Как да организираме хакатон като студенти 101. Част първа

Здравейте на всички, вече няколко пъти попаднах на статии за хакатони: защо хората идват, какво работи и какво не. Може би на някого ще му е интересно да чуе за хакатоните от друга перспектива: от гледната точка на организатора. Обърнете внимание, че говорим за Великобритания, организаторите от Русия може да имат малко различно мнение по този въпрос.

Няколко факта за мен: аз съм студент трети курс в Имперския колеж в Лондон, програмист, живея тук от 7 години (качеството на руския текст може да е пострадало), участвах лично в 6 хакатона, включително в този, за който ще говоря. Всички събития бяха посетени от мен лично, така че имам малко субективно мнение. В хакатона, за който става въпрос, бях участник два пъти и организатор веднъж. Неговото име е IC Hack, създаден е от студенти-волонтери и отне 70-80 часа от свободното ми време през тази година. Ето сайта на проекта и няколко снимки.

Хакатоните обикновено се организират от компании (в случая размерът на самата компания няма значение) или от университети. В първия случай въпросите по организацията са значително по-малко. Спонсорството предоставя самата компания, обикновено се наема агенция за организация на събитието (понякога сами служители се ангажират с организирането на 100%) и журито се набира от служители, като често се задава тема, по която да се реализира проект. Съвсем различна е ситуацията с университетските хакатони, които също се делят на две категории. Първата представлява интерес за малки университети с малък опит в провеждането на такива мероприятия. Те се организират чрез MLH (Major League Hacking), която поема почти цялата отговорност за процеса.

MLH е отговорна за спонсорството, заема голяма част от местата в журито и обучава студентите как да организират хакатони. Примери за такива събития са HackCity, Royal Hackaway и други. Основното предимство е стабилността. Всички хакатони, организирани по този начин, са много сходни помежду си, преминават по един и същи сценарий, имат подобни спонсори и не изискват специална подготовка от студентите, които организират тези събития. Недостатъците са очевидни: събитията не се различават значително помежду си, включително и наградните категории. Друг недостатък е ниският размер на финансирането (от официалния сайт на Royal Hackaway 2018 може да се види, че златният спонсор им предоставя 1500 GBP) и сравнително оскъдният избор на „сваг“ (безплатни стоки, предоставени от спонсорите). От личен опит мога да кажа, че такива събития не са много големи, приятелски настроени към новаците и почти винаги може да се получат билети (мислех дали да отида или не в продължение на 3 дни, но дори половината от билетите не бяха продадени) и много често имат сходни състезателни екипи (70-80% от всички проекти са свързани с уеб приложения). Затова на

P.S. Билетите почти винаги са безплатни, продаването на билет за хакатон се счита за лоша практика.

Сега, когато накратко разказах за алтернативите, нека се върнем към основната тема на публикацията: хакатоните, организирани от независими студенти-ентусиасти. Първо, кой са тези студенти и каква е ползата от организирането на такова събитие? Повечето от тях са чести участници в хакатони, знаят какво работи добре и какво не и искат да създадат хакатон с предимства и идеален опит за участниците. Основното предимство е опитът, включително личното участие/победи в други хакатони. Възрастта и опитът варират от първи курс бакалаври до трети курс докторанти. Факултетите също са различни: има биохимици, но по-в повечето случаи това са студенти програмисчици. В нашия случай официалният екип наброяваше 20 души, но всъщност имахме още 20-25 доброволци, които помагаха с малките задачи, когато е възможно. Сега по-интересният въпрос е: как успяваме да организираме събитие с мащаби, сравними с хакатоните, проведени от гиганти в индустрията (JP Morgan Hack-for-Good, Facebook Hack London — това са едни от хакатоните, на които присъствах лично и там беше извършена колосална организационна работа)?

Нека започнем с първия очевиден проблем: бюджетът. Малко спойлер: организирането на такива мероприятия дори в собствения университет (където наемът е малък/отсъства) може да струва лесно 50 000 GBP и намирането на такава сума е много трудно. Основният източник на тези пари са спонсорите. Те могат да бъдат както вътрешни (други общности в университета, които искат реклама и да привлекат нови участници), така и корпоративни. Процесът с вътрешните спонсори е доста прост: познати, професори и обучители, които се занимават с администрирането на тези общности. За съжаление, техният бюджет е малък и в някои случаи предлага услуги (да поставят закуски в техния склад, да заемат 3D принтер и др.) вместо пари. Затова остава да се надяваме на корпоративно спонсорство. Каква е ползата за компаниите? Защо те искат да инвестират пари в това събитие? Наемане на нови перспективни кадри. В нашия случай 420 участници, което е рекорд за Великобритания. От тях 75% са студенти в Имперския колеж (в момента университет номер 8 в световната класация).

Много компании практикуват лятна/годишна стажировка за студенти и това е отлична възможност да намерите хора, които вече имат опит и желание да работят в тази индустрия. Както каза нашият президент: защо да плащаме на рекрутингови агенции 8000 за 2-3 потенциални кандидата, когато може да платим 2000 на нас за 20 нови кандидата директно? Цените зависят от размера на хакатона, репутацията на организаторите и много други фактори. Нашите започват от 1000 GBP за малки стартапи и достигат до 10 000 GBP за главен спонсор. Какво точно получават спонсорите зависи от това колко са готови да предложат: бронзовите спонсори получават лого на сайта, възможност да се изкажат на откритие, достъп до резюмета на всички участници и възможност да ни изпратят своя мърч, за да го раздадем на участниците. Всички статуси от сребърен нагоре дават възможност да изпратят свои инженери, за да рекрутират на място, създаване на собствена наградна категория, работилница за участниците в допълнение към всички бронзови предимства. От личен опит мога да кажа, че една от компаниите със сребърен статус е рекрутирала 3 човека (2 за лятото и един за постоянна позиция) по време на хакатона, а аз дори не броих колко още могат да наемат след разпращане след края. Създаването на собствена наградна категория позволява да намерите тези, които правят проекти, подобни на продуктите на компанията. Или да видите кой може да отговори на много открит въпрос по най-креативен начин (например Most Ethical Hack powered by Visa). Зависи от компанията. Всяка година събираме 15-20 спонсори, включително Facebook, Microsoft, Cisco, Bloomberg и други. Работим с всички: от стартапи до гиганти в индустрията, основното правило е печалба за нашите студенти. Ако се наложи да откажем спонсор, защото нашите студенти не оставят най-добрите отзиви за стажа/постоянната работа в тази компания, вероятно ще се откажем.

Как намираме спонсори? Това е процес, достоен за кратка статия, но ето един кратък алгоритъм: намираме рекрутер в LinkedIn/намираме човек с контакт в тази компания; съгласуваме с организационния комитет колко голяма е компанията и каква е репутацията й (стараем се да не работим с компании с лоша репутация сред студентите, независимо дали става дума за отношението им към стажантите или опити да спестят от заплатите им) и кой ще бъде основният контакт. Следват дълги дебати относно колко точно може да предложи компанията и й изпращаме бизнес предложение. Имаме много гъвкава система за спонсорство и затова преговорите могат да се проточат дълго: спонсорът трябва да разбере за какво плаща и затова оставяме за себе си правото да добавяме/отстраняваме някои точки от предложението, ако спонсорът счита, че те няма да донесат особена полза за компанията. След преговорите съгласуваме сумата с университета, подписваме договора и ги каним на среща с организаторите, за да обсъдим какво точно искат да получат от събитието и как искат да се рекламират на студентите. Има случаи, когато компании са плащали по-малко от 3000 GBP и са получавали десетки потенциални работници за пълноценно трудоустройство след завършване на университета.

Защо ни трябват тези пари изобщо? Нали не сме се разпуснали да искаме 3000 за спонсорство? Всъщност това е много скромна сума с оглед на мащабите на събитието. Парите са необходими за огромно количество нужни (обяд х2, закуски, вечеря х2, пица, закуска и напитки за всичките 48 часа) и не толкова нужни (вафли, bubble tea, наем на игри, тричасов наем на бар, караоке и други) неща. Стремим се да направим така, че на всички да им остане само хубаво спомен от събитието, затова купуваме тонове вкусна храна (Nandos, Dominos, Pret a Manger), огромно количество закуски и напитки, и всяка година добавяме нови развлечения. Тази година правих пуканки за 500 души, миналата година правих захарен памук. Бюджетът за това, имайки предвид 420 участника, 50 организатори и 60 спонсори, може спокойно да надвиши 20.000 GBP.

Има още електричество, охрана, награди (много добри по студентски критерии: PS4 например) за всички членове на екипа. А това е максимум 5 човека на минута. След това следва “сваг” от спонсорите и от нас. Тениски, термокутии, раници и тонове други полезни вещи. Имайки предвид мащаба, без проблем можем да похарчим още няколко хиляди. Въпреки че провеждаме IC Hack на територията на университета, ние плащаме наем. По-малко от външна компания, но въпреки това. Плюс разходи за готвачи за обяд (университетът забранява провеждането на обяд със собствени средства и не знам защо), наем на проектор (тъй като цената му е многократно по-висока от цената на самия хакатон) и други разходи, за които много хора не мислят. По-голямата част от категориите награди са измислени от нас и наградите също се избират и купуват от нас (за това в следващата част). Този път бюджетът за наградите надхвърли 7000 GBP. Не мога да кажа точната сума, но ще кажа, че тази година разходите лесно надвишиха 60 000 GBP. Ето и снимка на победителите.

Парите събрани, бюджетът одобрен, наградите и храната поръчани. Какво следва? Адска мизерия и безпредметие, познато още като подготовка на площадката. Всичко това започва 2 месеца преди хакатона. Огромно количество мебели трябва да бъде преместено, риск за оценките е попълнен, разтоварвания получени, планове подписани и така нататък. Списъкът е огромен. Именно затова каним огромно количество доброволци да ни помогнат в процеса на организация. И дори те не винаги са достатъчни. Но това е тема за следваща статия.

Това е първата част от разказа ми за организацията на IC Hack. Ако се събере достатъчно интерес, ще пусна още 2 части за основните проблеми и блокажи при организацията на самата площадка и малко ще разкажа за наградите, категориите и опита на спонсорите, организаторите и участниците (включително директен репортаж от BBC от мястото на събитието). Ако Ви интересува да научите повече за IC Hack, моля на моя мейл du216@ic.ac.uk, или ако се интересувате от спонсорство на най-голямото хакатон в Обединеното кралство, добре дошли. Връщам се в централата на организаторите още веднъж.

Източник: habr.com