През 20-ти век животът и работата на хората следваха план. На работа (опростявайки, можем да си представим завод) хората имаха ясен график за седмицата, месеца, годината напред. Опростено: трябва да изрежеш 20 части. Никой няма да дойде и да каже, че сега трябва да изрежеш 37 части, а освен това, да напишеш статия с размисли защо формата на тези части е точно такава — и по възможност вчера.
В обикновения живот на хората беше горе-долу същото: извънредните ситуации бяха реални извънредни ситуации. Нямаше мобилни телефони, не можеш да получиш обаждане от приятел, който да те помоли „спешно да дойдеш да помогнеш с проблема“, живееш на едно място почти целия си живот („преходът е като пожар“), а да помогнеш на родителите си изобщо си мислеше, че „ще дойда през декември за седмица“.
В тези условия се формира културен код, където се чувстваш удовлетворен, ако си изпълнил всички задачи. И това беше реално. Невыпълнението на всички задачи беше отклонение от нормата.
Сега всичко е различно. Инструментът на труда стана интелектът, и в работните процеси е необходимо да се използва в различни ипостаси. Съвременният мениджър (особено топ-мениджър) преминава през десетки задачи от различен тип през деня. А най-важното — човек не може да управлява количеството на „входящите съобщения“. Новите задачи могат да отменят старите, да променят приоритета им, да променят самото поставяне на старите задачи. В тези условия е практически невъзможно да се състави план предварително и след това да се изпълнява поетапно. Не можеш на внезапната задача „имаме спешно запитване от данъчните, трябва да отговорим днес, в противен случай ще има глоба“ да кажеш „ще го планирам за следващата седмица“.
Как да живееш с това — така че да ти остане време за живот извън работата? И може ли да приложиш някакви работни алгоритми за управление в ежедневието, в личния живот? Преди 3 месеца коренно промених цялата система на поставяне на задачи и контрол върху тях. Искам да разкажа как стигнах до това и какво в крайна сметка се получи. Пиесата ще се състои от 2 части: в първата — малко за, ако може така да се изразя, идеология. А втората — изцяло за практиката.
Как ми се струва, проблемата за нас не е в това, че задачите станаха значително повече. Проблемата е, че нашият социално-културен код все още е настроен да изпълнява „всички задачи, планирани за днес“. Ние се тревожим, когато плановете се провалят, тревожим се, когато не изпълняваме всичко, което е било планирано. Въпреки това, училищата и университетите все още функционират в рамките на предишния код: има зададен набор от уроци, има ясно планирани домашни задачи, и в детската глава се формира модел, който предполага, че животът ще продължи да бъде такъв. Ако си представим стриктна версия, то на урока по английски всъщност започват да говорят за география, вторият урок вместо четиридесет минути трае час и половина, третият урок се отменя, а на четвъртия в средата на урока ти звъни мама и спешно те моли да купиш и донесеш вкъщи продукти.
Този социално-културен код кара човека да се надява, че може да промени входящия поток — и именно по този начин да установи живота си, а животът, описан по-горе — не е нормален, тъй като в него няма ясен план.
Това е основният проблем. Трябва да осъзнаем и приемем, че не можем да управляваме количеството входящи съобщения, можем да управляваме само как се отнасяме към това и как, всъщност, обработваме входящите съобщения.
Не трябва да се тревожим относно новите искания на промени в плановете: вече не работим на машини (с редки изключения), писмата не пътуват по месец (да, оптимист съм), а стационарният телефон стана анахронизъм. Следователно, трябва да променим процеса на обработка на съобщенията, а текущият живот да приемем такъв, какъвто е и да осъзнаем, че предишният социално-културен код не работи.
Какво можем да направим, за да стане по-лесно? Много трудно е да „направиш хубав сайт“, но с ясно техническо задание (или поне просто с по-ясно описание на поставената задача) да постигнеш правилен резултат (или изобщо, да постигнеш какъвто и да е резултат) става много по-лесно.
Най-добрият пример съм аз самият, затова ще опитам да декомпозира моите желания. За мен е абсолютно ясно, че нещата не се развиват правилно с обработката на житейските и работни планове: сега е „лошо“, а аз искам да стане „добре“.
Какво означава „лошо“ и „добро“ на „високо“ ниво на декомпозиция?
Лошо: чувствам тревожност, защото не съм сигурен, че ще успея да направя всичко, което обещах на другите или на себе си, разочарован съм, защото не мога да се заема с нещата, които отдавна планирам, тъй като трябва да ги отлагам или заради спешни задачи, или защото е твърде трудно да се доближа до тях; не мога да се занимавам с всичко, което е интересно, тъй като голяма част от времето ми отнемат работата и ежедневието, лошо е, че не мога да отделя време за семейството и почивката. Отделен пункт: не съм в режим на постоянно прехвърляне на контекст, от което до голяма степен произтичат всичките горепосочени проблеми.
Добро: не чувствам тревожност, защото знам с какво ще бъда зает в близко време, отсъствието на тази тревога ми позволява да прекарам свободното си време по-качествено, не чувствам редовно усещане за умора (думата „постоянно“ за мен не е подходяща, тя е именно редовна), не ми се налага да се разсейвам и да се прехвърлям на всяка входяща комуникация.
В общи линии много от описаното по-горе може да бъде описано с простата фраза: „намаляване на несигурността и неизвестността“.
Следователно, техническото задание става нещо като:
- Модификация на процеса на обработка на входящите задачи — така, че контекстът да може да се прехвърля.
- Работа със системата за задаване на задачи — така, че поне текущите дела и идеи да не се забравят и някога да бъдат обработени.
- Урегулиране на предсказуемостта на утрешния ден.
Преди да променя нещо, трябва да разбера какво мога да променя и какво не.
Сложната и огромна задача е да разбера и призная, че самият входящ поток не мога да променя и този поток е част от живота ми, в който се намирам по собствена воля; предимствата на такъв живот надвишават недостатъците.
Възможно е на първо ниво на решаване на проблема да си зададете въпроса: искате ли изобщо да сте на това място в живота, в което сте, или искате нещо друго? И ако ви се струва, че искате нещо друго, то може да си струва паралелно да работите именно върху това с психолог\/психоаналитик\/психотерапевт\/гуру\/както и да ги наричате — въпросът е толкова дълбок и сериозен, че няма да се засягам в него.
И така, аз съм там, където съм, харесва ми, имам компания с 100 души (винаги съм искал да се занимавам с бизнес), занимавам се с интересна работа (това е взаимодействие с хора, включително за постигане на работни цели — а мен винаги ме е интересувала "социалната инженерия" и технологиите), бизнесът е построен на "решаване на проблеми" (а на мен винаги ми е харесвало да бъда "фиксер"), чувствам се добре у дома. Харесва ми тук, освен "страничните ефекти", изброени в раздела "лошо".
В условията, при които такъв живот ми харесва, не мога да променя (освен делегиране на задачи, за което ще говоря по-долу) входящия поток, но мога да променя начина, по който го обработвам.
По какъв начин? Аз съм привърженик на концепцията, че трябва да действаме от по-малкото към по-голямото — първо да решим най-належащите проблеми, които могат да бъдат решени с прости промени, и да се насочим към по-големи промени.
Всички промени, които направих, могат да бъдат сведени до три направления; ще ги изброя от простите (за мен) изменения до сложни:
1. Обработка и запазване на задачите.
Никога не съм могъл нормално да водя хартиени дневници, да запиша и формулирам задача — много трудно е за мен, а редовното седене в някакъв таск трекер — е съвсем тежко.
Приел съм това, и основната ми концепция беше, че задачите, които имам в главата си — са най-важните.
Обработката на задачите при мен ставаше по следния режим:
- задача, за която си спомням — да я свърша, когато имам време;
- входяща задача — ако може да се направи бързо, да я свърша веднага след като я получа, ако отнема време — да обещая, че ще го направя;
- задачи, за които съм забравил — да ги направя само когато ми напомнят.
С това за известно време живеех относително нормално, докато "задачите, за които забравих" не се превърнаха в проблем.
Този проблем се прояви в две ипостаси:
- Практически всеки ден идваха забравени задачи, които трябваше да бъдат свършени задължително днес (хардкор, който ме довърши — SMS от изпълнителите за запор на средства от сметките за глоба от ГИБДД преди полета ми за САЩ и спешната необходимост да разбера, дали ще ме пуснат изобщо да летя).
- Огромно количество хора смята, че е неправилно да питаш отново за молба и оставят това за себе си. Хората се обиждат, когато забравиш нещо, ако е лична молба, а ако е работна молба — тя в крайна сметка се превръща в пожар, който трябва да бъде погасен днес (вж. първата точка).
Трябваше нещо да се направи по въпроса.
Каквото и да е странно, започнах да записвам всичките си задачи. Всички. Успях да се сетя сам, но по принцип цялата идея много прилича на концепцията .
Първият етап беше просто изваждане на всичките задачи от главата в най-простата за мен система. Тя се оказа : интерфейсът е много бърз, процедурата за създаване на задача е минимална по време, има просто приложение на телефона (по-късно преминах на Todoist, но за това ще говоря във втората, техническа част).
Слава Богу, аз 10 години така или иначе се занимавам с управление в IT и разбирам, че „създаването на приложение“ е задача, обречена на провал, подобно на „да отидеш на лекар“. Затова започнах да разпределям задачите на декомпозирани задачи под формата на действия.
Ясно разбирам, че съм човек, много зависим от положителна обратна връзка, която под формата на обратна връзка „види колко много направи днес“ мога да дам и на себе си (ако виждам). Следователно задачата „да отидеш на лекар“ се превръща в задачи „да избереш при кой лекар да отидеш“, „да избера време, когато мога да отида при лекаря“, „да се обадя и запиша на преглед“. При това не искам да се напрягам: всяка от задачите съвсем спокойно може да бъде изпълнена в един от дните през седмицата и да бъда доволен, че някакъв етап в задачата вече е преминат.
Ключовият момент: декомпозиция на задачите и записване на задачите под формата на кратки действия.
Докато задачата е в главата ти, докато мислиш, че трябва да я изпълниш някога, няма да бъдеш спокоен.
Ако тя освен това не е записана и ти я забравиш — ще страдаш, когато си спомниш за нея и осъзнаеш, че си я забравил.
Това важи за всички задачи, включително битовите: да отидеш на работа и по пътя да се сетиш, че си забравил да изхвърлиш боклука, не е много яко.
Тези притеснения просто не са нужни. Затова започнах да записвам абсолютно всичките си задачи.
Целта е, натренировайки себе си да изхвърлям всички (абсолютно всички) задачи в който и да е тракер, следващият етап да започна да спирам да мисля за записаните задачи в главата.
Когато осъзнаеш, че всичко, за което си мислил да направиш, е записано и рано или късно ще се справиш с него — за мен личното безпокойство изчезва.
Спираш да се нервираш, че посред бял ден си спомняш, че искаш да смениш крушките в коридора, да поговориш с колега или да напишеш документ (и бързаш да го напишеш).
Минимизирайки броя на забравените (в този контекст — незаписани) задачи, минимизирам безпокойството, което възниква, когато си спомням за тези забравени задачи.
Не може да запишеш и да си спомниш всичко, но ако преди такива задачи е имало 100, то до определен момент остава 10, и просто „инцидентите“ на безпокойство намаляват.
Ключовата точка: записваме всичко, наистина всичко, дори ако сме сигурни, че ще запомним.
Не може да запомниш всичко: колкото и глупаво да звучи, записвам всичко, чак до „да изведа кучето на разходка“.
Какво реших по този начин? Намали се безпокойството от това, че постоянно се страхувах да не забравя нещо (преглеждах в главата си планове, задачи, обещания и т.н.), и като цяло изчезна излишното пренасочване в ума относно „да помисля какво още можех да обещая“.
2. Намаляване на реактивността.
Не можем да намалим входящия поток, но можем да променим начина, по който реагираме на него.
Винаги съм бил реактивен човек и получавах удоволствие от това, веднага отговарях на молба на човек по телефона, опитвах се веднага да изпълня зададена задача в живота или в ежедневието, като цяло бях максимално бърз, чувствах удоволствие от това. Това не е проблем, но се превръща в проблем, когато подобна реакция стане инстинктивна. Спираш да различаваш, къде наистина си нужен в момента, а къде хората могат спокойно да почака.
Проблемът е, че от това възникват и негативни усещания: първо, ако не успея да направя нещо или забравя, че съм обещал да реагирам, отново се натъжавам, но това не е критично поотделно. Критично стана в момента, когато броят на задачите, на които исках моментално инстинктивно да реагирам, стана по-голям от физическите възможности да го направя.
Започнах да участвам в не реакцията на нещата веднага. Първоначално, това беше чисто техническо решение: за всяка входяща заявка "моля, направи", "моля, помогни", "нека се срещнем", "нека се обадим", вместо реакция и дори вместо анализ на времето, когато ще го направя, първата задача стана просто да обработя тази входяща заявка и да планирам кога ще я изпълня. Тоест, първата задача в трекера не е да изпълня исканото, а задача "утре да прочета какво е написал Ваня в Телеграма и да разбера, мога ли да го направя и кога ще го направя, ако мога“. Най-трудното тук е да се боря с инстинктите: огромен брой хора по подразбиране искат бърза реакция, и ти, ако свикнеш да живееш в ритъма на такова реагиране, се чувстваш некомфортно, ако не отговориш на искането на човек веднага.
Но се случи чудо: оказва се, че 9 от 10 души, които искат нещо да бъде направено "вчера", напълно могат да изчакат до "утре", когато стигнеш до тяхната работа, ако просто им кажеш, че утре ще се заиграеш с това. Това, заедно с записването на задачите и изпълнението на обещанията, за да се справиш, значително улеснява живота, така че ти започва да ти се струва, че сега живееш в структурираен план (или е възможно така да е). Разбира се, нуждае се от голяма тренировка, но всъщност, при условията, когато си приел такова правило, бързо можеш да научиш. И това в голяма степен решава проблемите със смяната на контекста и неизпълнението на поставените планове. Всички нови задачи се опитвам да поставя за утре, всички искания, на които преди реагирах реактивно, също си поставям за утре, а на "утре" сутрин разглеждам какво мога да направя с това и кога. Плановете за "днес" стават по-малко неясни.
3. Определяне на приоритети и фиксиране на внезапни задачи.
Както казах в началото, признавах, че потокът от задачи всеки ден е по-голям от това, което мога да изпълня. Наборът от реактивни задачи все пак остава. Затова всяка сутрин разглеждам поставените задачи за днес: кои наистина е време да направя днес, кои мога да пренеса за утре сутрин, за да определя кога е подходящо да ги направя, кои трябва да делегирам, а кои мога изобщо да изхвърля. Но това не е всичко.
Огромна фрустрация възниква, когато вечер осъзнаеш, че не си свършил критичните задачи, планирани за днес. Но най-често това се случва, защото днес възникнаха непланирани ангажименти, на които, независимо от максималните усилия да отложиш реакцията, трябваше да реагираш още днес. Започнах да записвам всички задачи, които съм свършил днес, веднага след като ги завърша. Когато адвокатът дойде да говори – записах, звънна клиент – записах. Случи се авария, на която трябваше да реагирам – записах. Презареди ми служба за автомобили и казаха, че колата трябва да бъде занесена именно днес, за да я ремонтират до неделя – записах. Това позволява да разбера защо не стигнах до поставените за днес задачи и не се притеснявам от това (ако внезапните задачи са наистина стояли), а също така да фиксирам къде можех да бъда по-малко реактивен при обработването на входящите задачи (да кажа на сервиза, че не мога и ще занеса колата утре, и да разбера, че всъщност до неделя ще може да се свърши, даже я удвом утре). Стремя се да записвам абсолютно всички завършени дела, до "подписах две документи от счетоводството" и минуто разговор с колега.
4. Делегиране.
Най-трудната за мен тема. И тук дори бих казал, че съм по-радостен да приема, отколкото да давам съвети. Аз едва сега се уча как да се занимавам с това правилно.
Проблемът с делегирането се състои в организацията на процесите на делегиране. Там, където тези процеси са изградени, ние лесно предаваме задачи. Там, където процесите не са настроени, делегирането изглежда или твърде бавно (в сравнение с това, когато сам можеш да свършиш задачата), или просто невъзможно (тази задача никой, освен мен, не може да я изпълни точно).
Това отсъствие на процеси създава блок в главата: дори не ми идва на ум, че може да се делегира задача. Буквално преди няколко седмици, когато реших да премина от Trello в Todoist, хванах себе си на това, че вече три часа прехвърлям задачи от една система в друга, дори не помислил, че това може да направи някой друг.
Основният експеримент за мен в момента е да преодолея собствената си бариера да искам от хората да правят нещо, когато съм сигурен, че те няма да се съгласят или не знаят как да го направят. Да отделя време за обяснение. Да приема, че задачите ще отнемат повече време. Бих се радвал, ако споделите опита си.
Капани
Всички споменати промени са описани с доста технически насоки за работа с софтуер, за които ще пиша в следващата част, а в заключението на тази — за две капани, в които попаднах по време на цялата моя жизнена реорганизация.
Понятието умора.
Поради факта, че работим умствено, а не физически, възниква огромен и неочакван проблем — да се разбере и усети моментът, когато започваме да се уморяваме. Това дава възможност навреме да се отдъхне.
При условния работник на машина подобен проблем изобщо не съществува. Първо, чувството за физическа умора ни е известно от детството, а освен това — доста трудно е да продължаваш да правиш нещо физически, когато организмът не е способен да го направи. Ние не можем, след като направим 10 серии във фитнеса, да направим още 5 „защото така е нужно“. Тази мотивация няма да сработи по напълно очевидни биологични причини.
С мисленето ситуацията е малко по-различна: не спираме да мислим. Не съм изследвал тази сфера, но в общи линии хипотезите са следните:
- Човек, който е в постоянен стрес, не усеща умствената умора веднага. Това не става с „не мога повече да мисля, ще легна“ — първо това влияе на емоционалния спектър, на мисловните способности, а после на възприятието, само че някъде тук може да се усети, че е дошло.
- За да излезеш от потока, не е достатъчно просто да спреш да работиш. Забелязах, че ако, например, спра да работя, легна и се загледам в телефона, чета, гледам и все пак мозъкът продължава да работи, умората не спира. Наистина помага да легна и да накарам себе си да не правя нищо изобщо (включително да не си играя с телефона). Първите 10 минути е много трудно да се излезе от активния поток, следващите 10 минути в главата идват милион идеи как всичко да стане, но после — остава вече спокойствието.
Важно е да даваме на мозъка си почивка, и тъй като е много трудно да уловим този момент — трябва просто да го правим редовно.
Време за почивка/живот/семейство.
Аз, както вече споменах, съм зависим от позитивна обратна връзка, но мога да я генерирам сам: това е и бонус, и проблем.
От момента, в който започнах да следя всички задачи, сам се хваля за изпълнените. В един момент преминах от състоянието "урегулирах работния си живот" в състояние "сега съм супергерой и мога да правя максимум неща", стигайки до 60 задачи на ден.
Балансирих работните и домашните задължения и обичайно включвах в дневния си списък и задачи по дома, но проблемът е, че тези са просто задължения. А е нужно непременно време за почивка и за семейството.
Работникът излиза от цеха в 6 часа, а предприемачът получава удоволствие, когато работи. Получава се почти същата ситуация, както с невъзможността да уловиш момента на "умствена умора": в радостта от изпълнените задачи забравяш, че всъщност трябва да живееш.
Много е трудно да излезеш от потока, когато всичко се получава и ти изпитваш удоволствие от него — също трябва да се насиля.
Умората не идва от желанието "да легнеш", а от раздразнението на емоциите ("всичко дразни от сутринта"), трудността в възприемането на информация и влошаването на способността за превключване на контексти.
Критично е да отделяш време за почивка, дори ако това е неприятно. Важно е после това да не се отрази на теб. Не е яко два месеца да се радваш на своята производителност, а после да се оказваш в състояние, в което всичко ти е омръзнало и не можеш да виждаш хора.
Накрая, ние не живеем само за производителност, в света има безброй интересни и удивителни неща 😉
Горе-долу, това са разсъжденията за това как е добре (ре)организиране на работните и извънработните процеси. Във втората част ще разкажа какви инструменти използвах за това и какви резултати успях да постигна.
P.S. Темата се оказа толкова важна за мен, че дори създадох отделен канал в Телеграм, където споделям своите размисли по този въпрос, присъединявайте се —
Източник: habr.com
