Как помогнахме за трансформирането на работата на счетоводството в MIPC

Писали сме няколко пъти за това как нашите технологии помагат различни организации и дори цели държави обработва информация от всякакъв вид документи и въвежда данни в счетоводни системи. Днес ще ви кажем как внедрихме ABBYY FlexiCapture в Московска обединена енергийна компания (МОЕК) – най-големият доставчик на топлина и топла вода в Москва.

Представете си себе си на мястото на обикновен счетоводител. Разбираме, че това не е лесно, но все пак опитайте. Всеки ден получавате огромен брой хартиени сметки, фактури, сертификати и т.н. И особено много – в дните преди отчитане. Всички данни и суми трябва да бъдат бързо и внимателно проверени, пренабрани и въведени в счетоводната система, ръчно извършване на транзакции и изпращане на документи в архива, за да могат след това да бъдат своевременно предоставени за проверка на вътрешните одитори, данъчната служба, тарифата регулаторни органи и др. Труден? Но това е дългогодишна бизнес практика, която съществува в много компании. Заедно с MOEK опростихме тази старателна работа и я направихме по-удобна. Ако ви е интересно как е било, заповядайте в котката.

Снимката показва Московска ТЕЦ-21, най-големият производител на топлинна енергия в Европа. Топлинната енергия, генерирана в тази станция, се доставя от MOEK на 3 милиона жители на север от Москва. Източник на снимки.

MOEK има дузина и половина клонове в Москва. Те обслужват 15 811 км отоплителни мрежи, 94 топлоцентрали и котелни, 10 000 топлоцентрали и 24 помпени станции, а също така изграждат и инсталират нови системи за топлоснабдяване. Фирмата закупува разнообразно оборудване и услуги за извършване на стопанска дейност: около 2000 покупки годишно. Подготовката на документите във всеки отдел, иницииращ покупката, се извършва от специални служители - супервайзори по договор.

Как работят договорите в голяма компания? Когато кураторите сключват споразумение, те получават много важни хартиени документи от своите контрагенти: бележки за доставка, сертификати за предоставяне на услуги, фактури, сертификати и т.н. Обикновено кураторът сканира бизнес документи и след това прикачва сканиранията към поръчката в корпоративния ресурс система за управление. Финансовият контрольор ръчно проверява всички данни. След това кураторът носи оригиналните документи в счетоводния отдел. Или куриерът прави това и тогава преместването на документи може да отнеме повече време - от няколко часа до няколко дни.

И всичко би било наред, но както в много други компании:

• Документите могат да пристигнат в счетоводния отдел няколко дни преди подаването на отчета. Тогава счетоводителите трябва да прекарват дни и нощи на работното си място. Трябва ръчно да проверите дали всички фактури, фактури и т. н. са попълнени правилно След това, ако всичко е правилно, служителят въвежда отново данните в счетоводната система и прави осчетоводявания. В същото време 90% от времето на счетоводителя се изразходва за препечатване на данни - подробности, суми, дати, номера на артикули и др. Поради това съществува риск от грешки.
• Документите може да пристигнат с грешки. И понякога някои сметки или сертификати липсват. Понякога това става ясно в последните дни преди подаването на отчета. Поради това времето за одобрение на документа може да се забави.
• След извършване на записвания счетоводителите съхраняват фактури, фактури и актове в отделни хартиени и електронни архиви. Защо това е трудно? Например MOEK работи по тарифи и следователно е задължен редовно да отчита разходите си пред изпълнителните органи. И когато в счетоводството дойде следващата държавна или данъчна ревизия, служителите трябва дълго да търсят документи.

Ето как изглеждаше счетоводният отдел на МОЕК:


MOEK беше първият в енергийната индустрия, който реши да преустрои и опрости тази схема, за да приключва бързо транзакции и да изпраща отчети, да оценява по-добре пазарните промени в доставките и да планира своята финансова стратегия. Не беше лесно да се промени сама дългогодишната система на работа на счетоводния отдел, затова компанията реши да я трансформира заедно със своя партньор - ABBYY.

Казано, сторено

Екип от специалисти на ABBYY внедри универсална платформа за интелигентна обработка на информация в МОЕК ABBYY FlexiCapture и конфигуриран:

• гъвкави описания (шаблони за извличане на данни) за обработка на документи. Говорихме подробно за това какво е и за какво е необходимо на Habré тук и тук. С помощта на решението МОЕК обработва повече от 30 вида документи (например сертификат за инсталирано оборудване или сертификат за агентски такси) и извлича от тях над 50 атрибута (номер на документа, обща сума с ДДС, име на купувач, продавач, изпълнител, количество стоки и др.);
• конектор за извършване на проверки и качване на данни, който свързва ABBYY FlexiCapture, SAP и OpenText. Благодарение на конектора стана възможно автоматично да се проверяват данните от поръчката и договора с помощта на различни директории. Ще говорим за това по-долу;
• експорт на документи в електронен архив, базиран на OpenText. Сега всички сканирани документи се съхраняват на едно място;
• чернови на счетоводни записи в SAP ERP с връзки към сканирани изображения на документи.

Тогава служителите на ABBYY и MOEK разработиха формуляр за търсене, така че счетоводителят да може за секунди да намери важни акаунти по произволен атрибут в електронния архив и да ги изпрати за данъчни проверки.

Търсенето е възможно по 26 различни критерия (картинката може да се кликне):

След като МОЕК успешно тества цялата система, тя беше пусната в експлоатация. Целият проект, включително одобрения, разяснения и подобрения, беше завършен за 10 месеца.

Схема на работа след внедряване на ABBYY FlexiCapture:


Чувствате ли, че нищо не се е променило? Да, бизнес процесът остава същият, просто повечето функции вече се изпълняват от машината.

Окабеляване, готово!

Как са нещата сега? Да приемем, че кураторът на договора получи набор от първични документи за сделка за доставка на помпи за топлоелектрически централи или, например, изграждане на отоплителни мрежи. Вече не е необходимо специалистът сам да проверява пълнотата и съдържанието на документите, да се обажда на куриер и да изпраща оригиналните документи в счетоводния отдел. Кураторът просто сканира подписания набор от първични документи и след това технологията поема.

Използвайки система за мрежово сканиране, служител изпраща сканирания във формат TIFF или PDF до неговата гореща папка или имейл. След това отваря уеб станцията за въвеждане на ABBYY FlexiCapture и избира типа документ, зададен за обработка. Например „закупуване на работи/услуги с агентски такси“, „получаване на материални и технически ресурси (MTR)“ или „отчитане на собствеността“.

Видът на комплекта определя броя и видовете необходими документи и данни, които системата трябва да класифицира, разпознава и проверява.

Кураторът качва сканирания за разпознаване. Системата автоматично проверява наличието на всички документи, съдържанието на всяка хартия, а сървърът разпознава детайлите - дата на договора, сума, адрес, данъчен номер, контролна точка и други данни. Между другото, MOEK е първата енергийна компания в Русия, която използва този подход.

Ако кураторът не е качил всички документи или някоя фактура не съдържа всички данни, системата забелязва това и незабавно моли служителя да коригира грешката:

Системата се оплаква и иска да добавите липсващите документи (по-нататък екранните снимки могат да се кликват):

Системата забеляза, че документът е изтекъл:

Така вече не е необходимо служителят да определя дали документът е съставен правилно. Ако всичко е правилно, тогава повечето от проверките на данните се извършват автоматично направо в станцията за влизане в мрежата. Достатъчно е да въведете номера на поръчката, посочен в SAP ERP. След това разпознатите данни се сравняват с информацията, обработена в SAP: TIN и KPP на контрагента, номера и суми на договори, ДДС, номенклатура на продукти или услуги. Обработката и проверката на един документ отнема само няколко минути.

Използвайки данните - INN и KPP - можете да изберете желаната фирма от указателя:

Ако има грешка във фактурата или фактурата, това няма да позволи документът да бъде експортиран в архива. Например, ако документът е съставен неправилно или един от знаците е неправилно разпознат, системата ще посочи това и ще поиска от служителя да коригира всички неточности. Ето един пример:

Системата установи, че ЗАО Василек не е включено в списъка на доставчиците на MOEK.

Това позволява на служителите да проследяват грешките, преди документът да стигне до счетоводния отдел.

Ако всички проверки са завършени успешно, с едно кликване сканирано копие на документа се изпраща в електронния архив на OpenText, а в SAP се появява връзка и карта с неговите метаданни. Счетоводител или уредник винаги може да види в електронния архив списък с документи за необходимата поръчка и информация за това кой е обработил документите, в какъв срок и с какъв резултат.

Пьотър Петрович погледна в електронния архив, ...

...да се види кой е качил документи за заповед No1111.

След качване на данни и сканирания от ABBYY FlexiCapture към SAP се появява чернова на транзакция с предварително попълнени данни и връзки към сканирани изображения на документи.

Тягово окабеляване:

След това счетоводителят получава имейл известие с линк към готовата чернова и сканира. Специалистът вече няма нужда да се бори с хартия. Всичко, което трябва да направи, е да провери скеновете за общата сума на транзакцията, наличието на печат и подпис и да извърши транзакцията. Сега счетоводителят отделя по-малко от минута за това.

Резултати от проекта

• Използвайки технологиите на ABBYY, MOEK опрости и ускори не само счетоводството, но и финансовия контрол. За да направят публикуване, служителите вече не трябва да чакат куриера с оригиналните документи – достатъчно е да получат сканиране с вече проверени данни от електронния архив с един клик. Вярно е, че все още е необходим хартиен документ. Но сега може да бъде изпратено до счетоводния отдел по-късно. Когато пристигне там, служителят ще постави отметка в полето „Получен оригинал“ в счетоводната система.
• Служителите веднага получават всички необходими данни за транзакцията от сканиране, извършват транзакции навреме и подготвят всички документи за отчитане предварително. Сега те не се страхуват нито от вътрешни, нито от външни проверки.
• Счетоводителите извършват финансови транзакции 3 пъти по-бързо, а MOEK затваря отчетния период 10 дни по-рано.
• Всички клонове на МОЕК съхраняват счетоводни документи в един електронен архив. Благодарение на това можете да намерите всяка фактура, договор или акт за изпълнение, както и всички атрибути от тях (суми, ДДС, продуктови или услуги) 4 пъти по-бързо от преди.
• Решението обработва повече от 2,6 милиона страници документи годишно.

Вместо заключение

MOEK използва ABBYY FlexiCapture вече 2 години и през това време събрах статистика. Оказа се, че счетоводителите правят 95% от записванията, без да правят промени в чернови. Това означава, че подобни публикации могат да се пропускат напълно автоматично в бъдеще. Така се случи, че този продукт всъщност беше първата стъпка на компанията към въвеждането на елементи на „изкуствен интелект“ в бизнес процесите на компанията: MOEK разработва съответна програма.

Други руски компании също автоматизират счетоводната работа: правят я по-проста и удобна. Например, използвайки технологиите на ABBYY, услугата за финансов контрол "Хлебпром» Получава важна бизнес информация 2 пъти по-бързо и прекарва 20% по-малко време в търсене на необходимите фактури и разписки за доставка. Интелигентните технологии за обработка на информация помагат на служителите в счетоводния отдел на холдинга "Ръжда» незабавно намиране на необходимите финансови документи по време на масови данъчни проверки. През 2019 г. специалистите на компанията планират да обработят около 10 милиона страници документи.

Искате ли да научите повече за проекта MOEK и ABBYY? На 3 април от 11:00 заместник-началникът на Центъра за информационни технологии MOEK Владимир Феоктистов ще разкаже подробностите по случая на безплатен уебинар „Как технологиите за изкуствен интелект помагат на компаниите в енергийната индустрия да се развиват“. Присъединете се, ако искате да задавате въпроси.

Елизавета Титаренко,
Корпоративен блог редактор на ABBYY

Източник: www.habr.com