Какво ви дава в пари софтуерът за набиране на персонал?

Повече от 10 години съществуват и се появяват различни видове професионални системи за подбор на персонал. Естествено е. Вече е разработен специализиран софтуер за много отделни професии. Що се отнася до набирането на персонал, всички разбират какви проблеми помага софтуерът да реши, каква рутина и грешки елиминира, но никой не разбира как да измери икономическия ефект от използването му. С други думи, компаниите могат да изчислят колко пари ще им струва използването на софтуера, но не разбират ROI или колко пари софтуерът ще донесе или спести. Лозунги като „Попълнете свободни позиции 2 пъти по-бързо с (такъв и такъв софтуер)“ са от фенер, просто не е вярно.

Липсата на разбиране какво може да направи софтуерът за набиране на персонал по отношение на парите води до компании, които отлагат тази инвестиция с години и през това време губят много от резултатите.
Реших да изчисля колко пари и време спестява софтуерът за професионално набиране на персонал. За да не ви натоварвам с подробни изчисления, ще започна веднага с получените резултати. А за тези, които искат да копаят по-дълбоко, по-долу са описани подробни изчисления.

Ето моите резултати.

Използвайки професионален софтуер за набиране на персонал, вие:

• спестете работно време 2 месеца и 1 седмица годишно за всеки набиращ персонал.
• спестяват пари - в еквивалент 2,24 средна годишна заплата на рекрутер. През април 2019 г. това е средно 2 долара за ИТ специалист в Русия, 688 долара за Украйна, 1 долара за Беларус, 904 долара за Казахстан.
• Възвръщаемостта на инвестициите в софтуер за набиране на персонал е прибл. 390%.
• за сложни, високо платени позиции, ползата за работодателя ще бъде средно от $2 до $184 на година на рекрутер в зависимост от държавата;
• за по-нископлатени, бързо заети позиции, ползата за работодателя ще бъде средно околоt $1 до $680 на година на рекрутер също в зависимост от държавата;
• 〜 на всеки 5 свободни места специалистът по набиране на персонал ще може да затвори, използвайки своята база данни, което е с 54% по-бързо, отколкото при търсене на нови кандидати.

Изчисления

Настанете се удобно и нека да преминем към подробни изчисления. Реших да разбия подбора на персонал „кокал по кост“, за да получа ясна представа какво трябва да прави един вербовчик и до каква степен.

Как софтуерът ви помага да спестите 2 месеца и 1 седмица годишно

Един специалист по подбор на персонал прекарва средно около 1 часа, обработвайки 33 вакантно място, без да използва софтуер. Не беше лесно да се изчисли. Интервюирахме колеги и анализирахме подробно нормите и стандартите в професията.

За да наемете квалифициран служител за офис позиция, трябва да изпълните определен списък от действия, някои от тях еднократни, а други трябва да се извършват ежедневно. В повечето случаи е възможно да заемете стандартна свободна позиция, ако се ангажирате активно с нея, за период от 10 дни до 3 седмици. За изчисление вземаме средната стойност: 15,5 дни. Ще умножим всички дневни разходи за труд по тази стойност. Ще вземем продължителността и броя на отделните действия от стандартите, установени емпирично от експерти (например, както тук). За всички изчисления използваме средната аритметична стойност на минималните и максималните стойности - тя е най-близо до реалните условия с вероятността от различни извънредни ситуации.

Нека сравним времето, прекарано от един специалист по подбор на всеки етап от подбора без софтуер и с помощта на софтуер, и да изчислим реалните спестявания.

Ако сумираме продължителността на всички отделни елементи от процеса на набиране на персонал (изчислени чрез средни стойности), се оказва, че един специалист по набиране на персонал отделя почти 32 часа и 48 минути за „ръчния“ подбор на един служител. След като се изчисли времето, изразходвано за попълване на същата свободна позиция, но с помощта на възможностите на системата за набиране на персонал, времето за всички необходими задачи беше намалено до 28 часа 24 минути. Тоест запълването на 1 свободно място се ускорява с 4,4 часа.

Според статистиката един специалист по подбор на персонал обработва средно по 5 свободни позиции на месец. Използвайки софтуера, той получава много ценен бонус - това е „надстроена“ вътрешна база данни с автобиографии. Разбира се, попълването на свободни позиции от вътрешната база данни е много по-бързо, това е мечта. Реших да разбера колко от тези ускорени наемания има и за колко време.
За да направим това, получихме данни за затворени свободни позиции в системата CleverStaff за 2 години. Оказа се, че средно 4 от 5 наети са нови кандидати, а всеки пети нает служител е кандидат от вътрешната база данни, като такива позиции се запълват с 54% по-бързо. Средно има спестяване на 4,4 часа, които не са получени по-рано, но вече 15,3 часа.

Продължавай. Ако един специалист работи стандартно 176 часа на месец, тогава общото спестяване на работно време е:

(4 свободни места × 4,4 часа) + (1 свободно място × 15,3 часа) = 32,9 часа на месец.
32,9 спестени часа / 176 работни часа на месец = 18,7% от работното време на месец.

На годишна база това е:
18,7% × 12 месеца = 2,24 месеца или 2 месеца и 1 седмица

Този индикатор е универсален и приложим за работата на специалист по подбор на персонал във всяка страна и със свободни позиции с всякаква сложност. Нека да разберем: какво причинява това намаление?
Това е възможно благодарение на факта, че професионалният софтуер оптимизира следните времеемки процеси:

• Публикуване на свободна позиция - системата сама създава външна страница за свободна позиция от въведените в базата данни данни. Ако добавите връзка към външна страница за свободни позиции, генерирана от софтуера, към текста на свободна позиция, публикуван на специален ресурс, кандидатите ще могат да кандидатстват за свободната позиция директно върху нея, което е удобно, тъй като отговорите незабавно влизат в системата, а техните резюмета в базата данни.
• Запазване на всички подходящи автобиографии от базата данни с кандидати на сайт за търсене на работа. Професионалните системи имат интеграция с най-популярните платформи за работа, което означава, че потребителите могат да добавят кандидати от тези ресурси към собствената си база данни с 1 клик, т.е. точно в процеса на проверка на резултатите от търсенето.
• Запазване на автобиографии на кандидати, които пристигат ежедневно по имейл и акаунти в сайтове за обяви за работа. Разборът на автобиографии от пощата се извършва веднъж на ден. Ако добавите линк към външна страница за свободни позиции, генерирана от системата, към длъжностната характеристика на сайтове на трети страни, кандидатите ще могат да изпращат своите отговори от нея, т.е. незабавно се добавят към базата данни и се показват в свободното място на етап „Намерено“.
• Уведомяване за отказ на неподходящи кандидати. С помощта на софтуера това може да се направи директно от интерфейса на системата: самата система ще вмъкне името на кандидата в шаблона.
• Но основното е формирането на работна база от кандидати, поради което опитен наемател ще може да запълни свободни работни места без външни източници.

Колко е в пари?

Всичко по отношение на финансовите резултати може да варира значително. Заплатата както на самия рекрутер, така и на кандидата, който търси, зависи от държавата, размера на компанията и бюджета на отдела. Затова тук се обърнах към средните показатели, които обикновено се срещат в професионалните изследвания. И така, според статистиката, средната месечна заплата на руски ИТ специалист по подбор на персонал е 1200 долара. От своя страна, средната заплата на украински ИТ специалист на месец е 850 долара (както е посочено от EvoTalents), беларуски - $750 и казахски - $550. Тук и по-нататък взех всички данни за заплатите от публично достъпни свободни работни места на такива ресурси като hh.ru, hh.kz и други подобни.

Свързах тази цифра с икономиите на работно време - 2 месеца и 1 седмица на година (това = 2,24 месеца), които получихме по-рано.

• За Русия - $1200 × 2,24 месеца = $ 2 688
• За Украйна - $ 1 904
• За Беларус - $ 1 680
• За Казахстан - $ 1 232

Тези суми представляват спестявания средно на годишна заплата на специалист по подбор. За да бъдем по-точни, рекрутерът върши допълнителна работа за тази сума, ако използва професионална система.

Освен това можете да изчислите и ползата за работодателя от допълнителни наемания, която се равнява на пропуснатата печалба от наемането 1 месец по-късно. Да приемем, че компанията печели 50% от заплатата на служителя от труда на служителя. Мисля, че тази сума не може да бъде по-малка, като се вземат предвид данъците, наемите и други разходи. Затова смятам, че 50% от заплатата е скромна, минимална оценка за това колко компанията печели от труда на служителя.

Нека сега изчислим колко са 50% от средния фонд работна заплата на наетите служители за 2 месеца и 1 седмица. Според статистиката средната заплата на старши ИТ специалист е 〜2$ за Русия и 〜700$ за Украйна, 〜2$ за Беларус и 〜900$ за Казахстан.
Средно 1 специалист по подбор на персонал попълва 1.5 сложни свободни позиции на месец.

Изчисляваме ползата по следната формула: средна заплата × брой свободни работни места на месец × 2.24 месеца × 50% обезщетение.

• За Русия: $2 × 700 свободни работни места на месец × 1.5 месеца × 2.24% обезщетение = $50
• За Украйна: $4
• За Беларус: $4
• За Казахстан: $2

Общо, за сложни, високоплатени позиции, размерът на обезщетението е $2 до $184 на година за вербовчик.

Средната заплата на специалист за позиция, която се запълва бързо, е приблизително $540 за Русия и $400 за Украйна, $350 за Беларус и $300 за Казахстан. Рекрутерът затваря около 5 такива позиции на месец.

• За Русия: $540 × 5 свободни работни места на месец × 2,24 месеца × 50% обезщетение = $3
• За Украйна: $2
• За Беларус: $1
• За Казахстан: $1

Общо, за по-ниско платени, бързо затворени позиции, размерът на обезщетението е $1 до $680 на година на рекрутер.

Напомням, че в началото на статията дадох компактно резюме.

Вашата компания има ли нужда от софтуер за набиране на персонал?

Това е чисто бизнес въпрос. По-добре е да вземете решение не интуитивно или емоционално, а въз основа на данни. Използвайки пример, предлагам да изчисля сумата на ползите от внедряването на софтуер за екип от 4 рекрутери. Например двама със заплати $700, един - 850 и друг - $1100. Месечният фонд за заплати за такъв екип е 3 долара.

Например, софтуерът струва $40 на месец за всеки специалист по набиране на персонал. Това е напълно продаваем вариант.
За годината разходите за софтуер са 40 × 4 × 12 = $1.

Според моите изчисления по-горе, софтуерът ще спести 2 месеца и 1 седмица на рекрутер на година. За нашия екип от 4 рекрутера това ще са точно 9 месеца (от общо 48 работни месеца на година).

Размерът на спестените пари на година е месечният фонд за заплати на екипа, умножен по 2 месеца и 1 седмица:

• $3 × 350 = $2,24

Тук можете да спорите, че 4 човека със или без софтуер получават цялата си заплата и няма да има спестявания. В действителност 9 работни месеца спестявания за вашата компания ще означават един от следните сценарии:

• 4-ма специалисти по набиране на персонал запълват повече свободни позиции, сякаш са имали помощта на 5-ти специалист по подбор за 9 месеца в годината.
• Натоварването на всеки рекрутер е намалено и имате нужда само от 3 рекрутера, вместо от 4.

Това означава, че със софтуера 4 рекрутера ще вършат $7 504 повече работа на година. Ако нямате тази допълнителна работа, вие елиминирате един специалист по подбор на персонал и спестявате $7 на година. Ако имате достатъчно свободни места за тях, вие спестявате $504 на година, като не наемате 7-ти рекрутер и свършите работата им без увеличаване на разходите.

ROI = Размер на спестяванията / размер на инвестицията (разходи за софтуер) = 7 / 504 × 1% = 920%.
Просто казано, в нашия пример Инвестициите в софтуер ще се върнат 4 пъти в рамките на 1 година.

За вашата компания можете да повторите моите прости изчисления, като замените:

• Вашият брой набиращи персонал,
• Годишният им фонд за заплати,
• Сумата на разходите за вашия софтуер за набиране на персонал,
• Средно време за заемане на свободно място във вашата компания,
• Среден брой заети свободни работни места на месец.

Според моята оценка, ако вашите рекрутери са добре натоварени с подбор на персонал, тогава с различни стойности на тези променливи, ROI може да бъде в диапазона от 300% до 500%.

Можете също така да оцените стойността на наеманията за период от 2 месеца и 1 седмица за всеки рекрутер. Според моите изчисления това увеличава ROI до 2,5 пъти.

Използването на професионален софтуер от специалистите по подбор на персонал вече не е спорен въпрос или дилема. Това е световна тенденция, към която рано или късно ще се присъединят всички сериозни компании.
Надявам се моите изчисления и резултати да помогнат на вашите компании да изберат професионален софтуер за набиране на персонал и той ще ви се отплати не по-малко, отколкото в моите изчисления :)

Автор: Владимир Курило, основател и идеолог на професионална система за набиране на персонал.

Източник: www.habr.com