Опитвах се да водя задачи систематично, вероятно, около 20-25 пъти. И все опити бяха неуспешни, как сега разбрах, по две причини.
На първо място, за да отделиш време за водене на задачи, трябва да разбереш – защо го правиш.
Започваш да водиш задачи, инвестираш време в това, правиш по-малко задачи, всичко започва да се натрупва – защо?
Всяка работа е трудна, когато не разбираш за какво става въпрос. "Да подредиш живота" не е особено адекватна цел, тъй като "подреденият живот" е доста размито понятие. Но "да намалиш нивото на тревожност, като намалиш степента на неизвестност" – това е много по-конкретна и разумна цел, за която спокойно можеш да отделиш час на ден.
На второ място, всички методологии, които прочетох, описват незабавно крайното състояние на процеса. "Трябва да вземете ToDoIst, да разделите по проекти, да го интегрирате с календара, да направите преглед на задачите за седмицата, да ги приоритизирате…" Някак трудно е да започнеш да го правиш веднага. Както и в софтуерната разработка, считам, че трябва да използваш – итеративно.
Затова ще премина през моите "итерации" и може би в такъв вид това ще бъде полезно и за вас. В крайна сметка, защо да не използваме майските празници, за да започнем да работим с нова (относителна) парадигма?
Как достигнах до това, може да прочетете .
Трелло, набор от списъци
Създаваме само 4 списъка, използваме десктопното и мобилното приложение.
Списъци:
- Задачи – записвай всички задачи, които ти идват наум, веднага щом ги помислиш. "Да изхвърля боклука" – задача. "Да измия съдовете" – задача. "Да насроча среща" – задача. И така нататък. Дори най-очевидните и важни неща могат да бъдат забравени, ако се случи нещо неочаквано или просто денят е бил труден.
- Задачи за днес – всяка вечер пренасям задачите от таблото "Задачи" в таблото "Задачи за днес". Ако вечерта част от задачите остане там – това е нормално, но за това малко по-късно. С времето започваш да разбираш колко задачи може да има в списъка, за да успееш да свършиш по-голямата част от тях в планирания ден.
- Направено днес. Тази дъска е основен начин за намаляване на тревогата "нищо не направих днес" и удобен начин за по-нататъшна рефлексия относно самоорганизацията. Записвам задачите, които завърших днес, дори да не са от планирания списък. "Звъннах на Васко относно документите" — записах. "Помолиха ме да подпиша документи" — записах. "Обсъдих с Антон договора" — записах. Така, в края на деня ще разберете на какво всъщност сте отделили времето си и какви задачи можехте да пропуснете просто за да изпълните плана.
- Готови — списък на всички изпълнени задачи. В началото или в края на деня прехвърлям задачите от "Сделано сегодня" в "Готово". По същество, това е нещо като кошче, в което просто може да се намерят завършените задачи, и затова се нуждае от редовно почистване.
Trello, "мини-календар"
В определен момент става ясно, че някои задачи определено са свързани с конкретно време и не искам да забравям за тях през седмицата, за да не запланувам нещо друго за същото време. С календара винаги съм имал проблеми, затова добавих няколко дъски с имена "Задачи за понеделник", "Задачи за вторник" и т.н., в които започнах да вписвам времеви свързани задачи.
Така, когато ме питат: "Можем ли да говорим в четвъртък в 16:00?" — просто отивам в съответната дъска и гледам какво е записано за това време. И не трябва да забравям да прехвърлям задачите между списъците в течение на седмицата: например, "задачи за четвъртък" в "задачи за днес" с настъпването на четвъртък.
Защо не календар? За мен е ужасно трудно да използвам две приложения едновременно. Ако използвам за това календар, ще трябва да вляза в него, да го попълня, редовно да влизам, за да проверя, дали не съм забравил нещо...
В този момент стигнах до границите на Trello. Основният проблем стана, че записвах повече от 50 задачи на ден и имаше доста голям обем от дела, свързани както с общия списък, така и с отделни списъци, свързани с дните. Как да разбера, че задачата, която трябва да направя, вече съм я записал? Започнаха да се появяват дубликати. Как едновременно да приоритизирам всички задачи по един от проектите? Как да дам на другите хора възможност да видят плановете си за календара?
Можех ряжа система, която запазва относителна лекота:
- Да може да групира задачите по проекти.
- Да има календарна връзка (изпълнете утре) и автоматично да прехвърля задачите за днес с настъпването на деня.
- Да се интегрира с Google Календар.
Тук отново се върнах към ToDoist, и на този етап той се оказа най-подходящото решение.
Текущият поток в ToDoist
Inbox
Всякакви входящи задачи записвам в Inbox, който се опитвам да разглеждам веднага. Под разглеждане разбирам:
- Определяне на датата, когато задачата ще бъде изпълнена (за кратки задачи най-често поставям Today, а по-късно разбирам кога, всъщност, може да я свърша).
- Определяне на проекта, към който може да се отнесе задачата (за статистика и възможност за смяна на приоритетите на всички задачи по проекта).
Задачите, които са ми хрумнали и които не е задължително да свърша в близко време, отиват в проектите Uncategorized Personal („вземи поставки за чаша в колата“) и Uncategorized Work („да помисля кога можем да организираме стратсесия по PR“). В ToDoist могат да се задават повтарящи се задачи: така всяка събота имам задача „Разгледай Uncategorized Personal“, а всеки понеделник — „Разгледай Uncategorized Work“.
Интеграция с календара
ToDoist отлично се интегрира с Google Календар, и то в двете посоки. Календарът ми е споделен с колегите, за да могат да виждат кога наистина не мога да бъда достигнат.
При това задачите от календара също се прехвърлят обратно: мога да кажа „Сергей, погледни моята наличност за петък и запиши там среща“, която ще се появи и в календара, и в ToDoist. Така реално започнах да използвам календара, без да е нужно да създавам събития в него.
Обработка на неоперативни входящи задачи
Не се насилвам да решавам задачите веднага, освен ако пожарът не е очевиден. «Спешно трябва да се свържем с ръководството на компания ABC, защото сървърът не работи и няма отговор от нейния персонал» — очевидно горяща задача, която не може да се отлага, а «Женя, мога ли да ти се обадя сега, за да поговорим за нов проект» се превръща в «Да планираме, когато можем да говорим с X за Y», която вече ще стане задача «Да кажа на X, че можем да обсъдим тогава» и задача «Да поговоря с X за Y», вече привързана към време. Практически всяка входяща задача първоначално става «Да планирам…».
Приоритизация на задачите
Не мога да изпълня всичките задачи, включени в деня. Наблюдавайки себе си, осъзнах следното (за всяко число ще има различия, но основното е да стигнем до изводите).
- Всеки ден записвам около 50-70 задачи.
- Комфортно за себе си (без чувство за тотална умора в края на деня) мога да реша до 30 задачи.
- Ако направя до 50 задачи, ще се уморя, но не критично.
- Мога да завърша 70 задачи, но след това с трудност излизам от «потока на трудохолизма», трудно заспивам и като цяло съм малко социален.
На базата на това решавам какво да правя днес. В ToDoist има приоритизация за всяка задача, затова сутрин избирам критичните задачи за изпълнение, а останалите изпълнявам в зависимост от възможностите и желанието. Всеки ден премествам около 40-20 задачи за следващия ден: интересно е, че задачите за следващия ден отново стават 60-70.
Водене на статистика
Много ми се иска да разбирам по принцип колко време е отнело днес на задачите, свързани с работата, и на кои точно. За това използвам приложението , което е инсталирано и на телефона, и на лаптопа, и Google Maps Location History (да, не съм параноик).
Живеем извън града, затова времето, прекарано в път, може да се използва полезно. Сега, когато не съм уморен, по време на пътя слушам аудиокниги, за да използвам поне тези 40 минути.
В момента не агрегирах данните, създавайки своеобразно персонално Data Lake; ще дойде време — ще се захвана с това.
Заключение няма да има
- Животът на съвременния човек е голям поток от входящи задачи. Няма да успеем да го намалим; трябва да се научим да управляваме този поток.
- Повечето тревоги идват от неизвестността на предстоящето. Ако разберем какво ни очаква в близките дни, тревогите ще намалят значително.
- Заради това си струва да отделим време за организиране на деня си. Зная какво ще се случи днес, какво ще има утре и не забравям задачите, които преди съм пропускал.
- Управлението на задачите не е самоцел, а, ако желаете, начин за саморазвитие. Необходимите за изпълнение задачи, които преди са ми се стрували трудни или са чакали на опашка, стават значително по-лесни. Много хора (и аз също) в действителност се чувстват по-добре, когато целите идват от външния свят. Управлението на задачите е начин да си поставим цели и да научим как да живеем с желанията си.
- Работата не е самоцел. Целта е да организираш работния си ден така, че да имаш предсказуемо свободно време, когато можеш да се занимаваш със себе си, семейството и своите интереси.
Източник: habr.com
