Създаване на корпоративни чатове и видеоконференции с помощта на Zextras Team

Историята на имейла датира от няколко десетилетия. През това време този стандарт на корпоративна комуникация не само не е остарял, но става все по-популярен всяка година поради въвеждането на системи за сътрудничество в различни предприятия, които като правило се основават специално на електронната поща. Въпреки това, поради липсата на ефективност на имейла, все повече потребители го изоставят в полза на текстови чатове, гласови и видео разговори и видеоконференции. Такива методи на корпоративна комуникация помагат на служителите да спестят много време и в резултат на това да бъдат по-ефективни и да носят повече пари на компанията.

Използването на чатове и видеокомуникации за разрешаване на работни проблеми обаче често води до появата на нови заплахи за информационната сигурност на предприятието. Факт е, че при липса на подходящо корпоративно решение служителите могат самостоятелно да започнат да си кореспондират и да комуникират в обществени услуги, което може да доведе до изтичане на важна информация. От друга страна, ръководството на предприятието не винаги е склонно да отделя средства за внедряването на корпоративни платформи за видеоконференции и чатове, тъй като мнозина са уверени, че те разсейват служителите от работата повече, отколкото повишават тяхната ефективност. Изход от тази ситуация може да бъде внедряването на корпоративен чат и видеоконференции, базирани на съществуващи информационни системи. Тези, които използват Zimbra Collaboration Suite Open-Source Edition като платформа за сътрудничество, могат да решат проблема със създаването на корпоративен чат и видеоконференции със Zextras Team, решение, което добавя много нови функции, свързани с корпоративната онлайн комуникация към Zimbra OSE.

Zextras Team се предлага в две издания: Zextras Team Basic и Zextras Team Pro и се различават по набора от предоставени функции. Първата опция за доставка е напълно безплатна и ви позволява да организирате текстови чатове както в индивидуален, така и в групов чат формати, както и индивидуални видео чатове и аудио разговори, базирани на Zimbra OSE. В този случай всички тези функции ще бъдат достъпни директно от уеб клиента на Zimbra OSE. В допълнение, потребителите на Zextras Team Basic могат да използват мобилното приложение, достъпно на платформи iOS и Android. Тези приложения ви позволяват достъп до лични и текстови чатове, а в бъдеще ще ви позволяват да извършвате видео разговори. Нека веднага да отбележим, че за видео чатове и аудио разговори потребителите на Zextras Team ще се нуждаят от правилно работеща уеб камера и/или микрофон.

Но Zextras Team Pro предоставя много по-богата функционалност. В допълнение към вече изброените възможности, потребителите на Zextras Team ще имат възможността да създават видеоконференции за голям брой служители. Това ви позволява да провеждате срещи между служители, които са географски разположени на различни места и по този начин да спестите време, което преди това е било изразходвано за събиране на участниците в срещата в една стая, и да го изразходвате за по-задълбочено проучване на проблеми или за решаване на конкретни работни задачи.

Zextras Team Pro също ви позволява да създавате виртуални пространства и виртуални срещи за служители. Пространството може да съдържа няколко зали за срещи наведнъж, в които различни участници в пространството могат да обсъждат общи теми. Например, помислете за предприятие, което има отдел продажби от 16 души. От тях 5 служители работят в b2c продажби, 5 служители извършват b2b продажби и още 5 служители работят в b2g. Целият отдел се ръководи от ръководителя на търговския отдел.

Тъй като всички служители работят в един и същи отдел, би било разумно да създадете общо пространство за обсъждане на всички теми, които вълнуват всеки служител по продажбите. В същото време често възникват теми, които засягат само отдел, работещ, например, с b2b. Разбира се, служителите на търговския отдел, които работят в други области, нямат нужда да участват в дискусии на подобни теми, но ръководителят на отдела трябва да участва в дискусиите на всеки отдел. Ето защо е възможно да се обособят отделни виртуални срещи за всяко направление в рамките на пространството, отделено за нуждите на търговския отдел, така че във всяка от тях служителите да комуникират помежду си и с ръководителя на отдела. В същото време самият мениджър ще разполага и с трите виртуални срещи, удобно събрани в отделно пространство. И ако смятате, че цялата комуникация се осъществява на сървърите на компанията и данните не се прехвърлят никъде от тях, тогава такива чатове могат да се нарекат доста безопасни по отношение на информационната безопасност. Отвъд отдела за продажби, концепцията за пространства и виртуални зали за срещи може да се приложи към цялото предприятие.

В допълнение към видеосрещите, за потребителите са достъпни и аудио разговори. В допълнение към факта, че зареждат комуникационните канали много по-малко, много служители често просто се притесняват да общуват във видео формат и често дори покриват уеб камерата на лаптопите си.

В допълнение към видео чатове и аудио разговори със служители, Zextras Team ви позволява да създавате видео чатове и аудио разговори с всеки потребител, който не е служител на предприятието, като генерирате и му изпратите специална връзка за присъединяване към срещата. Тъй като екипът на Zextras изисква само модерен браузър, с помощта на тази функция винаги можете бързо да комуникирате с клиент или контрагент в случаите, когато редовната кореспонденция би отнела твърде много време. Освен това Zextras Team поддържа споделяне на файлове, които служителите могат да изпращат един на друг директно по време на видео разговор или текстов разговор.

Невъзможно е да не споменем специалното мобилно приложение Zextras Team, което позволява на служителите да участват в корпоративни чатове, докато не са на работното си място. Приложението е достъпно за платформи iOS и Android и в момента позволява на потребителите да:

• Водете кореспонденция, като получавате и изпращате съобщения на вашия смартфон
• Създавайте, изтривайте и се присъединявайте към частни чатове
• Създавайте, изтривайте и се присъединявайте към групови чатове
• Присъединете се към виртуални пространства и разговори, както и ги създавайте и изтривайте
• Поканете потребителите във виртуални пространства и разговори или обратното, премахнете ги от там
• Получавайте насочени известия и установявайте защитена връзка с корпоративния сървър.

В бъдеще приложението ще добави възможности за частна видео комуникация, както и видеоконференции и функция за споделяне на файлове.

Друга интересна функция на Zextras Team е възможността да излъчва съдържанието на екрана на компютъра в реално време, както и да прехвърля контрола върху него на друг потребител. Тази функция може да бъде много полезна при провеждане на обучителни уебинари, по време на които е необходимо да се запознаят служителите с новия интерфейс. Тази функция може също така да помогне на корпоративния ИТ отдел да помогне на служителите да решават проблеми с компютрите си без физическото присъствие на ИТ специалист.

Така Zextras Team е цялостно решение за организиране на удобна онлайн комуникация между служителите както във вътрешната мрежа на предприятието, така и извън нея. Поради факта, че Zextras Backup е в състояние напълно да архивира цялата информация, която се генерира в Zextras Team, информацията от там няма да бъде загубена никъде и в зависимост от сериозността на политиките за сигурност, системният администратор ще може самостоятелно да конфигурира различни ограничения за потребителите.

За всички въпроси, свързани със Zextras Suite, можете да се свържете с представителя на Zextras Екатерина Триандафилиди по имейл [имейл защитен]

Източник: www.habr.com