През 20-ти век животът и работата на хората протичаха по план. На работното място (опростено – представете си завод) хората имаха ясен план за седмица, месец, година напред. Опростено: трябва да изработиш 20 части. Никой няма да дойде и да каже, че сега трябва да изработиш 37 части, а освен това, да напишеш статия с разсъждения за това, защо формата на тези части е именно такава — и предпочитано вчера.
В обикновения живот на хората беше горе-долу така: форсмажорът беше реален форсмажор. Нямаше мобилни телефони, не можеш да получиш обаждане от приятел, който да ти поиска "спешно да дойдеш да помогнеш за решаването на проблем", живееш на едно място почти през целия си живот ("преходът е като пожар"), а да помогнеш на родителите си изобщо мислех, че "ще дойда през декември за една седмица".
При тези условия се формира културен код, при който се чувстваш удовлетворен, ако си изпълнил всички задачи. И това беше наистина така. Нев изпълнението на всички задачи беше отклонение от нормата.
Сега всичко е различно. Инструментът на труда стана интелектът, и в работните процеси е необходимо да се използва в различни ипостаси. Съвременният мениджър (особено топ-мениджър) преминава през десетки задачи от различен тип през деня. А най-важното — човек не може да управлява количеството "постъпващи съобщения". Новите задачи могат да отменят стари, да променят техния приоритет, да променят самото формулиране на старите задачи. При тези условия е практически невъзможно да се формулира план предварително и после да се изпълнява стъпка по стъпка. Не можеш на постъпила задача "имаме спешен запит от данъчните, трябва да отговорим днес, иначе глоба" да кажеш "ще го планирам за следващата седмица".
Как да живееш с това — за да остане време за живот извън работата? И възможно ли е да приложим някакви работни алгоритми на мениджмънта в ежедневието? Преди 3 месеца коренно промених цялата система на задаване на задачи и контрол върху тях. Искам да разкажа как стигнах до това и какво в крайна сметка се получи. Пиесата ще бъде в 2 части: в първата — малко за, ако може така да се каже, идеология. А втората — изцяло за практика.
Както ми се струва, проблемът за нас не е в това, че задачите са значително повече. Проблемът е, че нашият социокултурен код все още е настроен на изпълнението на „всички задачи, планирани за днес“. Преживяваме стрес, когато плановете се променят, стресираме се, когато не изпълняваме всичко, което е било планирано. При това училищата и университетите все още функционират в рамките на предишния код: има зададен набор от уроци, има ясно планирани домашни задачи, и у детето се формира в главата модел, който предполага, че животът ще бъде такъв и в бъдеще. Ако си представим строга версия, то в живота, всъщност, на урока по английски започват да говорят за география, вторият урок вместо четиридесет минути отнема един час и половина, третият урок се отменя, а на четвъртия по средата на урока ти звъни мама и спешно те моли да купиш и донесеш вкъщи продукти.
Този социокултурен код кара човек да се надява, че може да промени входящия поток — и именно по този начин да уреди живота си, а животът, описан по-горе, е ненормален, тъй като в него няма ясен план.
Именно това е основният проблем. Трябва да осъзнаем и приемем, че не можем да управляваме количеството входящи съобщения, можем да управляваме само това, как се отнасяме към тях и как, всъщност, обработваме входящите съобщения.
Не трябва да се тревожим за това, че идват все нови и нови искания за изменения на плановете: вече не работим на машини (с редки изключения), писмата не отнемат месеци (да, оптимист съм), а стационарният телефон стана анахронизъм. Следователно, трябва да се промени процесът на обработка на съобщения, а текущия живот да бъде приет такъв, какъвто е, и да осъзнаем, че предишният социокултурен код не работи.
Какво можем да направим, за да стане по-лесно? Много е сложно да се „направи добър сайт“, но с ясно техническо задание (или поне просто с по-ясно описание на поставената задача) да се постигне правилен резултат (да, и изобщо, да се постигне какъвто и да е резултат) става много по-лесно.
Най-добрият пример е моят собствен, затова ще се опитам да декомпозирам желанията си. Ясно ми е, че нещата не стоят така, когато става въпрос за обработката на жизнените и работните планове: сега е „лошо“, а аз искам да стане „добре“.
Какво означава „лошо“ и „добро“ на „високо“ ниво на декомпозиция?
Лошо: усещам тревога заради несигурността, че ще мога да направя всичко, което обещах на другите или на себе си, разочарован съм, че не мога да стигна до задачите, които отдавна съм планирал, тъй като ги отлагам или поради спешни задачи, или защото ми е прекалено трудно да се захвана с тях; не мога да се занимавам с всичко, което ми е интересно, защото по-голямата част от времето отнемат работата и ежедневието, лошо е, защото не мога да отделя време за семейството и почивка. Отделна точка: не съм в режим на постоянно превключване на контекста, от което, до голяма степен, произтичат всички споменати по-горе проблеми.
Добро: не усещам тревога, защото знам с какво ще бъда зает в близко бъдеще, отсъствието на тази тревога позволява по-качествено да прекарам свободното си време, не усещам редовно чувство на умора (думата „постоянно“ не ми подхожда, то е именно редовно), не ми се налага да се изнервям и да превключвам на всякакви входящи комуникации.
По принцип, много от това, което описах по-горе, може да се обобщи с простата фраза: „намаляване на неопределеността и неизвестността“.
Така техническото задание става нещо в духа на:
- Модернизация на процеса на обработка на входящи задачи — така, че контекстът да се превключва.
- Работа със система за задаване на задачи — така, че поне текущите дела и идеи да не бъдат забравени и някога да бъдат обработени.
- Регулиране на предсказуемостта на утрешния ден.
Преди да сменя нещо, трябва да разбера какво мога да променя, а какво не.
Сложната и огромна задача е да разбера и призная, че самият входящ поток не мога да променя и че този поток е част от живота ми, в който съм попаднал по собствена воля; плюсовете на такъв живот надвишават минусите.
Възможно е на първото ниво на решаване на проблема да си зададете въпроса: искате ли изобщо мястото в живота, в което сте, или искате нещо друго? И ако ви се струва, че искате нещо друго, то е възможно напрaво да проработите това с психолог/психоаналитик/психотерапевт/гуру/както и да ги наречете — този въпрос е толкова дълбок и сериозен, че няма да навлизам в него.
Така, аз се намирам там, където съм, харесва ми, имам компания от 100 души (винаги съм искал да се занимавам с бизнес), занимавам се с интересна работа (това е взаимодействие с хора, включително за постигане на работни цели — а винаги съм се интересувал от 'социална инженерия' и технологии), бизнесът е построен на 'решаването на проблеми' (винаги съм харесвал да бъда 'фиксер'), у дома ми е добре. Харесва ми тук, с изключение на 'страничните ефекти', изброени в частта 'лошо'.
В условията, при които такъв живот ми харесва, не мога да променя (с изключение на делегирането на задачи, за което по-долу) входящия поток, но мога да променя начина му на обработка.
Как? Аз съм привърженик на концепцията, че трябва да започнем от по-малкото към по-голямото — първо да разрешим най-насъщните проблеми, които могат да бъдат решени с прости промени, и да се движим към по-големи промени.
Всички промени, които направих, могат да бъдат сведени до три направления; ще ги изброя от простите (за мен) до сложните:
1. Обработка и съхранение на задачи.
Никога не съм могъл добре (да, и сега не мога) да водя хартиени ежедневници, записването и формулирането на задача — това е много трудно за мен, а редовното sitting в някакъв таск трекер — е направо сложно.
Приемах това, и основната ми концепция беше, че задачите, които имам в главата си — са най-важните.
Обработката на задачите ми протичаше по следния начин:
- задача, за която помня — изпълнявам, когато ми се освободи време;
- входяща задача — ако е бърза, изпълнявам я веднага след като я получа, ако отнема време — обещавам, че ще я направя;
- задачи, за които съм забравил — правя ги само когато ми напомнят за тях.
С това живях относително нормално известно време, докато 'забравените задачи' не се превърнаха в проблем.
Това се превърна в проблем в две аспекти:
- Почти всеки ден идваха забравени задачи, които трябваше да бъдат изпълнени на всяка цена днес (тежката част, която приключи — смс от съда за удръжка на пари от сметки за глоби преди полета ми за Щатите и спешна необходимост да разбера дали изобщо ще ме пуснат да замина).
- Огромно количество хора смятат, че е неправилно да питаш повторно за молба и оставят това в себе си. Хората се обиждат, ако забравиш нещо, когато става въпрос за лична молба, а ако е служебна молба — тя в крайна сметка се превръща в пожар, който трябва да бъде угасен днес (вж. първата точка).
Трябваше да се направи нещо по въпроса.
Каквото и да ми струваше непривично, започнах да записвам всичките си задължения. Всички. Успях да се сетя сам, но като цяло, цялата идея много прилича на концепцията .
Първият етап беше просто да изхвърля всичките си задължения от главата си в най-простата за мен система. Тя се оказа : интерфейсът е много бърз, процедурата за създаване на задача отнема минимално време, има просто приложение на телефона (по-късно преминах на Todoist, но за това втората, техническа част).
Слава богу, в течение на 10 години аз несъмнено се занимавам с мениджмънт в IT и разбирам, че „създаването на приложение“ е обречена задача, също както и „да отидеш на лекар“. Затова започнах да разделям задачите на разградени задачи под формата на действия.
Ясно ми е, че съм човек, много зависим от положителна обратна връзка, която под формата на обратна връзка „виж колко много направи днес“ мога да дам и на себе си (ако го виждам). Затова задача „да отида на лекар“ се превръща в задачи „да избера при кой лекар да отида“, „да избера време, когато мога да отида на лекар“, „да се обадя и да запиша час“. В същото време не искам да се натоварвам: всяка от задачите може да бъде изпълнена в един от дните на седмицата и да съм доволен, че вече съм преминал през определен етап от задачата.
Ключовата точка: разграждане на задачите и записване на задачите под формата на кратки действия.
Докато задачата е в главата ти, докато мислиш, че трябва да я изпълниш някога, няма да бъдеш спокоен.
Ако тя не е записана и забравиш за нея — ще страдаш, когато си спомняш за нея и осъзнаеш, че си я забравил.
Това важи за всички задължения, включително и за битовите: да тръгнеш на работа и по пътя да си спомниш, че забравяш да изхвърлиш боклука, не е никак приятно.
Тези притеснения просто не са нужни. Затова започнах да записвам абсолютно всички задължения.
Целта е, че след като съм тренирал себе си да извеждам всичките (абсолютно всички) задължения в който и да е трекер, на следващия етап да започна да спирам да мисля за записаните задължения в главата си.
Когато разбереш, че всичко, за което си мислил да направиш, е записано и рано или късно ще се справиш с него — за мен тревогата изчезва.
Спираш да се тревожиш, когато посред бял ден ти хрумне, че искаш да смениш лампите в коридора, да говориш с колега или да напишеш документ (и спешно се заема с него).
Минимизирайки броя на забравените (в този контекст — незаписани) задачи, минимизирам тревогата, която възниква, когато се сетя за тези забравени задачи.
Не може да се запишат и припомнят всичко, но ако преди такива задачи е имало 100, то до определен момент остават 10, и просто «инцидентите» на тревога намаляват.
Ключовото нещо: записваме всичко, абсолютно всичко, дори ако сме сигурни, че ще запомним.
Не може да запомниш всичко: колкото и глупаво да звучи, записвам всичко, дори „да извеждам кучето на разходка“.
Какво реших по този начин? Намали се тревогата от това, че постоянно се страхувах да не забравя нещо (пресявах в ума си плановете, задачите, обещанията и т.н.), и изобщо изчезна излишното размисляне за „какво още можех да обещая“.
2. Намаляване на реактивността.
Не можем да намалим входящия поток, но можем да променим начина, по който реагираме на него.
Винаги съм бил реактивен човек и това ми носеше удоволствие, веднага отговарях на молба на човек да направя нещо по телефона, стремях се веднага да изпълня поставената задача в живота или в бита, като цяло бях максимално бърз и усещах удовлетворение от това. Това не е проблем, но се превръща в проблем, когато такава реакция стане инстинктивна. Спираш да различаваш къде наистина ти е нужен в момента, а къде хората спокойно могат да изчакат.
Проблемът е, че от това се формират и негативни чувства: първо, ако не успея да направя нещо или забравя, че обещах да реагирам, пак се разстройвам, но отделно това не беше критично. Критично стана в момента, когато броят на задачите, на които исках веднага инстинктивно да реагирам, стана повече от физическите ми възможности да го направя.
Започнах да уча да не реагирам веднага на задачите. Първоначално това беше просто техническо решение: на всяко входящо искане "моля, направи", "моля, помогни", "нека се срещнем", "нека да се обадим", вместо да реагирам или дори да анализирам кога ще го направя, поставих като първа задача просто да обработя това входящо искане и да планирам кога ще го изпълня. Тоест, първата задача в трекера не става да изпълня това, което ми поискаха, а задача "утре да прочета какво е написал Ваня в Телеграма и да разбера дали мога да го направя и кога ако мога". Най-трудното тук е да се боря с инстинктите: огромно количество хора по подразбиране искат бърза реакция и ако си свикнал да живееш в ритъм на такава реакция, се чувстваш некомфортно, ако не отговориш веднага на искането на някого.
Но се случи чудо: оказа се, че 9 от 10 души, които искат нещо да бъде направено "вчера", всъщност могат да чакат до "утре", когато стигнеш до тяхната задача, ако им кажеш, че утре ще се заемеш с нея. Това, в комбинация с воденето на записи на задачите и изпълнението на обещанията да се справиш с тях, улеснява живота толкова много, че започваш да чувстваш, че вече живееш в структурирана схема (а може би така и е). Разбира се, необходима е голяма тренировка, но наистина, в условията, когато си приел това правило, бързо можеш да се научиш. И това в значителна степен решава проблемите с прехвърлянето на контекста и неизпълнението на поставените планове. Всички нови задачи се старая да поставя за утре, всички искания, на които преди реагирах рязко, също ги поставям за утре, а на "утре" сутрин разглеждам какво може да се направи с тях и кога. Плановете за "днес" стават по-малко плаващи.
3. Приоритизиране и фиксиране на внезапни задачи.
Както казах в началото, признах за себе си, че потокът от задачи всеки ден е по-голям от това, което мога да изпълня. Наборът от реактивни задачи все пак остава. Затова всяка сутрин разглеждам поставените за днес задачи: кои наистина е време да направя днес, кои могат да бъдат отложени за утре сутрин, за да определя кога е уместно да ги направя, кои трябва да делегирам, а кои могат да бъдат изхвърлени. Но това не е всичко.
Огромна фрустрация възниква, когато вечер осъзнаеш, че не си свършил критичните задачи, планирани за днес. Най-често това се случва, защото днес са възникнали непланирани задължения, на които, въпреки максималните усилия да отложа реакцията, е трябвало да реагирам днес. Започнах да записвам всички задачи, които съм изпълнил днес, веднага след като ги свърша. И вечерта преглеждам списъка с изпълнени задачи. Посетих адвокат — записах, позвънях на клиент — записах. Състоя се инцидент, на който трябва да реагирам — записах. Позвъних в сервиза и ми казаха, че колата трябва да бъде донесена точно днес, за да я ремонтират до неделя — записах. Това ми позволява да разбера защо не съм успял да завърша задачите, планирани за днес, и да не се стресирам от това (ако неочакваните задължения са си стрували), а също така да фиксирам къде мога да бъда по-малко реактивен при обработването на входящи задачи (да кажа на сервиза, че не мога и ще донеса колата утре, и да разбера, че все пак до неделя мога да я направя, даже ако дойда утре). Стремя се да записвам абсолютно всички изпълнени дела, до „подписах два документа от счетоводството“ и минутен разговор с колега.
4. Делегиране.
Най-трудната за мен тема. И тук дори по-скоро се радвам да поемам, отколкото да давам съвети. Все още се уча как да го правя правилно.
Проблемът с делегирането се състои в организирането на процесите за делегиране. Където тези процеси са изградени, ние лесно предаваме задачи. Там, където процесите не са наложени, делегирането изглежда или твърде бавно (в сравнение с това, когато сам изпълняваш задачата), или просто невъзможно (тази задача никой, освен мен, със сигурност не може да изпълни).
Това отсъствие на процеси създава блокировка в главата: дори не ми идва наум, че мога да делегирам задача. Буквално преди няколко седмици, когато реших да премина от Trello към Todoist, се хванах на мисълта, че вече три часа прехвърлям задачи от една система в друга, без дори да помисля, че някой друг може да го направи.
Основният експеримент за мен сега е да преодолея собствената си бариера да моля хората да правят нещо, когато съм сигурен, че няма да се съгласят или не знаят как да го направят. Да отделя време за обяснения. Да приема, че нещата ще отнемат повече време. Ще се радвам, ако споделите опита си.
Капани
Всички споменати по-горе промени се описват с напълно технически препоръки относно работа със софтуер, за които ще пиша в следващата част, а в заключението на тази — за два капана, в които попаднах по време на цялата тази моя жизнена реорганизация.
Понятието за умора.
Тъй като работим не физически, а умствено, се появява огромен и неочакван проблем — да разберем и усетим момента, в който започваме да се уморяваме. Това дава възможност навреме да си починем.
При условния работник на машината такъв проблем не съществува принципно. Първо, чувството за физическа умора ни е познато от детството, а освен това — доста трудно е да продължиш да правиш нещо физически, когато организмът не може. Не можем, след като направим 10 подхода във фитнеса, да направим още 5 "защото така трябва". Тази мотивация не работи по съвсем очевидни биологични причини.
С мисленето ситуацията е малко по-различна: не спираме да мислим. Не съм проучвал тази сфера, но в общи линии хипотезите са следните:
- Човекът, който е в постоянно напрежение, не усеща умствената умора веднага. Това не се случва с "не мога повече да мисля, ще легна" — първоначално това влияе на емоционалния спектър, на способностите за мислене, после на възприятието, и само тук може да усетите, че е натрупано.
- За да се изключите от потока, не е достатъчно просто да спрете да се занимавате с работните дела. Забелязах, че ако, например, спра да работя, легна и се взирам в телефона, чета, гледам и все пак мозъкът продължава да работи, умората не отпуска. Наистина помага да легна и да принудя себе си да не правя нищо изцяло (включително да играя на телефона). Първите 10 минути е много трудно да се изключа от потока на активността, следващите 10 минути в главата идват милион идеи как всичко да бъде направено правилно, а след това — вече е чистота.
Важно е да се дава почивка на мозъка и тъй като е трудно да уловим този момент — трябва просто да го правим редовно.
Време за почивка/живот/семейство.
Както вече споменах, съм зависим от позитивната обратна връзка, но мога да я генерирам и сам: това е и предимство, и проблем.
От момента, в който започнах да следя всички задачи, започнах да се хваля за свършеното. В определен момент попаднах от състояние на 'урегулирана работна среда' в състояние на 'сега съм супергерой и мога да свърша максимум неща', достигайки до 60 задачи на ден.
Балансирах между работни и домашни ангажименти и задължително включвах домашни задължения в ежедневния списък, но проблемът е именно в това, че това са задължения. Необходимо е задължително време за почивка и семейство.
Работника от цеха излизат в 6 часа, а предприемачът получава удоволствие, когато работи. Излиза, че това е приблизително същият проблем, както невъзможността да уловим момента на 'умствена умора': в удовлетворението от свършените задачи забравяш, че всъщност трябва да живееш.
Много трудно е да излезеш от потока, когато всичко върви и от това получаваш удоволствие — също се налага да се заставяш.
Умората не идва от желанието да 'постелиш', а от емоционално разстройство ('всичко ме дразни от сутринта'), трудности в възприемането на информация и влошаване на способността за превключване на контексти.
Критично е да се отделя време за почивка, дори когато е трудно. Важно е това след това да не се отрази на теб. Не е хубаво да се радваш на производителността си два месеца, а след това да се оказваш в състояние, в което всичко те дразни и не можеш да видиш хора.
Накрая живеем не само заради производителността, в света има огромно количество интересни и удивителни неща 😉
Общо взето, това са мислите ми за това как да (ре)организираме работните и извънработните процеси. Във втората част ще споделя за инструментите, които използвах, и какви резултати успях да постигна.
P.S. Темата се оказа толкова важна за мен, че дори създадох отделен канал в Телеграм, където споделям своите размисли по въпроса, присъединете се —
Източник: habr.com
