🥇 Какво носи софтуерът за набиране в пари

Вече повече от 10 години съществуват и се появяват различни професионални системи за подбор на персонал. Това е естествено. Специализиран софтуер вече е разработен за много отделни професии. Що се отнася до рекрутмента, всички разбират какви задачи софтуерът помага да се решат, от каква рутина и грешки избавя, но никой не разбира как да измери икономическия ефект от неговото използване. С други думи, компаниите могат да изчислят колко пари им струва използването на софтуера, но не разбират ROI или колко пари ще донесе или спести софтуерът. Слогани като „Затваряйте ваканси два пъти по-бързо с (такъв-то софтуер)“ — това е абсурдно, просто не е вярно.

Неправилното разбиране какво дава софтуерът за рекрутинг в пари води до това, че компаниите отлагат тази инвестиция с години и през това време губят много в резултатите.
Реших да изчисля колко пари и време спестява професионалният софтуер за подбор на персонал. За да не ви затруднявам с подробни изчисления, ще започна направо с получените резултати. А за онези, които искат да се задълбочат, подробните изчисления са описани по-долу.

И така, ето моите резултати.

Използвайки професионален софтуер за подбор на персонал вие:

спестявате време за работа 2 месеца и 1 седмица годишно за всеки рекрутер.
спестявате пари — в еквивалент на 2,24 средни заплати на рекрутера годишно.През април 2019 това е средно $2,688 — за IT рекрутер в Русия, $1,904 — за Украйна, $1,680 — за Беларус, $1,232 — за Казахстан.
ROI при инвестиция в софтуер за рекрутинг е около 390%.
за сложни, високо платени позиции ползата за работодателя ще състави средно от $2,184 до $4,872 годишно на всеки рекрутер в зависимост от страната;
за по-малко платени, бързо затваряни позиции ползата за работодателя ще състави средно околоот $1,680 до $2,240 годишно на всеки рекрутер, също в зависимост от страната;
〜 всяка 5-та вакансия рекрутерът ще може да затваря с помощта на своята база, което е с 54% по-бързо, отколкото при търсенето на нови кандидати.

Изчисления

Наредете се удобно и да започнем с детайлните изчисления. Реших да разгледам подбора на персонал "по костите", за да получа ясна представа за това, с какво и в какви обеми се занимава рекрутърът.

Как софтуерът помага да спестите 2 месеца и 1 седмица годишно

Средно 33 часа е времето, което един рекрутър отделя за обработка на 1 вакансия без използване на софтуер. Това не беше лесно за изчисляване. Интервюирахме колеги и подробно анализирахме нормите и стандартите в професията.

За да наемете квалифициран служител за офисна позиция, е необходимо да изпълните определен набор от действия, като част от тях са еднократни, а други трябва да се извършват ежедневно. В повечето случаи стандартна вакансия може да бъде затворена, ако се работи активно, за период от 10 дни до 3 седмици. За изчисленията ще вземем средна стойност: 15,5 дни. Тази стойност ще умножим по всички ежедневни трудозатрати. Продължителността и количеството на отделните действия ще вземем от нормативите, установени от експертите емпирично. За всички изчисления използваме средно аритметично от минималните и максималните стойности — най-близкото до реалните условия с вероятността за разнообразни нештатни ситуации.

Нека сравним времевите разходи на един рекрутър за всеки етап от подбора без софтуер и с него, и да изчислим реалната икономия.

Ако съберем продължителността на всички отделни елементи от процеса на рекрутинг (изчислена по средни стойности), стигаме до заключението, че за "ръчно" наемане на един служител специалистът по наемане отделя почти 32 часа и 48 минути. След като изчислим времевите разходи за затваряне на същата вакансия с използване на възможностите на системата за рекрутинг, времето за всичките необходими задачи е намалено до 28 часа и 24 минути. Тоест, затварянето на 1 вакансия се ускорява с 4,4 часа.

Според статистиката, рекрутърът обработва средно 5 ваканции на месец. Използвайки софтуер, той получава много ценен бонус — "прокачана" вътрешна база данни с резюмета. Разбира се, затварянето на ваканции от вътрешната база е значително по-бързо, това е мечта. Реших да разбера колко от тези ускорени наемания се реализират и с колко време.
За целта събрахме данни за затворените ваканции в системата CleverStaff за 2 години. Оказа се, че средно 4 от 5 наемания са нови кандидати, а всеки пети нает служител е кандидат от вътрешната база и такива ваканции се затварят с 54% по-бързо. Средно се постига икономия не на 4,4 часа, а вече на 15,3 часа.

Продължаваме. Ако специалистът работи стандартните 176 часа на месец, общата икономия на работно време е:

(4 обяви × 4,4 часа) + (1 обява × 15,3 часа) = 32,9 часа на месец.
32,9 часа икономия / 176 работни часа на месец = 18,7% от работното време на месец.

При преобразуване за година това е:
18,7% × 12 месеца = 2,24 месеца или 2 месеца и 1 седмица

Тази стойност е универсална и приложима за работата на рекрутера в която и да е страна и с обяви с всякаква сложност. Нека да разгледаме: каква е причината за такава икономия?
Това е възможно благодарение на факта, че професионалният софтуер оптимизира на времето, необходимо за изпълнение на такива процеси:

Публикуването на обявата — системата сама форматира външната страница на обявата от данните, въведени в базата. Ако добавите в текста на обявата, разположена на специален ресурс, връзка към външната страница на обявата, генерирана от софтуера, кандидатите ще могат да кандидатстват директно на нея, което е удобно, тъй като отговорите веднага попадат в системата, а резюметата им — в базата.
Съхранение на всички подходящи резюмета от базата на кандидатите на сайта за търсене на работа. Професионалните системи имат интеграция с най-популярните платформи за трудоустройство, което означава, че потребителите могат да добавят кандидати от тези ресурси в собствената си база с 1 клик, т.е. директно по време на скриинг на резултатите от търсенето.
Съхранение на резюмета на кандидатите, които ежедневно идват на имейл и в акаунти на платформите за публикуване на обяви. Парсингът на резюмета от имейла се извършва веднъж на ден. Ако в описанието на обявата на външните платформи добавите връзка към външната страница на обявата, генерирана от системата, кандидатите ще могат да изпращат своите отговори от нея, т.е. да се добавят веднага в базата и да се появят в обявата на етапа “Намерен”.
Уведомление за отказ на неподходящите кандидати. С помощта на софтуера това може да стане директно от интерфейса на системата: системата сама попълва името на кандидата в шаблона.
Но най-важното е формирането на работна база от кандидати, благодарение на която опитният рекрутер ще може да затвори обявите без външни источници.

А колко е в пари?

Всичко, свързано с финансовите показатели, може да варира значително. Заплатата на рекрутера и на кандидата, който търси, зависи от страната, размера на компанията и бюджета на отдела. Затова тук се обърнах към средни показатели, които обикновено се срещат в професионални проучвания. Според статистиката, средната заплата на руски IT-рекрутер на месец е 1200 $. От своя страна, средната заплата на украински IT-рекрутер на месец е 850 $ (както твърди EvoTalents), белоруският - 750 $, а казахският - 550 $. Тук и нататък всички данни за размера на заплатите взех от публично достъпни обяви на ресурси като hh.ru, hh.kz и подобни.

Съотнесох този показател с икономия на работно време - 2 месеца и 1 седмица в годината (това = 2,24 месеца), която получихме по-рано.

За Русия - 1200 $ × 2,24 месеца= $2 688
За Украйна - $1 904
За Беларус - $1 680
За Казахстан - $1 232

Тези суми са средната икономия от заплатите на всеки рекрутер за година. Ако бъдем по-точни, на такава сума рекрутерът извършва допълнителна работа, ако използва професионална система.

Допълнително, може да се изчисли ползата за работодателя от допълнителните наемания, която е равна на пропуснатата полза от наемането с 1 месец по-късно. Нека приемем, че компанията печели от труда на служителя 50% от сумата на неговата заплата. Мисля, че тази сума не може да бъде по-малка, имайки предвид данъците, наема и други разходи. Затова смятам, че 50% от заплатата е скромна, минимална оценка за това колко компанията печели от труда на служителя.

Сега ще изчислим колко съставлява 50% от средния фонд заплати на наетите служители за 2 месеца и 1 седмица. Според статистиката, средната заплата на senior IT-специалист е 〜2700 $ за Русия и 〜2900 $ на месец за Украйна, 〜2400 $ за Беларус и 〜1300 $ за Казахстан.
1 рекрутер средно закрива 1.5 сложни обяви на месец.

Изчисляваме ползата по следната формула: средна заплата × брой обяви на месец × 2.24 месеца × 50% печалба.

За Русия: 2700 $ × 1.5 обяви на месец × 2.24 месеца × 50% печалба = 4536 $
За Украйна: 4872 $
За Беларус: 4032 $
За Казахстан: 2184 $

В крайна сметка, за сложни, високо платени позиции, сумата на ползата е - от 2184 $ до 4872 $ на година за всеки рекрутер.

Средната заплата на специалист на позиция, която се затваря бързо, е приблизително $540 за Русия, $400 за Украйна, $350 за Беларус и $300 за Казахстан. Такъв брой позиции рекрутер затваря около 5 на месец.

За Русия: $540 × 5 свободни места на месец × 2,24 месеца × 50% печалба = $3 024
За Украйна: $2 240
За Беларус: $1 960
За Казахстан: $1 680

Общо, за по-малко платени, бързо затварящи се позиции сумата на печалбата — от $1 680 до $2 240 на година за всеки рекрутер.

Напомням, че кратките обобщения представих в началото на статията.

Нужен ли е на вашата компания софтуер за рекрутинг

Това е чисто бизнес въпрос. По-добре е да вземете решение не интуитивно или емоционално, а на базата на данни. Предлагам на примера да пресметнем сумата на печалбата от внедряването на софтуер за екип от 4 рекрутера. За пример, двама с заплати $700, един — $850 и още един — $1 100. Месечният бюджет за заплати на този екип е $3 350.

За пример, софтуерът струва $40 на месец за всеки рекрутер. Това е напълно пазарен вариант.
За година разходите за софтуер възлизат на 40 × 4 × 12 = $1 920.

Според моите изчисления по-горе, софтуерът ще спести 2 месеца и 1 седмица на всеки рекрутер за година. За нашия екип от 4 рекрутера това ще бъде точно 9 месеца (от общо 48 работни месеца в година).

Сумата на спестяванията в пари на година — това е месечният бюджет за заплати на екипа, умножен по 2 месеца и 1 седмица:

$3 350 × 2,24 = $7 504

Тук може да се възрази, че 4 души със софтуер или без получават заплатите си и спестяванията няма да има. Всъщност, 9 работни месеца спестяване за вашата компания ще означава един от следните сценарии:

4 рекрутера затварят повече позиции, сякаш им помага 5-ти рекрутер в продължение на 9 месеца през годината.
Натоварването на всеки рекрутер намалява и ви трябват 3 рекрутера, вместо 4.

Така че, със софтуер 4 рекрутера ще свършат работа на стойност $7 504 повече на година. Ако нямате тази допълнителна работа, можете да съкратите един рекрутер и да спестите $7 504 на година. Ако имате достатъчно свободни места за тях, спестявате $7 504 на година, без да наемате 5-ти рекрутер, а неговата работа се изпълнява без увеличаване на разходите.

ROI = Сума на спестяванията / Сума на инвестицията (разходите за софтуер) = 7 504 / 1 920 × 100% = 391%.
По-просто казано, в нашия пример инвестициите в софтуер ще се възвърнат 4 пъти в рамките на 1 година.

За вашата компания можете да повторите моите несложни изчисления, като подставите:

Вашето количество на рекрутерите,
Годишният им фонд за заплати,
Сумата на разходите за вашия софтуер за набиране на персонал,
Средното време за запълване на ваканси във вашата компания,
Средното количество запълнени ваканси на месец.

Според моята оценка, ако вашите рекрутери са добре ангажирани в набора на персонал, при различни стойности на тези променливи ROI може да бъде в диапазона от 300% до 500%.

Също така можете да прецените стойността на назначените служители през 2 месеца и 1 седмица от всеки рекрутер. Според моите изчисления това увеличава ROI още до 2,5 пъти.

Използването на професионален софтуер от рекрутера вече не е спорен въпрос и не е дилема. Това е световен тренд, в който рано или късно ще се включат всички сериозни компании.
Надявам се моите изчисления и резултати да помогнат на вашите компании да решат да инвестират в професионален софтуер за набиране на персонал и той да се изплати не по-малко, отколкото в моите изчисления 🙂

Автор: Владимир Курило, основател и идеолог на професионалната система за набиране на персонал.

Източник: habr.com