Сега ни виждате - 2. Lifehacks за подготовка за онлайн конференция

От училищни уроци до седмици на висшата мода, изглежда, че онлайн събитията са тук, за да останат. Изглежда, че не би трябвало да има големи трудности при преминаването към онлайн формат: просто изнесете лекцията си не пред тълпа слушатели, а пред уеб камера и превключвайте слайдовете навреме. Но не :) Както се оказа, онлайн събитията - дори скромни конференции, дори вътрешни корпоративни срещи - имат свои собствени „три стълба“: най-добри практики, полезни съвети и лайфхакове. Днес говорим за тях в разговор с Денис Чураев, ръководител на екипа за техническа поддръжка на Veeam, Букурещ, Румъния (въпреки че в света на работата от вкъщи това не е толкова важно).

— Денис, този сезон ти и твоите колеги участвахте в онлайн конференцията VeeamON 2020 - ново събитие на Veemathon. Моля, разкажете ни малко по-подробно какво беше?

— Нашите инженери за техническа поддръжка получиха ограничено време, за да демонстрират известни знания или способност да направят нещо нестандартно за решаване на проблеми (отстраняване на неизправности) или конфигурационни задачи. Тоест имаше такъв блиц за поддръжка, за да покаже какво друго може да се направи с продуктите на Veeam, в допълнение към добре познатите задачи и колко готини са нашите момчета.

Първоначално [идеята на Veeamathon] изглеждаше малко по-ярка, защото нямаше затворени граници поради вируса и всички се надявахме да отидем и да направим такова интересно шоу на място. Но в крайна сметка се премести в онлайн формат и то доста добре.

- И как го направи? Дали това бяха разговори, онлайн демонстрации или записани демонстрации?

— Както вече казах, в този проект участваха инженери. По принцип поддръжката няма проблеми в комуникацията с клиентите, нашите момчета са много технически подковани и говорят [чужди езици] добре, но някои не се чувстват достатъчно комфортно да се представят пред голям брой хора - а имаше хиляди хора, които ни казаха, че са гледали (и след това също се записва и показва отново).

Съответно някой подготви запис на живо, монтира го и когато остана доволен от резултата, просто го пусна. Тоест все едно беше стрийм, а всъщност беше запис. Но в същото време авторът на доклада беше в самия поток и когато хората го попитаха в чата, той отговори.

И имаше формат, в който хората представяха [своите изпълнения] на живо. Например моят случай: първо, нямах достатъчно време да подготвя и монтирам видеозаписа, и второ, достатъчно съм уверен в говорните си способности, затова говорих директно.

Една глава е добре, но две по-добре

— Да вземем примера с Teams (Денис вече говори за него споменати - прибл. изд.) - това беше моят колега от Санкт Петербург Игор Архангелски (с него работихме заедно по подготовката на доклади). Той също изпълняваше на живо.

И в крайна сметка ние двамата си помагахме: от моя страна това беше решаване на проблеми с VMware и ESXi - той ми беше, така да се каже, помощник, отговаряше на въпроси, а аз водех частта на живо. И след това обратното: разменихме се, тоест той говори за възстановяване на Teams и какво може да се архивира и в този момент аз отговарях на въпроси в чата от клиенти и тези хора, които са гледали записа.

— Оказва се, че сте имали такъв тандем.

- да Имахме само 20 минути за всяка презентация, като повечето от нашите презентации включваха поне 2-ма души - защото не искахме да отвличаме вниманието на основния говорител от историята, но в същото време искахме да отговорим на въпросите възможно най-пълно. Затова се синхронизирахме по темите предварително, разбрахме подробностите, помислихме какви въпроси може да има и по време на потока, по време на презентацията, вторият човек беше готов да отговори не по-зле от първия.

Полезен съвет №1: Слушателите трябва да имат възможност да задават въпроси „в потока“ - тоест тук и сега. В крайна сметка много хора идват на конференцията, за да получат отговори на своите въпроси. А когато “влакът е тръгнал” (започнал е поредният репортаж), тогава на човек вече му е по-трудно - трябва да превключи, да пише някъде отделно, после да чака отговор, а ще чакаш ли... това не е офлайн конференция, където можете да хванете лектора на кафе пауза. Често се оставя време за въпроси в края на речта, където те се изразяват от модератора и се отговаря от говорителя. Работата в тандем - единият докладва, вторият веднага отговаря на въпроси в чат - също е добър вариант.

— Споменахте, че вече имате голям опит в изявите. Ами другите инженери? Често ли изпълняват пред голяма публика?

— За опита — интересно е, че много хора го имат. Защото в екипа за поддръжка вече сме свикнали да подготвяме обучителни презентации един за друг. Цялата ни процедура на обучение се основава на това, че поддръжката сама намира ключови специалисти, които разбират нещо и осигурява обучение.

NB: Можете да разберете как нашата поддръжка е изградила своята система за обучение статия на Хабре.

Подобно беше и при подготовката на Vimathon - много хора се отзоваха [на поканата за участие] и сред голяма маса хора винаги има някой с интересни идеи. Тоест, ако вземем само един човек, отговорен за всичко, и той ще подготви теми, тогава един човек може да бъде ограничен от своя кръгозор. И когато включим много хора наведнъж, се получава такъв брейнсторминг, идват много интересни идеи.
Ние провеждаме нашите обучения в същия формат: имаме практиката да подготвяме видеозаписи на изказвания и изнасяме лекции на колеги просто в хода на ежедневната работа.
И въпреки че нито аз, нито моят колега сме имали практиката да говорим пред голям брой хора, когато говориш с екран (не виждаш хората, които седят пред теб), просто си представяш, че говориш за клас или за група. И това ми помогна да не се изгубя и да не съм нервен.

Животът хакерство: Ако имате добро въображение, можете да си представите публиката. За някои ще помогне снимка с тълпа колеги или просто много известно изображение на много хора:

„Внимание, въпрос!“

– Имаше ли трудни въпроси, на които не можа да отговориш веднага?

— Нямаше трудни въпроси като такива по темата, защото знаехме нашите теми достатъчно добре и можехме да отговорим на всякакви въпроси. Но по някаква причина възникнаха въпроси, които нямаха никаква връзка с темата. (Тоест, трябваше да го обмислите в главата си за няколко секунди, защо човекът изобщо ви пита за това тук?) Казахме на такива хора или да изчакат и да поискат отговор след сесията, или казахме, че има такава друга тема, която Imyarek представя, и относно вашите въпроси можете да отидете там и да попитате специалист, който разбира това по-добре. Те предоставиха някои връзки към общи ресурси, документация и т.н.
Например, по някаква причина по време на тренировъчна сесия за това как да разберем скоростта на дисковете на VMware, те ме попитаха за лицензите на Vim. Отговарям: момчета, ето връзка към документа и можете да отидете на презентацията за лицензи, те също ще ви кажат там.

Полезен съвет №2: А за лекторите (както и за слушателите) е необходима мемо-програма на събитието, с темите на всички доклади и графика.

— Срещнахте ли трудности по време на подготовката или изпълнението? Кое беше най-трудното?

— Това е най-трудният въпрос за отговор:) Казаха ни за участие в това събитие още през февруари. Съответно имахме много време за подготовка: всички слайдове, тестове, лаборатории, тестови записи бяха направени няколко месеца предварително. Всъщност нямахме търпение да направим всичко това, за да можем вече да видим резултатите си. Тоест нямаше никакви трудности в начина, по който беше организирано, колко време ни беше отделено. В крайна сметка просто чакахме VeeamON най-накрая да се случи. Вече усъвършенствахме всичко 10 пъти, пробвахме го и нямаше повече проблеми.

Относно „отпадането“

— Основното беше „да не изгориш“?

„Доколкото разбирам, беше трудно за тези, които решиха дали да отидат [да участват], след като се оказа, че няма да отидем в Лас Вегас. Веднага след като стана ясно кой е останал, всички останали вече се интересуваха от това [онлайн събитие].

— Тоест имаше хора, които искаха да отидат на офлайн събитието?

— Струва ми се, че това винаги се случва, защото това е ново изживяване, общуване с хора, нетуъркинг на живо... По-интересно е, отколкото да седиш на компютъра и да говориш в екрана. Но, както си спомням, не много хора „паднаха“. Всички говорители, с които аз лично общувам - всички останаха. И мога да обясня защо толкова много хора останаха. Защото, първо, беше жалко, че вече сте подготвили [материала] - и бих искал да го покажа. И второ, все пак исках Vimaton да има успех, за да се повтори следващата година. Всичко това беше в наш интерес.

— Доколкото разбрах, вашата подготовка е започнала през зимата, тоест поканата е била в началото на годината?

- Да, просто погледнах датите - беше много отдавна, имахме много време. През това време три пъти си разбивах лабораторията, в която провеждах теста. Тоест имах време да проверя всичко напълно. (Дори намерих много неща за себе си, които не включих в презентацията, беше интересно.)

— Имаше ли специални изисквания, ограничения, някакви нюанси по отношение на отчетите?

— Да, мога да кажа, че докладите бяха избрани чрез елиминиране, тъй като имаше много желаещи.
Имаме група Veeam Vanguards, те са доста напреднали. Плюс продуктови мениджъри и други другари, които познават добре насоките на компанията. И така те провериха нашите теми и резюмета за съответствие с темите на VeeamON.

Ето, например, моето изказване: имах две различни теми вместо една. Те бяха напълно несвързани. Но никой от тях не беше покрит за мен, никой не ми каза: „Съсредоточете се само върху едно, не правете другите!“ И там, и там получих минимални корекции.

По принцип всичко се свеждаше до някакъв вид управление на времето и ограничение във времето, защото за 20 минути това [съдържание] е твърде много - първо дойдох с огромен брой идеи, исках да разкажа всичко, но е невъзможно! Все пак всеки трябва да получи време да говори.
Така че рецензията ми беше малко съкратена, накрая се съсредоточих върху по-ясни неща и това вероятно е по-добре. Защото тогава хората дадоха обратна връзка: „Това е, което търсих! Това е нещо, което би ми било интересно да знам!“ И ако говоря за повече неща, няма да мога да говоря за това.

Съответно те ни дадоха някои препоръки, помогнаха ни да коригираме нещо, но в същото време имахме доста широка свобода в подготовката.

Полезен съвет №3: Времето е всичко за нас. Основно правило: ако има 30 слайда в 20-минутен доклад, има голям риск от удължаване на презентацията и нарушаване на времето на някой друг. Фокусът е върху най-важните неща. Редакция, после репетиции. Резултатът, както можете да видите, радва слушателите и самия оратор.

Относно снимките

— Ние дори направихме сами слайдовете, даде ни се възможност да направим собствен дизайн (единственото нещо е, че ни беше даден определен фон и така нататък, тоест те ни дадоха формат, картинки, растерни изображения, които да рисуваме ). Никой не ни ограничаваше какво правим там. Не обичам, например, когато направя някакъв готин тематичен powerpoint слайд, а след това дизайнерският екип го вземе и го преработи, така че накрая дори на мен нищо не ми е ясно. Тоест, може да изглежда по-красиво, разбира се - но това е неразбираемо за един инженер. Е, нямаше проблеми в това отношение, всичко беше много добре.

— И така, вие сте направили всичко по отношение на дизайна сами?

— Ние самите, но все пак проверихме с Карин [Бисет], която беше водещата водеща роля на целия проект. Тя ни даде добри препоръки, защото вече има опит в тази област, участвала е във VeeamON повече от веднъж, така че ни помогна да направим корекции.

Полезен съвет №4: Шаблоните, разбира се, правят живота много по-лесен. Но ако провеждате, например, вътрешна конференция, тогава е напълно възможно да дадете на лекторите известна творческа свобода. В противен случай си представете 5 отчета подред с абсолютно еднакъв шаблон, макар и красиви слайдове. Визуално най-вероятно никой от тях няма да „хване“.

— Карин, както знам, действаше като идеолог и вдъхновител.

— По същество тя беше организатор, да. Тоест тя първоначално заинтересува хората, привлече ги, състави списъци и сглоби система. Не бихме могли да го направим без нея. Карин ни помогна много.

— И накрая сте подготвили цели 2 речи.

- Да, разказах две напълно различни теми, и то по различно време. Представих едно по време на [сесията за] региона на САЩ и след това за [Азиатско-тихоокеанския] регион APG (тоест Азия и Европа го изиграха по-късно), другото беше разказано по време на APG и беше пуснато за САЩ . Съответно имах две презентации сутрин и вечер. Дори спах между тях.

За публиката

— Тествахте ли вече тези презентации, тези теми на вашите колеги, на младши?

- Не. Беше такава идея: умишлено не показах нищо на никого и след това казах: „Момчета, подкрепете ме!“ Исках повече хора да дойдат и да разгледат VeeamON и накрая ми благодариха, проявиха интерес.
Знаете как понякога се случва: изглежда като интересно събитие, но сте заети, нямате време [да дойдете на него]. (Това, между другото, отново е въпрос на управление на времето.) И тогава тези, които ме интересуваха, по-късно ми благодариха, тъй като си взеха малко почивка от такава рутина и направиха нещо друго, интересно.

— Значи сте довели целевата си аудитория със себе си?

- Ами отчасти да, няколко мениджъри, мои колеги и инженери - гледаха. Не всички гледаха онлайн, някои гледаха на записи. И те също потвърдиха, че повторното превъртане е с добро качество, видеото се вижда и всичко е наред. Те успяха да се насладят на моята презентация в друго време, когато не бяха толкова заети.

живот хакерство за тези, които планират да присъстват на онлайн събитието на живо:
Тук можете и трябва да правите почти всичко, както в офлайн срещите: да планирате време за участие, да се подготвяте и задавате въпроси, да си водите бележки, да правите екранни снимки, да обсъждате, да споделяте опит. Колкото по-голямо е вашето участие, толкова по-добра е концентрацията ви и съответно ползите от участието. Има и награди за най-добър въпрос :)

— Имаше ли много руски участници, освен вашите колеги от Санкт Петербург? Имаше ли рускоезични слушатели?

— Имаше посетители, но имаше малко лектори от Русия и бих искал да коригирам това следващата година. Доколкото разбирам, някои момчета са пропуснали възможността да участват в събитието тази година. Защо? Защото в минали години, както казах, това събитие засягаше други отдели, но не толкова подкрепа. И не всички видяха в огромното писмо за VeeamON, че ще има и Vimaton за поддръжка. И когато започнахме да свързваме хората, за съжаление, някои просто нямаха време да подготвят материала. Но сега, след като момчетата го гледаха, вече има повече заинтересовани. И съм сигурен, че през следващата година ще включим подкрепа (включително руска подкрепа) в този въпрос много по-активно.

— Получихте ли обратна връзка?

— Да, на всеки говорител беше изпратен Excel файл с отговори въз основа на неговата презентация, с лична обратна връзка (анонимна, разбира се) от всеки, който го е прегледал. И тъй като там имаше стотици хора, всеки получи огромно досие.

Доколкото знам и попитах други момчета, всички [слушатели] бяха доста адекватни по отношение на разбирането на някои технически проблеми (когато нечий интернет не работи, нещо друго) и всички бяха много доволни от самото съдържание.

Полезен съвет №5: Направете кратко напомняне за слушателите за отстраняване на възможни проблеми - често задавани въпроси - които могат да възникнат по време на събитието. Въпреки че вероятно все още ще изпращат викове за помощ в чата, по-добре е да дадете кратки инструкции на всички предварително. Осигурете поддръжка и за високоговорители, особено по време на изпълнения с демонстрации на живо (някой записва видео за такъв случай). Помислете какво може да се обърка и кога и измислете заобиколни решения. Най-добре е техническата поддръжка да се извършва от отделен човек, който ще помага, като се започне от репетициите; Денис разказа как е било във Veeamathon-e преди.

— Обратната връзка, която запомнихме, беше, че 20 минути са твърде кратки, за да обхванем някаква интересна тема. Тоест догодина най-вероятно ще трябва или да направим двойни сесии - например да го разделим на 2 части - или да намалим количеството на материала, за да го усвоим по-лесно от хората. Тъй като сме техничари, вече знаем много, говорим технически и може би някой има нужда от малко въведение или малко по-прост материал.

Като цяло имаше много добри моменти, които накараха организаторите да помислят за хибриден формат през следващата година. Така че колегите от Veeam вече могат да се подготвят за факта, че поканата за документи ще бъде за много екипи, за различни региони.

Подгответе шейната през лятото и каруцата през зимата

— Виждайки как някои момчета нямаха време да се регистрират за участие, мога да кажа на тези, които участват в споделянето на знания: по-добре е да планирате предварително за следващата година на кои конференции искате да говорите и да се подготвите предварително. И тогава можете спокойно да изчакате тази конференция. Това е много по-малко стресиращо, отколкото когато сте в последната седмица на подготовка.

Преди бях на принципа, че съм зает с всичко, имам си календар. И когато дадох доклади, вече се подготвях преди самите събития. Така че тази година се забавлявах много повече, знаейки, че съм подготвен предварително, че съм проверил и направил всичко. Как го казваш това? Просто го направи. Защото обичайният проблем е как да успеем да направим слайдове и всичко останало. Но ние сами си създаваме този проблем. Това също е въпрос на управление на времето. За съжаление, самият аз не осъзнавах това преди, въпреки че свърших много работа в тази област - и едва сега го осъзнах. Може би този съвет ще помогне на някого.

Полезен съвет №6 от Денис: Някой иска ли да участва в конференции? Много добра идея: през уикендите или в свободното си време правете нещо за представянето си поне половин час седмично. И няма да забележите колко бързо ще се натрупа материалът. Това помага много.

— Много добър съвет и дори не е труден за изпълнение, благодаря!

— И също така, не се стресирайте. Защото, повтарям, ако имате време предварително, тогава можете спокойно да се подготвите, без изобщо да се притеснявате, и в същото време да изглеждате много по-професионално от тези, които са го направили в последния момент. За съжаление разбрах това едва сега, след Виматон, когато се оказа, че просто имам много време [за подготовка]. И осъзнах постфактум - какво стана, че ми беше толкова приятно и забавно да правя това? И понеже никой не ме е карал, имах много време и спокойно го направих. Беше много яко.

- Мога само да аплодирам!

- Да, основното е да се възползвате максимално от всяка възможност и всичко ще бъде наред.

Източник: www.habr.com