Популярният бранд или името на високопрофилен лектор помагат да се напълнят залите за конференции. Хората се стремят към "звезди", за да бъдат в крак с времето и да научат за техните недостатъци и успехи. В края на изказванията обаче участниците не дават на тези лектори особенно високи оценки.
В студията за създаване на презентации и инфографики VisualMethod проучиха мнението на предприемачи и корпоративни служители относно това, което най-много ги разочарова в докладите на конференции. Оказа се, че когато опитни лектори игнорират организационните слайдове и преминават направо към описанието на процеса или случая, доверието се губи. Някои от анкетираните дори нарекоха такова поведение на лекторите арогантно ("изобщо не се представи") и небрежно ("в темата е едно, а на думи е друго"). Подробно разказваме за слайдовете, които е важно да запомните.
Защо това е важно
Дори ако сте изнасяли доклади 1000 пъти, тези 5 слайда във вашата презентация задължително трябва да присъстват:
- тема на изказването
- представяне на себе си
- структура на изказването
- агенда
- резюме на презентацията и контакти
Ако презентацията включва блок с отговори на въпроси, направете отделен слайд за това, за да фокусирате вниманието на аудиторията, или използвайте слайд с резюме на презентацията.
С натрупването на опит в изказванията лекторите все повече се фокусират върху същността на презентацията, смятайки, че аудиторията се интересува само от резултатите и личния опит на говорителя. Разбира се, това е съществено, но независимо от вашия статус и резултатите от работата, за аудиторията е важно да получи потвърждение за значимостта на събитията и усещането за участие. Организационните слайдове помагат да се настроите на вашата вълна, да се потопите в темата и да разберете защо вашата презентация трябва да повлияе на професионалния живот на слушателите. Дори ако вашата реч е монолог, организационната информация създава ефект на взаимодействие между говорителя и зрителите в залата.
Заинтересувайте с темата
Всяка презентация започва с титулен слайд. Обикновено на него пише нещо общо, въпреки че първоначално първият слайд е създаден, за да обясни актуалността на темата за аудиторията. Защо се случва така? Нашите клиенти, които често изнасят доклади, признават, че темата получават от организатора или, ако я формулират сами, това става месец преди събитието и в условията на липса на време се създава чернова на темата. С времето тя се появява на всички афиши, банери и в имейл разпространения, а когато дойде времето за подготовка, изглежда, че е късно нещо да се променя. VisualMethod предлага винаги да формулирате темата с обозначение за нейната полза за аудиторията. Дори ако тя малко се различава от обявената. Така ще можете да завладеете вниманието на хората от първите секунди.
Използвайте активен залог за формулиране на темата и бъдете максимално конкретни. Например, формулировката „Разработка на търговско предложение“ звучи по-слабо от „3 шаблона за търговско предложение, които ще ви помогнат да продадете консултантски услуги“.
Намерете общ интерес с аудиторията. Добър говорител преди своето изказване попита организаторите кой ще бъде в залата и какви са резултатите от проучванията по актуалните теми сред посетителите. Такъв разговор отнема пет минути, но спестява време при подготовката, защото точно ще знаете очакванията на хората и ще подберете интересна информация за тях. Ако изнасяте единствена презентация в течение на годината, може да свържете темата си с интересите на присъстващите само с едно изречение.
Дори и когато нямате информация за хората в залата, е достатъчно преди началото на изказването да зададете 2-3 уточняващи въпроса относно професиите на слушателите и да подберете аргумент, защо информацията ви ще бъде полезна за тях.
Подкрепете своята експертиза
След като формулирате темата, хората задават следващия въпрос: защо точно вие можете да бъдете експерт и защо точно на вас трябва да се доверят? Тази реакция се случва автоматично и, без отговор, слушателят може да следи с интерес, но ще има съмнения, че информацията в този конкретен случай заслужава доверие и че полученото трябва да бъде прилагано на практика. Затова препоръчваме даже на „звездни“ говорители да споделят защо имат правото да озвучават определена информация. Как да го направите естествено, без да изтъквате „аз“?
Някои формати на събития предвиждат, че говорителя да бъде представен от организатора. В такъв случай е важно да предоставите на водещия правилната информация и да я свържете с темата на вашето изказване. Например, на един наш клиент съветвахме на конференция за предприемачи да говори не само за последното си работно място в най-голямата по брой служители компания в страната, но и за предишния си опит в малък офис. След изказването си, говорителят получи коментар, че разбира проблемите на малкия бизнес, макар че преди това в блока „въпроси-отговори“ често звучеше въпросът „добре, в голям бизнес тази методология работи, а какво ще кажете за малкия?“. Когато ясно разбирате кой е вашата аудитория, можете да подберете примери от вашата дейност, които да резонират с интересите на слушателите.
Ако се представяте, отделете за това отделен слайд. Така ще можете да обсъдите само връзката между вашия опит и темата, а другите факти ще ги прочетат сами — и няма да изглеждате като хвалещи се. Има такова понятие, като 'триъгълник на доверие'. За да предизвикате доверие, трябва да свържете три аспекта: вашия опит, темата и интересите на аудиторията.
Първият вариант, как това може да стане, предполага използването на стереотип. Изглежда така:
Казвам се _______, аз _______ (Длъжност): стереотип _______________. Ако сте търговски директор, вашето представяне може да изглежда така:
Казвам се Петър Бродски (име), аз съм типичен търговски директор (длъжност), който одобрява по няколко търговски предложения на месец и получавам обратна връзка от клиентите (стереотип). По този начин потвърдете, че имате правото да говорите за изготвянето на търговски предложения и разбирате с какво се занимават присъстващите в залата хора, ако говорите пред хора със същата длъжност.
Вторият вариант — предишен опит. Ако бихте говорили пред разработчици, които, да речем, създават услуги за автоматизация на изпращането на търговски предложения, то можете да кажете следното:
Казвам се Петър Бродски (име), и всеки ден 30% от времето си прекарвам в екипа на разработчиците, защото вярвам, че бъдещето е в автоматизацията на процесите. Ако имате опит в разработката, можете да кажете дори по-ярко: Аз съм разработчик и винаги съм бил такъв. Кодът е в кръвта ми. Но така се случи, че успях да изготвя алгоритъм за работа с търговски предложения и да увелича продажбите с 999%, и сега работя като ръководител на блока. Това е също добре, защото виждам и двете страни на процеса.
Ако нямате релевантен опит, можете да преминете към езика на емоциите и да кажете, защо темата ви е важна. Това ще звучи приблизително така: Аз самият всеки ден съм купувач и готов да плача от щастие, когато продавачът чуе какво ми трябва, а не се опитва да продава по шаблон. Но в това и суть на шаблона на добрата компания: да научи служителите да използват предимствата на човечността и технологията за разбиране на клиента.
Що се отнася до слайда, който описва опита, можете да поставите следната информация:
- Длъжността и имената на компаниите, в които сте работили
- Вашето образование или специализирани курсове, които се отнасят до темата
- Степени, награди и сертификати
- Количествени резултати. Например, колко търговски предложения сте направили в живота си.
- Понякога е уместно да се споменават клиенти или големи проекти.
Основното: навреме помните, че аудиторията е тук, за да чуе не вашата житейска история. Следователно целта на представянето е единствено да обоснове защо е важно хората да чуят именно вашето изказване по тази тема.
Завладежете с съдържание
Вие описахте защо темата и вашата експертиза заслужават внимание, сега аудиторията иска да знае как ще предавате знания, какъв ще бъде процесът. Важно е да показвате съдържанието на презентацията на слайда и да задавате дневния ред на срещата, за да избегнете разочарования след вашето представяне. Когато не уведомите за структурата на вашето изказване, хората сами си формират очаквания, които рядко съвпадат с реалността. Оттук идват коментарите от типа “въобще не говореше по темата” или “мислех, че ще бъде по-добре”. Помогнете на слушателите с техните желания и очаквания — задайте правила и им обяснете какво да очакват.
Добър начин да разкажете за дневния ред, без да наричате слайда “Дневен ред”. Вместо това можете да направите времева линия или инфографика. Уточнете колко време ще отнеме всяка част: теоретична, практическа, случаи, отговори на въпроси, почивки, ако са предвидени. Ако ще изпращате презентацията, съдържанието е най-добре да бъде представено под формата на меню със ссылки — така ще се погрижите за читателя и ще спестите времето му от прелистване на слайдове.
VisualMethod препоръчва не само да указвате съдържанието на изказването, а да го правите чрез полза за слушателите. Например, на слайда има точка “как да укажете граници на бюджета в комерсиално предложение”. Когато обявявате тази точка, дайте обещание: “След моето изказване ще знаете как да укажете граници на бюджета в комерсиално предложение”. Уверете се, че хората намират вашите думи за полезни за себе си.
Както отбелязва в своята книга “Кино между ада и рая” Александър Мита, първите 20 минути на филма предизвикват изблик на интерес към цялата история. Професионалистите наричат това Inciting event или в свободен превод “стимулиращо събитие”. Аналогичен подход съществува и в театралната класика. Вашите вступителни слайдове представляват завръзка и предизвикват интерес към цялото повествование.
Подведете заключения
Помнете за развръзката в края на филма или постановката: момента, когато зрителят осъзнава и получава вселенското знание. Този момент във вашата презентация ще бъде заключителният слайд с кратки изводи. Това може да бъде един извод, написан голямо, ако говорите за наистина ново откритие, или 3 основни правила или извода, за да обобщите всичко от изказването.
Защо е необходимо да обобщите на отделен слайд? Първо, вие помагате да се направи ясна и точна заключение от вашето представление. Второ, подготвяте аудиторията за финала на презентацията и предоставяте възможност за задаване на въпроси.
Трето, можете да добавите стойност на вашето представление. За това е нужно да акцентирате на факта, че благодарение на вашето представление, аудиторията е узнала, осъзнала и разбрала нещо. В общи линии, да създадете ефект за допълнителна стойност. Например, изброявате имената на три модела, по които се изгражда търговско предложение, и казвате: днес научихте тези три модела и, използвайки ги, можете по-ясно да покажете на клиентите си ползата от партньорството с вас и да ускорите продажбите.
Итоговият слайд трябва да бъде кратък и наистина заключителен. Не трябва да продължавате с дълбочинно разглеждане на темата след него, дори ако се спомните някои детайли. Използвайте този момент, за да утвърдите вашия статус на експерт и финалното заключение. Към какво можете да преминете в този финален момент, е блока с отговори на въпроси, макар че в повечето случаи е по-добре да го поставите малко по-рано и да завършите презентацията на наложената нота.
Помогнете да се свържат с вас
Всяка презентация има цел. Като излезете на сцената, говорителят продава на аудиторията стока, компания, своя експертиза или някакво действие. Днес рядко се среща пряка продажба чрез презентация, освен ако не става въпрос за мрежови пирамиди на козметика или вълшебни хапчета. В повечето случаи, говорещият събира контакти от аудиторията. Това не означава, че обикаля с анкета из залата, но казва, къде може да продължи комуникацията.
Ако не сте готови да предоставите директни контакти, посочете на заключителния слайд e-mail на компанията. Например, ние използваме общ адрес hello@visualmethod.ru, а още по-добре е да дадете линк към социална мрежа, където можете да общувате с аудиторията или където се публикуват полезни материали по вашата тема.
Ако сте независим консултант, също можете да посочите общ, личен адрес или да дадете страница в социалната мрежа, чрез която може да се свържете с вас.
За да активизирате аудиторията, направете "призив за действие". Помолете да дадат обратна връзка за вашето представление, да споделят линкове по темата или да предложат как можете да подобрите вашата презентация. Както показва практиката на VisualMethod, около 10% от слушателите винаги са достатъчно отзивчиви и активни, за да оставят коментар, а около 30% са готови да се абонират за новини от вашата група.
P.S.
По „стара“ традиция тук трябваше да има споменаване на фразата „Благодаря за вниманието!“. Винаги е трудно да се каже „сбогом“ и искаш да запълниш неловката пауза с слайд с подобна благодарност, но ние призоваваме да спрем на слайда с контактите. „Благодаря-слайд“ дава сигнал на аудиторията, че вашите отношения са приключили, а целта на всеки бизнес е да разширява и постоянно поддържа контакт със своята аудитория. Вашите контакти ще се справят най-добре с тази задача.
Източник: habr.com
