Преминаването от IBM Notes към Microsoft Exchange или Office 365 предлага значителни предимства за организацията, но самият проект по миграция изглежда плашещо и не е ясно откъде да се започне миграцията. Самият Exchange не разполага със собствени инструменти за пълна миграция или установяване на съвместна работа между Notes и Exchange. Всъщност, изпълнението на някои задачи по миграция и съвместна работа е невъзможно без външни продукти. В тази статия ще опишем седем основни стъпки, които трябва да бъдат изпълнени в съответствие с най-добрите практики и нашия опит в успешните миграции.

Успешната миграция включва следните стъпки:

Предварителна оценка на миграцията.
Установяване на съвместна работа между Notes и Exchange.
Планиране на оптималната точност на миграцията.
Осигуряване на максимална ефективност на миграцията.
Стартиране на пробна миграция.
Планиране на времето за миграция с цел минимизиране на влиянието върху организацията.
Стартиране на миграцията и проследяване на нейния напредък.

В тази статия ще разгледаме как да се подготвим за миграция и да я извършим с помощта на две решения от Quest — Coexistence Manager for Notes и Migrator for Notes to Exchange. Под катом някои подробности.

Стъпка 1: Предварителна оценка на миграцията

Извършване на инвентаризация на текущата среда

Ако сте решили, че Exchange е подходящата платформа за вашата организация, остава да се премести там. Първо, трябва да съберете информация за текущата среда, да съберете инвентарна информация за данните, които планирате да пренесете, да определите какво може да се изтрие, за да се намали използването на дисковото пространство, да се изчисли наличната пропускателна способност между средите и т.н. Предварителната оценка трябва да включва следните въпроси:

Колко домейна Notes и сървъри Domino съществуват?
Колко пощенски кутии имате? Колко от тях не се използват?
Колко място за диска заемат файловете на основната поща? Колко в архивите? Колко в локалните реплики?
Къде се намират архивите?
Колко потребители използват криптиране? Трябва ли да се пренесе криптираното съдържание?
Колко лични папки съществуват в средата?
Колко потребители използват връзки към документи? Колко потребители получиха връзки от други потребители и приложения?
Колко данни смятате да пренесете? Например, искате да пренесете данни само за последните шест месеца.
Ще бъдат ли пренесени местните архиви в лични архиви Exchange или в файлове *.pst на Outlook?
Какви са ограниченията на пропускателната способност? Колко данни могат да бъдат пренесени за
определен период от време?
Какъв обем хранилище ще е необходим след миграцията?

Как миграцията ще повлияе на бизнеса и оперативната дейност

Необходимо е внимателно планиране на проекта, за да се минимизират прекъсванията и загубата на производителност.

Например, важно е да се вземе предвид делегирането между потребителите — ако потребител мигрира, но неговият или нейният делегат остава на изходната платформа, как това ще повлияе на ежедневната им работа? В по-широк смисъл, трябва да се обмисли как проектът по миграция може да повлияе на всички важни бизнес процеси и работни потоци в компанията.

Също така е важно да се вземат предвид критичните точки на взаимодействие в Notes. Например, при работа с съобщения, важно е да се анализират приложенията и да се вземе предвид взаимодействието между маршрутизацията на пощата и приложенията, за да се избегне нарушаване на бизнес процесите по време и след миграцията. Задължително трябва да се зададат следните въпроси:

При кои потребители има делегати и как нарушаването на тези отношения може да повлияе на бизнес процесите?
Кои приложения и бизнес процеси са свързани със средата на електронната поща? Всяка ключова интеграция между приложение и пощенска услуга, например, процес на одобрение, ще бъде решаваща при планиране на миграцията.
Кои компоненти и важни функции на приложението трябва да се запазят?
Как можем да използваме вградените функции на новата платформа за постигане на необходимата функционалност?
Трябва ли да архивираме неактивно съдържание за по-дългосрочно съхранение?
Ще е необходимо ли да преосновим някакви приложения и да функционират правилно в новата среда?
Как ще се измерва успехът?

Преди да започнете миграцията, е необходимо да определите критериите за измерване на успеха. По-специално, е важно да разберете, че не е разумно да очаквате 100% пренос на данни. Не всеки тип елемент в Notes има еквивалент в Exchange (Active Mail е най-явният пример). Следователно, реалността е, че не всички елементи в Notes ще съществуват в Exchange след миграцията. Постижимата и измерима цел е 95% от елементите да бъдат пренесени за 95 процента от пощенските кутии. Измерването и документирането на резултатите са от решаващо значение за осигуряване на успеха на миграцията, а истински резултати са възможни само ако критериите за успех са определени в самото начало на проекта за миграция на електронната поща.

Стъпка 2: установяване на сосуществуването между Notes и Exchange

За повечето организации миграцията е процес, а не събитие. Следователно, миграцията на пощенските кутии и преносът на приложения трябва да се съобразят с график, който по-добре отговаря на бизнеса и оперативната дейност, а не да се основава на техническите изисквания.

Разработка на стратегия за сосуществуване

За да се увеличи стойността от миграцията, пълен план за сосуществуване трябва да бъде разработен и реализиран в ранните етапи на миграционния процес. Определението за "сосуществуване" може да бъде различно за различните организации. Някои организации активно използват данните Free/Busy, докато други изобщо не използват тази функционалност. Някои акцентират на миграцията на данните от календара, докато други се фокусират върху внимателното прехвърляне на пълния каталог на потребителите. Важно е да работите с всяка от заинтересованите страни, за да получите ясна представа за това, което наистина има значение, и да помогнете на всички да разберат важността на ефективната стратегия за сосуществуване.

Преминаването от Notes към Exchange и Office 365 изисква планиране на миграцията на пощенските кутии и приложения едновременно. Трябва да се поддържа текущата функционалност на приложенията Notes за всички потребители, независимо от тяхната текуща пощенска платформа. Както потребителите, преминали на Exchange и Office 365, те трябва да имат достъп и да използват приложенията Notes в рамките на съществуващите работни процеси. Тази възможност трябва да се запази до момента, в който приложенията Notes бъдат прехвърлени на SharePoint или друга платформа.

Освен съвместимостта на приложенията, взаимодействието между потребителите на различни платформи трябва да бъде реализирано преди инициирането на миграцията. Това включва автоматичен маршрутизиране и обновление на директории, статуси Free/Busy и календари за всички потребители, независимо от текущата им платформа.

Накрая, трябва да се вземе предвид съвместната работа не само на услугата за електронна поща, но също и на календарите и споделените ресурси, като например конферентни зали. Потребителите трябва да могат да качват информация за графика на срещите. Това включва както еднократни, така и повторяеми срещи. Независимо дали срещите са били планирани преди миграцията или създадени по време на миграцията, точността на данните в календара трябва да бъде осигурена през целия проект. Трябва да се гарантира, че потребителите могат, например, да променят конферентната зала за най-близката среща от повторяемите срещи или да отменят една среща, без да предизвикват конфликти и неразберии в следващите срещи.

Стъпка 3: Планиране на оптималната точност на миграцията

Планирането на прехода от Notes към Exchange или Office 365 изисква разбиране на редица специфични разлики между платформите.

Адреси на електронна поща

Данните от Notes обикновено съдържат собственически адреси, които се появяват на различни места: в заглавките на съобщения, вградени в архиви, лични контакти и разпределени списъци. В рамките на процеса на миграция, тези собственически адреси трябва да бъдат обновени до SMTP-адреси, за да се осигури пълнофункционалност в среда Exchange. Много организации също предпочитат да обновят домейна на SMTP или стандартния адрес по време на миграцията. Ако това важи за вашата организация, е важно да разберете, че някои решения за миграция автоматично актуализират екземпляри на историческия SMTP-адрес за всеки потребител.

Структура на папката

В много организации потребителите използват своите пощенски кутии и архиви, така че е важно да се запазят тези данни. Възможността на потребителите да преглеждат цялата си структура от папки също влияе на потребителското изживяване в резултат на миграцията. Важно е да се намерят решения и преходни процеси, които поддържат целостта на папките и структурите на данните.

Локални реплики и архиви

С цел да се контролира разходите за съхранение и да се управлява растежа на обема данни, много организации задават квоти за пощенските кутии. Непреднамереното следствие на тази политика често е увеличаването на количеството и размера на архивите. Тези допълнителни източници на данни трябва да бъдат оценени и въпросът за тяхната миграция е важен по време на планирането на миграцията. Може да се предостави компонент за самообслужване на потребителите, който да им позволи да пренесат само важните данни. За оптимизация на хранилището Exchange препоръчваме да се използва друг продукт на Quest — Archive Manager for Exchange, който включва, в частност, полезна функционалност за дедупликация на вложени файлове, аналогична на DAOS в Notes.

ACL и делегиране

Разрешителните списъци за контрол на достъпа (ACL) и делегирането са ключови елементи за операционната среда в Notes и са решаващи за защитата на целостта. Важно е точно преобразуване на свързаните права и права за достъп в еквивалентни права в Exchange Server и Office 365. Идеално би било да се направи това автоматично, което ще ускори процеса и ще изключи човешката грешка. За да се поддържа ефективността на защитата на информационните активи на организацията, ACL и преобразуването на делегирането трябва да се извършат едновременно с пощенските данни. Някои организации се опитват да назначат еквивалентни права ръчно или с помощта на скриптове след завършване на преноса на данни. Въпреки това, такъв подход може да повлияе негативно на производителността и да добави пропуски в защитата на данните на организацията.

Собствено съдържание на Notes

Този активен мейл. Друга разпространена проблема, когато миграцията от IBM Notes среща голямо количество форматиран текст. Exchange и Office 365 не поддържат интегрирани таблици с раздели, бутони, запазени форми и друго собствено съдържание в Notes. В резултат на това ще е необходимо или да се подготвите за загубата на тази функционалност, или да инвестирате в решение за миграция, което може да преобразува тези елементи в формат, който може да бъде пренесен. Да отбележим, че решенията от Quest не конвертират тези елементи и най-много могат да пренесат такива имейли като прикачени файлове, за да може потребителят да ги отвори по-късно чрез клиента на Notes.

Групи и лични адресни книги

Много организации широко използват публични списъци за разпращане за вътрешна и
външна комуникация. Освен това, потребителите на Notes често считат за важно да поддържат бизнес контакти в личните адресни книги. Тези източници на данни са важни за бизнес операциите и трябва да бъдат ефективно преобразувани по време на прехода към платформата Microsoft. В резултат на това е важно автоматично да се подготвят групите за миграция в Active Directory и да се конвертират ефективно всички лични адреси, дори и тези, които се съхраняват на работните места на потребителите.

Взаимодействие с приложенията на Notes

Точките на интеграция между приложенията и пощенската услуга, като процесите на одобрене, имат голямо значение при планирането и съставянето на графика на миграцията. IBM Notes има по-тясна интеграция между имейла и приложенията в сравнение с други платформи. Тези интеграции могат да включват всичко: от прости doclink-ове до бизнес процеси.

Ресурси и пощенски бази данни

Много организации използват бази данни за резервиране на ресурси, пощенски бази данни и други общи бази данни в Notes. В резултат на това, тези бази данни играят важна роля в работата на организацията. За осигуряване на непрекъснатост на бизнеса и продуктивността на служителите, е много важно да се вземат предвид подходът и сроковете за реализация:

Създаване на ресурсни пощенски кутии в целевата среда;
Пренос на данни от базата за резервиране в Exchange;
Обезпечаване на това, че потребителите на двете системи могат да си сътрудничат и да ползват ресурсите в Notes и Exchange.

Стъпка 4: осигуряване на максимална ефективност на миграцията

Освен че осигурява точност на данните, също е важно да се осигури възможно най-ефективна миграция, отчитайки изискванията на организацията. Ефективността на миграцията зависи пряко не само от прякото разходно, но и от степента на влияние върху бизнеса.

Архитектура на миграционното решение

Един от най-важните фактори, които влияят на ефективността, е архитектурата на миграционното решение. Много е важно да изберете решение с многопоточна архитектура, което позволява на един сървър за миграция да пренася множество потребители едновременно. Многопоточната архитектура намалява изискванията към оборудването за миграция и увеличава скоростта на миграция, значително намалявайки общата стойност на проекта. Не се подвеждайте от миграционни решения, които твърдят, че са многопоточни, но всъщност извършват миграция само на един потребител по едно време и изискват добавяне на работни станции, за да пренесат повече потребители едновременно. В зависимост от конфигурацията и средата, истинските многопоточни решения са от 30 до 5000 процента по-ефективни при пренасяне на данни към Exchange и Office 365.

Процес на миграция

Миграцията включва множество стъпки и процесите трябва да се случват в правилното време, за да се осигури плавен преход. За да се минимизират неизправностите в бизнеса и да се максимизират ползите от прехода, всички процеси трябва да бъдат интегрирани и контролирани от едно приложение, което може навреме да изпълнява всяка стъпка на миграцията.

Гъвкавост и самообслужване

Някои потребители и отдели може да имат нужда от отклонение от стандартната процедура за миграция. Например, юридическият отдел може да има различни изисквания относно съхранението, или мениджърите може да пожелаят да пренесат целия пощенски кутии и всички архиви. Затова е важно да изберете гъвкаво миграционно решение, което позволява на екипа за миграция лесно да се адаптира към тези изисквания. Един от най-ефективните методи за осигуряване на такава гъвкавост е използването на възможността за самообслужване за част от потребителите. Например, на някои потребители може да бъде разрешено да пренасят допълнителни данни от основните си пощенски файлове или локални данни, за да могат след това да ги преобразуват в личен архив на сървера.

Стъпка 5: стартиране на пробна миграция

След завършване на оценката на предварителната миграция, доработването на стратегията за съжителство и определянето на плановете за оптимизация, много е важно да получите потвърждение за правилността на стратегията чрез една или повече пилотни миграции.

Целта на пилотната миграция е да провери разработените процедури и да открие проблемите, които могат да възникнат след началото на пълната миграция, давайки възможност за решаването им преди започването на реалната миграция. В резултат се очаква и дори се приветстват проблеми по време на пилотната миграция.

Определяне на обхвата на пилотната миграция

Пилотната миграция трябва да бъде достатъчно голяма, за да събере репрезентативна извадка от данни и да отговори на съответните въпроси, които могат да се появят по време на реалната миграция. Ако премествате няколко хиляди пощенски кутии, извадката трябва да бъде достатъчна. За много големи миграции процентът може да бъде по-малък.

Избор на данни и системи

По време на пилотната миграция е важно да се използват реални данни и системи. Това е много важно по няколко причини:

Необходимо е да разберете как ще се държи реалната среда. Синтетично създадената среда няма да бъде репрезентативна на реалната среда.
Можете да получите допълнителни данни за криптираните съобщения, честотата на типовете съобщения, които не са налични в Exchange, и изискванията за съхранение на основание на проби от данни.

Установяване на очаквания

Процесът на пилотната миграция също така осигурява прекрасна възможност за проверка на критериите за успех, изложени за проекта, и за калибриране на очакванията за оставащата миграция. Ако са необходими корекции, те трябва да бъдат документирани и отчетени при реалната миграция.

Стъпка 6: планиране на времето за миграция с цел минимизиране на влиянието върху организацията

Групиране на потребители

За да се минимизира влиянието върху потребителите и организацията като цяло, е необходимо да се преместят едновременно потребители, които работят заедно. Основните фактори, които трябва да се вземат предвид при създаването на тези групи, включват делегиране. Търсете решение, способно да препоръча колекции за миграция на база информация за връзките между потребителите в изходната среда.

Срокове за миграция

След завършване на миграцията на групите, задължително посочете в графика времето, в което
Влиянието върху тези потребители е минимално. Това може да означава планиране на времеви прозорец за миграция за определен час от денонощието, за да се избегне миграцията в работно време, в края на месеца или по време на техническо обслужване. Например, екипите по продажби вероятно не трябва да мигрират в близост до края на тримесечието, а счетоводният и правният отдел със сигурност ще имат ограничения по сроковете си за миграция.

Стъпка 7: стартиране на миграцията и проследяване на нейния напредък

С потвърдени пилотни подходи за прехвърляне на данни, бойните миграции трябва да станат рутинни събития. Вероятно ще има малки корекции по време на целия процес, за да се вземат предвид нуждите на определени групи. Стриктното наблюдение все още ще бъде необходимо, за да се гарантира, че всички непредвидени обстоятелства са взети предвид по време на планирането и пилотната фаза. Обаче, процесът трябва да стане все по-автоматизиран. Изпълнението на графика на бойните миграции е важно да бъде документирано и да се информира напредъкът на цялата организация, за да се осигури потвърждение, че очакванията са изпълнени. Наблюдението и обратната връзка остават ключови аспекти на успешната миграция през целия процес.

Заключение

Разказахме ви за нещата, които трябва да се вземат предвид при миграцията на пощенската услуга. Ако в момента сте в процес на избор на решение за миграция или просто обмисляте такова, е важно всичко това да се вземе предвид. Работим с решения за миграция от Quest и сме готови да ги препоръчаме като най-ефективни за намаляване на ръчните действия и увеличаване на количеството прехвърлени данни в резултат на миграцията.

Ако искате да научите повече за ефективните подходи към миграцията, оставете запитване в формата за обратна връзка на нашия сайт или просто се обадете, а също така можете да изследвате допълнителни материали чрез следните връзки:

Статия на Хабр: Миграция на IBM Lotus Notes/Domino в Microsoft Exchange

Quest Migrator for Notes to Exchange на сайта Gals

Quest Coexistence Manager for Notes на сайта Gals

Quest Migrator for Notes to Exchange на сайта Quest

Quest Coexistence Manager for Notes на сайта Quest

Източник: habr.com