Как да организираме хакатон като студенти 101. Част първа

Здравейте на всички, вече няколко пъти се натъквах на статии за хакатони: защо хората участват, какво работи, какво не. Може би на хората ще им е интересно да чуят за хакатоните от друга страна: от страна на организаторите. Моля, обърнете внимание, че става въпрос за Великобритания, организаторите от Русия могат да имат малко по-различно мнение по този въпрос.

Няколко думи за мен: студент съм от трети курс в Имперския колеж в Лондон, програмист, живея тук от 7 години (качеството на руския текст може да е пострадало), лично съм участвал в 6 хакатона, включително и в този, за който ще става дума. Всичките събития бяха посетени лично от мен, така че има малко субективност. На хакатона, за който говоря, съм бил участник два пъти и организатор веднъж. Казва се IC Hack, създаден е от студенти-волонтери и ми отне 70-80 часа свободно време тази година. Ето сайта на проекта и няколко снимки.

Хакатоните обикновено се организират или от компании (тук размерът на самата компания няма значение), или от университети. В случая с компаниите има значително по-малко въпроси относно организацията. Спонсорството се осигурява от самата компания, обикновено се наема агенция за организиране на събитието (понякога самите служители се занимават с организацията на 100%) и журито се събира от служители, а често се предлага и тема, по която да се създаде проект. Съвсем различно е положението с университетските хакатони, които също се делят на две категории. Първата представлява интерес за по-малки университети с ограничен опит в провеждането на такива събития. Те се организират чрез MLH (Major League Hacking), която поема почти цялата отговорност за процеса.

MLH е именно организацията, която се занимава със спонсорство, заема голяма част от местата в журито и обучава студентите как да провеждат хакатони. Примери за подобни събития могат да бъдат HackCity, Royal Hackaway и други. Главното предимство е в стабилността. Всички хакатони, организирани по този начин, са много подобни един на друг, протичат по един и същ сценарий, имат подобни спонсори и не изискват специална подготовка от студентите, които провеждат тези мероприятия. Недостатъците са очевидни: събитията не се различават особено помежду си, дори и в наградните категории. Друг недостатък е малкият размер на финансирането (от официалния сайт на Royal Hackaway 2018 може да се види, че златният спонсор им носи 1500 GBP) и бедният избор на “свага” (безплатен мърч, предоставен от компаниите-спонсори). От личен опит мога да кажа, че подобни мероприятия не са много големи, са приятелски настроени към новаците и почти винаги може да се намерят билети (аз мислех дали да отида или не в продължение на 3 дни, но дори и половината билети не бяха продадени), и те много често имат подобни отбори-конкуренти (70-80% от всички проекти са свързани с уеб приложения). Затова на

P.S. Билетите почти винаги са безплатни, продажбата на билет за хакатон се смята за лошо възпитание.

Сега, след като накратко разказах за алтернативите, да се върнем към основната тема на публикацията: хакатони, организирани от независими студенти-ентусиасти. Първо, кои са тези студенти и в какво всъщност е ползата от организирането на такова събитие? Повечето от тези хора сами са чести участници в хакатони, знаят какво работи добре и какво не, и искат хакатон с предпочитания и идеален опит за участниците. Основното предимство тук е в опита, включително личното участие/победите в други хакатони. Възрастта и опитът варират от 1-ви курс на бакалавър до 3-ти курс на докторантура. Факултетите също са разнообразни: има биохимици, но в повечето случаи това са студенти програмисти. В нашия случай официалният екип наброяваше 20 човека, но всъщност имахме още 20-25 доброволци, които помагаха с дребни задачи, когато беше възможно. Сега по-интересният въпрос: как успяваме да организираме събитие в мащаб, съпоставим с хакатоните, проведени от гиганти в индустрията (JP Morgan Hack-for-Good, Facebook Hack London — това са едни от хакатоните, на които присъствах лично, и там бе извършена колосална организаторска работа)?

Да започнем с първия очевиден проблем: бюджет. Малък спойлер: организирането на такива мероприятия дори в собствен университет (където наемът е малък/липсва) може лесно да струва 50.000 GBP и намирането на такава сума е много трудно. Главният източник на тези пари са спонсорите. Те могат да бъдат както вътрешни (други общности на университета, които искат реклама и да привлекат нови участници), така и корпоративни. Процесът с вътрешните спонсори е доста прост: приятели, професори и ментори, които се занимават с администрирането на тези общности. За съжаление, техният бюджет е малък и в някои случаи предлагат услуги (да поставят закуски в техния шкаф, да заемат 3D принтер и др.) вместо пари. Така остава надеждата за корпоративно спонсорство. Каква е ползата за компаниите? Защо те искат да инвестират пари в това събитие? Наемането на нови перспективни кадри. В нашия случай има 420 участници, което е рекорд за Великобритания. От тях 75% са студенти на Имперския колеж (в момента университет номер 8 в световната класация).

Много компании практикуват летни/годишни стажове за студенти и това е отлична възможност за намиране на хора, които вече имат опит и желание да работят в тази индустрия. Както каза нашият президент: защо да плащаме на рекрутски агенции 8000 за 2-3 потенциални кандидати, когато можем да платим 2000 на нас за 20 нови кандидати директно? Цените зависят от размера на хакатона, репутацията на организаторите и много други фактори. Нашите започват от 1000 GBP за малки стартапи и достигат до 10 000 GBP за главния спонсор. Какво точно получават спонсорите зависи изключително от това, колко са готови да предложат: бронзовите спонсори ще получат лого на сайта, възможност за представяне на откритие, достъп до автобиографиите на всички участници и възможност да ни изпратят своя мърч, за да го раздадем на участниците. Всички статут от сребърен клас нагоре дават възможност да се изпратят техни инженери, за да рекрутират на място, да се създаде собствена категория с награди и workshop за участниците като бонус към всички бронзови предимства. От личен опит мога да кажа, че една от компаниите със сребърен статус е рекрутировала 3 човека (2 за лятото и един за постоянна позиция) директно по време на хакатона и дори не сметнах колко още можеха да наемат след разпращането. Създаването на собствена категория с награди позволява намирането на тези, които правят проекти, подобни на продуктите на компанията. Или да видим кой ще може да отговори на много открит въпрос по най-креативния начин (например Most Ethical Hack powered by Visa). Зависи от компанията. Всяка година събираме 15-20 спонсора, включително Facebook, Microsoft, Cisco, Bloomberg и други. Работим с всички: от стартапи до гиганти в индустрията, основното правило е печалба за нашите студенти. Ако трябва да се откажем от спонсор, защото нашите студенти не са оставили добри отзиви за стаж/постоянна работа в тази компания, вероятно ще се откажем.

Как намираме спонсори? Процесът е достоен за малка статия, но ето кратък алгоритъм: намираме рекрутер в LinkedIn/ намираме човек с контакт в тази компания; съгласуваме с организаторския комитет колко е крупна компанията и каква е репутацията й (стараем се да не работим с компании с лоша репутация в студентските среди, независимо дали става въпрос за отношение към стажантите или опити за икономии на техните заплати) и кой ще бъде основният контакт. Следват дълги дебати за това колко може да ни предложи дадената компания и й изпращаме търговско предложение. Имаме много гъвкава система за спонсорство и затова преговорите могат да се проточат значително: спонсорът трябва да разбере за какво плаща и затова си запазваме правото да добавяме/премахваме някои точки от предложението, ако спонсорът счита, че те не биха донесли особена полза на компанията. След преговорите съгласуваме сумата с университета, подписваме договора и ги каним на събиране на организаторите, за да обсудим какво точно искат да получат от събитието и как желаят да се рекламират пред студентите. Има случаи, когато компании плащат по-малко от 3000 GBP и получават десетки потенциални служители за пълноценно назначаване след завършване на университета.

За какво ни трябват тези пари изобщо? Дали сме се разхитили да искаме 3000 за спонсорство? Всъщност това е много скромна сума по стандартите на събитието. Парите са необходими за огромно количество необходими (обяд х2, закуски, вечеря х2, пица, закуска и напитки за всички 48 часа) и не толкова необходими (вафлички, bubble tea, наем на конзоли, тричасов наем на бар, караоке и др.) неща. Стремим се да направим така, че всички да запомнят събитието само с добри неща, затова купуваме тонове вкусна храна (Nandos, Dominos, Pret a Manger), огромно количество закуски и напитки и всяка година добавяме нови развлечения. Тази година приготвях пуканки за 500 души, а миналата правех захарен памук. Бюджетът за това, имайки предвид 420 участници, 50 организатори и 60 спонсори, може лесно да надвиши 20.000 GBP.

Има електричество, охрана, награди (много прилични за студентски стандарти: например PS4) за всички членове на екипа. Максимум 5 души на минуту. Следват „служебни подаръци“ от спонсорите и от нас. Тениски, термоси, раници и тонове други полезни вещи. С оглед на мащаба, без проблем може да се похарчат още хиляди. Въпреки че провеждаме IC Hack на територията на университета, плащаме за наем. По-малко от външна компания, но все пак. Плюс разходи за готвачи за обяда (университетът забранява провеждането на обяд със собствени сили и никой не знае защо), наем на проектор (тъй като цената му е много по-висока от цената на самия хакатон) и други разходи, за които много хора не се замислят. По-голямата част от категориите награди са измислени от нас и наградите също се избират и купуват от нас (повече за това в следващата част). Този път бюджетът за награди надхвърли 7000 GBP. Не мога да кажа точната сума, но мога да кажа, че тази година разходите лесно надхвърлиха 60 000 GBP. Ето и снимка на победителите.

Парите са събрани, бюджетът е одобрен, наградите и храната са поръчани. Какво следва? Огромен ад и безумие, познати и като подготовка на терена. Всичко това започва 2 месеца преди хакатона. Огромно количество мебели трябва да бъде преместено, рискови оценки попълнени, доставки получени, планове подписани и така нататък. Списъкът е огромен. Точно затова каним много доброволци да ни помогнат в процеса на организация. И дори те не винаги стигат. Но това е тема за следващата статия.

Това е първата част от моя разказ за организацията на IC Hack. Ако се събере достатъчно интерес, ще публикувам още 2 части относно основните проблеми и блокировки при организацията на самата площадка и ще споделя малко за наградите, категориите и опита на спонсорите, организаторите и участниците (включително пряк репортаж от BBC от събитието). Ако ви интересува да научите повече за IC Hack, моля, пишете ми на имейл du216@ic.ac.uk, или ако ви интересува спонсорирането на най-голямото хакатон в Обединеното кралство, добре дошли. Връщам се в щаба на организаторите още веднъж.

Източник: habr.com