Хабр, здравей! Казвам се Олег и отговарям за ИТ услугата в групата компании ABBYY. Преди повече от месец служителите на ABBYY по целия свят започнаха да работят и живеят само у дома. Край на открито пространство или бизнес пътувания. Промени ли се работата ми? Не. Въпреки че като цяло да, промени се преди 2-3 години. И сега ние технически осигуряваме работата на офиси в 13 държави по същия начин, както преди. Просто сега го правим, докато седим вкъщи - в кухнята, на дивана или на балкона, а в офиса има само един дежурен. Между другото, ето го:
Днес ще говоря за това какви проблеми трябва да реши сега ИТ услугата ABBYY, как ни спасяват служителите в офиса, защо MS Teams и Zoom вече са нашето всичко и много повече. Добре дошли в котка.
Много отдавна, преди карантината...
Преди 5-7 години ABBYY беше компания, която се фокусира върху развитието на вътрешна инфраструктура. Използвахме малко облачни продукти - опитахме се да разположим приложения вътрешно и следователно достъпът до тях отвън беше труден. Но времената се промениха...
Облачните продукти се развиват много по-бързо, предлагат повече гъвкавост и разнообразие във функционалността. И сега често е просто невъзможно да се намерят аналози с локални възможности.
Служителите се нуждаеха от мобилност. Търговците и търговците са постоянно в командировки, пътуват по света, ходят на срещи - те просто се нуждаят от достъп до корпоративните системи по всяко време и навсякъде.
Смени се и поколението на хората. Новите млади служители предпочитат да работят в coworking пространства, кафенета или от вкъщи. Мобилността е важна за тях. Затова технически създадохме работна среда, подобна на тази, която съществува в ежедневието. Колегите стават много по-удобни, когато не се налага да превключват между офиса и друго място, където могат да работят.
В момента международните офиси на ABBYY са отворени в 13 страни от САЩ до Австралия. И е много по-удобно да имате обща облачна инфраструктура, отколкото да бъдете „свързани“ с конкретно местоположение от вътрешни услуги.
Преди няколко години преразгледахме нашата стратегия и започнахме активно да използваме облачни приложения за нашата работа. Например много харесваме пакета Office 365 - MS Teams, OneDrive, SharePoint и др.
Това не означава, че всички служители зависят от облачните решения. ABBYY има богата вътрешна инфраструктура; например разработчиците използват локални съоръжения за обучение на невронни мрежи. Бих казал, че използваме облачни продукти и собствена вътрешна инфраструктура около 50/50.
За популярността на RDP
Винаги сме позволявали отдалечена работа с вътрешната мрежа и всеки избира удобния за него метод. Тези, които са по-често в офиса, предпочитат RDP (отдалечен работен плот). По правило всеки има собствено оборудване у дома: не винаги е мощно и цялото семейство може да го използва. И на работа има модерен компютър, който е конфигуриран и свързан с всичко. Следователно е по-удобно да се свържете с RDP от дома и да работите, без да обръщате внимание на това, което има на вашия персонален компютър.
За офиса, който се намира в Москва (тук се намират центърът за научноизследователска и развойна дейност, офисите на ABBYY Russia и ABBYY Emerging Markets), обикновено винаги имахме два шлюза за отдалечен работен плот (RD Gateway) за отдалечена връзка, те се справиха. Но сега този метод на свързване стана много популярен. За да балансира натоварването, ИТ услугата разположи два допълнителни шлюза. Това е може би единствената промяна в инфраструктурата, която направихме от март.
По-нататък ще дам статистика за московския офис на ABBYY, тъй като тук работят повече от 800 души и данните са най-показателни.
VPN
Има колеги, които са свикнали да работят с VPN. Сега мнозина са взели корпоративно оборудване у дома. Най-често вземахме лаптопи и монитори с нас. Когато постоянно работите от разстояние, друг голям монитор е много по-удобен. Не сме закупували допълнително оборудване за нашите служители.
Задължения
Дори по време на карантина е невъзможно без хора в офиса. Назначихме двама дежурни системни администратори - Юра и Стас. Всеки от тях една седмица работи в офиса, а една седмица - от вкъщи. Момчетата имат нормален график - от 10 до 19.
Те помагат за отстраняване на технически проблеми, пред които са изправени служителите. Имаме много техника, която понякога се поврежда. По-често нечий компютър замръзва. Няколко пъти седмично твърдият диск се разваля, нещо изгаря и трябва да се смени или ремонтира.
Има няколко случая на прекъсване на захранването, което означава, че някой трябва да рестартира компютрите, защото служителите не могат да го направят от разстояние. Като цяло 90% от времето им прекарват в поддържане на включено офис оборудване.
Има и няколко необичайни задачи, които дежурните започнаха да изпълняват по време на карантина.
- Поставете хартия в принтерите и премахнете отпечатаните документи. Това е необходимо за служители, които обработват входящи документи и ги отпечатват от домашни компютри на работен принтер. Когато се върнат в офиса, те веднага ще вземат всички документи, вместо да разпечатат 100500 XNUMX страници. Разбира се, беше възможно да се направи това по-късно, но ние помагаме на нашите колеги да не променят обичайния процес - сега има толкова много необичайни неща.
- Опаковахме и доставихме скенери и принтери на колеги, които имаха нужда от тях за работа. На един от служителите, който се е усамотил в дачата си, са помогнали да свърже кабел, за да има стабилен интернет.
Между другото, мобилното приложение ABBYY FineScanner AI също помага за сканиране на документи, както и за разпознаване на текст в тях, добавяне на подписи, конвертиране на файлове в 12 популярни формата и много други. До 31 юли включително ние първокласен достъп до ABBYY FineScanner AI.
Ами през уикенда?
През почивните дни в офиса няма служители. Разбрахме се с нашия системен администратор, който живее в Отрадни (където се намира нашият офис), че ако нещо се случи, той ще дойде и ще помогне. И неговата помощ беше полезна: през уикенда имаше няколко случая на прекъсване на електрозахранването и беше необходимо да се възстанови работата на оборудването.
Пасове
Още през март издадохме пропуски на mos.ru за всички служители, които трябва да дойдат в офиса по време на карантина. Сега, ако трябва да отидете на работа, служителят издава и пропуск с QR код. Но възможността да идвате в офиса не означава, че колегите ходят там всеки ден. Обикновено в сградата има само един дежурен. Останалите имат право да идват само в случай на спешност.
В офиси в други страни
Ситуацията в другите офиси на ABBYY като цяло е същата – те са затворени, а служителите работят от вкъщи и използват същите инструменти. Например в американски офис няма дори дежурен. Местният системен администратор взе част от оборудването от склада преди карантината и когато пристигне нов служител, той просто изпраща конфигурирания лаптоп по пощата.
Как да поддържаме връзка
Сега натоварването на комуникационните канали дори е намаляло в сравнение с времето, когато хората работеха в офиса. Основният трафик - изтегляне на файлове и гледане на видеоклипове - вече е на домашни доставчици. Нямаше нужда от разширяване на каналите, въпреки че го планирахме тази година.
По време на карантината първото нещо, което направихме, беше внимателно да прегледаме правилата за възстановяване на комуникацията - добавихме няколко теста за наблюдение, разработихме схема за превключване към резервни канали и разгледахме правилата за балансиране на натоварването.
Как осигурихте сигурност от разстояние?
Несъмнено най-важното беше осигуряването на сигурност. Но и за това сме се подготвили. Преди година беше въведена двуфакторна автентификация. Мисля, че това е едно от задължителните неща, когато хората работят много извън корпоративната среда. И това е нещо, което не можете да инсталирате бързо. В днешно време достъпът до всякакви корпоративни ресурси изисква двуфакторност. Ако някой планира да премине към дистанционна работа, то това е задължително от гледна точка на информационната сигурност.
Виждаме как измамниците са станали по-активни и се опитват да получат техните пълномощия. Това са предимно фишинг атаки. И въпреки че имейлът е защитен, фишингът не може да бъде технически напълно предотвратен. Важно е самите служители да разберат, че не трябва да кликват върху подозрителни връзки или да отварят файлове от съобщения, които не са очаквали. За целта проведохме уебинар за служителите и им напомнихме какво да правят в подобни ситуации. Сега е много добро време за такива уебинари, защото хората, попадайки в необичайна ситуация, са събрани, фокусирани, по-отворени към информация и я възприемат по-добре.
Обърнахме внимание и на прости правила за работа от вкъщи, например необходимостта от изключване на работната сесия, заключване на компютъра, когато си тръгвате, отделни акаунти: вие работите под един, детето играе под друг. Това е много важно, защото детето вижда как татко или мама тропа по клавиатурата и то също иска да го прави. Той ще дойде и ще почука, но не знаем какво ще почука там и в каква програма ще изтрие или замени данните.
Помолихме и колегите да проверят как е конфигуриран домашният им интернет, каква е паролата и дали изобщо има такава. Разбира се, те направиха резервация: ако човек не разбира какво да прави, тогава е по-добре да не го прави. Да останеш свързан е много по-важно. Те помолиха служителите да проверят и домашните си Wi-Fi рутери. На някои дори им беше препоръчано да си купят нещо друго, защото имаха такова старо оборудване, което не им позволяваше да работят с настоящите скорости на доставчиците.
За най-популярните отдалечени приложения
Вероятно вече се досещате, че това са инструменти за комуникация. Тъй като използваме Office 365, служителите комуникират чрез Teams messenger както помежду си, така и с външни хора. Той се е доказал много добре.
Броят на груповите съобщения, изпратени в Teams от служители на всички офиси, се е увеличил:
- От 21 февруари до 20 март изпратихме >689 хиляди съобщения.
- От 21 март до 19 април изпратихме >1 милион съобщения.
Увеличен е и броят на обажданията (едно към едно):
- От 21 февруари до 20 март са били 11,5 хиляди.
- От 21 март до 19 април – >16 хиляди.
В допълнение към Teams, ние също използваме Zoom, тъй като качеството на звука и видеото на тази услуга е едно от най-добрите на пазара. В допълнение, Zoom ви позволява да се „обадите“ на конференцията и да се свържете по телефона.
До 15 март броят на Zoom срещите почти не надвишаваше 100 на ден, а от втората половина на месеца ние от ABBYY започнахме да използваме тази услуга по-активно:
През април почти всеки работен ден имаше 100 и повече срещи в Zoom:
Сега в интернет има много съобщения за ненадеждността на Zoom. Изобщо не е изненадващо, че най-популярният инструмент вече получава такова внимание. Свързваме се с нашите представители от Zoom и виждаме колко сериозно компанията приема всички открития. Взехме и няколко мерки. Най-простият и най-ефективен от тях е забраната за запазване на записи от срещи в облачно хранилище.
Интернет сигурността е преди всичко вниманието на самия служител. Вярваме, че Zoom ще се справи и тази ситуация само ще направи тази услуга по-силна.
Графиката показва как от втората половина на март броят на участниците в Zoom срещи започва да расте. Както и броя на минутите.
Тенденцията продължи и през април, като все повече служители се присъединиха към уебинари и Zoom срещи.
За нас Zoom и Teams са услуги, които се дублират взаимно. Но наличието на два инструмента за комуникация вероятно вече е задължително, тъй като натоварването на телекомуникациите е огромно. Имаше случаи, когато една от услугите започна да се проваля в най-неподходящия момент, тогава служителите бързо се обадиха на друга услуга и продължиха да работят.
Освен това това са инструменти за комуникация. Сега е важно хората да поддържат връзка. Повечето обаждания до ABBYY се правят с включени камери. Когато работех в офиса, не мисля, че съм включвал камерата. Сега, без значение в каква форма сте, винаги го включвате. Почти винаги.
Вместо заключение
Техническата подготовка на фирма за дистанционна работа не е нещо, което може да се направи за няколко дни. По-добре е да се подготвите за това предварително. Започнахме прехода към облачни услуги преди много време, защото искахме да помогнем на нашите служители да бъдат по-мобилни. Но, както се оказа, тази мобилност е полезна и в ситуация, в която е обявена карантина.
Вероятно сега сме възстановили всичките си разходи за труд за прехода и промяната на инфраструктурата от вътрешна към по-външна, защото хората взеха оборудването си, напуснаха офисите си, отидоха в домовете и дачите си... и нищо не се промени.
Благодарим на нашия системен администратор Юра Аникеев за снимките в тази публикация.
Източник: www.habr.com