Мигрирането от IBM Notes към Microsoft Exchange или Office 365 осигурява значителен брой предимства за една организация, но самият проект за миграция изглежда обезсърчителен и не е съвсем ясно откъде да започне миграцията. Самата Exchange не включва собствени инструменти за пълна миграция или съвместно съществуване на Notes и Exchange. Всъщност някои задачи за миграция и съвместно съществуване не са възможни без продукти на трети страни. В тази статия ще очертаем седем ключови стъпки, които да следвате въз основа на най-добрите практики и нашия опит с успешни миграции.

Успешната миграция включва следните стъпки:

1. Предварителна миграционна оценка.
2. Установяване на съвместно съществуване между Notes и Exchange.
3. Планирайте оптимална точност на миграцията.
4. Осигуряване на максимална ефективност на миграцията.
5. Изпълнете тестова миграция.
6. Планиране на времето на миграцията, за да се минимизира въздействието върху организацията.
7. Стартирайте миграцията и проследете нейния напредък.

В тази статия ще разгледаме как да се подготвим и завършим миграцията с помощта на две решения от Quest - Мениджър на съвместно съществуване за бележки и Мигратор за Notes to Exchange. Под разреза има някои детайли.

Стъпка 1: Предварителна оценка на миграцията

Правене на инвентаризация на текущата ви среда

Ако решите, че Exchange е правилната платформа за вашата организация, всичко, което трябва да направите, е да се преместите там. Първо, трябва да съберете информация за текущата ви среда, да съберете информация за инвентара на данните, които планирате да мигрирате, да определите какво може да бъде премахнато, за да се намали използването на дисковото пространство, да изчислите наличната честотна лента между среди и т.н. Предварителната оценка трябва да включва следните въпроси:

• Колко Notes домейни и Domino сървъри има?
• Колко пощенски кутии имате? Колко от тях не се използват?
• Колко дисково пространство заемат основните пощенски файлове? Колко са в архивите? Колко има в местните реплики?
• Къде се намират архивите?
• Колко потребители използват криптиране? Криптирано съдържание трябва да се прехвърли?
• Колко лични папки има в средата?
• Кои потребители използват връзки към документи? Колко потребители са получили връзки от други потребители и приложения?
• Колко данни ще прехвърлите? Например искате да прехвърлите данни само за последните шест месеца.
• Родните архиви ще бъдат ли мигрирани към лични архиви на Exchange или *.pst файлове на Outlook?
• Какви са ограниченията на честотната лента? Колко данни могат да бъдат прехвърлени към
  определен период от време?
• Колко място за съхранение ще е необходимо след миграцията?

Как миграцията ще се отрази на бизнеса и операциите

Проектът трябва да бъде внимателно планиран, за да се сведе до минимум времето за престой и загубата на производителност.

Например, важно е да се обмисли делегирането между потребителите - ако даден потребител мигрира, но неговият или нейният делегат остане на оригиналната платформа, как това ще се отрази на ежедневната му работа? По-общо казано, трябва да обмислите как един проект за миграция може да повлияе на всички критични бизнес процеси и работни потоци на вашата компания.

Също така е важно да вземете предвид критичните допирни точки в Notes. Например, когато работите със съобщения, е важно да анализирате приложенията и да вземете предвид взаимодействието между маршрутизирането на пощата и приложенията, за да избегнете прекъсване на бизнес процесите по време и след миграцията. Не забравяйте да зададете следните въпроси:

• Кои потребители имат делегати и как прекъсването на тази връзка може да повлияе на бизнес процесите?
• Какви приложения и бизнес процеси са свързани с имейл средата? Всяка ключова интеграция между приложението и имейл услугата, като например процеса на одобрение, ще бъде от решаващо значение при планирането на вашата миграция.
• Кои компоненти и важни характеристики на приложението трябва да бъдат запазени?
• Как можете да използвате вградените функции на новата платформа, за да постигнете функционалността, от която се нуждаете?
• Трябва ли неактивното съдържание да се архивира за бъдещо съхранение?
• Ще трябва ли някакви приложения да бъдат преустроени, за да работят правилно в новата среда?
• Как ще се измерва успехът?

Преди да започнете своята миграция, трябва да определите критерии за измерване на успеха. По-специално, трябва да разберете, че е неразумно да очаквате 100% трансфер на данни. Не всеки тип елемент на Notes има еквивалент в Exchange (Active Mail е най-фрапиращият пример). Следователно реалността е, че не всички елементи в Notes ще съществуват в Exchange след миграцията. Постижима и измерима цел е 95% от елементите да бъдат преместени в 95 процента от пощенските кутии. Измерването и документирането на резултатите е от решаващо значение за гарантиране на успеха на миграцията, а истинските резултати са възможни само ако критериите за успех са дефинирани в самото начало на проект за миграция на имейл.

Стъпка 2: Създаване на бележки и обмен на съвместно съществуване

За повечето организации миграцията е процес, а не събитие. Следователно миграциите на пощенски кутии и миграции на приложения трябва да следват график, който най-добре отговаря на бизнеса и операциите и не се основава на технически изисквания.

Разработване на стратегия за съвместно съществуване

За да се увеличи максимално стойността на миграцията, трябва да се разработи и приложи пълен план за съвместно съществуване в началото на процеса на миграция. Дефиницията на „съвместно съществуване“ може да варира от организация до организация. Някои организации активно използват данни за заетост, други изобщо не използват тази функционалност. Някои се фокусират върху мигрирането на календарни данни, докато други се фокусират върху фината настройка на мигрирането на пълна потребителска директория. Важно е да работите с всяка от заинтересованите страни, за да получите ясна представа какво наистина има значение и да помогнете на всички да разберат значението на ефективна стратегия за съвместно съществуване.

Мигрирането от Notes към Exchange и Office 365 изисква планиране за миграция на пощенска кутия и приложение едновременно. Текущата функционалност на приложението Notes трябва да се поддържа за всички потребители, независимо от текущата им имейл платформа. Тъй като потребителите мигрират към Exchange и Office 365, те трябва да имат достъп и да използват приложенията на Notes като част от съществуващите си работни процеси. Тази възможност трябва да продължи, докато приложенията на Notes не бъдат мигрирани към SharePoint или друга платформа.

В допълнение към съвместното съществуване на приложения, трябва да се реализира взаимодействие между потребители на различни платформи, преди да започне миграцията. Това включва автоматично маршрутизиране на директории и актуализации, състояния на свободен/зает и календари за всички потребители, независимо от текущата им платформа.

И накрая, трябва да помислите за сътрудничество не само между вашата имейл услуга, но и вашите календари и споделени ресурси, като зали за срещи. Потребителите трябва да могат да изтеглят информация за планиране на срещи. Това включва както еднократни, така и повтарящи се срещи. Независимо дали ангажиментите са планирани преди миграцията или са създадени по време на миграцията, точността на календарните данни трябва да се поддържа през целия проект. Трябва да гарантирате, че потребителите могат, например, да променят стаята за срещи за следващата среща в повтаряща се среща или да отменят една среща, без да причиняват конфликт и объркване в следващите срещи.

Стъпка 3: Планирайте оптимална точност на миграцията

Планирането на миграция от Notes към Exchange или Office 365 изисква разбиране на редица специфични разлики между платформите.

Имейл адреси

Данните в Notes обикновено съдържат собствени адреси, които се появяват на няколко места: в заглавките на съобщенията, вградени в архиви, лични контакти и разпределени списъци. Като част от процеса на миграция, тези собствени адреси трябва да бъдат актуализирани до SMTP адреси, за да се осигури пълна функционалност в средата на Exchange. Много организации също избират да актуализират SMTP домейна или стандарта за адресиране по време на миграцията. Ако това се отнася за вашата организация, важно е да разберете, че някои решения за миграция автоматично актуализират исторически копия на SMTP адрес за всеки потребител.

Структура на папката

В много организации потребителите използват свои собствени пощенски кутии и архиви, така че е важно да запазите тези данни. Възможността на потребителите да преглеждат пълната си структура на папките също оказва влияние върху потребителското изживяване в резултат на миграцията. Важно е да изберете решения и преходи, които поддържат целостта на папката и структурите от данни.

Локални реплики и архиви

За да контролират разходите за съхранение и да управляват по-добре растежа на данните, много организации определят квоти за пощенски кутии. Нежелана последица от тази политика често е увеличаването на броя и размера на архивите. Тези допълнителни източници на данни трябва да бъдат оценени и тяхната миграция трябва да бъде разгледана по време на планирането на миграцията. Можете да предоставите на потребителите компонент за самообслужване, който им позволява да мигрират само важни данни. За да оптимизирате съхранението на Exchange, препоръчваме да използвате друг продукт на Quest - Мениджър на архиви за Exchange, има по-специално полезна функционалност за дедупликация на прикачени файлове, аналог на DAOS в Notes.

ACL и делегиране

Списъците за контрол на достъпа (ACL) и делегирането са ключови елементи за работа в среда на Notes и те също са критични за защитата на целостта. В резултат на това е важно точно да се преведат свързаните права и правата за достъп в еквивалентни права в Exchange Server и Office 365. В идеалния случай извършването на това автоматично ще ускори процеса и ще премахне човешката грешка. За да се поддържа ефективността на защитата на информационните активи на организацията, ACL и съпоставянето на делегирането трябва да се извършват едновременно с пощенските данни. Някои организации се опитват да присвоят еквивалентни права ръчно или чрез скриптове след завършване на миграцията на данни. Този подход обаче може да повлияе негативно на производителността и да добави дупки в сигурността на данните на организацията.

Бележки собствено съдържание

Същата Active Mail. Друг често срещан проблем при мигриране от IBM Notes е срещането на много форматиран текст. Exchange и Office 365 не поддържат интегрирани таблици с раздели, бутони, запазени формуляри и друго частно съдържание в Notes. В резултат на това ще трябва или да се подготвите за загубата на тази функционалност, или да инвестирате в решение за мигриране, което може да конвертира тези елементи във формат, който може да бъде мигриран. Да кажем веднага, че решенията от Quest не конвертират това по никакъв начин и могат само да прехвърлят такива писма като прикачени файлове, така че потребителят да може след това да ги отвори чрез клиента на Notes.

Групи и лични адресни книги

Много организации широко използват публични пощенски списъци за вътрешни и
външни комуникации. В допълнение, потребителите на Notes често намират за важно да поддържат бизнес контакти в лични адресни книги. Тези източници на данни са критични за бизнес операциите и трябва да бъдат ефективно трансформирани по време на миграцията към платформата на Microsoft. В резултат на това е важно автоматично да се подготвят групите за мигриране към Active Directory и ефективно да се конвертират всички лични адреси, дори тези, които се съхраняват на настолните компютри на потребителите.

Взаимодействие с приложенията на Notes

Точките на интеграция между приложенията и пощенската услуга, като процеси на съгласуване, са важни при планирането и планирането на миграции. IBM Notes има по-тясна интеграция между имейл и приложения в сравнение с други платформи. Тези интеграции могат да включват всичко - от прости връзки към документи до бизнес процеси.

Ресурси и пощенски бази данни

Много организации използват бази данни за резервация на ресурси, бази данни за поща и други споделени бази данни в Notes. В резултат на това тези бази данни играят важна роля във функционирането на една организация. За да се осигури непрекъснатост на бизнеса и производителност на служителите, е много важно да се обмисли подходът и времето на внедряване за:

• Създаване на ресурсни пощенски кутии в целевата среда;
• Прехвърляне на данни от резервационната база данни към Exchange;
• Гарантиране, че потребителите на двете системи могат да си сътрудничат и да използват ресурси в Notes и Exchange.

Стъпка 4: Увеличете максимално ефективността на миграцията

В допълнение към осигуряването на точност на данните, също така е важно да се гарантира, че миграцията е възможно най-ефективна предвид изискванията на организацията. Ефективността на миграцията пряко зависи не само от преките разходи, но и от степента на въздействие върху бизнеса.

Архитектура на решение за миграция

Един от най-важните фактори, влияещи върху ефективността, е архитектурата на решението за миграция. Важно е да изберете решение с многонишкова архитектура, което позволява на един миграционен сървър да мигрира множество потребители едновременно. Многонишковата архитектура намалява хардуерните изисквания за миграция и увеличава скоростта на миграция, като драстично намалява общата цена на проекта. Не се заблуждавайте от решения за миграция, които твърдят, че са многонишкови, но всъщност мигрират само един потребител наведнъж и изискват добавяне на работни станции за мигриране на повече потребители наведнъж. В зависимост от конфигурацията и средата, истинските многонишкови решения са с 30 до 5000 процента по-ефективни при мигриране на данни към Exchange и Office 365.

Процес на миграция

Миграцията включва много стъпки и процесите трябва да се случат в точното време, за да се осигури плавен преход. За да се минимизира прекъсването на бизнеса и да се увеличат максимално ползите от миграцията, всички процеси трябва да бъдат интегрирани и контролирани от едно приложение, което може да се справи с всяка стъпка от миграцията своевременно.

Гъвкавост и самообслужване

Някои потребители и отдели ще трябва да се отклонят от стандартния процес на миграция. Например правният отдел може да има различни изисквания за съхранение или може да се наложи мениджърите да мигрират цялата си пощенска кутия и архиви. Ето защо е важно да изберете гъвкаво решение за миграция, което позволява на екипа за миграция лесно да се адаптира към тези изисквания. Един от най-ефективните начини да осигурите тази гъвкавост е да активирате самообслужване за някои от вашите потребители. Например, на някои потребители може да бъде разрешено да прехвърлят допълнителни данни от основните си пощенски файлове или локални данни, за да ги конвертират по-късно в личен архив на сървъра.

Стъпка 5: Изпълнете тестова миграция

След като оценката преди миграцията е завършена, стратегията за съвместно съществуване е финализирана и плановете за оптимизация са дефинирани, от решаващо значение е да получите потвърждение на стратегията чрез една или повече пилотни миграции.

Целта на пилотната миграция е да се тестват разработените процедури и да се идентифицират проблеми, които могат да възникнат след началото на пълната миграция, като им се даде възможност да ги разрешат, преди да започне миграцията на живо. В резултат на това трябва да се очакват и дори приветстват проблеми по време на пилотната миграция.

Определяне на обема на пилотната миграция

Пилотната миграция трябва да бъде достатъчно голяма, за да събере представителна извадка от данни и да отговори на съответните въпроси, които могат да възникнат по време на бойната миграция. Ако мигрирате няколко хиляди пощенски кутии, размерът на извадката трябва да е достатъчен. За много големи миграции процентът може да е по-малък.

Избор на данни и системи

По време на процеса на пилотна миграция е важно да се използват бойни данни и бойни системи. Това е много важно поради няколко причини:

• Трябва да разберете как ще се държи бойната среда. Синтетично генерираната среда няма да бъде представителна за бойната среда.
• Можете да получите повече информация относно шифрованите съобщения, честотата на типове съобщения, които не се намират в Exchange, и изискванията за съхранение въз основа на примерни данни.

Задаване на очаквания

Процесът на пилотна миграция също предоставя отлична възможност за тестване на критериите за успех, очертани за проекта, и калибриране на очакванията за оставащата миграция. Ако са необходими корекции, те трябва да бъдат документирани и взети предвид по време на бойната миграция.

Стъпка 6: Планирайте времето за миграция, за да минимизирате въздействието върху организацията

Групиране на потребители

За да се сведе до минимум въздействието върху потребителите и организацията като цяло, потребителите, които работят заедно, трябва да бъдат мигрирани едновременно. Ключовите фактори, които трябва да имате предвид при създаването на тези групи, включват делегиране. Потърсете решение, което може да препоръча колекции за мигриране въз основа на информация за потребителските взаимоотношения в изходната среда.

Време за миграция

След като миграцията на групата приключи, не забравяйте да планирате часа, в който
въздействието върху тези потребители е минимално. Това може да означава насрочване на прозорец за миграция за определено време от деня, за да се избегне мигриране през работно време, в края на месец от годината или по време на периоди за поддръжка. Например екипите по продажбите вероятно не трябва да мигрират до края на тримесечието, а счетоводните и правните отдели вероятно ще имат ограничения за това кога могат да мигрират.

Стъпка 7: Стартирайте миграцията и проследете нейния напредък

С въведени пилотно валидирани подходи за миграция на данни, бойните миграции трябва да се превърнат в рутинни събития. Вероятно ще има леки корекции по време на целия процес, за да се съобразят с нуждите на определени групи. Ще бъде необходимо внимателно наблюдение, за да се гарантира, че всички непредвидени обстоятелства са взети предвид по време на планирането и пилотната фаза. Процесът обаче трябва да става все по-автоматизиран. Изпълнението на графика за бойна миграция е важно за документиране и съобщаване на напредъка в цялата организация, за да се осигури потвърждение, че очакванията са изпълнени. Мониторингът и обратната връзка остават ключови аспекти на успешната миграция през целия процес.

Заключение

Покрихме нещата, които трябва да вземете предвид, когато мигрирате вашата пощенска услуга. Ако в момента сте в процес на избор на решение за миграция или просто обмисляте това, важно е да вземете всичко това предвид. Ние работим с миграционни решения от Quest и сме готови да ги препоръчаме като най-ефективни за намаляване на броя на ръчните стъпки и увеличаване на количеството прехвърлени данни в резултат на миграцията.

Ако искате да научите повече за ефективните подходи за миграция, изпратете заявка до форма за обратна връзка на нашия уебсайт или просто се обадете, а също така можете да изучавате допълнителни материали, като използвате връзките по-долу:

Хабр статия: Миграция на IBM Lotus Notes/Domino към Microsoft Exchange

Quest Migrator за бележки за обмен на уебсайта на Gals

Quest Coexistence Manager за бележки на уебсайта на Gals

Quest Migrator за бележки за обмен на уебсайта на Quest

Quest Coexistence Manager за бележки на уебсайта на Quest

Източник: www.habr.com