Въпреки популярността на темата за електронното управление на документи, в руските банки и във финансовия сектор като цяло, по-голямата част от всички транзакции се извършват по старомодния начин, на хартия. И въпросът тук не е толкова в консерватизма на банките и техните клиенти, а в липсата на адекватен софтуер на пазара.
Колкото по-сложна е транзакцията, толкова по-малка е вероятността тя да бъде извършена в рамките на EDI. Например лизинговата сделка е сложна, тъй като в нея участват поне три страни – банката, лизингополучателят и доставчикът. Често към тях се добавят поръчител и залогодател. Решихме, че такива транзакции могат да бъдат напълно дигитализирани, за което създадохме системата E-Leasing - първата услуга в Русия, която напълно предоставя EDI в такива сценарии. В резултат на това в началото на юли 2019 г. през Е-Лизинг са преминали 37% от общия брой лизингови сделки. Под разрез ще анализираме E-Leasing от гледна точка на функционалност и техническо изпълнение.
Започнахме да разработваме системата в началото на 2017 г. Най-трудното беше да започнем: формулиране на изискванията към продукта, трансформиране на идеи в конкретни технически спецификации. Следва търсене на изпълнител. Изготвяне на технически спецификации, консултации - всичко това отне около четири месеца. Още четири месеца по-късно, през ноември 2017 г., беше пусната първата версия на системата, което е доста бързо за толкова амбициозен проект. Първата версия на E-Leasing имаше функции за заявяване и подписване на документи - не само основните, но и договора за поръчителство и други допълнителни споразумения, които може да са необходими в процеса на работа по лизингов договор. През март 2018 г. добавихме възможност за изискване на документи като част от мониторинга, а през юли същата година добавихме възможност за изпращане на електронни фактури.
Как работи E-Leasing?
Започнахме да разработваме системата в началото на 2017 г. Целият път от формулирането на изискванията към продукта до избора на изпълнител и пускането на първата версия отне по-малко от година - завършихме през ноември.
Заявките за пакет документи от контрагентите се правят от нашата бизнес система, базирана на базата данни Corus SQL и Microsoft Dynamics NAV 2009. Всички документи, предоставени от участниците като част от транзакцията, също се изпращат там за съхранение. Frontend е портал за електронен лизинг, който позволява на доставчици и клиенти да заявяват, изтеглят, отпечатват документи и да ги подписват с помощта на ECES (усъвършенстван квалифициран електронен подпис).
Сега нека разгледаме по-подробно работата на системата според диаграмата по-горе.
Заявката се генерира от обекта „Карта на контрагента“ или „Проект“. При изпращане на заявка се генерират записи в таблицата на заявките. Съдържа описание на заявката и параметри. Обектът codeunit отговаря за генерирането на заявката. Създава се запис в таблицата със статус Готов, което означава, че заявката е готова за изпращане. Таблицата на заявката съдържа описание на тялото на заявката. Всички заявени документи се намират в таблицата с документи. При заявка на документ, полето „Статус на EDS“ е зададено на „Заявено“.
Задание на сървъра CORUS, изпълнявано на SQL агента, наблюдава записите със статуси Готов в таблицата на заявките. Когато бъде намерен такъв запис, задачата изпраща заявка до портала на Е-лизинг. Ако изпращането е успешно, записът се маркира в таблицата със статус Отговорено, ако не е със статус Грешка. Резултатът от отговора се записва в различни таблици: кодът на отговор от сървъра и описанието на грешката, ако заявката не може да бъде изпратена, в една таблица; записи, описващи тялото на отговора - в друг, а в трети - записи с файлове, получени в резултат на заявката, със стойност Create в поле Status и стойност Check в поле Scan Status. Освен това задачата следи събитията от портала E-Leasing и генерира заявки в таблици със заявки, които сама обработва.
Друго задание следи записи в таблицата с получени документи със стойност Създаване в полето Състояние и стойност Проверено в полето Състояние на сканиране. Задачата се изпълнява веднъж на всеки 10 минути. Антивирусът е отговорен за полето Статус на сканиране и ако сканирането е успешно, се записва стойността Проверен. Тази функционалност е свързана с услугата за информационна сигурност. Обектът codeunit е отговорен за обработката на записи. Ако записът в таблицата на приетите документи е обработен успешно, тогава той се маркира в полето Статус със стойността Успех и заявеният документ в полето „Статус на EDS“ в таблицата с документи получава статус „Получен“. Ако не е било възможно да се обработи запис в таблицата с приети документи, той се маркира в полето Статус със стойност Неуспешно и се изписва описание на грешката в полето „Текст на грешката“. Нищо не се променя в таблото за документи.
Третата задача наблюдава всички записи в таблицата с документи, които имат статус, който не е празен или „Приет“. Задачата се изпълнява веднъж на ден в 23:30 и изтегля цялата договорна документация, която не е подписана през текущия ден. Задачата генерира заявка за изтриване на договорна документация в таблиците за заявки и отговори и променя полето „Статус“ на стойността „Изтеглено“ в таблицата с документи.
Електронен лизинг от страна на потребителя
За потребителя всичко започва с получаване на покана за присъединяване към EDF от нашия клиентски мениджър. Клиентът получава писмо и преминава през лесна процедура за регистрация. Трудности могат да възникнат само ако работното място на потребителя не е готово за работа с електронни подписи. Значителна част от обажданията до техническа поддръжка са свързани с това. Системата позволява на контрагента да предостави достъп до личната си сметка на свои служители – например счетоводители за работа с фактури и др.
регистрация
По-нататъшната схема на работа също е възможно най-проста за всяка от страните. Заявката на документи за сделката, както и подписването на договорна документация се осъществява чрез задаване на задачи в нашата вътрешна система.
Заявка за досие
След изпращане на заявка или документи за подпис от клиента, на неговия имейл адрес се изпраща известие, че в личния му акаунт е генерирана съответната активност. От неговия интерфейс клиентът качва пакет документи в системата, поставя електронен подпис и ние можем да прегледаме сделката. След това договорната документация се подписва по маршрута „Доставчик – Клиент – Сбербанк Лизинг“.
Актуално споразумение
Електронният документооборот в нашия случай не предполага непременно действия от страна на клиента от начало до край. Можете да се свържете със системата на всеки етап от транзакцията. Например, клиент предостави досие на хартия и след това реши да подпише сделка в EDI - този сценарий е напълно възможен за изпълнение. По същия начин клиенти, които имат валиден лизингов договор със Сбербанк Лизинг, могат да се свържат с E-Leasing, за да получават фактури по електронен път.
След като изчислихме икономическия ефект от използването на E-Leasing, ние предложихме на клиентите допълнителна отстъпка за използване на услугата. Оказа се, че в крайна сметка няма нужда да ходите при клиента и доставчика, за да подписвате, както и да разпечатвате и подшивате договори намалява цената на транзакцията (създаване и поддръжка) с 18%.
Как ще се развие проектът
Към момента Е-Лизинг работи стабилно, макар и не безупречно. Механизмът за изпращане на електронни фактури за нашите служители все още не е достатъчно удобен. Проблемът се обяснява с факта, че самата процедура е доста сложна, тъй като в нея постоянно участва оператор на EDF. Той издава разписка, че е издал фактура, а управителят подписва тази разписка. След това потребителят от другата страна (клиент) подписва известието и разписките, които отново минават през оператора за електронен документооборот. В следващите версии ще се опитаме да направим този процес по-удобен. „Зоната за развитие“ включва и функционалността за изискване на документи за мониторинг, което е доста подходящо за големи клиенти.
През следващите шест месеца планираме да преместим системата на нова платформа, която ще ни позволи да оптимизираме работата с електронно управление на документи, да направим интерфейса по-разбираем и удобен за потребителя и да разширим функционалността на личния акаунт. И също така добавете нови функции - от генериране на заявка до преглед на документи за всички транзакции, извършени от клиента чрез E-Leasing. Надяваме се системата, към която вече активно се присъединяват клиенти, доставчици и гаранти, да стане още по-удобна за всички.
Източник: www.habr.com