Как изоставихме големия хакатон и започнахме да правим екскурзии за отделни отбори

Преди две години за първи път решихме да съберем почти петдесет от нашите отдалечени разработчици и продукти заедно и да се запознаем в приятна, спокойна атмосфера. Така се случи хакатон близо до Чехов в Московска област, беше страхотно, всички го харесаха и всички искаха още. И ние продължихме да събираме нашите отдалечени разработчици заедно „на живо“, но променихме формата: сега това не е общ хакатон, а индивидуални посещения на екип. Тази статия е за това защо преминахме към нов формат, как е организиран и какви резултати постигнахме.

Защо екипни пътувания?

От първи хакатон екипът за разработка почти се утрои по размер и идеята за преместване на всички заедно вече не изглеждаше привлекателна. Причини:

• Логистиката става все по-сложна. Намирането на място за сто и половина души и поръчването на чартър не е толкова лошо, много по-трудно е да изберете място и време за общо пътуване, което да е подходящо за всички. В този случай във всеки случай някой ключ вероятно ще падне.
• Губи се същността на събитието – изграждането на екип. Такава голяма тълпа неизбежно ще се раздели на групи, но тези групи не са формирани на команден принцип. Нашият опит на корпоративни събития показва, че хората с едни и същи функции обикновено излизат помежду си, но от различни екипи - анализатори с анализатори, QA с QA, познават се добре и обсъждат професионалните си теми. И трябва да представим и да се сприятелим с момчетата във всеки отбор.
• В резултат на това всичко се превръща в корпоративно парти и забавно пиене, а това е съвсем различен тип събитие и ние го провеждаме отделно.

Осъзнавайки това, разработихме формат за годишни (понякога по-често) екипни пътувания. Всяко такова пътуване има конкретна цел, формулирана съзнателно и предварително с техниката SMART (specific, measurable, achievable, reinforced and time-bound). Това е възможност да промените средата, да работите до колега, когото преди сте виждали само в Hangouts, и да повишите ефективността на работата, което впоследствие ще се отрази на важни за продукта показатели.

Формати за заминаване

Хакатон Мотивираща история, която ви кара да се чувствате като част от голям проект. Екипът спира всички текущи дейности, разделя се на малки групи, тества няколко често луди хипотези, обсъжда резултатите и измисля нещо напълно ново. Екипът на Vimbox направи такова пътуване миналата година; беше изобретен нов интерфейс за видео разговор между ученик и учител - Real Talk, който сега се превърна в основен интерфейс за потребителите на платформата.

синхронизация Обединяване на много различни хора - обикновено разработчици и фирми - за по-добро разбиране на желанията и възможностите. Типичен пример е заминаването на CRM екип, потопен в горите край Москва в обсъждане на очакванията от системата, която разработват. Всеки прекара по един ден с основателя на компанията, припомняйки си историята – първият CRM беше шкаф за хартиени файлове, следващата стъпка в автоматизацията на бази данни беше електронна таблица на Google и едва след това един разработчик написа CRM прототип... На друг ден екипът се срещна с бизнес клиенти. Всеки започна да разбира по-добре от какво точно има нужда и накъде да насочи вниманието си.

Тийм-билдинг Основната идея е да покажат на момчетата, че работят с хора, а не с чатове и видео разговори. Най-често срещаният формат на пътувания, по време на които работният контекст не се разпада, всеки продължава да решава ежедневни проблеми, но към тях се добавят всякакви съвместни дейности. Това е особено вярно, когато екипът е нараснал през годината с голям брой нови отдалечени хора, които никога не са се срещали лично. Това дава добра основа за сътрудничество в бъдеще, но трябва да вземем предвид, че производителността пада по време на такива пътувания, така че е по-добре да се провеждат веднъж годишно.

Кой идва от отбора?

В отбора трябва да има представители от всички хоризонтални групи:

• Продукт
• Анализи
• Дев
• Дизайн
• QA

Окончателният списък на участниците се определя от продуктовия мениджър, ръководен от целта и целите на пътуването, както и показателите за ефективност на служителите.

Колко?

Общата цена на пътуването зависи от бюджета на екипа, най-често е 30-50 хиляди рубли на човек, без заплатата. Това включва билети, настаняване, закуски, понякога нещо друго, ако бюджетът позволява - но определено не алкохол, а вие самите.

Екипното пътуване не е ваканция; момчетата отиват на работа, а не за почивка. Работните дни и почивните дни се считат за редовни дни. Затова избягваме пиковите дати на „ваканция“, когато билетите и настаняването са изключително скъпи, но също така, разбира се, не изпращаме никого на места, където е евтино, но където никой не иска да отиде.

Като цяло екипът първо определя датите, когато всеки може, и изразява желанията си по град и държава. След това HR разглежда опциите за избраните дати и региони. Резултатът трябва да бъде нещо повече или по-малко средно и адекватно. Ако билетите за Турция, където отборът иска, за избраните дати струват 35 хиляди, а Черна гора в същото време струва 25 хиляди, тогава ще препоръчаме Черна гора. Ако спредът е 23-27 хиляди, тогава изборът ще остане за отбора.

Също така е необходимо да се вземат предвид разходите и условията на живот: билетите може да са скъпи, но това се компенсира от настаняването. И по-често е обратното. По-специално има сложни случаи, свързани с факта, че къщите за гости по правило са предназначени за семейни почивки, а не за екипни пътувания. Нашите програмисти едва ли ще искат да спят в едно легло - което означава, че трябва да преговарят със собственика, цената се променя.

Къде да отидем?

Екипът определя дати (поне два месеца предварително) и формира общи желания по области. HR участва в проект, който помага да се изберат най-добрите опции за целия екип. Например, ако повечето разработчици живеят извън Урал, те може да се интересуват да живеят в района на Москва. Ако в екипа има хора от Украйна или особено от държава с визов режим, няма смисъл да ги водите в Русия, по-добре е да намерите нещо друго. В резултат на това се предлага списък с възможни посоки, екипът гласува, избирайки трите най-добри варианта. След това проектът разглежда тези опции въз основа на разходите и възможностите и продуктът избира местоположение, което се вписва в неговия бюджет.

Какви са изискванията за местоположението?

Има две основни изисквания за място и те са чисто утилитарни:

• добър Wi-Fi, потвърден от отзиви/личен опит,
• голямо работно пространство, където можете да организирате места за целия екип.

Всички отрицателни отзиви за качеството на интернет са причина да изоставим местоположението: отиваме на работа, падащият интернет изобщо не ни е от полза.

Работно пространство е или наемане на конферентна зала в хотел, или голямо пространство за 15-20 човека на приземния етаж, на верандата, някъде, където всеки може да се събере и да организира открито пространство.

Работи се и по въпроса с храната, но това не е задължително условие за местоположението: може да е вътре или в ресторант наблизо, най-важното е децата да имат възможност да се хранят три пъти на ден, без да пътуват мили далеч.

Кой избира формата?

Изходните цели се определят от продуктовия екип с помощта на отдела за обучение, ние ги наричаме Skyway: те имат свръхспособност да изваждат целите и очакванията извън потока на съзнанието. Skyway комуникира с продукта, идентифицира нуждите на срещата на екипа и предлага свои собствени програмни опции.

Подобна помощ е особено необходима, когато задачата е синхронизация, какъвто беше случаят с CRM екипа. Там участваха много различни хора: технически подковани разработчици и момчета от отделите по продажбите. Трябваше да се опознаем, да общуваме и в същото време да не се откъсваме от работния процес - отборът в този момент имаше доста тежки спринтове. Съответно Skyway помогна в организирането на процеса по такъв начин, че работата да напредва и да се проведат необходимите срещи (включително с основателите на компанията).

Как се организират дейностите?

Идеите за дейности идват от екипа, продуктовия и проектния мениджър от HR. Създава се канал в Slack, в него се генерират идеи, събира се backlog и след това екипът избира какво иска да прави на място. По правило дейностите се заплащат от самите служители, но има изключения, ако това е нещо, свързано с целта на пътуването. Например, ако е важно да общувате лично без вашия интернет, тогава кола под наем, пътуване до гората, барбекю, палатки ще бъдат платени от компанията като част от пътуването.

Как да оценим резултатите?

Ако пътуването е било хакатон, тогава просто броим колко пари е донесло решението, което измислихме. В други формати смятаме разходите за инвестиция в разпределен екип; това е хигиеничен минимум, когато екипите са разпръснати по целия свят.

Освен това откриваме удовлетворението на отбора и дали резултатите отговарят на очакванията на момчетата. За да направим това, ние провеждаме две проучвания: преди да си тръгнем, питаме какво очакват хората от него и след това до каква степен тези очаквания са изпълнени. Въз основа на резултатите от тази година получихме 2/3 от оценките "пет" и 1/3 - "четири", това е по-високо от миналата година, което означава, че се движим в правилната посока. Това, че две трети от заминаващите реализираха очакванията си на 100%, е отлично.

Национални характеристики: лайфхакове

По някаква причина нашите екипи обичат Черна гора, тя почти винаги оглавява списъка с желани места. Но има проблем с тази страна, както и с много други малки европейски държави: има доста добра инфраструктура за екипни пътувания и тя все повече е насочена към семейни ваканции. И имаме екип от две дузини души, всички трябва да живеят и работят на едно място, не искат да ходят на хотел, искат да ходят на вила и, разбира се, не искат да спят в едно и също легло.

Обичайният Airbnb не можа да ни помогне наистина. Трябваше да търся местен брокер - оказа се наш сънародник, работещ предимно с Русия. Тя ни намери прекрасен апарт-хотел, собственикът изпълнява нашите желания и предава целия имот до ключ, брокерът получава комисионна, всичко е супер. Но фактурата не е издадена от собственика, а от брокера и на сръбски е посочено, че това е „плащане за услуги по настаняване“.

Естествено, малко се напрегнахме и започнахме да ровим защо това е така. След преговори с брокера и собственика разбрахме, че в Черна гора това е обичайно, защото няма традиция всичко да се записва в сложни договори с печати, фактурата е достатъчен документ, а данъчната ставка е по-ниска при плащане на брокер. Тези. С всичките ни пренареждания на мебели и други специфични желания, както и комисионната на брокера, сумата ни се оказа по-малка, отколкото при наемането на същия комплекс през Airbnb, което включва стандартните данъци за наем.

От тази история заключихме за себе си, че с чуждестранни местоположения, особено ако разберем, че посоката ще се използва повече от веднъж, има смисъл да отделим време за изучаване на местните специфики и да не разчитаме на популярни услуги. Това ще ви спести проблеми в бъдеще и вероятно ще ви спести пари.

Друг важен момент: трябва да сте подготвени за изненади и да можете бързо да ги разрешите. Например екипът по фактурирането планираше да пътува до Грузия. Когато всичко беше готово, билетите изведнъж се превърнаха в тикви и трябваше спешно да търсим заместник. Намерихме подходящ в Сочи - всички бяха доволни.

И накрая, не трябва да се стремите да организирате всичко перфектно и да дадете на екипа нещо като „пълен пакет“; нейните собствени таланти трябва да бъдат използвани. Това събитие не е за показност, то е събиране на приятели, тук снимките и видеото от телефона са по-важни от всяко професионално заснемане. След напускането CRM frontend и QA обработиха видеото от телефоните, направиха видео и дори страница - безценно е.

Така че защо е това?

Екипните излети увеличават сплотеността на екипа и косвено влияят върху задържането на служителите, защото хората предпочитат да работят с хора, а не с аватари в Slack. Те помагат да се разбере стратегията на проекта поради факта, че всички са наблизо и всеки ден обсъждат с продукта въпроса „защо изобщо е необходим този продукт“. Дистанционно, такива въпроси се задават само когато желанието е абсолютно необходимо; по време на заминаването това се случва в спокойна атмосфера.

Източник: www.habr.com