ERP система: какво е, защо да внедрите и необходима ли е на вашата компания

При внедряване на готови ERP системи 53 % от компаниите искат значителни изменения, които изискват промени в бизнес процесите и организационните подходи, а 44 % от компаниите се сблъскват със сериозни технически проблеми. В серия статии разглеждаме какво е ERP система, какви са ползите от нея, как да определите необходимостта от нейното внедряване, какво трябва да знаете при избора на доставчик на платформата и как да я внедрите.

Понятието ERP система идва от САЩ и буквално се превежда като планиране на ресурсите на предприятието — Enterprise Resource Planning. Академично това изглежда така: „ERP е организационна стратегия за интеграция на производството и операциите, управление на човешките ресурси, финансов мениджмънт и управление на активите, насочена към непрекъсната балансировка и оптимизация на ресурсите на предприятието чрез специализиран интегриран пакет от софтуер (ПО), осигуряваща обща модел на данните и процесите за всички сфери на дейност.“

Всеки доставчик може да разбира разработената от него система по своему в зависимост от нейното предназначение и решаваните задачи. Например, една ERP система е по-подходяща за търговия на дребно, но не е подходяща за нефтопреработвателно предприятие. Освен това, всяка компания и нейният служител, който ползва платформата, я представят по свой начин, в зависимост от частта, с която се запознават в работата.

По своята същност ERP – това е информационна система за управление на всички бизнес процеси и ресурси на компанията на базата на единна база данни. 

За какво е необходима ERP система

Както и при всяка информационна система, ERP работи с данни. Всеки служител и отдел постоянно създават стотици мегабайти информация. В малка организация ръководителят има непосредствен достъп до всички данни и време за проследяване на процесите. Ако голям обем данни се създава в рамките на един-два бизнес процеса, то на ръководителя му е достатъчно да цифровизира тях с точкови ИТ решения. Както обикновено, организацията купува софтуер за счетоводство и, например, CRM.

С развитието на компанията, отделните процеси, управлението на които преди е изисквало минимално време, се трансформират в обширни обеми информация. В комбинация с други бизнес процеси, разпокъсаните информационни потоци изискват голям административен екип за тяхното интегриране и анализ. Поради това ERP система е необходима не само на малкия, а и на средния и големия бизнес.

Как да разберем, че на компанията ѝ е нужна ERP система

Обичайната история на нашите клиенти изглежда по следния начин. В някакъв момент става ясно, че всички основни процеси са автоматизирани, а ефективността на работата не се повишава. 

Установява се, че всеки процес е в своя отделна информационна система. За да ги свържат, служителите ръчно въвеждат данни във всяка система и след това ръководството ръчно събира дублирани данни за анализ на дейността на цялата компания. В принципе, такава механика на работа е продуктивна до определен момент. Важно е да се определи моментът на достигане на максимална ефективност, преди да настъпи, а не когато механизмите на процесите трябва да се променят в режим на спешност.

Няма нито една от информационните системи, която да уведоми, че е настъпил моментът, когато компанията е достигнала ниво, на което ѝ е необходима ERP система. Световният опит показва 4 основни признака, които ще помогнат да се разбере това:

Данните за вземането на обосновано управленско решение стават недостатъчни.

Всяко решение в бизнеса има последствия, които в крайна сметка водят до финансови загуби или, наоборот, до доходи. Качеството на решението зависи от информацията, на която се основава. Ако данните са остарели, непълни или некоректни, решението ще бъде неправилно или не балансирано. 

Основни причини за противоречивостта на информацията: 

• критично важната информация е разпръсната сред отделни служители и отдели; 

• липсват регламенти за събиране на данни; 

• събирането на информация се извършва от служители с различни роли и в различно време.

С наличието на ERP платформа, подходяща за вашите бизнес процеси, можете да централизирате всички данни. Цялата информация се създава от всеки служител и отдел в единна система в реално време. Това означава, че данните, които може да ви трябват и на другите в компанията, винаги са максимално точни и актуални.

Липсата на интеграция между ИТ системите води до проблеми в работата и пречи на растежа на компанията.

Всяка ИТ система има своите изисквания към формата на данните, изградена е в различно време и на различни технологии, принципи и програмни езици. Това се отразява на работата на служителите, които взаимодействат като че ли говорят на различни езици, и на скоростта на взаимодействието. 

ERP системата обединява отделните функции в едно интегрирано и разбираемо пространство. ERP системата работи като преводач, говорещ на множество програмни езици, за да осигури съвместна работа и съгласуваност.

Вашите клиенти не са доволни от обслужването.

Ако клиентите се оплакват или напускат, е време да се замислите за ефективността. Това е свързано с търсене, надхвърлящо предлагането, късни доставки, бавно обслужване или просто общо чувство, че бизнесът няма ресурси или време, за да се грижи за всеки клиент. 

Когато бизнесът се развие до средно или голямо ниво, ERP превръща недоволните клиенти в лоялни. Клиентите започват да усещат подобрение в обслужването и преживяват промените заедно с компанията.

Използвате остарели системи.

Според изследване на Veeam 2020 Data Protection Trends Report, основна пречка за цифровата трансформация на бизнеса са остарелите технологии. Ако компанията все още работи с ръчни системи или хартия, в постпандемичния период определено ще остане назад. 

Освен това, ИТ системите в компанията могат да бъдат доста модерни, но дезинтегрирани. В такъв случай всеки отдел създава своя информационен бункер, от който данните излизат дозиранно или некоректно. Ако интеграцията на отделните системи е твърде скъпа или невъзможна, е необходимо да се премине към една единична ERP система.

Какви ползи носи ERP системата на бизнеса?

ERP система е продукт, който компанията купува за своя сметка. Нейното внедряване се разглежда като инвестиция, която трябва да донесе печалба. Нито един производител на ERP системи не гарантира, че тя ще доведе до ръст на приходите на компанията. И това важи не само за ERP системите, но и за всякакви ИТ решения. Въпреки това, всички предимства на внедряването косвено влияят на печалбата:

Спестяване от ИТ системи

Вместо да харчите ресурси за няколко разпокъсани системи, всяка от които изисква специализирана поддръжка, инфраструктура, лицензи, обучение на служители, можете да се съсредоточите на всички разходи върху една ERP платформа. Тя се състои от модули, които заменят разпокъсани системи с интегрирани части. 

Ако ERP система бъде разработена от нулата по запитванията на конкретна компания, в нея могат да бъдат включени външни системи и услуги, с които бизнес партньорите, доставчиците, клиентите и другите контрагенти ще могат удобно да работят.

Пълна прозрачност

ERP осигурява на ръководството пълен достъп до всеки бизнес процес на всяко подразделение 24/7. Например, можете ежедневно да следите наличностите, включително планираните доставки и доставките, които са в процес на изпълнение. Има пълна представа за обемите на запасите, което позволява по-точен контрол върху оборотните средства.

Автоматизация на отчетите и силно планиране

ERP създава единна унифицирана отчетна система за всички процеси. Тя автоматично генерира полезни отчети и аналитика по всяко време. С нея ръководството няма да се налага ръчно да събира електронни таблици и писма. 

Така платформата освобождава време за стратегическо планиране, по-качествен анализ и сравнение на показателите на отделите. ERP системата помага да се открият в аналитиката тези тенденции, които преди не са били забелязвани и дори не е имало шанс да бъдат забелязани.

Ръст на ефективността

Самата ERP не е панацея. Важно е не само да отговаря на спецификата на бизнеса, но и да бъде внедрена правилно. Според изследване 315 доставчици на готови ERP системи, делът на внедренията, успехът на които е бил само частичен, се оценява на между 25 и 41 процента в зависимост от индустрията. Подходящата ERP значително намалява времето и усилията, вложени в рутинни задачи. 

Обслужване на клиенти

Обслужването на клиентите е ключова част от бизнеса. ERP системата пренасочва вниманието на служителите от воденето на регистри на клиенти към изграждането и поддържането на отношения с клиентите. 

Както показва статистиката, 84 процента от клиентите са разочаровани от компанията, ако не получават достатъчно отговори на запитванията. ERP осигурява на служителите всички необходими данни и история на клиента в момента на запитването. С нея служителите се занимават не с бюрокрация, а с привличане и задържане на клиенти. Клиентите усещат предимствата от нейното внедряване, дори без да знаят за промените в компанията.

Защита на данните

Трудно е да се намери информационна система, която да осигури абсолютна гаранция за безопасност на данните. Личните данни на клиенти и служители, имейли, интелектуална собственост, финансови данни, сметки, договори - колкото повече системи обработват тази информация, толкова по-сложно е да се проследят рисковете. ERP системата въвежда единни стандарти за достъп, въвеждане и извеждане на данни и централизирано съхранение на информация. 

Но колкото по-голям е пазарният дял на готовата ERP система, толкова по-често тя е изложена на хакерски атаки. По-добре е да се разработи собствена ERP система, достъпът до кодовата база на която ще бъде само за вас. Ако ERP системата за вашата компания е разработена от нулата, хакерите няма да могат да намерят копия на системата, за да я проверят предварително за уязвимости.

Продуктивност на съвместната работа

Често интересът към съвместната работа на отдели или служители намалява, тъй като предаването на данни изисква множество рутинни операции или поради психологическия климат в компанията. Единната система автоматизира достъпа до информация, елиминира негативния опит от човешкия фактор и ускорява комуникацията в компанията.

Единни бизнес процеси

Готовите ERP системи се разработват в съответствие с най-добрите индустриални практики. Това позволява на предприятията да стандартизират своите собствени процеси. 

Но на практика предприятието трябва да направи труден избор: или да настрои и доработи ERP системата дълго и скъпо според стандартите на предприятието, или болезнено да настрои собствените бизнес процеси според стандартите на ERP системата. 

Съществува и трети вариант – първоначално да разработите система, съобразена с вашите бизнес процеси.

Мащабируемост

Независимо дали разширявате клиентската си база, навлизате на нови пазари, внедрявате нови процеси, отдели или продукти, или по друг начин увеличавате бизнеса си, с правилния избор на доставчик ERP платформата ще се адаптира към промените.

Тъй като ERP системата се внедрява във всички процеси на фирмата, списъкът с предимства може да се увеличава в зависимост от спецификата. На пазара са разработени десетки и стотици готови решения, които ограничават клиентите в рамките на абонаменти, скорост на обновления и поддръжка, затворени функции и архитектура – към един доставчик. Само разработката на собствена ERP система осигурява максимални възможности без никакви ограничения. 

За това как да изберете производител на ERP системи, какви въпроси да му зададете, за да не загубите пари, и какво да вземете предвид при планирането на внедряването, прочетете в следващите статии.

Източник: habr.com