ERP система: какво е това, защо трябва да се внедри и има ли нужда вашата компания от нея?

При внедряване на готови ERP системи 53% от фирмите опит сериозни предизвикателства, които изискват промени в бизнес процесите и организационните подходи, а 44% от компаниите са изправени пред значителни технически проблеми. В поредица от статии ще обясним какво е ERP система, с какво е полезна, как да определим необходимостта от нейното внедряване, какво трябва да знаете при избора на доставчик на платформа и как да я внедрите.

Концепцията за ERP система идва от САЩ и буквално се превежда като планиране на ресурсите на предприятието – Enterprise Resource Planning. Академично това изглежда така: „ERP е организационна стратегия за интегриране на производство и операции, управление на труда, финансов мениджмънт и управление на активи, фокусирана върху непрекъснатото балансиране и оптимизиране на ресурсите на предприятието чрез специализиран, интегриран приложен софтуерен пакет (софтуер), който предоставя общ модел на данни и процеси за всички области на дейност."

Всеки доставчик може да разбере разработената от него система по свой начин, въз основа на нейния фокус и задачи, които трябва да реши. Например една ERP система е по-подходяща за търговия на дребно, но не е подходяща за петролна рафинерия. Освен това всяка компания и нейният служител, който използва платформата, си я представя по различен начин, в зависимост от частта, с която се докосва в работата си.

В основата си ERP е информационна система за управление на всички бизнес процеси и ресурси на компанията, базирана на единна база данни. 

Защо се нуждаете от ERP система?

Като всяка информационна система ERP работи с данни. Всеки служител и отдел постоянно създава стотици мегабайти информация. В малка организация мениджърът има директен достъп до цялата информация и време за наблюдение на процесите. Ако голям обем данни се създава в рамките на един или два бизнес процеса, тогава мениджърът трябва само да ги дигитализира с целеви ИТ решения. Обикновено една организация купува счетоводен софтуер и, например, CRM.

С разрастването на компанията онези отделни процеси, чието управление преди това отнемаше минимално време, се трансформират в големи обеми информация. Във връзка с други бизнес процеси, разнородните информационни потоци изискват огромен административен персонал, който да ги комбинира и анализира. Затова ERP система е необходима не на малкия, а на средния и голям бизнес.

Как да разберем, че една компания се нуждае от ERP система

Една типична история за нашите клиенти е така. В един момент става ясно, че всички основни процеси са автоматизирани и ефективността на работата не се увеличава. 

Оказва се, че всеки процес се намира в своя отделна информационна система. За да ги свържат, служителите ръчно въвеждат данни във всяка система, а след това ръководството ръчно събира дублираните данни, за да анализира дейностите на цялата компания. По принцип такава механика на работа е продуктивна до определен момент. Основното нещо е да се определи моментът на постигане на максимална ефективност, преди да настъпи, а не когато е необходимо да се променят механизмите на процесите в авариен режим.

Нито една от информационните системи никога няма да отчете, че е настъпил моментът, в който компанията е израснала до нивото, където е необходима ERP система. Световният опит показва 4 основни знака, които ще ви позволят да разберете това:

Няма достатъчно данни за вземане на информирано управленско решение.

Всяко решение в бизнеса има последствия, които в крайна сметка водят до финансови загуби или, обратно, до приходи. Качеството на едно решение зависи от информацията, на която се основава. Ако данните са остарели, непълни или неправилни, решението ще бъде неправилно или небалансирано. 

Основните причини за несъответствие на информацията: 

• критичната информация е разпръсната между отделни служители и отдели; 

• няма правила за събиране на данни; 

• Информацията се събира от служители с различни роли и по различно време.

С ERP платформа, която отговаря на вашите бизнес процеси, можете да централизирате всичките си данни. Цялата информация се създава от всеки служител и отдел в единна система в реално време. Това означава, че данните, от които вие и всеки друг в компанията може да се нуждаете, винаги са възможно най-точни и актуални.

Липсата на интеграция между ИТ системите води до оперативни повреди и възпрепятства растежа на компанията.

Всяка ИТ система има свои собствени изисквания за формат на данните, изграждани по различно време и използващи различни технологии, принципи и езици за програмиране. Това се отразява в работата на служителите, които си взаимодействат сякаш на различни езици, и в скоростта на взаимодействие. 

Една ERP система комбинира отделни функции в едно интегрирано и лесно за разбиране пространство. ERP системата действа като преводач, говорейки множество езици за програмиране, за да осигури сътрудничество и последователност.

Вашите клиенти са недоволни от услугата.

Ако клиентите се оплакват или напускат, трябва да помислите за ефективността. Това се дължи на търсенето, което надвишава предлагането, закъснели доставки, бавно обслужване или просто общо усещане, че бизнесът няма ресурсите или времето да се погрижи за всеки клиент. 

Когато един бизнес се разрасне до среден или голям размер, ERP превръща недоволните клиенти в лоялни. Клиентите започват да усещат подобрението в обслужването и усещат промените заедно с компанията.

Използвате остарели системи.

Според проучване Докладът за тенденциите в защитата на данните на Veeam за 2020 г. основната бариера пред дигиталната бизнес трансформация са остарелите технологии. Ако една компания все още работи със системи за ръчно въвеждане или документи на хартиен носител, то в следпандемичния период тя определено ще изостане. 

Освен това ИТ системите на една компания може да са доста модерни, но дезинтегрирани. В този случай всеки отдел създава свой информационен бункер, данните от който излизат дозирано или некоректно. Ако интеграцията на отделни системи е изключително скъпа или невъзможна, тогава се налага промяната им в единна ERP система.

Какви предимства предоставя ERP системата на бизнеса?

ERP системата е продукт, който фирмата закупува за своя сметка. Изпълнението му се разглежда като инвестиция, която трябва да носи печалба. Никой производител на ERP система не гарантира, че тя ще донесе ръст на приходите на компанията. И това важи не само за ERP системите, но и за всякакви IT решения. Въпреки това, всички предимства на внедряването косвено влияят върху печалбите:

Спестявания на ИТ системи

Вместо да харчите ресурси за няколко различни системи, всяка от които изисква специализирана поддръжка, инфраструктура, лицензи и обучение на служителите, можете да концентрирате всички разходи върху една ERP платформа. Състои се от модули, които заместват различни системи с интегрирани части. 

Ако една ERP система е разработена от нулата, за да отговори на нуждите на конкретна компания, тя може да включва системи и услуги на трети страни, които ще бъдат удобни за работа на бизнес партньори, доставчици, клиенти и други контрагенти.

Пълна прозрачност

ERP предоставя на управлението пълен достъп до всеки бизнес процес на всеки отдел 24/7. Например, можете да проследявате инвентара на ежедневна база, включително планирани доставки и доставки в транзит. Наличието на пълна картина на нивата на запасите ви позволява да контролирате по-точно оборотния капитал.

Автоматизирани отчети и мощно планиране

ERP създава единна, унифицирана система за отчитане на всички процеси. Той автоматично генерира полезни отчети и анализи по всяко време. С него ръководството няма да трябва да събира ръчно таблици и писма. 

Така платформата освобождава време за стратегическо планиране, по-добър анализ и сравнение на представянето на отделите. ERP системата помага да се открият тенденции в анализа, които не са били забелязани преди и дори не са имали шанс да бъдат забелязани.

Повишена ефективност

Самото ERP не е панацея. Важно е не само да се съобразите със спецификата на бизнеса, но и да го реализирате правилно. Според проучване С 315 готови доставчици на ERP системи, делът на внедряванията, които са били само частично успешни, се оценява на между 25 и 41 процента, в зависимост от индустрията. Правилното ERP значително намалява времето и усилията, изразходвани за рутинна работа. 

Обслуживание клиентов

Обслужването на клиенти е ключова част от бизнеса. Една ERP система измества фокуса на служителите от поддържане на клиентски регистри към изграждане и поддържане на взаимоотношения с клиенти. 

Статистиката показва, че 84 процента от клиентите са разочаровани в компанията, ако не получат достатъчно отговори на запитвания. ERP предоставя на служителя цялата необходима информация и клиентска история в момента на контакта. С него служителите се занимават не с бюрокрация, а с привличане и задържане на клиенти. Клиентите усещат ползите от прилагането му, дори без да знаят за промените в компанията.

Защита на данните

Едва ли има информационна система, която да гарантира абсолютна сигурност на данните. Лични данни на клиенти и служители, имейли, интелектуална собственост, финансови данни, фактури, договори – колкото повече системи обработват тази информация, толкова по-трудно е да се проследят рисковете. ERP системата въвежда единни стандарти за достъп, въвеждане и извеждане на данни и централизирано съхранение на информация. 

Но колкото по-голям е пазарният дял на една готова ERP система, толкова по-често тя е обект на хакерски атаки. За предпочитане е да разработите собствена ERP система, до чиято кодова база ще имате достъп само вие. Ако ERP системата на вашата компания е разработена от нулата, хакерите няма да могат да намерят копия на системата, за да я тестват първо за уязвимости.

Продуктивност на сътрудничеството

Често интересът към сътрудничество между отдели или служители избледнява, защото трансферът на данни изисква много рутинни операции или поради психологическия климат в компанията. Единната система автоматизира достъпа до информация, елиминира негативното преживяване на човешкия фактор и ускорява комуникацията в компанията.

Унифицирани бизнес процеси

Предварително изградените ERP системи са разработени в съответствие с най-добрите практики в индустрията. Това позволява на бизнеса да стандартизира собствените си процеси. 

В действителност обаче едно предприятие трябва да направи труден избор: или отнема дълго и скъпо време, за да настрои и модифицира ERP системата, за да отговаря на стандартите на предприятието, или е болезнено да персонализира собствените си бизнес процеси към стандарти на ERP системата. 

Има и трети начин - първоначално да разработите системата за собствените си бизнес процеси.

Мащабируемост

Независимо дали разширявате клиентската си база, разширявате се на нови пазари, въвеждате нови процеси, отдели или продукти или по друг начин мащабирате бизнеса си, с правилния доставчик, вашата ERP платформа може да се адаптира към промените.

Тъй като ERP системата се внедрява във всички процеси на компанията, списъкът с предимства може да се увеличи в зависимост от спецификата. Има десетки и стотици готови решения, разработени на пазара, които принуждават купувачите в рамките на абонаменти, скорост на актуализации и поддръжка, затворена функционалност и архитектура - в рамките на един доставчик. Само разработването на собствена ERP система предоставя максимални възможности без никакви ограничения. 

Прочетете следващите статии, за да научите как да изберете производител на ERP система, какви въпроси да зададете, за да не загубите пари и какво да имате предвид, когато планирате внедряването.

Източник: www.habr.com