Ние няколко пъти писахме за това как нашите технологии помагат и дори да обработват информация от всякакви типове документи и да въвеждат данни в счетоводни системи. Днес ще разкажем как внедрихме в – най-голямото предприятие, доставящо топло и гореща вода в Москва.
Представете си на мястото на обикновения счетоводител. Разбираме, че не е лесно, но все пак опитайте. Всеки ден получавате огромно количество хартиени сметки, заслуги, удостоверения и така нататък. А особено много – преди крайния срок за отчитане. Всички реквизити и суми трябва бързо и внимателно да се проверят, да се препечатат и да бъдат въведени в счетоводната система, ръчно да се извършат транзакции и да се изпратят документите в архива, за да могат след това навреме да се предоставят за проверка на вътрешните одитори, данъчната служба, органите на тарифното регулиране и други. Трудно ли е? Но това е многогодишна бизнес практика, която съществува в много компании. Заедно с МОЕК опростихме тази трудоемка работа и я направихме по-удобна. Ако ви интересува как постигнахме това, заповядайте под кат.
На снимката – московската ТЕЦ-21, най-голям производител на топлинна енергия в Европа. Топлината, произведена на тази станция, МОЕК доставя на 3 милиона жители на северен Москва. .
МОЕК в Москва има половин дузина филиали. Те обслужват 15 811 км топлинни мрежи, 94 топлинни станции и котли, 10 000 топлинни пункта и 24 помпени станции, а също така строят и въвеждат нови системи за отопление. Компанията закупува множество оборудване и услуги за стопанската си дейност: . Оформянето на документи във всяко подразделение, инициатор на закупуването, се извършва от специални служители – куратори на договорите.
Как е устроено оформлението на договорите в голямо предприятие? Когато кураторите сключват договор, те получават много важни документи от контрагентите: стокови разписки, актове за извършени услуги, фактури, справки и др. Обикновено кураторът сканира деловите документи и след това прикрепя сканировките към поръчката в системата за управление на ресурсите на предприятието. Финансовият контролер ръчно проверява всичките данни. След това кураторът носи оригиналите на документите в счетоводството. Или това прави куриер, което може да забави движението на документите за повече време — от няколко часа до два дни.
И всичко би било наред, но, както и в много други компании:
- Документите могат да постъпят в счетоводството няколко дни преди подаване на отчетността. Тогава счетоводителите трябва да прекарат дни и нощи на работното място. Необходимо е ръчно да се провери дали всички фактури, разписки и др. са попълнени коректно. След това, ако всичко е наред, служителят препечатва данните в счетоводната система и извършва записвания. При това 90% от времето на счетоводителя отива за повторно въвеждане на данни — реквизити, суми, дати, номера на номенклатура и т.н. Заради това съществува риск от грешки.
- Документите могат да пристигнат вече с грешки. А понякога липсват определени фактури или справки. Понякога това се установява в последните дни преди подаване на отчетността. Заради това сроковете за одобрение на документите могат да се удължат.
- След извършване на записванията счетоводителите съхраняват разписките, фактурите и актовете в разединени хартиени и електронни архиви. Защо това създава трудности? Например, МОЕК работи на тарифи, затова е задължена редовно да отчита разходите си пред органите на изпълнителната власт. И когато в счетоводството постъпва поредната държавна или данъчна проверка, служителите трябва дълго време да търсят документи.
Как изглеждаше схемата на работа на счетоводството на МОЕК преди:
МОЕК първа в енергийния сектор реши да преустрои и опрости тази схема, за да затваря сделките по-бързо и да подава отчетите, по-добре да оценява пазарните изменения при закупуванията и да планира финансовата си стратегия. Самостоятелно, в единичен случай, да промени многогодишната установена схема на работа в счетоводството беше трудно, затова компанията реши да я трансформира съвместно с партньора си – ABBYY.
Каза́но-сде́лано
Екипът на специалистите на ABBYY внедриха в МОЭК универсална платформа за интелигентна обработка на информация. и настроиха:
- гъвкави описания (шаблони за извличане на данни) за обработка на документи. За това какво е и за какво е нужно, подробно разказахме в Хабър. и . МОЭК обработва с решението над 30 вида документи (например, акт на монтирано оборудване или акт за агентско възнаграждение) и извлича от тях над 50 атрибута (номер на документа, окончателна сума с ДДС, име на купувача, продавача, изпълнителя, количество стока и т.н.);
- конектор за извършване на проверки и извличане на данни, който свързва ABBYY FlexiCapture, SAP и OpenText. Благодарение на конектора стана възможна автоматичната проверка на данните от поръчката и договора по различни справочници. За това ще разкажем малко по-късно;
- експорт на документи в електронен архив на базата на OpenText. Сега всички сканирани документи се съхраняват на едно място;
- черновици на счетоводни записи в SAP ERP с препратки към сканирани образи на документи.
След това служителите на ABBYY и МОЭК разработиха форма за търсене, за да може счетоводителят да намери важни фактури в електронния архив за секунди по всеки атрибут и да ги предостави за проверки на данъчните инспекции.
Търсенето е възможно по 26 различни критерия (картинката е кликаема):
След като МОЭК успешно протестира цялата система, тя беше пусната в експлоатация. Целият проект, включително одобрения, уточнения и доработки, беше реализиран за 10 месеца.
Схема на работа след внедряването на ABBYY FlexiCapture:
Сигурно ви изглежда, че нищо не се е променило? Да, бизнес процесът остана същият, просто голяма част от функциите сега се изпълняват от машина.
Записка, свърши се!
Как стоят нещата сега? Да предположим, че координаторът на договора е получил набор от първични документи по сделката за доставка на помпи за ТЕС, или например за строителство на топлопроводи. Специалистът вече не трябва сам да проверява комплектността и съдържанието на документите, да извиква куриер и да изпраща оригиналите на документите в счетоводството. Координаторът просто сканира подписания комплект първични документи, а след това технологията поема задачата.
Чрез системата за мрежово сканиране служителят изпраща сканирани документи в TIFF или PDF формат в своята гореща папка или на имейла си. След това отваря уеб-станцията за въвеждане ABBYY FlexiCapture и избира типа комплект документи за обработка. Например, „закупуване на услуги/работи с агентско възнаграждение“, „постъпление на материално-технически ресурси (МТР)“ или „учет на имущество“.
От типа комплект зависи броят и видовете необходими документи и данни, които системата трябва да класифицира, разпознае и провери.
Кураторът качва сканиранията за разпознаване. Системата автоматично проверява наличието на всички документи, съдържанието на всеки документ, а на сървъра се извършва разпознаване на реквизитите – дата на договора, суми, адреси, ЕИК, КПП и други данни. Между другото, МОЕК е първата енергийна компания в Русия, която използва такъв подход.
Ако кураторът е качил не всички документи или в някой от документите липсват данни, системата го забелязва и веднага иска от служителя да коригира грешката:
Системата реагира и иска да добавите липсващите документи (тук и в следващите примери, скрийншотовете са кликаеми):
Системата забеляза, че документът е изтекъл:
Така служителят вече не трябва да определя, дали документът е правилно оформен. Ако всичко е вярно, на уеб-станцията за въвеждане автоматично се извършват повечето проверки на данните. Достатъчно е да се въведе номера на поръчката, посочен в SAP ERP. След това се извършва съпоставяне на разпознатите данни с информацията, обработвана в SAP: ЕИК и КПП на контрагента, номера и суми на договора, ДДС, наименования на стоката или услугата. Обработката и проверката на един документ отнемат само няколко минути.
По реквизитите – ЕИК и КПП – може да се избере от справочника необходимата компания:
Ако в сметката или документа има грешка, той няма да премине за експортиране в архив. Например, ако документът е неправилно съставен или един от символите е разпознат неправилно, системата ще посочи това и ще поиска от служителя да коригира всички неточности. Нека дам пример:
Системата откри, че ЗАО „Василек“ не е в списъка на доставчиците на МОЕК.
Това позволява на служителите да следят грешките преди документът да е постъпил в счетоводство.
Ако всички проверки са преминали успешно, с едно кликване сканирана версия на документа се изпраща в електронния архив OpenText, а в SAP се появяват линк и карта с метаданни. Бухгалтерът или кураторът винаги могат да прегледат списъка с документи за съответната поръчка в електронния архив и информация за това кой, в какви срокове и с какъв резултат е обработил документите.
Петър Петрович надникна в електронния архив, …
…за да види кой е качил документите по поръчка №1111.
След експортиране на данни и сканове от ABBYY FlexiCapture в SAP се появява проект за запис с предварително попълнени данни и линкове към сканираните образи на документите.
Проект за запис:
След това на счетоводителя на имейл идва уведомление с линк към готовия проект и сканове. Специалистът вече не трябва да се мъчи с хартия. Остава му само да провери крайната сума на сделката в скановете, наличието на печат, подпис и да извърши записа. За него счетоводителят сега хаби по-малко от минута.
Резултати от проекта
- С помощта на технологиите на ABBYY МОЕЦ опрости и ускори не само счетоводството, но и финансовия контрол. За да направят записа, служителите вече не трябва да чакат куриер с оригиналите на документите - достатъчно е с едно кликване да получат скан с вече проверени данни от електронния архив. Вярно, хартиеният документ все пак е нужен. Но сега може да бъде изпратен в счетоводството по-късно. Когато той постъпи там, служителят ще постави галка в счетоводната система
- Служителите веднага получават всички необходими данни за сделката от скановете, своевременно извършват записите и предварително подготвят всички документи за отчетност. Сега им не им е страшно нито за вътрешни, нито за външни проверки.
- Счетоводителите извършват финансовите операции три пъти по-бързо и МОЕЦ затваря отчетния период с 10 дни по-рано.
- Всички филиали на МОЕЦ съхраняват счетоводни документи в единен електронен архив. Благодарение на това намирането на всяка фактура, договор или акт за извършени услуги, както и всякакви атрибути от тях (суми, ДДС, наименования на стоки или услуги) вече е четири пъти по-бързо, отколкото преди.
- През година решението обработва над 2,6 милиона страници документи.
Вместо заключение
МОЕЦ използва вече 2 години и за това време събрах статистика. Оказа се, че счетоводителите правят 95% от проводките без да внасят промени в черновиците. А това означава, че такива проводки в бъдеще могат да бъдат пропускани напълно автоматично. Получи се така, че този продукт стана фактически първата стъпка на компанията към внедряване на елементи на "изкуствения интелект" в бизнес процесите: МОЭК разработва съответна програма.
Други руски компании също автоматизират работата на счетоводството: правят я по-проста и удобна. Например, с помощта на технологии ABBYY, службата за финансов контрол "" получава важна делова информация 2 пъти по-бързо и отделя с 20% по-малко време за намиране на нужните фактури и товарни накладни. Технологиите за интелектуална обработка на информация помагат на служителите на счетоводството на холдинга "" моментално да намират нужните финансови документи по време на масови данъчни проверки. През 2019 година специалистите на компанията планират да обработят около 10 милиона страници документи.
Искате ли да научите повече за проекта МОЭК и ABBYY? На 3 април в 11:00 заместник-ръководителят на Центъра за информационни технологии на МОЭК Владимир Феоктистов ще разкаже за подробностите по казуса на безплатния . Присъединете се, ако искате да зададете въпроси.
Елизавета Титаренко,
редактор на корпоративния блог на ABBYY
Източник: habr.com
