Малък бизнес: да се автоматизира или не?

Две жени живеят в съседни къщи на същата улица. Те не се познават, но имат едно приятно общо нещо: и двамата готвят торти. И двамата започнаха да се опитват да готвят по поръчка през 2007 г. Едната има собствен бизнес, няма време да разпространява поръчки, отвори курсове и търси постоянна работилница, въпреки че тортите й са вкусни, но по-скоро стандартни, като средно кафене. Втората готви нещо нереално вкусно и домашно, но в същото време направи само 4 продажби за 12 години и в резултат на това готви само за близките си. Не става въпрос за възраст, съвест и SES нападения. Факт е, че първият се справи с пълната автоматизация на производството и маркетинга, а вторият не. Това стана решаващият фактор. Вярно, прост ежедневен пример? И можете да го мащабирате до всякакъв размер: от рекламна агенция "за трима" до супер корпорация. Наистина ли автоматизацията е толкова голяма работа? Нека обсъдим.

PS: за хардкор читателите, алтернативно въведение под изрезката 🙂

Да не. Да какво си ти Не до живот!

Алтернативно въведение за тези, които не харесват момичета (последвано от коментари)Двама приятели решиха да започнат бизнес - добре, бизнес като бизнес - презареждане на касети и ремонт на принтери. Започнахме всеки бизнес едновременно, като за първите 2 месеца успяхме да сключим 20 договора с корпоративни клиенти. Първият човек правеше всичко сам, беше трудолюбив, ходеше при клиенти, вършеше работата. Но тук е проблемът. На 22-ия договор той започна да закъснява навсякъде, да забрави за срещи с клиенти, нямаше време да ремонтира оборудването навреме и веднъж дори обърка клиентите и им даде грешни касети.

Вторият беше мързелив, не искаше да тича и извика златната рибка. Рибка го погледна, оцени го и предложи да свърши работата автоматично. За да може рекламата да доведе потенциални клиенти, те стигат до сайта, попълват въпросник в личния си акаунт и стават клиенти. И от сайта, така че самата информация да попадне в CRM - система, която автоматично задава задачи на водача за доставка на офис оборудване и дори по-добре, съставя самия маршрутен лист, разпечатва договора и дори контролира спазването на нормативните срокове, а когато оборудването пристигне, издава нареждане на гаранционния отдел. Е, приказката си е приказка! И така, той представи златна рибка от RegionSoft CRM. Въведено, значи изпълнено. Изведнъж всичко излетя, завъртя се и знаеш, че бизнесменът седи на печката, раздава задачи на всички, но контролира тяхното изпълнение. И той харесваше да прави бизнес толкова много и всичко започна да се оказва толкова добре за него, че той реши да разшири бизнеса си, да отвори клонове в различни градове и да обедини цялото управление в една консолидирана система. Разкажи приказка? Да, има намек в него ... урок за умни хора!

7 елемента в основата на фирмения живот

Ние развиваме нашите универсален RegionSoft CRM 13 години, натрупали много опит и многократно са писали за различни аспекти на автоматизацията, но никога не обобщават – а какво дава тя за всеки процес в компанията, за групи служители? Тоест, на какво се дължи така любимата реклама „увеличаване на ефективността, производителността и в крайна сметка ръст на приходите“? И ако не, трябва да го поправите. Нека не отлагаме - първо всичко.

И така, какви са "компонентите" в малките и средни компании, които са жизненоважни за съществуването на една компания?

1. Служителите са най-важният елемент, без който не би имало компания. Те трябва да бъдат управлявани, работата им трябва да бъде максимално улеснена, за да могат да преразпределят усилията си към задачи, свързани с клиенти, развитие и т.н., а не да затънат в монотонна рутина.
2. Ръководството също са служители, но със специални изисквания: за тях е важно да видят какви резултати носи стратегията им, каква е динамиката на показателите, колко ефективни са служителите (KPI). Ръководството се нуждае от инструмент, който ще им позволи бързо и кратко да анализират и лесно да решават проблеми (например да разделят потенциални клиенти или да слушат проблемни обаждания, когато оплакванията идват от клиенти).
3. Клиенти - съзнателно ги поставяме над производството, защото колкото и готин и мега фенци да е продуктът ти, ако няма на кого да го продадеш, няма да получиш нищо от него (освен изключителното удоволствие да съзерцаваш делото на ръцете си / мозък, но тази специална естетика е пълна няма да). Те се нуждаят от хладно, бързо, а сега и персонализирано обслужване.
4. Производството е най-важният процес на създаване на продукт, работа или услуга, за да се размени всичко това срещу пари с клиента. Важно е да можете да интегрирате всички процеси, така че производството да е точно навреме, в съответствие с изискванията на клиента.
5. Данните не са просто „нов петрол“, а ценно нещо, което не трябва да лежи бездействащо: важно е да се събере, обработи и интерпретира необходимата и подходяща информация, за да не стрелят врабчета с усилията на компанията от оръдие, а да уцелите право в целта.  
6. Моделът на управление е система от установени връзки и взаимоотношения в рамките на една компания, ако желаете, мрежа от вашите бизнес процеси. Той се нуждае от непрекъснато актуализиране и трябва да бъде прозрачен и ясен.
7. Активи и ресурси - всички други инструменти, средства за производство и друг капитал, без които бизнесът не може да съществува. Това включва материални активи в техния икономически смисъл, патенти, ноу-хау, софтуер, интернет и дори време. Като цяло цялата среда, която компанията има.

Впечатляващ списък от 7 елемента, всеки от които е отделна огромна система. И все пак, всичките 7 елемента присъстват във всяка компания, дори и в най-малката. Имат нужда от автоматизация. Нека да го разгледаме с помощта на CRM като пример (тук, очаквайки коментари, ще направим уговорка, че говорим за CRM от нашата позиция, тоест като универсален, интегриран продукт, който покрива задачите за автоматизиране на цялата компания, а не като "програма за продажби").

И така, към точката.

Как автоматизацията помага и как автоматизацията пречи на всички тези хора и данни?

персонал

Какво помага?

• Организира и ускорява работата. Многократно сме чели и чували мнението, че въвеждането на данни в CRM / ERP е допълнителна работа, която отнема време на служителя. Това, разбира се, е чиста софистика. Да, служителят отделя време за въвеждане на данни за клиента и неговата компания, но след това непрекъснато ги запазва: при формиране на оферта, търговска оферта, цялата първична документация, фактури, търсене на контакти, набиране на номера, изпращане на писма и др. И това е огромна икономия, ето един прост пример за вас: за генериране на малък акт + фактура ръчно, попълването на формуляра отнема от 10 минути, за генерирането им в RegionSoft CRM — 1-3 минути в зависимост от броя на артикулите стоки или работи. Ускорението се случва буквално от първите дни на работа на системата.
• Опростява комуникацията с клиентите: цялата информация е под ръка, лесно е да видите историята, да се обръщате към клиента по име дори 10 години след първия контакт. И какво е това? Точно така – обичаната от всички маркетингова дума „лоялност“, която образува думата „доход“.
• Прави всеки служител задължителен и точен човек - благодарение на планирането, известията и напомнянията, нито един бизнес, нито едно обаждане няма да премине през вниманието дори на най-разсеяния мениджър. И ако изведнъж мениджърът е много упорит в отпуснатостта си, можете да го хванете, да мушнете носа в календара и да го попитате дали не получава известия (не го правете, не бъдете зли).
• Помага бързо, ясно и идеално да се направи най-отвратителната работа - да се формира и подготви документация за печат. Не във всички, разбира се, но в големите CRM можете лесно да формирате цялата основна и да подготвите красиви и правилни печатни формуляри с няколко кликвания въз основа на предварително въведени данни. В още по-малък брой системи е възможно формирането на договори и търговски оферти. Ние сме в процес на развитие RegionSoft CRM стигна до края: можем дори да изчислим и формираме техническо и търговско предложение (техническо и търговско предложение) - сложен, но много необходим документ.
• Помага да се разпредели натоварването в екипа – благодарение на инструментите за планиране. Това значително опростява работата, когато можете да отидете в календара, да видите заетостта на цялата компания или отдел и да възлагате задачи или да планирате среща с три щраквания. Без обаждания, митинги и друга странична комуникация, която наистина отнема време.

Можете да изброите още дузина функции, но ние посочихме най-важните - тези, които дори най-ревностният противник на автоматизацията ще оцени.

Какво пречи?

Всяка автоматизация не позволява на служителите да работят на работа, докато работят на работа - тоест да правят свои собствени неща, организирайки почти свой собствен независим бизнес: своите клиенти, техните сделки, техните споразумения. Същата CRM прави клиентската база актив на компанията, а не актив на отделни служители - трябва да признаете, това е справедливо, като се има предвид, че служителят получава заплата и бонуси от компанията. И се получава като във вица, дето полицаят си помислил, че са му дали пистолет и се върти както искаш.

Ръководство

Какво помага?

В допълнение към горните точки за всички служители има отделни предимства за мениджърите.

• Мощен анализ за вземане на решения - дори и да имате много посредствен софтуер, пак се натрупва информация, която може и трябва да се събира, анализира и използва. Управлението, управлявано от данни, е професионален подход, инстинктивното управление е средновековието. Освен това, ако вашият шеф има отлична интуиция, най-вероятно той има аналитична система или някакъв таен каталог с таблети.
• Можете да оценявате служители въз основа на действителната им работа - поне само като прегледате работните дейности и регистрационните файлове на служителите в системата. И ние, например, записахме страхотен конструктор на KPI - и в RegionSoft CRM можете да настроите най-сложната и сложна система от ключови индикатори за всеки, към когото може да се приложи.
• Лесен достъп до всяка оперативна информация.
• База от знания за бърза адаптация и обучение на начинаещи.
• Можете лесно да проверите работата и да оцените нейното качество в случай на оплаквания или конфликтни ситуации.

Какво пречи?

Всеки инструмент за автоматизация пречи на управлението в точно един случай: ако трябва да бъде платен (или вече е платен веднъж), и в същото време не работи, бойкотиран от служители или дори съществува за показ. Парите са изчезнали, инвестициите в софтуер или система за физическа автоматизация на труда не се изплащат. Разбира се, такъв актив трябва да се освободи. Е, или разберете какво правите погрешно и коригирайте ситуацията възможно най-скоро.

Клиентите

Какво помага?

Клиентът никога не мисли дали имате CRM или не - той просто го усеща на собствената си кожа по отношение на нивото на обслужване и въз основа на това вече решава дали да донесе пари на вас или на вашия конкурент, който е автоматизиран до зъби.

• Автоматизацията увеличава скоростта на обслужване на клиенти: той се обади на вашата компания и не е необходимо да му казвате, че това е Иван Иванович от Вологда, преди година той купи комбайн от вас, след това купи сеялка и сега има нужда трактор. Управителят вижда целия фон и веднага изяснява, казват, какво ви трябва, Иван Иванович, доволен ли сте от комбайна и сеялката. Клиентът е доволен, спестено време, + 1 към вероятността да направи нова транзакция.
• Автоматизацията персонализира - благодарение на CRM, ERP и дори системите за автоматизация на пощата, можете да се свържете с всеки клиент въз основа на неговите специфични нужди, разходи, история и т.н. И ако сте персонифицирани, вие сте приятел, защо не купувате от приятели? Малко опростено и прекалено опростено, но до голяма степен така работи.
• Клиентът харесва, когато всичко се случва навреме: доставка на работа, разговори, срещи, пратки и др. Чрез автоматизиране на работните процеси в CRM или BPM можете да осигурите по-гладко изживяване.

Какво пречи?

Автоматизацията пречи на клиентите само когато я няма или не е напълно автоматизирана. Прост пример: Поръчахте пица на сайта, отбелязахте, че ще платите с карта и трябва да бъдете доставена до 17:00 часа. И когато управителят на пицарията ви се обади обратно, се оказа, че те приемат само пари в брой и управителят не видя факта, че сте посочили времето за доставка, защото те имат „тази информация не се предава на приложението“. Резултатът е, че следващия път най-вероятно ще поръчате пица през интернет в пицарията, където всичко работи гладко, освен ако, разбира се, самата пица не е толкова вкусна в първата пицария, че можете да пренебрегнете останалите дреболии!

Производство и склад

Какво помага?

• Контрол на ресурсите - с добре настроена автоматизация на управлението на производството и склада, запасите винаги се попълват навреме и работата протича без прекъсвания.
• Автоматизацията на склада помага да се контролира движението на стоките, отписванията, асортимента, да се оцени уместността на стоките и търсенето им, което означава минимизиране на двете най-лоши проблеми за компания, която има склад: кражба и презареждане.
• Поддържането на указатели на доставчици, номенклатура и ценови листи помага да се изчисли цената и цената на продуктите възможно най-бързо и правилно, да се формират технически и търговски предложения за клиентите.

Какво пречи?

Понякога възникват конфликти при интегрирането на класически системи за управление на производството и корпоративен софтуер - в такива случаи понякога е препоръчително да се напишат съединители и все пак да се пресече таралеж със змия, но по-често е по-добре просто да се използват две системи: едната като система за контрол на процеси , другата за оперативна работа (заповеди, документация, складова отчетност и др.). Такива сблъсъци обаче са рядкост в малкия бизнес; в повечето случаи интегрирана система за управление, производство и склад като напр. RegionSoft CRM Enterprise.

Данни

Какво помага?

Автоматичната система трябва да събира данни - ако не го прави, вече е нещо друго, с нецензурно име.

• Данните в CRM, ERP, BPM като правило са унифицирани, изчистени от дубликати и нормализирани за обработка и анализ (относително казано, ако мениджърът печели и отбелязва в полето „цена“ вместо 12 900 рубли 12 900%, системата ще ругае и няма да позволи грешка). Така не се губи време за всички тези луди сортировки и форматиране в Excel - добре, например.
• Данните се съхраняват с максимална дълбочина и благодарение на готови отчети (от които RegionSoft CRM над сто) и филтрите са налични за всеки период и във всеки контекст.
• Данните от софтуера са доста трудни за кражба или компрометиране незабелязано, така че софтуерът също е важен инфраструктурен елемент на информационната сигурност.  

Какво пречи?

Ако самият софтуер няма методи за контрол на данните (например маски за въвеждане или проверки с помощта на регулярни изрази), тогава данните могат да бъдат доста хаотични и неподходящи за анализ. Не трябва да очаквате голяма полза от такъв софтуер.

Модел на управление

Какво помага?

• Ако вашият софтуер може да автоматизира процесите, смятайте, че сте ударили джакпота и трябва да направите едно нещо: да разберете процесите, да премахнете всичко ненужно и заедно с доставчика да започнете постепенна автоматизация. Тогава всеки рутинен процес в компанията ще има свои отговорници, срокове, етапи и т.н. Много е удобно да се работи - напразно малките предприятия се страхуват от дизайнерите на процеси (нямаме нотации в RegionSoft CRM, например - прост, четим от човека роден редактор на процеси и главен процес).
• Когато е правилно конфигурирана, система за автоматизация като CRM или ERP копира вашия модел на управление и ви позволява да изключите всичко излишно, ненужно, остаряло от процесите. Гледането на вашата компания отвън е страхотно, дори ако гледате само вашата CRM система.

Какво пречи?

Ако автоматизирате бъркотия, получавате автоматизирана бъркотия. Това е свещеното заклинание на всички CRM разработчици.

Кога не е необходима автоматизация?

Да, има случаи, когато автоматизацията не е необходима или не си струва да се прави.

• Ако автоматизацията е по-скъпа от потенциалния доход: докато не разберете колко печеливш е вашият бизнес и дали е готов да инвестира в автоматизация, не трябва да предприемате внедряване.
• Ако имате много малко клиенти и спецификата на бизнеса включва малък брой сделки (сложни технологични индустрии, държавни компании с дълъг оперативен цикъл и др.).
• Ако не сте в състояние да осигурите ефективна автоматизация: не само закупуване на лицензи, но и внедряване, усъвършенстване, обучение и т.н.
• Ако вашият бизнес се подготвя за преструктуриране.
• Ако нямате разбиране за работата на процесите, добре установени взаимоотношения и всичко ви устройва в този корпоративен хаос. Ако искате да промените ситуацията, автоматизацията на процеса ще бъде във ваша полза.

Като цяло автоматизацията на компанията винаги е благословия, но при едно условие - трябва да работите върху автоматизацията, това не е магическа пръчица и не е бутон „Накарай да боли“.

Как да автоматизирате: Бързи съвети

В долния колонтитул на статията ще предоставим списък със задълбочени и подробни статии за различни аспекти на внедряването на CRM системи, в които можете да научите много полезни неща за автоматизацията като цяло. И тук даваме много кратък списък с принципите на компетентната автоматизация. Нека има десет заповеди.

1. Трябва да се подготвите за автоматизация: да прегледате процесите в компанията, да съберете изискванията на служители и отдели, да създадете работна група, да прегледате ИТ инфраструктурата, да изберете вътрешни експерти, да прегледате офертите на пазара.
2. Трябва да автоматизирате в същия екип с доставчика - доверете се на компаниите за разработка, слушайте ги: те имат богат опит и понякога наистина могат да свият рамене, което ви се струва корпоративна скръб.
3. Няма нужда да бързате - автоматизирайте постепенно.
4. Не можете да спестите от обучение: това не е най-скъпата услуга в ценовата листа на продавача и е трудно да се надцени. Обучен служител = безстрашен и бързо работещ служител.
5. Не работете без техническо задание (ТЗ) - това е гаранция, че вие ​​и доставчикът се разбирате правилно и говорите на един и същ език. Носителство на запазени нерви - 100%.
6. Погрижете се за сигурността: контролирайте метода на доставка на системата, попитайте доставчика за методите за защита, проверете дали минималният минимум е разделянето на нивата на достъп на служителите до системните секции.
7. Рационализирайте процесите преди внедряването – ще видите колко по-бърза и прозрачна ще стане работата.
8. Направете автоматизацията непрекъсната: актуализирайте инсталирания софтуер, направете всички промени, които са настъпили в компанията, поръчайте ревизии, ако имате специфични бизнес изисквания.
9. Не пестете кибрит. Ако сте започнали проект за внедряване, възползвайте се от всички функции, от които се нуждаете - закъснялото разбиране на нуждите може да струва скъпо.
10. Правете резервни копия. Понякога това спасява живота на цялата компания.

Автоматизацията е необходима на всеки бизнес и особено на малкия и среден бизнес – това не е само вашият вътрешен софтуер, това е конкурентно предимство поради силния напредък в работата с клиенти. В крайна сметка, ако конят и каруцата бяха подходящи за всички, автомобилът едва ли щеше да бъде изобретен. Перспективи, те са в еволюция.

От 10 до 23 юни имаме промоция «13 години RegionSoft CRM. Забравете суеверията - благодарим за доверието! с изгодни условия за покупка и отстъпки.

Нашите полезни статии

Относно нашия RegionSoft CRM

CRM++
Figak-figak и в производство. Пуснахме RegionSoft CRM 7.0

Внедряване на CRM

CRM система: пълен алгоритъм за внедряване
Как да провалим внедряването на CRM система?
CRM за малък бизнес: тайните на успешното внедряване
Не харесвате CRM системите? Просто не знаете как да ги приготвите
Внедрявате ли CRM система? Свалете си розовите очила
Не го автоматизирайте: Лош бизнес съвет
Истинска история на рекламна агенция от пустошта: възходи, падения и внедряване на CRM

Относно KPI за случая

KPI система в компанията: как да не отидете на три букви
KPI - три букви на препъникамъка

Разни интересни

CRM системи: защита или заплаха?
CRM за малък бизнес. трябва ли ти
CRM-система: инструмент за бизнес 80 лв
40 "глупави" въпроса за CRM

Източник: www.habr.com