MMS система в център за данни: как автоматизирахме управлението на поддръжката

Представете си, че имате пълна сървърна зала с инженерно оборудване: няколко десетки климатици, куп дизел генератори и непрекъсваеми източници на енергия. За да може хардуерът да работи както трябва, редовно проверявайте неговата производителност и не забравяйте за превантивната поддръжка: провеждайте пробни пускания, проверявайте нивото на маслото, сменяйте части. Дори за една сървърна стая трябва да съхранявате много информация: регистър на оборудването, списък на консумативите в склада, график за превантивна поддръжка, както и гаранционни документи, договори с доставчици и изпълнители. 

Сега нека умножим броя на залите по десет. Възникнаха проблеми с логистиката. В кой склад какво трябва да съхранявате, за да не се налага да тичате след всяка резервна част? Как да попълните доставките своевременно, така че непланираните ремонти да не ви изненадат? Ако има много оборудване, е невъзможно да запазите цялата техническа работа в главата си и трудно на хартия. Тук на помощ идва MMS или системата за управление на поддръжката. 

В MMS изготвяме графици за профилактични и ремонтни дейности и съхраняваме инструкции за инженерите. Не всички центрове за данни разполагат с такава система; мнозина я смятат за твърде скъпо решение. Но от собствен опит сме убедени в това Не инструментът е важен, а подходът за работа с информация. Създадохме първата система в Excel и постепенно я развихме до софтуерен продукт. 

С алексдроп решихме да споделим нашия опит в разработването на собствен MMS. Ще покажа как се разви системата и как помогна за въвеждането на най-добрите практики за поддръжка. Алексей ще ви разкаже как е наследил MMS, какво се е променило през това време и как системата улеснява живота на инженерите сега. 

Как стигнахме до нашия собствен MMS

Първо имаше папки. Преди 8-10 години информацията се съхраняваше в разпръснат вид. След поддръжката подписвахме отчети за свършената работа, съхранявахме хартиени оригинали в архиви и сканирани копия в мрежови папки. По същия начин информацията за резервни части: резервни части, инструменти и аксесоари беше събрана в папки, разбити по оборудване. Ето как можете да живеете, ако изградите структура и нива на достъп за тези папки.
Но тогава имате три проблема: 

• навигация: отнема много време за превключване между различни папки. Ако искате да видите ремонти на конкретно оборудване за няколко години, ще трябва да направите много кликвания.
• статистика: няма да го имате и без него е трудно да се предвиди колко бързо се поврежда различно оборудване или колко резервни части да планирате за следващата година.  
• навременна реакция: никой няма да ви напомня, че компонентите вече са на изчерпване и трябва да бъдат поръчани отново. Също така не е очевидно, че това не е първият път, когато същото оборудване се проваля.  

Известно време съхранявахме документи по този начин, но след това открихме Excel :)

MMS към Excel. С течение на времето структурата на документацията мигрира към Excel. Той се основава на списък с оборудване с приложени към него графици за поддръжка, контролни списъци и връзки към сертификати за завършена работа: 

Списъкът на оборудването посочи основните характеристики и местоположение в центъра за данни:

Резултатът е един вид навигатор, от който можете бързо да разберете какво се случва с оборудването и неговата поддръжка. При необходимост можете да разгледате отделни актове от графика за поддръжка чрез връзките:

Ако съвестно поддържате документ в Excel, решението е доста подходящо за малка сървърна стая. Но и това е временно. Дори да използваме един климатик и да правим профилактика веднъж месечно, за пет години ще натрупаме стотици грешки и нашият Excel ще набъбне. Ако добавите още един климатик, един дизелов генератор, един UPS, тогава трябва да направите няколко листа и да ги свържете заедно. Колкото по-дълга е историята, толкова по-трудно е веднага да се грабне необходимата информация. 

Първата система за "възрастни".. През 2014 г. преминахме първия одит на управлението и операциите съгласно стандартите за оперативна устойчивост от Uptime Institute. Преминахме през почти същата програма Excel, но в течение на една година значително я подобрихме: добавихме връзки към инструкции и контролни списъци за инженери. Одиторите намериха този формат за доста работещ. Те успяха да проследят всички операции с оборудването и се увериха, че информацията е актуална и процесите са в сила. Одитът тогава премина с гръм и трясък, като получи 92 точки от 100 възможни.

Възникна въпросът: как да живеем по-нататък. Решихме, че имаме нужда от „сериозен“ MMS, разгледахме няколко платени програми, но в крайна сметка решихме сами да напишем софтуера. Същият Excel беше използван като разширена техническа спецификация. Това са задачите, които поставяме пред MMS. 

Какво искахме от MMS

В повечето случаи MMS е набор от директории и отчети. Нашата йерархия на директории изглежда по следния начин:

Първият справочник от най-високо ниво е списък на сградите: машинни помещения, складове, където се намира оборудването.

Следва списък на инженерното оборудване. Събрахме го по следните системи:

• Климатична система: климатици, чилъри, помпи.
• Захранваща система: UPS, дизел генератори, разпределителни табла.

За всяко оборудване събираме основни данни: тип, модел, сериен номер, данни на производителя, година на производство, дата на въвеждане в експлоатация, гаранционен срок.

Когато сме попълнили списъка на оборудването, съставяме за него програма за поддръжка: как и колко често да се прави поддръжка. В програмата за поддръжка, която описваме набор от операции, например: сменете тази батерия, коригирайте работата на определена част и т.н. Ние описваме операциите в отделен справочник. Ако една операция се повтаря в различни програми, тогава няма нужда да я описваме отново всеки път - просто вземаме готова от справочника:

Операциите „Промяна на температурни настройки“ и „Смяна на бързо освобождаващи се кабелни връзки“ ще бъдат общи за чилъри и климатични системи на един и същи производител.

Сега за всяко оборудване, което можем да създадем график за поддръжка. Ние свързваме програмата за поддръжка с конкретно оборудване, а самата система разглежда в програмата колко често трябва да се извършва поддръжка и изчислява времето за работа от датата на пускане в експлоатация:
Можете дори да автоматизирате изготвянето на такъв график с помощта на формули на Excel.

Не съвсем очевидна история: поддържаме отделна директория отложена работа. Графикът си е график, но всички сме живи хора и разбираме, че всичко може да се случи. Например, консуматив не е пристигнал навреме и услугата трябва да бъде пренасрочена за една седмица. Това е нормална ситуация, ако я държите под око. Поддържаме статистика за отложената и незавършена работа и се опитваме да гарантираме, че анулираните поддръжка клонят към нула.  

Води се и статистика за всяко оборудване аварии и непланирани ремонти. Използваме статистика, за да планираме покупките и да намираме слаби места в инфраструктурата. Например, ако компресор изгори на едно и също място три пъти подред, това е сигнал да се търси причината за повредата.   

Тази история на поддръжка и ремонти е натрупана за 4 години за конкретен климатик.

Следното ръководство е Резервни части. Отчита се какви консумативи са необходими за оборудването, къде и в какво количество се съхраняват. Тук съхраняваме и информация за времето за доставка, за да планираме по-добре пристиганията в склада. 

Ние изчисляваме броя на резервните части от годишната статистика на ремонтите на единица оборудване. За всички резервни части ние посочваме минималния баланс: какъв минимум резервни части са необходими за всяко съоръжение. Ако резервните части са на изчерпване, количеството им в указателя се маркира:

Минималният баланс на сензорите за високо налягане трябва да бъде поне два, но остава само един. Сега е време да направите поръчка. 

Веднага след като пристигне пратка с резервни части, ние попълваме указателя с данните от фактурата и посочваме мястото за съхранение. Веднага виждаме текущия баланс на такива резервни части в склада: 

Поддържаме отделна директория с контакти. В него въвеждаме данните на доставчици и изпълнители, които извършват поддръжка: 

Към картата на всеки изпълнител-инженер се прилагат сертификати и групи за електрическа безопасност. При изготвянето на график можем да видим кои специалисти имат необходимия допуск. 

Откакто съществува MMS, работата с разрешения за сайтове се промени. Например, добавени са документи с методически указания за извършване на поддръжка. Ако преди това набор от операции се побираше в малък контролен списък, тогава подробните инструкции обхващат всичко: как да се подготви, какви условия са необходими и т.н.   

Той ще ви каже как работи целият процес сега, използвайки пример. алексдроп. 

Как работи поддръжката в MMS?

Имало едно време работата, завършена отдавна, е била документирана постфактум. Ние просто извършихме поддръжка и след това подписахме акт за завършена работа. 99% от сървърите правят това, но от опит това не е достатъчно. За да не забравим нищо, първо оформяме разрешително за работа. Това е документ, описващ работата и условията за нейното изпълнение. Всяка поддръжка и ремонт в нашата система започва с него. Как става това: 

1. Разглеждаме следващите планирани работи в графика за поддръжка:
   
2. Създаваме ново разрешително. Избираме изпълнител по поддръжката, който управлява процеса от наша страна и координира работата с нас. Посочваме къде и кога ще се работи, избираме вида на оборудването и програмата, която ще следваме: 
   
3. След като запазите картата, преминете към подробностите. Посочваме изпълнителя и проверяваме дали има разрешение да извърши необходимата работа. Ако няма разрешение, полето се маркира в червено и не можете да издадете работна поръчка:  
   
4. Посочваме конкретно оборудване. В зависимост от вида на работата, предварителните дейности са предписани в програмата за поддръжка, например: поръчване на гориво до обекта, насрочване на въвеждащ инструктаж за инженерите и уведомяване на колегите.Списъкът с дейности ще се появи автоматично, но ние можем да добавим наши собствени елементи , всичко е доста гъвкаво:
   
5. Запазваме поръчката, изпращаме писмо до одобрилия и чакаме неговия отговор:
   
6. Когато инженерът пристигне, ние разпечатваме работната поръчка директно от системата.
   
7. Работната поръчка съдържа контролен списък с операции за програмата за поддръжка. Работният мениджър в центъра за данни контролира поддръжката и поставя отметки в квадратчетата.
   

   За известно време беше достатъчен кратък контролен списък. Тогава въведохме методически указания, или MOP (метод на процедурата). С помощта на такъв документ всеки дипломиран инженер може да провери всяко оборудване. 

   Всичко е описано възможно най-подробно, чак до шаблони за уведомителни писма и метеорологични условия: 

   

   Отпечатаният документ изглежда така:

   

   Според стандартите на Uptime Institute трябва да има такъв MOP за всички операции. Това е доста голямо количество документация. Въз основа на опита препоръчваме да ги развивате постепенно, например един MOP на месец.

8. След работата инженерът издава сертификат за завършена работа. Ние го сканираме и го прикрепяме към картата заедно със сканове на други документи: разрешително и МОП. 
   
9. В работната поръчка отбелязваме извършената работа: 
   
10. Картата на оборудването съдържа историята на поддръжката:
    

Показахме как работи нашата система сега. Но работата по MMS не е приключила: вече са планирани няколко подобрения. Например, сега съхраняваме много информация в сканирания. В бъдеще планираме да направим поддръжката безхартиена: свържете мобилно приложение, където инженерът може да постави отметки в квадратчетата и незабавно да запази информацията в карта. 

Разбира се, на пазара има много готови продукти с подобни функции. Но ние искахме да покажем, че дори малък Excel файл може да бъде разработен в пълноценен продукт. Можете да направите това сами или да включите изпълнители, основното е правилният подход. И никога не е късно да започнете.

Източник: www.habr.com