🥇Как да защитим счетоводителя си или Прехвърляме 1С в облака. Стъпка по стъпка ръководство

Какъв е текущият подход за отчетност в компаниите? Обикновено това е софтуерът 1С, инсталиран на локалния компютър на счетоводителя, който се използва от назначен счетоводител или специалист на аутсорсинг. Аутсорсинг специалистът може да обслужва няколко подобни компании-клиенти, понякога дори конкуриращи се.

При такъв подход, достъпът до разплащателни сметки, средства за крипто-защита, електронен документооборот и други важни услуги е настроен пряко на компютъра на счетоводителя.

Какво означава това? Всичко е в ръцете на счетоводителя и ако той реши да подведе собственика на бизнеса, ще го направи изключително лесно.

филм „RocknRolla“ (2008)

В тази статия ще разгледаме как надеждно да заключим всички услуги, включително 1С в едно облако, така че да имате възможност да изключите всички услуги с едно натискане на бутон, дори ако счетоводителят е отишъл на приказно пътешествие на Бали.

Какво всъщност може да се случи? Два реални случая

Системен администратор от Уол Стрийт

Съпругата на нашия съосновател е опитен счетоводител и миналия месец тя беше потърсена за помощ от голяма ресторантска верига в Москва. Ресторантът организирал всички бази данни на собствен сървър, управляван от постоянен системен администратор от екипа на ресторанта.

Докато счетоводителят работел, системният администратор отишъл в онлайн казино и заразил компютъра с вирус, който унищожил цялата база данни. На кого бяха прехвърлени всички обвинения? Правилно, на новопристигналия счетоводител.

Героинята имаше късмет, че съпругът ѝ е управляващ партньор в хостинг компанията и разбира от подобни неща. След дълги спорове по телефона (нашият колега вече беше готов да отиде и сам да казва на системния администратор какво да прави) бяха намерени доказателства и виновникът беше наказан. Но базата данни беше загубена, така че за системния администратор щастлив край не настъпи.

Лаптоп, останал в чужда квартира

Това е стара история на други наши познати.

Опитна жена на 64 години редовно водила счетоводството на интернет магазин за китайски джаджи чрез 1С. Клиентът и базата данни били на лаптопа, който ѝ били предоставили на работа. Това било удобно: лесно може да печата с офис принтери, базата е малка и се побира на нетбук, може да се носи на вилата или у дома.

След това се случила трагедия: в петък вечерта я откарали с инсулт в спешното. Нетбукът останал у дома, тъй като счетоводителят била отговорна и взела работата за уикенда.

Лаптопът, разбира се, беше освободен, счетоводителят се възстанови, но ако пренесем тази ситуация в днешни дни и заменим инсулта с коронавируса, то операцията по освобождаване на компютъра от затворен апартамент приема напълно различни мащаби.

Могат ли две котки и лабрадор да ви отворят вратата? Дори ако съседката полива цветя и храни котките, ще ви даде ли компютъра?

Но нека преминем към 1С в облака — какви са наличните варианти за разгръщане и работа в облака.

Какви изобщо са вариантите за работа с 1С в облака?

Вариант 1. Клиент + корпоративен сървър на приложения + база данни

Подходящ е за големи компании, където са необходими услугите на целия екип от счетоводители. Това е доста скъп вариант (изисква се много допълнителни лицензии), който няма да разглеждаме, тъй като статията е за настройка на работата на счетоводителя за малка фирма.

Вариант 2. 1С: Фреш

1С: Фреш — това е доста удобен начин да работите с 1С през браузъра. Няма нужда от никакви настройки: при наемането на такава лицензия, франчайзинг компанията ще настрои всичко сама и ще ви даде логин и парола.

Но има два недостатъка:

✗ Висока цена: основният тариф за едно приложение изисква заплащане веднага за 6 месеца минимум за две работни места — 6808 р.
✗ Не можете да настроите сами VPS-сървера, на който работят много компании. Вие получавате ключ само за вашата стая в общежитието, по принципа на споделен хостинг.

Във Фреш също има конфигурация 1С: БизнесСтарт, чиято абонаментна цена по промоция е 400 р. на месец. Възможностите на конфигурацията са значително ограничени, без акция абонаментът ще ви струва 1000 р., а трябва да го платите минимум за шест месеца.

Вариант 3: ваш собствен VPS, на който е инсталиран клиент 1С и база данни.

Този вариант е подходящ за малки компании, където работят 1-2 счетоводители — те могат доста комфортно да работят и без инсталация на сървър на приложения 1С: Предприятие и SQL сървър.

Основната привлекателност на този подход е, че наетият VPS може да функционира като пълноценен работен компютър за счетоводителя с връзка към RDP.

Когато всичките бази, документи и достъпи се съхраняват на VPS, контролиран от вас, можете да не се притеснявате нито за лаптопи, заключени в апартамента, нито за съвместен побег на счетоводителя със системния администратор на островите, като вземат всичките документи и пари от разплатната сметка. Можете да изключите достъпа с едно натискане на бутона, като изтриете потребителя.

Този метод е добър и поради следната причина:

Когато счетоводителят работи с 1С-продукти, 1С генерира много документи Word, Excel, Acrobat. Когато 1С-клиентът е стартиран на компютъра на счетоводителя, всички документи се запазват на неговия лаптоп. При работа на VPS всичко се запазва на виртуалната машина.
Базите на 1С и документите изобщо не попадат на личния компютър на счетоводителя (при използване на 1С: Фреш документите трябва да се изтеглят).
Възможността да включите VPS в корпоративната мрежа чрез VPN и да организирате безопасен достъп за счетоводителя до вътрешните ресурси (при използване на 1С: Фреш личният компютър на счетоводителя трябва да бъде свързан към защитена ЛВС).
Може да се настрои безопасна интеграция на 1С: Предприятие с външни системи: ЕДО, лични кабинети на банки, държавни услуги и т.н. При ползване на 1С: Фреш достъпът до много критични услуги също трябва да бъде настроен на личния компютър на счетоводителя.

И разбира се, цената. Наемането на виртуална машина с лиценз на 1С ще струва около 1500 р. на месец, ако вземете царските тарифи от скъпите хостинги. Това не е значително по-скъпо от минималния базов пакет на услуги 1С: Фреш и е значително по-евтино от другите абонаменти. Плащането може да бъде на месечна база.

Лицензът може да бъде закупен от всеки франчайз и цената зависи от конфигурацията на пакета от продукти и услуги, а след изтичането на срока ще трябва да доплатите за поддръжка през портала на 1С: ИТС, за да имате актуализации.

Ако вземете VPS при нас, ние предлагаме виртуална машина с предварително инсталиран клиент на 1С: Предприятие (просто ни пишете в поддръжката с описание на задачата). Наемът на виртуалната машина е приблизително 800 р. на месец, а цената на наема на лиценза на 1С за едно работно място ще е още 700 р. Предоставяме поддръжка без допълнително заплащане, като 1С: Предприятие се актуализира от нашите специалисти, ако напишете тикет в техническата поддръжка.

За счет наистина познатото работно пространство, иконките и възможността да поставите ваши познати тапети, всичко ще изглежда по същия начин за счетоводителя. Сега да преминем към същността: как да създадете и настроите облак, достъпът до който може да се изключи с едно натискане на бутон.

Поръчваме VPS с вградено 1С: Предприятие

Идеалната операционна система за счетоводителя е Windows. Относно мощността на VPS – според нашия опит, за комфортна работа на един или двама служители с файлсървърната версия на 1С: Предприятие, е достатъчно конфигурация с два изчислителни ядра, минимум 4-5 GB RAM и бърз SSD от 50 GB.

Ние не автоматизираме услугите, докато не сме напълно уверени, че наистина са необходими на клиентите, затова за сега свързването им не е автоматизирано и поръчката на сървър с 1С трябва да става чрез тикет-системата. Ние ще настроим всичко ръчно за вас.

Когато се свържете с създадената виртуална машина по RDP, можете да видите приблизително такава картина.

Пренасяме базата данни на 1С

Следващата стъпка е да експортирате базата данни от преди инсталираната версия на 1С: Предприятие на счетоводния компютър.

След това трябва да я качите на виртуалния сървър по FTP, чрез облачно хранилище или като свържете локален носител на VPS с помощта на RDP клиента.

След това е необходимо да добавите информационната база в клиентската програма: показваме как да го направите на скрийншотовете.

След успешното добавяне на базата 1С: Предприятие, тя е готова за работа на вашия собствен VPS. Остава да настроите отдалечените работни станции за потребителите и интеграцията с различни външни системи като лични банкови кабинети или услуги за електронен документооборот.

Настройваме отдалечените работни станции

По подразбиране Windows Server позволява не повече от две едновременни RDP сесии за администриране на системата. Технически не е сложно да ги използвате и за работа (достатъчно е да добавите непотребителски потребител в съответната група), но това нарушава условията на лицензионното споразумение.

За да разширите пълномощията на услугите за отдалечен работен плот (Remote Desktop Services или RDS), е необходимо да добавите роли и компоненти на сървъра, да активирате сървър за лицензиране или да използвате външен, както и да инсталирате закупените допълнително клиентски лицензи (RDS CAL).

И тук можем да помогнем: можете да закупите RDS CAL от нас, просто като напишете запитване до поддръжката. Следващите действия ще бъдат наши: ще ги инсталираме на нашия лицензионен сървър и ще настроим услугите за отдалечени работни станции.

Но, разбира се, ако искате да настроите всичко сами, няма да ви лишим от удоволствието.

След настройката на RDS, счетоводителят може да започне да работи с 1С: Предприятие на виртуален сървър, както на локален компютър. Не забравяйте да инсталирате стандартния счетоводен софтуер на VPS: офис пакет, алтернативен браузър, Acrobat Reader.

Сега остава да се погрижим за свързването на клиента 1С с личните банкови сметки.

Настройваме интеграцията с банките

В 1С: Предприятие има технология DirectBank за директен обмен на данни с банките, без необходимост от инсталиране на допълнителен софтуер. Тя позволява да се изтеглят извлечения и да се изпращат платежни документи без експортиране в файлове, ако банката поддържа този стандарт за взаимодействие (в противен случай ще трябва да се ползват текстови файлове във формат 1С, но няма нищо страшно — сега те се съхраняват на виртуалната машина).

Първо в счетоводната програма се създава разплащателна сметка (ако все още не е създадена), след което трябва да се отвори формата ѝ в карточката на организацията и да се избере командата 'Свържи 1С: ДиректБанк'. Настройките за обмен могат да се заредят в 1С: Предприятие автоматично или ръчно: за подробни инструкции е добре да се обърнете към сайта на банката. В редица случаи интеграцията с продуктите на 1С трябва да се активира отделно в личния кабинет.

За настройката може да е необходим логин и парола за личния кабинет на компанията в банката. Най-често се използва двуфакторна автентикация (2FA) чрез SMS.

Друг популярен вариант, защитен хардуерен токен, не ни подхожда заради използването на виртуален сървър. Освен това, защитеното носителство трябваше да бъде изнесено от територията на компанията и предадено на работещия отдалеч счетоводител, губейки контрол над него.

Вариант с логин и парола, както и 2FA чрез SMS, също може да е небезопасен, въпреки че технологията DirectBank позволява единствено получаването на извлечения и изпращането на платежни документи. За да извършите плащане, е необходимо да го удостоверите с електронен подпис, който се съхранява на защитен физически носител на клиента или на страната на банката. В първия случай проблеми няма: ако външният счетоводител няма достъп до токена, той ще може само да генерира документи.

В случая на облачен цифров подпис, SMS с еднократен код за потвърждение на плащането обикновено се изпраща на същия телефонен номер, който се използва за удостоверяване в личния кабинет. Някои банки сами решиха този проблем, позволявайки на клиентите да обменят данни чрез DirectBank без 2FA. В този случай счетоводителят може само да изтегля извлечения и да изпраща документи, но достъп до парите или дори до личния си кабинет няма да получи.

Има още един вариант за разделяне на нива на достъп: много банки позволяват използването на акаунт в Госуслуги чрез единната система за идентификация и удостоверяване (ЕСИА). На ръководителя му е достатъчно да влезе в настройките на акаунта си, да избере раздела „Организации“ и да покани служител. Когато той приеме поканата, в раздела „Достъпи до системи“ ще може да намери своята банка (предварително настройвайки интеграцията с нея) и да предостави на потребителя достъп до личния кабинет. При това няма нужда да му предава използвания за подписване на платежните документи телефон или токен.

Свързваме се с услугите на ЕДО

Услугите за обмен на електронни документи са удобни, а общата работа от разстояние ги направи просто необходими. Клиентът 1С: Предприятие се интегрира с тях, но юридически значимият ЕДО изисква използването на квалифициран електронен подпис.

Той може да бъде записан само на флашка или да се съхранява в облачен сервис с съответните сертификати на отечествени регулатори.

Не можете да качите електронен подпис на каквото и да е устройство или да го съхраните на VPS, затова обикновено счетоводителят работи със системите за електронен документооборот от локалния компютър, свързвайки флашка. На него се инсталира сертифицирано средство за криптографска защита на информацията (т.н. криптопровайдер) и публичен сертификат за електронен подпис. Закритата част се съхранява на флашката, която е необходимо физически да се свърже към компютъра за подписване на документи в програмите, които поддържат тази функция. За работа с ЕДО през уеб интерфейс ще са необходими приставки за браузърите.

За да не се налага критично важна за бизнеса система да се разгръща на личния компютър на работещия дистанционно специалист, VPS ще бъде полезен, но вариантът с физически токен тук няма да сработи.

Трудно е да се каже как ще се държи криптопровайдерът във виртуалната среда, особено при опит за пробиване на USB порт на VPS чрез клиент RDP. Остава облачният електронен подпис без физически носител, но не всички услуги за ЕДО предлагат такава опция. Цената му е около хиляда рубли на година, без абонаментната такса за самата услуга за обмен на документи, която зависи от обемите.

Доброто е, че почти всички популярни руски услуги отдавна са установили взаимна ротация на документи, затова можете да се свържете с която и да е от тях. Лошото е, че напълно да се откажете от хартиените документи няма да успеете, тъй като сред контрагентите винаги ще се намерят такива, които не използват ЕДО.

Настройка на достъпа до услугите с използване на сертификати

Много услуги позволяват извършване на аутентификация и авторизация без логин и парола, използвайки клиентски SSL сертификати, които също могат да се инсталират на VPS, а не на компютъра на счетоводителя.

По същия начин може да се настрои аутентификацията на корпоративните уеб ресурси. Как да го направите:

Купете доверен сертификат от сертифициращ орган, за да можете с него да подписвате и да верифицирате клиентски SSL сертификати;
Създайте клиентски SSL сертификати, подписани от доверен сертификат;
Настройте уеб сървъри да искат и верифицират клиентски SSL сертификати;
Инсталирайте клиентските сертификати на потребителите на отдалечени работни повърхности на VPS.

Темата за разгръщане на 1С: Предприятие за малък бизнес на виртуални сървъри е обширна, описали сме само един подходящ начин за осигуряване на безопасността на счетоводството.

VPS може да бъде полезен инструмент, който избягва инсталирането на критични ИТ решения и прехвърлянето на частни корпоративни данни на личния компютър на специалиста по време на дистанционна работа.

Надяваме се, че статията е била полезна за вас.

Източник: habr.com