Много компании вече успяха да оценят предимствата на обработката на разговори с помощта на виртуалната PBX на MegaFon. Има и много хора, които използват Bitrix24 като удобна и достъпна CRM система за автоматизация на продажбите.
MegaFon наскоро актуализира своята интеграция с Bitrix24, значително разширявайки възможностите си. В тази статия ще разгледаме какви функции ще бъдат достъпни за компаниите след интегрирането на тези две системи.
Причината за написването на тази статия е, че много компании използват услугите поотделно, без да знаят какви ползи може да осигури тяхната взаимна интеграция. Ще анализираме подробно възможностите за интеграция и ще покажем как точно се конфигурира.
Първо, нека да разгледаме какви системи ще интегрираме. Виртуална PBX от MegaFon е услуга, която ви позволява да контролирате всички разговори на компанията. Виртуалната телефонна централа работи както с настолни IP телефони и устройства, така и с мобилни телефони и директно от CRM системата чрез обработка на разговори в браузъра.
CRM Bitrix24 е система, която помага за организирането на автоматизирано записване на данни за транзакции и клиенти, както и за ефективно оптимизиране на работните процеси. Функционалността, простотата и наличието на безплатен план го направиха един от най-популярните CRM в Русия. Друга особеност на системата е нейната гъвкавост; Bitrix24 се използва широко от голямо разнообразие от търговски и сервизни компании.
Интеграцията може да бъде конфигурирана както за boxed office версията с инсталация на фирмени сървъри, така и за облачната версия на Bitrix24, която е достъпна през WEB интерфейс от публичния интернет. Важно е да запомните, че във втория случай интеграцията работи директно между две облачни услуги; услугите ще продължат да си взаимодействат дори ако електричеството или интернетът спре във вашия офис.
Нека разгледаме по-отблизо възможностите за интеграция.
1. Изскачаща клиентска карта при входящо обаждане
При липса на интеграция служителят е принуден да изразходва време и усилия за ръчно създаване на клиентска карта или транзакция, в който случай се случва контактите и транзакциите да бъдат загубени и в най-добрия случай клиентът трябва да се свърже отново, в в най-лошия случай поръчката ще бъде загубена. При получаване на входящо обаждане служителят ще види, че обаждането е дошло от клиент, който не е запознат с Bitrix24. Изскачащата карта показва номера, от който е дошло обаждането и през кой номер е дошло. Виждаме, че все още няма транзакции или коментари за клиента. Алексей Беляков автоматично се назначава отговорен мениджър за клиента.
Ако вече съществува контакт или транзакция, мениджърът ще знае името на клиента още преди да вдигне телефона.
Можете да влезете в съответната сделка, като щракнете върху нейното име.
Как да създадете контакт ръчно?
Ако имате деактивирана опция за автоматично създаване на контакт и получите обаждане от клиент, чийто номер не е в Bitrix24, можете да създадете нов контакт в изскачащ прозорец, като потенциални клиенти и сделки също ще бъдат създадени автоматично, което ще говорим малко по-късно. Ако няма интеграция, няма да има изскачащ прозорец и клиентът ще трябва да бъде създаден напълно ръчно, което отнема много време от мениджъра.
В настройките на CRM можете да изберете един от два режима на работа:
- Просто (без потенциални клиенти)
- Класически (с изводи)
Как да създавате сделки?
В режим Simple CRM сделките ще бъдат създадени незабавно, без да се създават потенциални клиенти.
Как да създадете потенциални клиенти?
В класическия CRM режим първо се създават потенциални клиенти, които след това могат да бъдат преобразувани в контакти и сделки.
2. Автоматично създаване на потенциални клиенти, контакти и сделки
Когато получите входящо обаждане, опцията за автоматично създаване на контакт ще гарантира, че няма да загубите нито един клиент. След края на разговора, запис на разговора ще бъде автоматично добавен към сделката. Потенциалният клиент или контакт ще бъдат създадени дори ако никой служител не отговори на обаждането и могат да бъдат обработени по-късно.
Контактът ще запази номера, от който се е обадил и ще бъде назначена нова транзакция, името на контакта няма да бъде посочено.
Ако по време на разговор с клиент, чийто номер не е в списъка с контакти, мениджърът не е създал контакт, този контакт може да бъде създаден автоматично. За да направите това, трябва да активирате опцията за автоматично създаване на контакти или потенциални клиенти при обаждане на номер, който не е в списъка ви с контакти.
Защо това може да е необходимо? Нека си представим, че мениджър се обажда на клиенти, използвайки база данни, която не е заредена в Bitrix24, или се обажда на номер от визитка, но е забравил да го въведе в CRM. Контактът ще бъде създаден автоматично и служителят ще трябва само да попълни необходимата информация.
Този контакт ще има номер и ще бъде създадена сделка, но няма да бъде посочено име.
3. Автоматично създаване на задачи
В настройките за интеграция можете да изберете на кого и в какви ситуации искате да възлагате задачи за последваща обработка на обажданията. Можете да добавите описание и заглавие на задачата. Можете да добавите отговорник и наблюдател към задача от списъка със служители.
Задачите, създадени от обаждане, ще се появят в лид, сделка, карта за контакт и в списъка със задачи в раздела Задачи и проекти.
4. Обадете се с едно кликване
Вече не е необходимо да набирате телефонния номер на вашия софтфон или телефон. Вместо това просто щракнете върху иконата на слушалката или запаметен номер.
Първо, обаждането ще пристигне на вашето устройство (телефон или софтфон), вие ще вдигнете телефона, след което виртуалната телефонна централа ще набере номера на клиента. И на екрана ще се появи клиентска карта.
5. Записване на всички разговори в клиентската карта
Всички водещи, контактни и сделки дейности могат да се видят в клиентската карта. И така, да преминем към сделката.
От дясната страна на емисията се показват повиквания, свързани с транзакцията. Тук можете да слушате всяко обаждане (за да направите това, трябва да активирате опцията „Запис на разговори“ в личния акаунт на Виртуална телефонна централа в раздела „Тарифа“). Информация със записи на разговори и история може да се види в клиентската карта директно в Bitrix24.
Препоръчваме след всеки разговор да се записва информация за клиента и постигнатите договорености в клиентската карта, както и да се създават задачи за последваща дейност.
6. Автоматична връзка между клиент и персонален мениджър
Опцията за автоматично свързване с личен мениджър ще позволи на клиента да не губи време на първата линия и веднага да се свърже с личен мениджър. Освен това в настройките за интеграция можете да изберете служител или отдел, към който да бъде изпратено обаждането, ако служителят не отговори в рамките на 15 секунди.
Тази настройка ще се покаже в интерфейса на Virtual PBX, както е показано на екранната снимка по-долу:
Как да настроя виртуална PBX интеграция с Bitrix24?
За да интегрирате VATS с Bitrix24, трябва да активирате опцията „Интеграция с CRM“ в акаунта на MegaFon Virtual PBX. Ако искате да записвате и слушате разговори през Bitrix24, трябва също да активирате опцията „Запис на разговори“ там.
1. Първо трябва да инсталирате , първо влезте в CRM и отидете на .
2. Отидете в личния си акаунт на виртуалната телефонна централа от MegaFon.
3. Отидете на „Настройки“ – „Интегриране с CRM“.
4. Щракнете върху „Свързване“.
Можете да настроите интеграция както с облачната, така и с кутията версия на Bitrix24. Във втория случай ще ви трябва работещ SSL сертификат, в противен случай може да има проблеми на етапа на съвпадение на потребителя.
5. Въведете адреса на Bitrix24 и влезте във VATS като потребител с администраторски права.
6. След това ще се отвори екран с две групи настройки за интеграция. В първата група ще трябва да сравните потребителите на Bitrix24 с потребителите на Virtual PBX. Без това системата няма да може да показва правилно събития в CRM и да идентифицира служителите.
Допълнителни служители могат да бъдат добавени по всяко време. Важно е да не забравяте да правите съвпадение за служители, които добавяте в бъдеще.
7. Втората група показва възможностите, които са еднакви за всички сценарии.
8. След това трябва да преминете към сценарии за интеграция. Всеки елемент в тази част е конфигуриран отделно, както за входящи, така и за изходящи повиквания.
Интеграцията може да бъде конфигурирана за всеки номер поотделно или за всички номера наведнъж. Създайте работни сценарии в интерфейса на виртуалната телефонна централа и изберете номера, за които ще работи даден сценарий.
Някои номера могат да бъдат напълно изключени от скрипта, например номера на склад, счетоводител или мениджър. Това ще спести Bitrix24 от ненужни транзакции, контакти и потенциални клиенти. Нека разгледаме по-подробно елементите на скрипта:
- Входящо обаждане от непознат номер може автоматично да създаде нов потенциален клиент, контакт и сделка. / Отговорното лице ще бъде този, който е пропуснал или получил обаждането. В случаите, когато повикване бъде прекратено в IVR, поздрав, при набиране на отдел или ако дежурното лице го получи, трябва да изберете кой ще отговаря за тази сделка, водещ или контакт.
- Входящо обаждане от съществуващ клиент може автоматично да генерира повторен потенциален клиент и сделка. / Ще бъде създаден повторен потенциален клиент или сделка, когато съществуващ клиент получи входящо обаждане. Отговорният мениджър от Bitrix24 ще бъде назначен за отговорен. Процедурата за назначаване на отговорник може да бъде променена в настройките на CRM, например това може да бъде лицето, което е получило обаждането.
- Обажданията от съществуващи клиенти ще бъдат пренасочени към отговорните мениджъри, посочени в Bitrix24. / Първоначално опцията е активирана за всички. Можете да изберете номерата, за които да работи опцията, както и служителя, към когото да се прехвърли обаждането, ако отговорникът не отговаря.
- При входящо обаждане от непознат номер може да се създаде задача за служителя, който е получил обаждането за успешно обаждане или за дежурния служител за неуспешно. / При настройката на този елемент трябва да изберете активни действия:
- Създайте задача за служител, след като той успешно е получил обаждане. За да направите това, трябва да посочите Заглавие на задачата, Текст на задачата и Наблюдател.
- създаване на задача за служител или дежурно лице за пропуснато повикване. Тук трябва да изберете дежурния, заглавието на задачата, текста на задачата и наблюдателя.
- При входящо обаждане от съществуващ клиент може да се създаде задача за отговорния ръководител или служителя, получил обаждането. / Подобно на настройките на предишния елемент, трябва да изберете активни действия:
- След успешно обаждане създайте задача за служителя, получил обаждането. За да направите това, трябва да посочите заглавието на задачата, текста на задачата и също да изберете наблюдател.
- Създайте задача за служител или дежурно лице относно пропуснато повикване. За целта е необходимо да изберете дежурен отговорник, текст на задачата, заглавие на задачата и наблюдател.
Следват настройките за изходящи повиквания.
- Когато направите изходящо обаждане до непознат номер, автоматично може да бъде създаден нов потенциален клиент, контакт и сделка. / Тук не са необходими допълнителни настройки.
- Когато се направи изходящо обаждане към съществуващ клиент, може автоматично да се генерира повторен потенциален клиент и сделка. / Ще бъде необходимо да посочите в настройките кой ще отговаря за повторна транзакция или води в случай на успешно обаждане: лицето, отговорно за контакта, или този, който е направил обаждането? Отделно трябва да изберете отговорник в случай на неуспешно обаждане.
- Когато се направи изходящо обаждане към съществуващ клиент, може автоматично да се генерира повторен потенциален клиент и сделка. / В настройките ще трябва да посочите лицето, отговорно за повторното водене или сделка в случай на успешно обаждане: този, който е направил обаждането, или лицето, отговорно за контакта? Също така трябва да изберете отговорник в случай на неуспешно обаждане.
- При изходящо повикване към непознат номер може да се създаде задача за обаждащия се служител. / Можете да настроите задачи за неуспешни и успешни разговори. Задачата трябва да предпише заглавие, текст и да избере наблюдател.
- При изходящо обаждане към съществуващ клиент може да се създаде задача за отговорния ръководител или за обаждащия се служител. / Изберете в настройките дали да създавате задачи за неуспешни и успешни разговори. И в двата случая трябва да изберете лицето, отговорно за задачата (този, който е направил обаждането или лицето, отговорно за контакта), заглавието на задачата, текста и изберете наблюдател.
9. И последната настройка е настройка на историята на обажданията на служители, които не са в Bitrix24. Историята на тези обаждания може да бъде запазена под името на избрания от Вас служител.
Щракнете върху „Запазване“, на иконата ще се появи зелено съобщение „Свързано“ - това означава, че интеграцията е активирана и работи.
10. За да можете да провеждате разговори, като щракнете върху телефонен номер, е необходима още една настройка.
Щракнете върху Общи настройки и изберете приложението MegaFon като номера за изходящи повиквания.
Кликнете върху „Запазване“.
Нека да обобщим.
Bitrix24 е инструмент за изграждане на ефективни търговски проекти. Интегрирането с телефония ще ви позволи да разширите функционалността на CRM, в резултат на което ще имате достъп до преглед на статистиката на разговорите и слушане на записи на разговори директно от Bitrix24.
При получаване на входящо обаждане служителите ще могат да видят имената на клиентите и ще спестят време при създаване на потенциални клиенти, сделки и контакти, а функцията за разпределение към личен мениджър ще ви даде много нови доволни клиенти.
Очевидно всички настройки могат да бъдат направени за няколко минути, докато интеграцията отваря много допълнителни възможности както за телефония с виртуална PBX връзка, така и за CRM.
Източник: www.habr.com