Как да не позволим на счетоводителя да се хвърли или Превеждаме 1C в облака. Инструкция стъпка по стъпка

Как компаниите водят записи сега? Обикновено това е пакет 1C, инсталиран на локалния компютър на счетоводителя, в който работи счетоводител на пълен работен ден или външен специалист. Аутсорсингът може едновременно да управлява няколко такива клиентски компании, понякога дори конкурентни.

С този подход достъпът до текущите сметки, инструментите за крипто-защита, електронното управление на документи и други важни услуги се конфигурират директно на компютъра на счетоводителя.

Какво означава? Че всичко е в ръцете на счетоводителя и ако той реши да постави собственика на фирмата, ще го направи един-два пъти.

филм "RocknRolla" (2008)

В тази статия ще ви кажем как сигурно да заключите всички услуги, включително 1C, в един облак, така че да можете да деактивирате всички услуги с един бутон, дори ако счетоводителят е отлетял до приказния Бали.

Какво би могло да се случи? Два реални случая

Системен администратор на Wall Street

Съпругата на нашия съосновател е опитен счетоводител и миналия месец голяма верига ресторанти в Москва се обърна към нея за помощ. Ресторантът поддържаше всички бази данни на своя сървър, които се управляваха от постоянен системен администратор от екипа на ресторанта.

Точно докато счетоводителят работеше, системният администратор отиде в онлайн казино и взе вирус, който унищожи цялата база данни. Кого обвиниха за всичко? Точно така, току-що пристигналият счетоводител.

Героинята има голям късмет, че съпругът й е управляващ партньор на хостинга и разбира от такива неща. След много спорове по телефона (нашият колега вече беше готов да излезе и сам да изчисти лицето на администратора), бяха намерени доказателства и виновникът беше наказан. Но базата данни беше загубена, тоест нямаше щастлив край за системния администратор.

Лаптоп, заседнал в чужд апартамент

Това е стара история от други хора, които познаваме.

Опитна 64-годишна жена редовно водеше счетоводство за онлайн магазин на китайски джаджи, използвайки 1C. Клиентът и базата данни се съхраняват на лаптоп, който й е даден на работа. Беше удобно: лесно се печата от офис принтери, основата е малка и се побира на нетбук, можете да го вземете със себе си в страната или у дома.

Тогава се случи трагедия: в петък вечерта тя беше откарана с линейка с инсулт. Нетбукът остана вкъщи, защото счетоводителят беше отговорен и пое работа през уикенда.

Лаптопът, разбира се, беше спасен, счетоводителят се възстанови, но ако пренесем тази ситуация в настоящите дни и заменим инсулта с коронавирус, тогава операцията по спасяването на компютър от затворен апартамент придобива съвсем други размери.

Могат ли две котки и един лабрадор да ти отворят вратата? Дори съседката ви да полива цветята и да храни котките, ще ви даде ли компютъра?

Но нека да преминем към 1C в облака - какви са опциите за внедряване и работа в облака.

Какви са общите опции за работа с 1C в облака?

Вариант 1. Клиент + сървър на корпоративно приложение + база данни

Подходящ за големи фирми, които се нуждаят от услугите на цял екип от счетоводители. Това е доста скъп вариант (необходими са много допълнителни лицензи), няма да го разгледаме, защото статията е за настройка на работата на счетоводител за малка фирма.

Вариант 2. 1C: Свеж

1C: Fresh е доста удобен начин за работа в 1C през браузър. Не са необходими настройки: при наемане на такъв лиценз компанията франчайзополучател ще настрои всичко сама и ще получите потребителско име и парола.

Но има два недостатъка:

✗ Висока цена: основната тарифа за едно приложение изисква плащане за 6 месеца наведнъж за поне две работни места - 6808 RUR
✗ Не можете да настроите самия VPS сървър, на който работят много компании едновременно. Получавате ключ само за вашата стая в общежитието, на принципа на споделения хостинг.

Fresh също има конфигурация 1C: BusinessStart, абонаментът за който струва 400 рубли като промоция. на месец. Опциите за конфигуриране са значително ограничени; без промоция абонаментът ще струва 1000 рубли и също трябва да платите за него поне шест месеца.

Вариант 3: ваш собствен VPS, на който са инсталирани 1C клиент и база данни

Тази опция е подходяща за малки фирми с 1-2 счетоводители - те могат да работят доста удобно, без да инсталират сървъра за приложения 1C: Enterprise и SQL сървъра.

Основната красота на този подход е, че нает VPS може да действа като пълноправен работен компютър за счетоводител с RDP връзка.

Когато всички бази данни, документи и достъп се съхраняват на VPS под ваш контрол, не е нужно да се притеснявате за заключени лаптопи в апартамента ви или за счетоводителя и системния администратор, които ще избягат на островите заедно, като вземат всички документи и пари от текущия сметка. Можете да деактивирате достъпа с един бутон, като изтриете потребителя.

Този метод също е добър и ето защо:

1. Когато счетоводител работи в продукти на 1C, 1C генерира много документи на Word, Excel, Acrobat. Когато клиентът 1C се стартира на компютъра на счетоводителя, всички документи се записват на неговия лаптоп. Когато работите на VPS, всичко се записва на виртуалната машина.
2. Базите данни и документите на 1C изобщо не достигат до личния компютър на счетоводителя (ако използвате 1C: Fresh, документите трябва да бъдат изтеглени).
3. Възможността за свързване на VPS към корпоративната мрежа чрез VPN и осигуряване на защитен достъп на счетоводителя до вътрешни ресурси (ако използвате 1C: Fresh, личният компютър на счетоводителя трябва да бъде свързан към защитена LAN за това).
4. Можете да настроите сигурна интеграция на 1C: Enterprise с външни системи: електронен документооборот, лични сметки на банки, държавни услуги и др. Ако използвате 1C: Fresh, достъпът до много критични услуги ще трябва да бъде конфигуриран на личния компютър на счетоводителя.

И цената разбира се. Наемането на виртуална машина с лиценз 1C ще струва приблизително 1500 рубли. на месец, ако вземете кралски тарифи от скъпи хостинг доставчици. Това не е много по-скъпо от минималния основен пакет от услуги 1C: Fresh и значително по-евтино от другите абонаменти. Можете да плащате месечно.

Лицензът може да бъде закупен от всеки франчайзополучател, а цената зависи от конфигурацията на пакета от продукти и услуги, а след изтичане на срока ще трябва да платите допълнително за поддръжка чрез 1C: ITS портала за актуализации.

Ако вземете VPS с нас, за такива цели предлагаме виртуална машина с предварително инсталиран клиент 1C: Enterprise (просто ни пишете в поддръжката с описание на вашата задача). Наемането на виртуална машина струва приблизително 800 рубли. на месец, а цената за наемане на лиценз 1C за едно работно място ще бъде още 700 рубли. Ние предоставяме поддръжка без допълнителни разходи, докато 1C: Enterprise се актуализира от нашите специалисти, ако пишете билет към техническа поддръжка.

За счетоводител всичко ще изглежда абсолютно същото - познат работен плот, икони, можете дори да окачите познат тапет. И сега към точката, как да създадете и конфигурирате такъв облак, достъпът до който може да бъде деактивиран с един бутон.

Поръчваме VPS с вграден 1C: Enterprise

За един счетоводител идеалната ОС е Windows. Що се отнася до мощността на VPS - според нашия опит, за удобната работа на един или двама служители с версията на файловия сървър на 1C: Едно предприятие ще има достатъчна конфигурация с две изчислителни ядра, поне 4-5 GB RAM и бърз 50 GB SSD.

Ние не автоматизираме услуги, докато не сме сигурни точно от какво се нуждаят клиентите, така че връзката му все още не е автоматизирана и трябва да поръчате сървър от 1C чрез тикет системата. Ние ще конфигурираме всичко за вас ръчно.

Когато се свържете към създадената виртуална машина чрез RDP, ще видите нещо подобно.

Прехвърляне на базата данни 1C

Следващата стъпка е да изтеглите базата данни от версията 1C: Enterprise, инсталирана преди това на счетоводния компютър.

След това трябва да го качите на виртуален сървър чрез FTP, чрез облачно хранилище или като свържете локално устройство към VPS с помощта на RDP клиент.

След това трябва да добавите информационна база в клиентската програма: показваме как да направите това в екранните снимки.

След успешното добавяне на базата данни 1C: Enterprise, вие сте готови да работите върху собствения си VPS. Остава само настройка на отдалечени работни плотове за потребителите и интеграция с различни външни системи като лични банкови сметки или услуги за електронно управление на документи.

Настройка на отдалечени работни плотове

По подразбиране Windows Server позволява максимум две едновременни RDP сесии за системно администриране. Използването им за работа не е технически трудно (достатъчно е да добавите непривилегирован потребител към съответната група), но това е нарушение на условията на лицензионното споразумение.

За да внедрите пълни услуги за отдалечен работен плот (RDS), трябва да добавите сървърни роли и функции, да активирате сървър за лицензиране или да използвате външен такъв и да инсталирате отделно закупени лицензи за клиентски достъп (RDS CAL).

Ние можем да помогнем и тук: можете да закупите RDS CAL от нас, като просто пишете заявка за поддръжка. Ще продължим по-нататък: инсталираме ги на нашия сървър за лицензиране и конфигурираме услугите за отдалечен работен плот.

Но разбира се, ако искате да настроите нещата сами, ние няма да ви развалим забавлението.

След като настрои RDS, счетоводителят може да започне да работи с 1C: Enterprise на виртуален сървър като на локална машина. Не забравяйте да инсталирате стандартен счетоводен софтуер на VPS: офис пакет, браузър на трета страна, Acrobat Reader.

Сега остава само да се погрижите за свързването на клиента 1C към банкови лични сметки.

Настройка на интеграция с банки

1C: Enterprise има DirectBank технология за директен обмен на данни с банките, без инсталиране на допълнителен софтуер. Тя ви позволява да изтегляте извлечения и да изпращате платежни документи, без да ги качвате във файлове, ако банката поддържа такъв стандарт на взаимодействие (в противен случай ще трябва да се справите с текстови файлове във формат 1C по старомодния начин, но това е добре - сега те се записват на виртуална машина).

Като начало се създава текуща сметка в счетоводната програма (ако вече не е създадена), след което трябва да отворите формуляра й в картата на организацията и да изберете командата „Свързване на 1C: DirectBank“. Настройките за обмен могат да бъдат заредени в 1C: Enterprise автоматично или ръчно: за подробни инструкции трябва да се обърнете към уебсайта на банката. В някои случаи интеграцията с продуктите на 1C трябва да бъде активирана отделно във вашия личен акаунт.

За да настроите, може да се нуждаете от потребителско име и парола за личния акаунт на компанията в банката. Най-често използваният метод е двуфакторна автентификация (2FA) чрез SMS.

Друга популярна опция, защитен хардуерен токен, не е подходяща за нас поради използването на виртуален сървър. Освен това защитените медии ще трябва да бъдат изнесени от помещенията на компанията и предадени на счетоводител, работещ от разстояние, губейки контрол над тях.

Опцията с вход/парола и 2FA чрез SMS също може да е опасна, въпреки че технологията DirectBank ви позволява само да получавате извлечения и да изпращате платежни документи. За да извършат плащане, те ще трябва да бъдат удостоверени с електронен цифров подпис, който се съхранява на защитен физически носител на клиента или от страна на банката. В първия случай няма проблеми: ако външният счетоводител няма достъп до токена, той ще може само да генерира документи.

В случай на облачен цифров подпис, SMS с еднократен код за потвърждение на плащането обикновено се изпраща на същия телефонен номер, използван за удостоверяване в личния ви акаунт. Някои банки сами са решили този проблем, като позволяват на клиентите да обменят данни чрез DirectBank без 2FA. В този случай счетоводителят ще може само да изтегля извлечения и да изпраща документи, но няма да получи достъп до пари или дори до личната си сметка.

Има и друга възможност за разделяне на нивата на достъп: много банки ви позволяват да използвате сметка в държавни услуги чрез унифицирана система за идентификация и удостоверяване (ОВОСС). Мениджърът просто трябва да отиде в настройките на акаунта си, да избере раздела „Организации“ и да покани служител. Когато той приеме поканата, в секцията „Достъп до системи“ можете да намерите вашата банка (след настройка на интеграция с нея) и да предоставите на потребителя достъп до личната ви сметка. В този случай не е необходимо да му прехвърляте телефонния номер или токена, използвани за подписване на платежни документи.

Свързване към EDF услуги

Услугите за обмен на електронни документи са удобни, а универсалната дистанционна работа ги направи просто необходими. Клиентът 1C: Enterprise се интегрира с тях, но правно значимият EDI изисква използването на квалифициран електронен подпис.

Може да се записва само на флашка или да се съхранява в облачна услуга, която има съответните сертификати от местните регулатори.

Невъзможно е да качите електронен подпис на който и да е носител или да го съхранявате на VPS, така че обикновено счетоводителят работи с електронно управление на документи от локален компютър, като включи флаш устройство. На него са инсталирани сертифицирано криптографско средство за защита на информацията (т.нар. криптопровайдер) и публичен сертификат за електронен подпис. Затворената му част се съхранява на флашка, която трябва да бъде физически свързана с компютъра, за да се подписват документи в програми, поддържащи тази функция. За да работите с EDI чрез уеб интерфейса, ще ви трябват добавки за браузър.

За да не се налага критична за бизнеса система да се разполага на персоналния компютър на специалист, който работи отдалечено, VPS също е полезен, но опцията с физически токен няма да работи тук.

Трудно е да се каже как ще се държи крипто доставчик във виртуална среда, особено когато се опитва да препрати USB порт към VPS чрез RDP клиент. Остава облачен цифров подпис без физически носител, но не всички услуги за електронен документооборот предлагат такава услуга. Между другото, струва около хиляда рубли годишно, без да се брои абонаментната такса за самата услуга за обмен на документи, която зависи от обема.

Добрата новина е, че почти всички популярни руски услуги отдавна са установили взаимен роуминг на документи, така че можете да се свържете с всеки. Има и лоша новина: няма да е възможно напълно да се отървете от хартията, тъй като сред контрагентите със сигурност ще има такива, които не използват EDI.

Настройка на достъп до услуги с помощта на сертификати

Много услуги позволяват удостоверяване и оторизация без потребителско име и парола с помощта на SSL клиентски сертификати, които също могат да бъдат инсталирани на VPS, а не на компютъра на счетоводителя.

Можете да настроите удостоверяване на корпоративни уеб ресурси по същия начин. Как да го направим:

• Купете доверен сертифициращ орган, за да го използвате за подписване и проверка на клиентски SSL сертификати;
• Създаване на клиентски SSL сертификати, подписани с доверен сертификат;
• Конфигуриране на уеб сървъри за изискване и проверка на клиентски SSL сертификати;
• Инсталирайте клиентски сертификати за потребители на отдалечен работен плот на VPS.

Темата за внедряване на 1C: Предприятия за малки предприятия на виртуални сървъри е широка, описахме само един метод, подходящ за гарантиране на сигурността на счетоводството.

VPS понякога може да служи добре и да избегне инсталирането на критични ИТ решения и дистанционното прехвърляне на частни корпоративни данни към личния компютър на специалист.

Надяваме се, че статията е била полезна за вас.

Източник: www.habr.com