полунощ вашата производителност е извън похвала и ще направите толкова много за един ден, колкото един офис фен може да направи за три. Офис системата с отворени пространства и игнориране на ритъма на хората не е в състояние да разбере това.

Дистанционната работа е както възможност за работодателя да заключи колко добре работите, когато си седите вкъщи, така и възможност за вас да докажете с действията си, че хората наистина могат да правят страхотни неща не само от 10 до 18, но и ако сте Ако не си направил нещо преди обяд, това означава само, че не си направил нищо преди обяд.

И още нещо

През годините ние от Beeline тествахме много добре BeeFREE, събрахме много отзиви както от служители, така и от техните мениджъри, направихме заключения, направихме няколко поправки и продължаваме активно да използваме подхода сега.

Сега ние активно помагаме на други компании да активират BeeFREE. Както от гледна точка на хардуер и софтуер, така и на съвети. Например, ние ще ви помогнем бързо да внедрите VDI за задачи от всякакъв профил, независимо дали вашите момчета работят с ежедневни задачи или това ще бъде 3D моделиране от разстояние. Имаме решения за аудио и видео конференции, можете да прочетете повече за BeeFREE: WorkPlace-as-a-Service на тази страница. В допълнение, компаниите могат да намерят нашите уебинар, за които се регистрирайте предварително можете да го направите тук.

И ето подробен уебинар за организиране на дистанционна работа от Олга Филатова (изпълнителен вицепрезидент по човешки ресурси, организационно развитие и поддръжка) и Алина Драгун (мениджър по организационно развитие на Beeline, куратор на проекта BeeFREE).

В анкетата могат да участват само регистрирани потребители. Впиши се, Моля те.

И кратка анкета за компании за дистанционна работа (можете да изберете няколко варианта за отговор)

• 11,3%Прехвърлих служителите си на дистанционна работа, полетът е нормален, след нормализиране на ситуацията ще напусна тези, които искат да работят от разстояние6

• 7,6%Прехвърлени служители на дистанционна работа, смесени впечатления4

• 1,9%Прехвърлих служителите си на дистанционна работа, не ми хареса, след това ще върна всички обратно в открито пространство1

• 69,8%Вярвам, че дистанционната работа е бъдещето, хората могат да работят нормално у дома, а не на открито37

• 20,8%Не вярвам в дистанционната работа като форма на заетост на пълен работен ден; без контрол всички в офиса работят по-зле11

53 потребители гласуваха. 29 потребители се въздържаха.

Източник: www.habr.com