Не може просто така да вземеш и да направиш всичко перфектно: какво остана зад кулисите на рекорда на Гинес

Искате ли да разберете какво мислят организаторите на 'Цифровия пробив' относно провеждането на конкурса? В този пост няма да говорим за мащабите, книгата с рекорди, важните лица, уникалните решения и безупречната организация. Ще споделим за нашите основни провали — повярвайте ни, те бяха много. Но грешките са нормални, особено ако учите от тях.

Нека започнем отначало

Кампания за кандидатстване

Вместо хиляда заявки, хиляда въпроса

Честно казано, в самото начало се сблъскахме с проблема, че нашата аудитория не разбираше как работят хакатоните — имаше много новаци между участниците, които не познаваха този формат. Те се интересуваха от механиката на провеждането на такива събития, системите за оценка на проектите, критериите за избор на експертен съвет и много друго. Така че в първите седмици на кампанията за кандидатстване събирахме не регистрации, а куп въпроси по различни теми — често те не бяха свързани със самия конкурс.

От това научихме урока, че преди стартирането на приемането на заявления, е необходимо да се общува активно с потенциалните участници — да ги потапяме в спецификата на събитието и да отговаряме на въпросите относно всички предстоящи етапи.

Като цяло, да работим по-активно с технологичната общност, която е по-заинтересована от текущите новини за конкурса, отколкото от последните достижения на партньорските компании — защо избрахме формат на хакатон? Как се адаптира той към нашия конкурс? Как ще протича онлайн тестването? Уау, онлайн тестовете започнаха — какво да правя по-нататък? Така, не разбирам — преминах тестовете, а резултатите ги няма. Кога ще бъдат? А какви задачи ще има на регионалните етапи? Кой ще ги поставя? А в експертния съвет, кой ще седи? Как беше направен изборът?

И така нататък.

Основен урок: недостатъчно е просто да кажеш: 'Здравейте, ние сме конкурс за управленци, ИТ специалисти и дизайнери. Участвате бързо. А, между другото, това ще бъде в формат на хакатон.' Необходимо е да се обяснява всичко подробно и стъпка по стъпка.

Онлайн тестване

Грешки в тестовете или неправилно разбиране на задачата от различни хора?

По време на онлайн тестовете нашите социални мрежи бяха залети от недоволни съобщения относно грешки в задачите. Проблемата беше в това, че един и същ текст на задачите беше възприеман различно от специалисти от различни области. Всичко зависеше от начина, по който са влезли в професията — обучавали ли са се сами или притежавали широки академични знания и съответно образование. Възприемането на семантиката и лингвистиката при тях е значително различно — това трябваше да се вземе предвид при съставянето на тестовете.

Основен урок: в следващия път планираме да съберем регионални фокус-групи, съставени от специалисти с различни профили. Те ще помогнат за формулирането на задачи в съответствие с конкретни региони.

Регионални етапи

През лятото е нужно да се почива

Първата и най-голяма грешка е, че за провеждането на регионалните етапи избрахме именно лятото — сезон на отпуските и студентските ваканции, така че в някои градове на хакатона участваха съвсем малко хора.

Поради тази причина намаляхме броя на номинациите, поради което отборите трябваше да се откажат от задачите, които първоначално искаха да решат. Независимо от това, в тези градове, където нямаше много участници, всички задачи бяха изпълнени успешно и показаха, че дори с малък състав могат да бъдат намерени добри решения. Например, така беше в Якутск и Велики Новгород — там финал достигнаха всички отбори, които първоначално дойдоха на хакатона.

Основен урок: а може би, не през лятото?

Особености на всеки регион

Условията, при които преминаваха регионалните хакатони, пряко зависеха от местния партньор, който подпомагаше конкурса. Следователно някъде беше по-добре, а някъде — по-зле. Не всички разпознаваха спецификата на такива мероприятия и защо хората работят 24/7, спят на пуфове или в палатки и се хранят с хлебчета от столовата. Затова на някои места имаше пропуски.

Изразяваме голяма благодарност на университетите — те ни помогнаха с пространството, експертите, поканата на медиите, събирането на участниците. Работата с тях ни помогна да разберем по-добре спецификата на регионите — в бъдеще това ще направи сътрудничеството ни по-ефективно.

Основен урок: в следващия сезон е необходимо по-детайлно да изградим работата в регионите и да се доверим повече на себе си и своя опит, а не на местни партньори.

В регионите информацията се възприема по различен начин

Каналите за привличане на участници в градовете с милион население и регионите работят абсолютно различно. Например, в Москва и Санкт-Петербург е достатъчно да пуснем реклама в социалните мрежи и да направим "посев" в групи, където е целевата аудитория, докато в регионите е по-ефективно да работи уста на уста и покани за участие от местни "инфлуенсъри" (регионални администрации, блогъри, университети, ИТ общности).

Основен урок: да увеличим броя на каналите, чрез които ще работим с публиката. Да привлечем повече лидери на мнението, местни блогъри.

Заплетоха с неясни формулировки на задачите.

Какво може да разстрои и дори да ядоса участниците в хакатона най-много? Разбира се, скучни и непроработени задачи. На регионалния и финалния етап отборите се оплакваха, че формулировките на задачите често звучаха не напълно ясно и прозрачно.

През целия конкурс ние винаги се стараехме да следваме правилото — качествено формулирай задача => получи качествено решение. Но признаваме, че не винаги успявахме. В условия, при които задачите бяха много и за всяка от тях се предоставяха свои набори от данни…възникваха провали. Но всичко беше компенсирано с помощта на експерти, които не се отклоняваха от отборите, отговаряха на всички въпроси и работеха по проектите от всички страни. Именно това повлия на качеството на прототипите, които бяха представени на финала.

Основен урок: за формулиране на задачите ще набавим специалисти, които дълбоко разбират технологиите, с които участниците ще работят. Така, ако формулираме задача за разработка на AR приложение за интериора, ще ни е нужен експерт, който вече е използвал добавена реалност за подобни решения.

Финал

«Здравейте! Скоро е хакатонът, а билетите не са ни изпратени», или проблеми с логистиката.

На някои участници информацията за организацията на техния път към финала бе изпратена късно. Това предизвика вълна от въпроси и като организатори попаднахме под истински обстрел. Няма да прехвърляме отговорността на никого — проектният екип безусловно носи отговорност за всички забавяния. Най-често те бяха свързани с факта, че в повечето случаи молехме за помощ от регионите, но всеки от тях успя да организира логистиката в различни срокове. В бъдеще ще заложим повече време за това.

Основен урок: Необходимо е постоянно да информираме участниците за текущия статус на покупката на билети, резервацията на хотели и друга оперативна дейност. Това ще им помогне да бъдат по-спокойни и да чакат, когато на имейлите им пристигнат дългоочакваните документи.

И, разбира се, Гинес

Първоначално не ни беше в задачите да стигнем до Книгата на рекорди Гинес. Но по време на регионалните етапи постепенно осъзнавахме, че имаме шанс за това, и близо до финала решихме — „Ние можем да го направим, колеги!“. Всичко вървеше прекрасно, докато представителите на Книгата на рекорди Гинес не обявиха изискванията, че участниците на хакатона трябва да останат в помещението цял работен ден (12 часа) без да излизат. Те можеха да напуснат мястото само за 40 минути. Това се отрази на стандартния режим на хранене и режим на пропускане, което предизвика негодувание у участниците.

Основен урок: Сега ще питаме за всички подводни камъни, които могат да възникнат от различни дейности в рамките на конкурса, и предварително ще информираме участниците за тях.

Споделете в коментарите какви грешки са забелязани в организацията на конкурса? Винаги сме готови да работим за подобряване на резултатите!

Източник: habr.com