Как да работим заедно, докато работим разделени

Медиите са пълни с новини за епидемиологичната обстановка и препоръки за самоизолация.

Но няма прости препоръки по отношение на бизнеса. Мениджърите на компанията бяха изправени пред ново предизвикателство - как да прехвърлят служители от разстояние с минимални загуби за производителността и да структурират работата си така, че всичко да е „както преди“.

Това, което работи в офиса, често не работи дистанционно. Как могат разпределените екипи да поддържат ефективно сътрудничество и комуникация вътре и извън екипа?

Наличието на мобилни комуникации, бърз интернет, удобни приложения и други модерни технологии като цяло помагат за преодоляване на много бариери и изграждане на продуктивна работа с партньори или колеги.

Но трябва да се подготвим.

Всичко ще върви по план. Ако той е

Дистанционната работа изисква специално изграждане на вътрешни процеси и комуникации. И подготвителната фаза може да премахне много въпроси и проблеми, преди да възникнат.

Както в офиса, така и в условията на дистанционна работа, всичко е изградено върху четири стълба:

• планиране
• Организация
• Контрол
• Мотивиране

На първо място, вие и вашият екип трябва да поставите правилните цели, да изградите отново системата за отчитане и правилно да комбинирате асинхронни и синхронни комуникации в екипа. Асинхронната комуникация включва писма, чатове, актуализирани отчети и всякакви комуникационни опции, които не изискват незабавен отговор. Синхронната комуникация е комуникация в реално време с бърза обратна връзка.

Много е важно да запомните, че когато работите от разстояние, планирането изисква редовност. Необходимо е да се поддържа баланс на работа със стратегически и оперативни задачи, като се определя темпото на работа по приоритетни задачи седмично или дори ежедневно. Правилното планиране и поставяне на цели ще направят работата по-ясна и ще помогнат за избягване на прегарянето на служителите. Те няма да се чувстват изолирани от процеса.

Видеоконференции: инструмент номер едно

Изолацията на отдалечените служители е повече информационна, отколкото социална. Не им липсва толкова много да седнат до някого (въпреки че варира), те се притесняват най-вече от липсата на бърз достъп до информация и комуникация с колеги. Те нямат възможност да зададат въпрос на колега и да получат незабавен отговор, да отпразнуват малка победа или да направят разбор, да размишляват или просто да разговарят за плановете за уикенда.

Този дефицит се компенсира частично от видеоконферентните услуги.

Видеоконференцията позволява на един или повече хора да водят разговор в реално време, по телефона или чрез онлайн платформи за видеоконференции. Обажданията са синхронен комуникационен канал, но могат да се използват и когато само един човек говори на група - например за провеждане уеб семинари. Примери за такива услуги: OVKS от MegaFon, Zoom, BlueJeans, GoToMeeting.

Предимства:

1. Видео разговорите предават интонацията, емоциите, лицевите и други вербални сигнали на събеседника, като по този начин помагат да се изясни и разбере настроението му.
2. Допълнителната информация прави съобщенията по-ясни, добавя емоционално съдържание и помага за изграждането на връзка и доверие.

Недостатъци:

1. Координация във времето. Обажданията могат да се извършват само в реално време, което затруднява комуникацията за екип, разпръснат в различни часови зони.
2. Ходът на комуникацията не е документиран по никакъв начин. Предизвикателствата не оставят писмен резултат.
3. Интерпретация. Качеството на комуникацията не е оптимално за всички (особено за тези, които се самоизолират в страната). Думите не винаги се възприемат правилно.

Кога да използвате видеоконференция?

• Редовни срещи, както индивидуални, така и групови
• Екипни срещи
• Планиране и мозъчна атака (най-добре с видео)
• Разрешаване на недоразумения или справяне с ескалиращи или емоционални ситуации от други канали (като имейл, чат)

Ако смятате, че вашата отдалечена екипна работа не е достатъчно продуктивна, не губете време – опитайте се да промените ситуацията.

1. Въведете ежедневни проверки с екипа.
2. Спазвайте стриктно времето и целите на срещата, запишете ги в поканата и ги напомнете още в началото.
3. Напиши си домашното. Подгответе се за срещата и запишете на хартия какви идеи ви доведоха до тази среща, какви очаквания имате от участниците и какво имат те от вас?
4. Помолете участниците да споделят роли (водене на бележки, представяне на информация, действащи като модератор на срещата).
5. Не провеждайте срещи за голям екип (повече от 8 души).
6. Не забравяйте да синхронизирате вашите срещи с часовата зона на участниците.

Когато всички са заедно: как да организираме общи фирмени събрания

Срещите на всички служители на компанията се превърнаха в популярен начин за обмен на информация.

Има няколко съвета как най-добре да ги организирате:

1. време. За фирми в Русия е най-добре такива срещи да се провеждат в 11-12 часа на обяд. Опитайте се да изберете време, което е удобно за възможно най-много служители. Не забравяйте да запишете срещата. На много платформи, включително MegaFon, това може да се направи с едно кликване и след това да се качи във формат mp4.
2. Поток на живо. Това може да не е необходимо за малки компании, но за големи с разпределена мрежа от клонове има смисъл да се провеждат предавания на живо.
3. Въпроси и отговори. Можете да помолите хората да задават въпроси, които ги вълнуват предварително, след което можете да подготвите информация, която е подходяща за аудиторията.
4. Не забравяйте за хумора. Това не е подреждане в училище, а възможност за осигуряване на лична връзка и подпомагане за изграждане на доверие между разпределени екипи.

Мозъчна атака: премахване на объркването

Когато става въпрос за мозъчна атака, важно е разпределените екипи да използват общ цифров инструмент. Позволява ви да събирате, групирате и категоризирате идеи по време на мозъчна атака.

Ето няколко важни съвета, които да ви помогнат да щурмувате ефективно:

1. Отдалеченият екип може да избере инструмент за съвместно управление на проекти, който поддържа функционалност на канбан дъска, с която много екипи вече са запознати, като Trello.
2. Алтернатива може да бъде тази, предоставена от платформата. уебинари Инструментът е чертожна дъска, която всеки може да види и може да бъде редактирана от всеки от участниците.
3. Използвайте опцията за гласуване, за да прецените коя идея е най-интересна за реализация. Цялата статистика може да бъде изтеглена по-късно в csv или xlsx формат.

   
   
   

4. Опитът показва, че е по-добре служителите да бъдат предупредени за нападението предварително, за да имат време да обмислят идеи. Когато групата се събере, участниците вече няма да идват с празни ръце.

Синхронните комуникации, като видео разговори, когато се използват правилно, могат да бъдат отличен инструмент за провеждане на екипна работа, проследяване на нейните резултати и предоставяне на емоционална подкрепа на всички членове на екипа. И когато се комбинират с асинхронни инструменти, те помагат на разпределените участници в процеса да бъдат толкова (а понякога и по-продуктивни) от колегите си в офиса.

Източник: www.habr.com