Здравейте!
Надяваме се, че четете този пост в работно време, вече прехвърлени на дистанционна работа от работодателя си.
При нас успяхме да преминем на дистанционен труд доста бързо по една проста причина - от 2016 година в компанията съществува BeeFREE, нашият стратегически проект за дистанционна работа, който позволява на служителите да работят от дома.
Под катото - как всичко работи при нас, защо програмите за мониторинг на работния десктоп на служителите са по-скоро нож в крака, защо всъщност въведохме това преди 4 години, както и малко съвети за тези, за които временното дистанционно работа се оказа доста внезапно събитие, включително три капана на дистанционната работа.
И още едно малко проучване.
BeeFREE
BeeFREE беше замислен като проект, полезно влияещ както на корпоративната култура като цяло, така и на състоянието (и настроението) на отделния човек. Каквато и да е голяма компания, тя винаги се състои от хора, всеки от които има свои представи за прекрасното и околната среда, включително работната среда, графика, комфортната температура за работа, (не)приемливостта на загряването на риба в общата кухня и други подобни неща.
Някои обичат да работят в офиса, да общуват с колегите лично и (да, да) да участват в срещи. Някой е съгласен с тези, за които отвореното пространство е едно от кръговете на ада, където просто е малко по-шумно, отколкото на другите места. Трети са сигурни, че с едно добре подготвено писмо с ясно зададен въпрос може да се постигне много повече, отколкото чрез свикване на три срещи в различно време за това. А понякога дори и по-бързо.
Общо взето, през 2016 бе решено да стартираме това като пилотен проект и после да видим дали изобщо ще се закрепи, или не си заслужава да се мащабира. Както вече разбра надарения читател, то успя да се закрепи доста успешно и продължава да работи.
И така, как е устроено и какво е необходимо за преминаването на служителя на BeeFREE.
- Обсъдете всичко с прекия ръководител, който, в зависимост от ситуацията, ще даде разрешение или ще обясни защо не може. Предположим, ако човекът вече е показал, че може да работи самостоятелно и да решава задачи, то ОК, нека опита да работи от дома. А ако, обратно, човекът става ярък пример за служител, който трябва постоянно да бъде наблюдаван, коригиран, да се поправя нещо или да му се напомня, че може (и трябва) да прекара три часа в социалните мрежи в свободното си време, то това е вече друга история.
И, разбира се, редица длъжности просто не предвиждат работа от разстояние. Ще бъде малко сложно да изпратите монтажник на оптична линия да работи от дома. Разбира се, той може да морално подкрепя колегите си чрез видеовръзка, но това е малко различно. Или служителите на мобилните оператори. В общи линии, това е доста очевидно — специалист, който добре работи на лаптоп и изпълнява задълженията си от компютъра, може също толкова добре да работи и извън офиса.
- Информирайте колегите, че в определени дни няма да бъдете в офиса. BeeFREE е гъвкава система и, например, ако е било решено по време на разговора с ръководителя, че работите от дома 3 дни, а в офиса, да кажем, във вторник и сряда (или понеделник и петък), би било добре непосредствените колеги да знаят за това и веднага да ви пишат на имейла или в чатовете, вместо да ви търсят в целия офис.
- Веднъж седмично согласувайте текущите задачи с ръководителя и определяйте приоритетите. Звучи като доста банална задача, но всъщност помага да се акцентира на важните неща и облекчава странното мениджърско напрежение а-ля "Така, какво точно прави този човек, на какъв етап е всичко?" За подобно нещо в личния кабинет на служителя и ръководителя има специален списък със задачи (todo-лист), но, както показва практиката, основното е просто да се договорите. А кой, къде и как води записа на задачите и напредъка, е второстепенно. Основното е то да съществува. И не само в устна форма.
Основните принципи — при такава дистанционна работа оценяваме резултат, а не процес. Грубо казано, най-лошото, което може да направите в такава ситуация, е постоянно да контролирате работника, уточнявайки какво точно прави в момента, дали е зает с работа или с нещо друго. В най-дивите случаи работодателите понякога искат да инсталират специален софтуер за мониторинг (четете - шпионаж) на работния плот на служителя. Има странно мнение, че това мотивира служителя винаги да се занимава с работа, а не с нещо разсейващо.
Всъщност, това трябва много добре да мотивира да обновят резюмето си и да намерят работа без подобни излишни ограничения по отношение на контрола.
Същността е, че продължаваме да работим, както досега, използвайки следното.
Нашият инструментариум
Няколко корпоративни ресурса са достъпни само от вътрешната мрежа, така че проблемът с достъпа до тях се решава с помощта на VDI. За да започнете да се възползвате от предимствата на дистанционната работа, е необходимо следното.
- Подаваме необходимите заявки. Вероятно, единственият етап, така или иначе свързан с бюрокрацията и формалностите. Но когато сте голяма компания, иначе е трудно.
- След изпълнението на всички тези заявки на лаптопа на служителя (личен или служебен), се инсталира VDI, ние използваме .
- За удостоверяване на потребителя се използват данните от неговия профил + въвеждане на уникален токен (за което отговаря , приложението може да бъде инсталирано на смартфон с Android / iOS).
- Корпоративната поща и календарят - Microsoft Outlook.
Между другото, това е целият списък на задължителния софтуер, по отношение на комуникацията и задаването на задачи, оставихме всичко в ръцете на ръководителите на направленията и самите служители. На някой му е по-удобно да общува в Slack - моля. Липсват стикери за изразяване на емоции - винаги има Telegram. Никой не е отменил и Whatsapp и Skype.
Веднъж седмично в много подразделения се провеждат статуси. В нормалната епидемиологична обстановка това бе голяма хотелска зала с видеоконференция, защото имаме служители от централния офис в Москва, дистанционни работници и хора от областта, и хора от регионите, така че това се провеждаше в формат “Лично присъствие или Bluejeans”. Сега всички срещи и преговори се провеждат само дистанционно, Bluejeans или Zoom.
И още полезен софтуер за удобна дистанционна работа
Понякога работата на вашата компания зависи от един вендор, или просто вече използвате неговите продукти. Или, обратно, политиките за сигурност в компанията по редица причини забраняват да се използва софтуер на конкретна компания, което означава, че са нужни алтернативи.
Видеоконференции
(бесплатно за до 100 участника и 40 минути на една конференция, след това от 15$ на месец)
(до 50 участника от 12$ на месец, после — повече)
(в рамките на GSuite, от 5,5$ на месец на потребител, до 100 участника, 14 дни безплатен триал)
(в рамките на Office 365)
Чати и бази знания
— продуктът скоро ще навърши 7 години и през това време придоби куп полезни интеграции (Dropbox, Asana, Google Drive и др.). От прост работен чат, Slack стана комбайн, в който можете да създавате канал за всеки отдел в компанията, да обменяте файлове, бързо да свързвате нужните ботове, да мониторинг на събития, алерти за тестери, общо взето, функциите са достатъчни.
— помага за създаването на удобни бази знания (ръководства, курс за нови служители, удобни графици, задачи със статуси и, разбира се, бележки).
— вероятно класика в жанра по отношение на задаване на задачи, крайни срокове, отговорници, приоритети и др. Много полезни интеграции.
— за любителите на дъски и Atlassian.
За хората
На пръв поглед, всичко изглежда просто, преминал си на работа от разстояние и работиш от дома. Безусловно, предимствата са много — не губиш време за пътуване до работа (и нерви също), икономия на транспортни разходи и бензин и други приятни неща. Но има и редица опасности, които дебнат човека, решил да поеме по този път. Най-известната е свързана с неправилна самоорганизация. Всъщност, от нея произлизат всички останали.
Капан #1. Домашни
Ако не живеете сами, а с партньор, деца или родители, или, което е още по-опасно, с котка, то вашата работа от дома в началото ще бъде възприемана от тях доста еднозначно — яко, ти си вкъщи, значи, може да се иска всичко. Да отидеш до магазина, да направиш чай, да смениш памперс, да направиш забележка на котката за неравния бой с фикуса, да почистиш вкъщи, пак да смениш памперс.
По принцип, дори и вие да решите за себе си, че работите толкова отговорно и саможертвено от дома, ще трябва ясно да предадете на домашните, че не просто сте вкъщи пред компютъра, а сте на работа.
Помага да се отделите от подобно отбелязване на точно време, когато не трябва да бъдете разсейвани. За да разберат членовете на семейството, че между 10 и 18 (например) не трябва да ви пречат с въпроси, да ви разсейват, да ви молят да направите нещо, просто защото „в крайна сметка сте у дома”.
Разбира се, тук не трябва да се влизат в крайности, и ако например ви остават още 20 минути до края на работата, а периферното ви зрение подсеща, че детето е успяло да се измъкне от забавачката и е тръгнало да изследва друга стая само, по-добре е да станете и да предприемете мерки. Или ако искате да излезете на разходка за половин час в близкия парк - трябва да отидете и да се разходите.
Капан #2. Заблуждаващо време
Може да започне да ви се струва, че след като сте у дома, компютърът е на разположение, софтуерът е настроен и вие буквално сте на един клик от работа, то сега наистина ще успеете всичко и може да се отпуснете и да правите всичко три пъти по-бавно.
Напълно не. И ето защо.
С голяма вероятност, някои задачи ще станат повече. С голяма вероятност, общата и свикнала скорост на работа в отдела ви леко ще намалее. Защото работата в рамките на отдалечен екип година наред и работата отдалечено две седмици - това са две много различни неща. Някои хора са се подготвяли за това през последните 20 или 30 години. А за други такова внезапно отпускане може да се отрази негативно на продуктивността.
Даже ако вие, да, наистина, бързо се прехвърлите, отговорно ще бъдете винаги на линия, затваряйки задачите си два пъти по-бързо, винаги ще се намери някой, който да забавя работата. Понякога ремонти при някого, понякога токът изключен, а понякога съседят с перфоратор решава, че времето е дошло. И сега всяка видеоконференция е колективна сесия на доброжелателност.
Накратко, не призоваваме да се затваряте в много жестки рамки и незабавно да отговаряте на всяко входящо съобщение, но помнете - първият етап от превода на екипа, който е нов за дистанционната работа, ще бъде свързан с малко забавяне.
Капан #3. Липса на контрол
Както вече споменахме, най-лошото, което може да направи един работодател, е да назначи охранител и да се опитва да следи всяка ваша стъпка: на какъв етап е задачата, защо не са включени всички в копието на имейла, колко време сте прекарали днес пред компютъра, каква марка бормашина има съседът, защо имате странни тапети на работния плот и т.н.
Тук е важно да не започнете да мислите, че щом сте извън офиса, на всички изведнъж им е станало все едно къде сте и какво правите. Че всичките ви задачи са се свили в някаква папка без крайни срокове и изобщо, че не е необходимо да ги изпълнявате.
Най-важният контрол за дистанционния работник е самоходният контрол. Никой не знае по-добре от вас, в което време работите най-добре. Може би, в вашия случай, е по-добре и полезно до 15:00 изобщо да не мислите за работа и да гледате сериали, а от 16:00 до полунощ продуктивността ви е висока и за деня ще свършите толкова, колкото офис маниакът свършва за три. Офисната система с отворени пространства и игнориране на ритмите на хората не може да го разбере.
Дистанционната работа е едновременно възможност за работодателя да прецени колко добре работите, когато сте у дома, и шанс за вас да докажете, че хората всъщност могат да правят страхотни неща не само от 10 до 18, и ако не сте направили нищо до обяд, това говори само за това, че не сте направили нищо до обяд.
И още нещо
Ние в Билайн през тези години отлично тестваме BeeFREE, събрахме много обратна връзка както от служителите, така и от ръководителите им, направихме изводи, внесохме няколко корекции и продължаваме активно да използваме подхода и сега.
Сега активно помагаме на други компании да внедрят BeeFREE у тях. Как от гледна точка на хардуер и софтуер, така и с съвети. Например, ще ви помогнем бързо да развернете VDI за задачи с всякакъв профил, независимо дали вашите хора работят с ежедневни задачи или ще извършват 3D моделиране от разстояние. Имаме решения за аудио и видеоконференции, повече за BeeFREE: WorkPlace-as-a-Service можете да прочетете . Освен това за компаниите може да бъде полезен нашият , на който е необходимо да се регистрирате предварително .
Ето подробен уебинар за организация на дистанционна работа от Olga Filatova (изпълнителен вицепрезидент по управление на човешките ресурси, организационно развитие и поддръжка) и Alina Dragun (мениджър по организационно развитие на Beeline, куратор на проекта BeeFREE).
Само регистрирани потребители могат да участват в анкетата. , моля.
И малък анкета за компаниите относно дистанционната работа (можете да изберете няколко отговора).
11,3%Преведох служителите на дистанционна работа, полет нормален, след нормализация на ситуацията ще оставя тези, които искат, на дистанционна работа.
7,6%Преведох служителите на дистанционна работа, впечатленията са смесени.
1,9%Преведох служителите на дистанционна работа, не ми хареса, после ще върна всички обратно в открито пространство.
69,8%Вярвам, че дистанционната работа е бъдещето, хората могат да работят нормално у дома, а не в откритите пространства.
20,8%Не вярвам в дистанционната работа като пълна форма на заетост, без контрол в офиса всички работят по-зле.
Гласуваха 53 потребители. Въздържаха се 29 потребители.
Източник: habr.com
