Как да организираме хакатон като ученик 101. Първа част

Здравейте на всички, вече няколко пъти попадах на статии за хакатони: защо хората отиват там, какво работи и какво не. Може би хората ще се интересуват да чуят за хакатоните от другата страна: от страната на организатора. Моля, имайте предвид, че говорим за Великобритания, организаторите от Русия може да имат малко по-различно мнение по този въпрос.

Малко предистория: аз съм студент 3-та година в Imperial College London, програмист, живея тук от 7 години (качеството на руския текст може да е пострадало), аз лично участвах в 6 хакатона, включително този, който ще говори за сега. На всички събития присъствах лично аз, така че има малко субективизъм. На въпросния хакатон бях 2 пъти участник и 1 път организатор. Нарича се IC Hack, създаден от студенти доброволци и погълна 70-80 часа от свободното ми време тази година. Ето уебсайта на проекта и няколко снимки.

Хакатоните обикновено се организират или от компании (размерът на самата компания тук няма значение), или от университети. В първия случай има значително по-малко въпроси относно организацията. Спонсорството се осигурява от самата компания, обикновено се наема агенция за организиране на събитието (понякога самите служители участват в организацията 100%), журито се набира от служители и често се дава тема, по която се предлага да се направи проект. Съвсем различен въпрос са университетските хакатони, които също са разделени на две категории. Първият е от интерес за малките университети с малък опит в провеждането на подобни събития. Те са организирани чрез MLH (Major League Hacking), който поема отговорността за почти целия процес.

Именно MLH се занимава със спонсорството, заема повечето места в журито и учи студентите как да провеждат хакатони в процеса. Примери за такива събития включват HackCity, Royal Hackaway и други. Основното предимство е стабилността. Всички хакатони, организирани по този начин, са много сходни помежду си, следват един и същ сценарий, имат сходни спонсори и не изискват специална подготовка от студентите, провеждащи тези събития. Недостатъците са очевидни: събитията не се различават много едно от друго, дори до наградните категории. Друг недостатък е малкото финансиране (от официалния уебсайт на Royal Hackaway 2018 можете да видите, че златен спонсор им носи 1500 GBP) и много оскъдна селекция от „swag“ (безплатни стоки, донесени от спонсориращи компании). От собствен опит мога да кажа, че такива събития не са много големи по размер, са приятелски настроени към начинаещи и почти винаги можете да вземете билети за тях (мислих дали да отида или не в продължение на 3 дни, но дори половината от билетите не бяха продадени ) и много често имат сходни конкуриращи се екипи (70-80% от всички проекти са свързани с уеб приложения). Следователно за „хипстърските“ екипи не е много трудно да се откроят от фона си.

PS Билетите почти винаги са безплатни; продажбата на билет за хакатон се счита за лоша форма.

Сега, след като говорих накратко за алтернативите, нека се върнем към основната тема на поста: хакатони, организирани от независими студенти ентусиасти. Като начало кои са тези студенти и каква точно е ползата от организирането на подобно събитие? Повечето от тези хора сами са чести участници в хакатони, те знаят кое работи добре и кое не работи добре и искат хакатон с предпочитания и идеално изживяване за неговите участници. Основното предимство тук е опитът, включително лично участие/печелба в други хакатони. Възрастта и опитът варират от 1-ва година бакалавър до 3-та година доктор. Факултетите също са различни: има биохимици, но в по-голямата си част са студенти програмисти. В нашия случай официалният екип наброяваше 20 човека, но реално имахме още 20-25 доброволци, които помагаха за дребни задачи. Сега един по-интересен въпрос: как е възможно да се организира събитие, сравнимо по мащаб с хакатоните, провеждани от гиганти в индустрията (JP Morgan Hack-for-Good, Facebook Hack London - това са някои от тези хакатони, на които лично присъствах, и колосални организационни свършена ли е работа там)?

Нека започнем с първия очевиден проблем: бюджетът. Малък спойлер: организирането на такива събития дори в собствения ви университет (където наемът е нисък/без наем) лесно може да струва 50.000 3 GBP и намирането на такава сума е много трудно. Основният източник на тези пари са спонсорите. Те могат да бъдат както вътрешни (други университетски общности, които искат да рекламират и набират нови членове), така и корпоративни. Процесът с вътрешните спонсори е доста прост: познати, преподаватели и преподаватели, които администрират тези общности. За съжаление техният бюджет е малък и в някои случаи представлява услуги (поставяне на закуски в шкафа им, заемане на 420D принтер и т.н.) вместо пари. Затова можем само да се надяваме на корпоративно спонсорство. Каква е ползата за компаниите? Защо искат да инвестират пари в това събитие? Наемане на нови перспективни кадри. В нашия случай 75 участници, което е рекорд за Великобритания. От тях 8% са студенти на Imperial College (в момента университет номер XNUMX в световната класация).

Много компании предлагат летни/годишни стажове за студенти и това е чудесен шанс да намерите хора, които вече имат опит и желание да работят в тази индустрия. Както каза нашият президент: защо да плащате повече на агенциите за подбор на персонал 8000 за 2-3 потенциални кандидати, когато можете да ни платите 2000 за 20 нови кандидати директно? Цените зависят от размера на хакатона, репутацията на организаторите и много други фактори. Нашите започват от 1000 GBP за малки стартиращи компании и достигат до 10.000 3 GBP за основния спонсор. Какво точно ще получат спонсорите зависи изцяло от това колко са готови да предложат: бронзовите спонсори ще получат лого на сайта, възможност да говорят на откриването, достъп до автобиографиите на всички участници и възможност да ни изпратят своите стоки за нас за раздаване на участниците. Всички състояния, започващи от сребърен, предоставят възможност да изпратите вашите инженери да набират на място, да създадете своя собствена категория с награди и семинар за участниците като бонус към всички бронзови предимства. От личен опит мога да кажа, че една от компаниите със сребърно ниво нае 2 души (15 за лятото и един за постоянна позиция) точно по време на хакатона и дори не броих колко още могат да наемат след мейлинга накрая. Създаването на ваша собствена наградна категория ви позволява да намерите онези, които правят проекти, подобни на продуктите на компанията. Или вижте кой може да отговори на много отворен въпрос по най-креативния начин (Най-етичният хак, задвижван от Visa например). Зависи от фирмата. Всяка година събираме 20-XNUMX спонсора, сред които Facebook, Microsoft, Cisco, Bloomberg и други. Ние работим с всички: от стартиращи компании до индустриални гиганти, основното правило е печалбата за нашите студенти. Ако трябва да откажем спонсор, защото нашите студенти не са оставили най-добрите отзиви за стаж / постоянна работа в тази компания, тогава най-вероятно ще откажем.

Как да намерим спонсори? Това е процес, достоен за кратка статия, но ето кратък алгоритъм: намерете рекрутер в LinkedIn / намерете човек с контакт в тази компания; съгласувайте с организационния комитет колко голяма е компанията, колко добра е нейната репутация (опитваме се да не работим с онези, които имат лоша репутация в студентските среди, било то отношението им към стажантите или опит да спестят от заплатите си) и кой ще бъде основната точка за контакт. Следва дълъг спор за това колко може да ни предложи тази фирма и към нея се изпраща търговско предложение. Имаме много гъвкава система за спонсорство и следователно преговорите могат да се проточат много дълго: спонсорът трябва да разбере за какво плаща и затова си запазваме правото да добавяме/премахваме някои артикули от офертата, ако спонсорът смята, че ще не носи голяма печалба на компанията. След преговори договаряме сумата с университета, подписваме договор и ги каним на среща на организаторите, за да обсъдим какво точно искат да получат от събитието и как точно искат да се рекламират пред студентите. Има случаи, при които компании са платили по-малко от 3000 GBP и са получили дузина потенциални служители за работа на пълен работен ден след дипломирането си.

Защо изобщо са ни нужни тези пари? Прекалено алчни ли сте, за да поискате 3000 за спонсорство? Всъщност това е много скромна сума по стандартите на събитието. Необходими са пари за огромен брой необходими (обяд x2, закуски, вечеря x2, пица, закуска и напитки за всичките 48 часа) и не толкова необходими (вафли, балон чай, наем на конзоли, тричасов наем на бар , караоке и др.) неща. Опитваме се да гарантираме, че всеки ще запомни събитието само с хубави неща, затова купуваме тон вкусна храна (Nandos, Dominos, Pret a Manger), огромно количество закуски и напитки и добавяме нови забавления всяка година. Тази година пуснах пуканки за 500 души, миналата година направих захарен памук. Бюджетът за това, имайки предвид 420 участници, 50 организатори и 60 спонсори, лесно може да надхвърли 20.000 XNUMX GBP.

Освен това има електричество, охрана, награди (много добри за студентските стандарти: PS4 например) за всички членове на екипа. И това е максимум 5 души в минута. Това, което следва, е “замазка” от спонсорите и от нас. Тениски, термо чаши, раници и много други полезни битови вещи. Като се има предвид мащабът, можете лесно да похарчите няколко хиляди повече. Въпреки че хостваме IC Hack в кампуса, ние плащаме наем. По-малко от компания на трета страна, но все пак. Плюс разходите за готвачи за обяд (университетът забранява да обядва сам и кой знае защо), наемането на проектор (тъй като цената му е няколко пъти по-висока от цената на самия хакатон) и други разходи, които мнозина не мислят относно. Повечето от категориите с награди са измислени от нас и наградите също се избират и закупуват от нас (повече за това в следващата част). Този път бюджетът за награди надхвърли 7000 GBP. Не мога да дам точната сума, но ще кажа, че тази година разходите лесно надхвърлиха 60.000 XNUMX GBP. Ето и снимките на победителите.

Парите са събрани, бюджетът е договорен, наградите и храната са поръчани. Какво следва? Тотален ад и содомия, известен още като подготвяне на сцената. Цялата тази красота започва 2 месеца преди хакатона. Трябва да се премести огромно количество мебели, да се попълнят оценки на риска, да се получат товари, да се подпишат планове и т.н. Списъкът е огромен. Ето защо призоваваме огромен брой доброволци да ни помогнат в процеса на организация. И дори те не винаги са достатъчни. Но това е тема за следващата статия.

Това е първата част от моята история за организацията IC Hack. Ако има достатъчен интерес, ще пусна още 2 части за основните проблеми и блокове в организирането на самия сайт и ще говоря малко за наградите, категориите и опита на спонсори, организатори и участници (включително репортажи на BBC на живо от мястото на събитието). Ако се интересувате да научите повече за IC Hack, моля, изпратете ми имейл [имейл защитен], или ако се интересувате да спонсорирате най-големия хакатон в Обединеното кралство, тогава сте добре дошли. Връщам се още веднъж в централата на организаторите.

Източник: www.habr.com