Направи си сам цифрова трансформация на малкия бизнес

Често срещана грешка на начинаещите бизнесмени е, че не обръщат достатъчно внимание на събирането и анализа на данни, оптимизирането на работните процеси и следенето на ключови показатели. Това води до намалена производителност и неоптимална загуба на време и ресурси. Когато процесите са лоши, трябва да коригирате едни и същи грешки няколко пъти. С увеличаването на броя на клиентите услугата се влошава и без анализ на данните няма ясно разбиране какво трябва да се подобри. В резултат на това решенията се вземат на воля.

За да бъде конкурентоспособен, съвременният бизнес, освен качествени продукти и услуги, трябва да има прозрачни процеси и да събира аналитични данни. Без това е трудно да се разбере реалното състояние на нещата в бизнеса и да се вземат правилните решения. Ето защо е важно да имате в арсенала си необходимите инструменти, които не само са удобни за използване, но и ви позволяват да опростите работата си и да създадете възможно най-прозрачните процеси.

Днес има огромен брой инструменти и решения. Но повечето предприемачи не ги използват, защото или не виждат стойността в тях, или не разбират как да ги използват, или са скъпи, или сложни, или още 100500 XNUMX. Но тези, които са го разбрали, намерили или създали такива инструменти за себе си, вече имат предимство в средносрочен план.

Повече от 10 години създавам ИТ продукти и решения, които помагат на бизнеса да увеличи печалбите чрез автоматизация и дигитална трансформация на процесите. Помогнах за откриването на десетки стартиращи компании и създадох десетки онлайн инструменти, които се използват от стотици хиляди хора по света.

Ето един от добрите примери в моята практика, който показва ползите от дигиталната трансформация. За една малка американска адвокатска кантора моят екип и аз създадохме инструмент за генериране на правни документи, който позволи на адвокатите да генерират документи по-бързо. И по-късно, след като разширихме функционалността на този инструмент, създадохме онлайн услуга и напълно трансформирахме компанията. Сега те обслужват клиенти не само в своя град, но и в цялата страна. За три години капитализацията на компанията нарасна няколко пъти.

В тази статия ще споделя с вас реален опит за създаване на прозрачна система за наблюдение на ключови бизнес показатели. Ще се опитам да внуша стойността на използването на цифрови решения, ще покажа, че не е трудно и не винаги е скъпо. Така че, да тръгваме!

Как започна всичко

Ако искате да имате нещо, което никога не сте имали, ще трябва да направите нещо, което никога не сте правили.
Коко Шанел

Жена ми беше уморена да е в отпуск по майчинство и решихме да отворим малък бизнес - детска стая. Тъй като имам собствен бизнес, съпругата ми се грижи изцяло за игралната зала, а аз помагам със стратегически въпроси и развитие.

Подробностите за откриването на бизнес са съвсем различна история, но на етапа на събиране на данни и анализ на конкурентите, в допълнение към подчертаването на специфичните проблеми на този бизнес, ние обърнахме внимание на проблемите на вътрешните процеси, с които повечето конкуренти не са се борили .

За моя изненада, през XNUMX век почти никой не поддържа CRM под каквато и да е форма, мнозина водят записи в писмен вид, в тетрадки. В същото време самите собственици се оплакаха, че служителите крадат, правят грешки при изчисленията и им се налага да отделят много време за преизчисляване и сверяване със записи в счетоводната книга, губят се данни за резервации и депозити, клиенти напускат по неизвестни за тях причини. тях.

Анализирайки събраните данни, разбрахме, че не искаме да повтаряме техните грешки и се нуждаем от прозрачна система, която да намали тези рискове до минимум. Първо започнахме да търсим готови решения, но не можахме да намерим такива, които да задоволят напълно изискванията ни. И тогава реших да направя своя собствена система, макар и не идеална, но работеща и евтина (почти безплатна).

При избора на инструмент взех предвид следните критерии: да не е скъп, да е гъвкав и достъпен и да е лесен за използване. Бих могъл да напиша пълноценна, мощна и скъпа система за този бизнес, но имахме малко време и малък бюджет, освен това не разбрахме напълно дали нашият проект ще работи и би било неразумно да харчим много ресурси за тази система. Затова в момента на тестване на хипотезата реших да започна с MVP (Minimum Viable Product - минимално жизнеспособен продукт) и да направя работеща версия за възможно най-кратко време с минимални инвестиции и след време да я довърша или преработя.

В резултат на това изборът ми падна върху услугите на Google (Диск, Таблици, Календар). Основният източник на входно-изходна информация е Google Sheets, тъй като съпругата ми има опит в работата с електронни таблици, тя може да направи промени сама, ако е необходимо. Взех под внимание и факта, че инструментът ще се използва и от служители, които може да не са много добри в работата с компютър и ще бъде много по-лесно да ги науча как да въвеждат данни в таблица, отколкото да ги науча как да работят с някои специализирани програма като 1C.

Данните, въведени в таблиците, се променят в реално време, тоест по всяко време можете да видите ситуацията на делата на компанията, вградена е сигурност, можете да ограничите достъпа до определени лица.

Разработване на архитектура и структура на данните

Детската стая за игри предоставя няколко основни услуги.

• Стандартно посещение — когато клиент купува време, прекарано в стаята за игра на децата му.
• Посещение под наблюдение — когато клиент купува време, прекарано в стаята за игра на децата си и заплаща допълнително за наблюдение. Тоест, клиентът може да остави детето и да си върши работата, а служителят в стаята ще гледа и играе с детето по време на отсъствието на родителя.
• Отворен рожден ден — клиентът наема отделна маса за хранене и сядане на гостите и заплаща стандартно посещение на игралната зала, докато стаята работи както обикновено.
• Затворен рожден ден — клиентът наема цялото помещение; по време на наемния период помещението не приема други клиенти.

Важно е собственикът да знае колко хора са посетили стаята, на каква възраст са били, колко време са прекарали, колко пари са спечелили, колко разходи е имало (често се случва администраторът да купи нещо или да плати за нещо, например доставка или вода), Колко рождени дни имаше?

Като всеки ИТ проект, започнах с обмисляне на архитектурата на бъдещата система и разработване на структурата на данните. Тъй като съпругата отговаря за бизнеса, тя знае всичко, което трябва да види, контролира и управлява, така че тя действа като клиент. Заедно проведохме мозъчна атака и изготвихме изисквания за системата, въз основа на които обмислих функционалността на системата и създадох следната структура на файлове и папки в Google Drive:

Документът „Резюме“ съдържа обща информация за компанията: приходи, разходи, анализи

Документът Разходи съдържа информация за месечните разходи на фирмата. За по-голяма прозрачност, разделени на категории: офис разходи, данъци, разходи за персонал, разходи за реклама, други разходи.

месечни разходи

Обобщена таблица на разходите за годината

Папката Income съдържа 12 файла на Google Таблици, по един за всеки месец. Това са основните работни документи, които служителите попълват всеки ден. Те съдържат задължителен раздел табло и раздели за всеки работен ден. Разделът на таблото за управление показва цялата необходима информация за текущия месец за бързо разбиране на делата, а също така ви позволява да задавате цени и да добавяте услуги.

Табло за управление

Ежедневен раздел

В процеса на развитие на бизнеса започнаха да се появяват допълнителни нужди под формата на отстъпки, абонаменти, допълнителни услуги и събития. Ние също внедрихме всичко това с течение на времето, но този пример показва основната версия на системата.

Създаване на функционалност

След като разбрах основните индикатори, разработих архитектурата и обмена на данни между обектите, започнах внедряването. Първото нещо, което направих, беше да създам документ в Google Sheet в моята папка Income. В него създадох два раздела: табло и първи ден от месеца, в които добавих следната таблица.

Основен работен лист

Това е основният работен лист, с който ще работи администраторът. Той просто трябва да попълни задължителните полета (маркирани в червено) и системата автоматично ще изчисли всички необходими показатели.

За намаляване на грешките при въвеждане и удобство, полето „Тип посещение“ е внедрено като падащ списък с предоставяните услуги, който можем да редактираме на страницата на таблото. За да направим това, добавяме проверка на данните към тези клетки и посочваме диапазона, от който да вземем данните.

За да намаля човешката грешка в изчисленията, добавих автоматично изчисляване на часовете, прекарани в стаята на клиента, и дължимата сума.

За целта Администраторът трябва просто да маркира часа на пристигане (колона E) и часа на заминаване (колона F) на клиента във формат ЧЧ:ММ. За да изчисля общото време, прекарано от клиента в игралната зала, използвам тази формула:

=IF(ISBLANK($F8); ""; $F8-$E8)

За да изчислим автоматично размера на парите за използване на услуги, трябваше да използваме по-сложна формула, тъй като цената на час може да варира в зависимост от вида на услугата. Следователно трябваше да свържа данните към таблицата с услуги на страницата на таблото с помощта на функцията QUERY:

=ROUNDDOWN(G4*24*IFERROR(QUERY(dashboard!$G$2:$H$5; "Select H where G = '"& $D4 & "'");0)

В допълнение към основните действия добавих допълнителни функции за премахване на нежелани грешки IFERROR или ISBLANK, както и функцията ROUNDDOWN - за да не се занимавам с дреболии, закръглих крайната сума надолу, към клиента.

В допълнение към основния доход (време за наемане), в детската стая за игри има допълнителни приходи под формата на услуги или продажба на играчки, а служителите правят някои малки разходи, например плащане на питейна вода или закупуване на бонбони за комплименти, всичко това също трябва да се вземе предвид.

Затова добавих още две таблици, в които ще записваме тези данни:

За да улесня работата със знаците, ги оцветих и добавих условно форматиране на клетките.

Основните таблици са готови, сега трябва да поставите основните показатели в отделна таблица, за да можете ясно да видите колко сте спечелили за един ден и колко от тези пари са в касата и колко са на картата.

За да обобщя парите по вид плащане, отново използвах функцията QUERY:

=QUERY(I8:J;"SELECT sum(J) WHERE I='Наличка'"» и «=QUERY(I8:J;"SELECT sum(J) WHERE I='Карта'")

В края на работния ден администраторът трябва само да провери повторно приходите и не трябва да прави ръчно преизчисляване. Ние не принуждаваме човек да върши допълнителна работа, а собственикът може да разгледа и контролира ситуацията по всяко време.

Всички необходими таблици са готови, сега просто ще дублираме раздела за всеки ден, ще го номерираме и ще получим следното.

Страхотен! Почти всичко е готово, остава само да се покажат всички основни показатели за месеца в раздела на таблото.

За да получите общия доход за месеца, можете да напишете следната формула

='1'!D1+'2'!D1+'3'!D1+'4'!D1+'5'!D1+'6'!D1+'7'!D1+'8'!D1+'9'!D1+'10'!D1+'11'!D1+
'12'!D1+'13'!D1+'14'!D1+'15'!D1+'16'!D1+'17'!D1+'18'!D1+'19'!D1+'20'!D1+'21'!D1+
'22'!D1+'23'!D1+'24'!D1+'25'!D1+'26'!D1+'27'!D1+'28'!D1+'29'!D1+'30'!D1+'31'!D1

където D1 е клетката с дневен приход, а '1', '2' и т.н. са името на раздела. По абсолютно същия начин получавам данни за допълнителни приходи и разходи.

За по-голяма яснота реших да покажа общата доходност по категории. За да направя това, трябваше да направя сложен избор и групиране от всички раздели, след което да филтрирам и премахна празните и ненужни редове.

Рентабилност по категории

Основният инструмент за отчитане на приходите е готов, сега просто ще дублираме файла за всеки месец от годината.

След като създадох инструмент за счетоводство и наблюдение на приходите, се заех да създам таблица на разходите, в която ще вземем предвид всички месечни разходи: наем, заплати, данъци, покупка на стоки и други разходи.

В папката за текущата година създадох документ на Google Sheet и добавих към него 13 раздела, табло за управление и дванадесет месеца.

Табло за управление

За по-голяма яснота в таблото за управление съм обобщил цялата необходима информация за финансовите разходи за годината.

И във всеки месечен раздел създадох таблица, в която ще следим всички парични разходи на компанията по категории.

Раздел Месец

Оказа се много удобно, сега можете да видите и контролирате всички разходи на компанията и, ако е необходимо, да погледнете историята и дори да правите анализи.

Тъй като информацията за приходите и разходите се намира в различни файлове и не е много удобна за наблюдение, реших да създам един файл, в който събрах цялата релевантна информация, необходима на собственика за контрол и управление на компанията. Нарекох този файл „Резюме“.

Осева маса

В този файл създадох таблица, която получава месечни данни от таблици, за това използвах стандартната функция:

=IMPORTRANGE("url";"dashboard!$B$1")

където подавам ID на документа като първи аргумент и импортирания диапазон като втори параметър.

След това направих годишния баланс: колко е спечелено, колко е похарчено, каква е печалбата, доходност. Визуализира необходимите данни.

И за удобство, за да може собственикът на бизнеса да вижда всички данни на едно място, а не да минава през файлове, интегрирах възможността за избор на всеки месец от годината и показване на ключови индикатори в реално време.

За да направя това, създадох връзка между месеца и ID на документа

След това създадох падащ списък с помощта на „Данни -> Проверка на данни“, посочих обхвата на връзката и конфигурирах импортиране с динамична връзка към документа

=IMPORTRANGE("'"& QUERY(O2:P13;"SELECT P WHERE O ='"& K7 &"'") &"'"; "dashboard!$A1:$B8")

Заключение

Както можете да видите, подобряването на процесите във вашия бизнес не е толкова трудно, колкото може да изглежда и не е необходимо да имате супер умения, за да го направите. Разбира се, тази система има много недостатъци и с разрастването на бизнеса ще бъде невъзможно да се използва, но за малък бизнес или в началото при тестване на хипотеза, това е отлично решение.

Тази игрална зала работи върху това решение вече трета година и едва тази година, когато вече ясно разбираме всички процеси, познаваме нашия клиент и пазара. Решихме да създадем пълноценен онлайн инструмент за управление на бизнеса. Демо приложение в Google Drive

PS

Използването на Google Таблици за наблюдение на бизнеса ви не е много удобно, особено от телефона ви. Така и направих PWA приложение, който показва всички ключови бизнес показатели в реално време в удобен формат

Източник: www.habr.com