Докато коронавирусът помита планетата, тоалетната е водеща на борсата и цели държави са под карантина, все повече компании са принудени да прехвърлят служители на дистанционна работа. Ние от RUVDS не направихме изключение и решихме да споделим с Habr нашия опит в организирането на отдалечен работен процес в цялата компания. Струва си да се отбележи веднага, че статията няма да съдържа съвети на капитана като „ако сте вкъщи, обуйте си панталоните“, а само сурова реалност и насоки за действие.
За да избегнем мъчителната болка в резултат на прехвърлянето на служители на дистанционна работа, разделихме целия процес на малки етапи.
Етап 1: Разделете компанията на групи/посоки
Тъй като имаме малка компания (до 20 души), ни е по-лесно в това отношение, тъй като няма голям брой отдели, отдели и по-малки звена от разделящи се хора. Общо RUVDS може да разграничи 5 условни групи/посоки:
- Техническа поддръжка;
- Системни администратори;
- Разработчици;
- Финансово обслужване (счетоводство, разплащания и документооборот);
- Управление и маркетингово обслужване.
В нашия случай разделението е условно, тъй като структурно различни групи хора, както в нашия случай мениджмънт и маркетинг, се нуждаят от сходни права на достъп. Ние симпатизираме на тези, които имат не 5, а много повече групи, всяка от които изисква собствено ниво на достъп.
Етап 2: Определяне на работните нужди на групите/посоките и създаване на достъп
- За да поддържат ефективността си, момчетата от техническата поддръжка - които имаме денонощно - се нуждаят от достъп до нашата вътрешна тикет система (OTRS) и възможността да отговарят незабавно на клиентите, което означава, че трябва да пренасочват обажданията от работа към мобилните номера на служителите . В добрия смисъл местоположението на ТП няма никакво значение, стига поддръжката да е компетентна и бърза.
За да можете да се свържете с тикет системата отвсякъде, тя е базирана на един от виртуалните сървъри и се дублира в друг център за данни; в офиса няма нищо. Ако един сървър падне, вторият се издига за минута; работниците дори не винаги забелязват, че е настъпила подмяна. - Системните администратори работят директно със сървъри, които не са свързани с офиса, така че за тях преминаването към работа от дома е най-безболезнено. Освен това всички наши сървъри са оборудвани със специален интерфейс за управление, много по-функционален от класическия KVM. Нашият интерфейс позволява на администраторите да работят със сървъра дори от Антарктика (това беше изживяването ).
- Разработчиците винаги са имали възможност да работят дистанционно и прехвърлянето им към работа от вкъщи изобщо няма да повлияе на производителността.
- Плащанията, счетоводството и документооборотът са може би най-объркващите по отношение на дистанционното им прехвърляне, но и тук има редица решения, за които използваме собствени виртуални сървъри.
По този начин плащанията, които изискват проверка от физически лица, се проверяват на сервизни виртуални машини, разположени в два от нашите центрове за данни. Плащанията, получени от юридически лица, които изискват връзка с клиентска банка, се събират и обработват отново на виртуална машина, разположена в един от центровете за данни. Чековете се обработват онлайн и не зависят от нашия офис или дори център за данни, а връщанията се правят ръчно и отново на някой от виртуалните сървъри.Счетоводните бази данни се намират на сървър в нашия център за данни в Королев на територията на завода за композитна отбрана - в бивше бомбоубежище - и за надеждност се дублират в център за данни M9 (обект от стратегическо значение за цяла Русия ). В определено време се извършва копиране, което позволява, в случай на загуба на един от сървърите, бързо да продължи работата на счетоводния отдел с минимални разходи.
- Също така автоматизирахме документооборота - в личния акаунт клиентът може сам да изтегли договора и декларациите за съгласуване с печати, това обикновено е достатъчно за физически лица. Но повечето от нашите клиенти са юридически лица, които се нуждаят от оригинални документи. В този случай счетоводният отдел разпечатва всичко необходимо у дома и го изпраща по пощата или по куриер навсякъде. Цялата входяща кореспонденция се събира от охраната и се изпраща с куриерска служба за подпис в счетоводния отдел, след което документите се изпращат обратно в офиса на подателя. Е, няколко пъти седмично по един човек от ръководството идва в офиса, за всеки случай. Все пак, когато става въпрос за хартиени документи, посещението в офиса е абсолютно невъзможно.
- Най-лесният начин за дистанционна работа е за отдели за управление и маркетинг, които работят от лаптопи, където просто трябва да пуснете сертификат за достъп до ресурсите на компанията и сте готови.
Етап 3: Застраховане срещу рискове, информация и желязо
Една от основните трудности при отдалечена работа е изтичането на данни, поради което се превръща в болка за много специалисти по сигурността. Дистанционно прилагаме същите правила като в офиса – достъпът до чувствителни ресурси се осигурява чрез двуфакторна автентификация чрез сертификат и логин/парола. По този начин можете незабавно да откажете достъп на конкретен служител, като анулирате сертификата му.
Както се казва, по-добре е да бъдете в безопасност, отколкото да съжалявате, затова използвахме такива трудни времена като причина за непланиран тест за здравина на „хардуера“ на инфраструктурата. Три служби отговарят за наличието му в DC: дежурни инженери, които са на постовете си денонощно, техническа поддръжка и системни администратори.
Всички ключови възли на нашите центрове за данни са резервирани по схема N+1 в съответствие със стандарти не по-ниски от Tier III, включително телекомуникационно оборудване и захранване. Въпреки че трябва да се случи нещо по-сериозно от обща карантина, за да се ограничи захранването, ние все пак проведохме учения за превключване на захранването в центровете за данни към дизелови генератори. Споразуменията за доставка на гориво за тях ще позволят на флагманския център за данни RUCLOUD да работи автономно по време на дългосрочно изключване от електрическата мрежа. В същото време извършихме одит на всички ремонтни комплекти, в случай на проблеми с доставката на нови компоненти.
Тъй като пандемията от коронавирус вече е призната за непреодолима сила, което прави възможно неизпълнението на задълженията, ние проверихме кой от контрагентите може да се възползва от това и да се провали в труден момент.
Въз основа на опита на Китай и Италия можем да кажем, че дори широкото разпространение на болестта не засяга пряко интернет доставчиците, особено след като всеки център за данни има поне 2 независими комуникационни канала, които се дублират.
Етап 4: Предписване на правилата за работа от разстояние
Правилата позволяват на екипа да не се отпусне и да премине към дистанционна работа, без да губи качеството на работа. Направихме малък списък за себе си:
- Спазване на работното време, дори като се има предвид, че работата е насочена към резултата, а не към процеса. Това е особено важно за техническата поддръжка, която трябва да бъде на разположение денонощно. Работното време е константата, в рамките на която всеки може да общува помежду си.
- Определете основното място за комуникация (отборен чат) по всички важни въпроси. Традиционно това е работа Slack. За тези, които харесват Slack, но не обичат да даряват за него, опитайте Mattermost с отворен код.
- Използвайте видео разговори за сложни задачи и дискусии (Zoom няма конкуренция). Всичко, което е договорено по време на видео разговора, трябва да бъде записано и публикувано в общия екипен чат или в чат нишката, чиито членове се интересуват от подробностите на вашия разговор. Тази фиксация позволява на целия екип да бъде в едно информационно поле.
- В условията на дългосрочна дистанционна работа е необходимо провеждането на редовни екипни и индивидуални видео срещи. Например два пъти седмично, с преглед на състоянието на вашите задачи. Това отново е необходимо, за да има разбиране кой какво прави.
Списъкът е възможно най-унифициран, но можете да го вземете като основа и да правите корекции и допълнения въз основа на спецификата на вашата работа.
В заключение бих искал да отбележа, че тенденцията за дистанционна работа не е стагнация, а по-скоро еволюция, при която оцеляват само онези, които активно се адаптират към промените в средата. Следователно тези, които се научат да работят без постоянен офис контрол, ще се съсредоточат върху резултата, а не върху прекараното време, ще се възползват само от текущата ситуация.
Какви стъпки се предприемат за преминаване към дистанционна работа във вашия екип или компания? Може би имаме какво да научим един от друг.
Източник: www.habr.com