Здравей отново. Това е продължение на статията за организиране на студентски хакатон.
Този път ще ви разкажа за проблемите, които се появиха точно по време на хакатона и как ги решихме, за местните събития, които добавихме към стандарта „кодирайте много и яжте пица“ и някои съвети за това какви приложения да използвате най-лесно организира събития от такъв мащаб.
След приключване на всички финансови приготовления започва най-интересният етап: подготовка на обекта. Тук можете да намерите най-голям брой проблеми и проблеми, за които дори не мислите. Нека започнем с поръчка на различни закуски и оборудване. Това веднага води до два основни проблема: кой ще ги получи и къде да ги поставим? Още веднъж напомням, че всички организатори са студенти, а самият хакатон се проведе на 26-27 януари, което е точно в средата на триместъра. За всяка поръчка ни трябваха 4-5 души (предвид мащаба на събитието, лесно можехме да получим 20-30 кутии напитки наведнъж) и единствената ни възможност беше да търсим доброволци сред другите курсове. Можете, разбира се, да използвате Facebook групи, за да ги намерите, но Slack е кандидатът на нашите хора. Можете да създадете отделен канал за всяка доставка, да ги интегрирате в Trello (приложение за създаване на списъци с действия) и след това да добавите тези, които са се съгласили да помогнат и да записвате всичко, което е получено в Trello. И така, всичко е получено, дори да приемем, че доставката е била до правилната сграда на университета (няколко пъти са го доставяли до други сгради и добре, Imperial беше почти изцяло в Южен Кенсингтън, можеха да бъдат доставени до Университет на Лондон по погрешка) и че имаме достатъчно хора и няколко колички за транспортиране на особено тежки товари, какво следва? Къде трябва да отиде целият този товар? Всяка голяма университетска общност има собствен малък склад за подобни събития. За съжаление, вероятно всичко няма да се побере в стая 2x3. Тук на помощ ни се притекоха спонсори от университета. Няколко тона (!) напитки и закуски бяха доставени на нашия партньор от студентския съюз. Малко отклонение. Всеки факултет има свой собствен съюз: инженерен, медицински, научен и геоложки. Нашият инженерен отдел има около 2 свободни стаи (но шшшт, не знам доколко това дори следва правилата на университета) бяха напълно (!) превърнати в складове за едно събитие. След това ще има изтичане на времето как сме извадили тези неща от там. Гърбът ми изобщо не ми благодари след това.
Много е трудно да намерите къде да съхранявате всички тези неща и още по-трудно да ги разпределите правилно. За справка: зоните са общо 3. Долен и 2 горни хакатона. Размерите са приблизително равни и като цяло няма проблеми с разпространението. Докато не се появят хора със специални хранителни предпочитания. Вегани, вегетарианци и много други. Винаги изпращаме въпросник предварително, за да знаем колко да поръчаме. Естествено имейлите се забравят и губят. Ето защо винаги добавяме 20% към основната поръчка под формата на резервни специални опции, като маргарити с безглутеново тесто. скъпо? Несъмнено. Но последното нещо, от което се нуждаем, са войнствени вегани, които не могат да се наситят на храна без животински произход. Съвременните проблеми изискват модерни решения.
Да кажем, че всичко като по чудо пасва. Магия, не по-малко. Дори, че всичко беше пренесено на мястото си за една нощ. Какво следва? Помните ли какво казах за „swag“? Да, между другото, всеки спонсор има такъв. И всички те са предназначени за поне 200 души, а за големите спонсори обикновено са за 300. Също така трябва да се съхранява, но това не е основното. Също така казах, че имаме собствена „хапа“. И ето го за 500 души. И проблемът е в нейната разпокъсаност. Много неща пристигнаха вечерта преди хакатона и нямаше шанс да сме готови за него. Освен това всички тези неща трябва да бъдат внимателно опаковани в торби. 500 броя. 500, Карл. Така че трябваше да организираме импровизиран конвейер: имаше ваучери за алкохолни напитки на бара, тениски, комплекти с паста и четка, чаши, стикери и дори не помня още колко неща. И въпреки факта, че поръчахме тази красота от различни доставчици и всички те пристигнаха по различно време. Трябваше да работя много, така че като бонус към организирането на самото събитие, работих и на непълен работен ден във фабрика. Спойлер: приключихме подготовката в 4 сутринта и започнахме в 8:30. Останах само до полунощ, за да мога да дежуря през останалата част от нощта. Следва доста скучната част с подреждането на маси, подреждането на удължители и други задължителни боклуци.
Дойде часът Х. Спонсорите идват рано, настаняват се, тактически излагат своите „хабари“, за да привлекат повече студенти. Запомнящо се: една компания по време на откриването каза, че има два вида работодатели. Тези, които плащат добре, уважават своите служители и им позволяват да се развиват творчески. Като например (име на фирма). И всички останали спонсори могат да разкажат за последното със собствен пример. Тази фраза стана кандидат за наградата за най-добър мем (за наградата в самия край на последната статия). Студентите пристигат възможно най-рано, за да вземат колкото се може повече неща безплатно. Ето няколко думи за това как ги допускаме. Билетите се купуват от Eventbride и всички организатори имат приложение за сканиране. Проблемите започват, когато участниците не прочетат условията: минималната възраст е 18 години, например, или носете паспорта си със себе си, или дори билетите не могат да бъдат прехвърлени след крайния срок (три дни преди хакатона). Много, за съжаление, трябва да бъдат отказани. Но доколкото си спомням: двама, които си забравиха паспортите от Лондон, така че просто се прибраха и ги взеха със себе си. Пуснахме тези, на които бяха дадени билетите, да минат след всички, те сканираха билетите, за да не се опита по-късно собственикът им да се промъкне с бонус.
Сега малко за проблемите със самите билети: те са само около 400. Плюс няколко за абитуриенти, като прощален подарък. Първоначално ги държахме на сайта на университета, но постепенно спадна 10 минути преди началото на продажбите до 30 минути след началото и те бяха разпределени напълно произволно между участниците. Вече мълча за условията на състезанието, поради които продадохме средно с 20-30 повече, отколкото трябваше. Решението беше уебсайтът Eventbride. Той се справя перфектно с товара, билетите отлитат средно за 1-3 секунди на партида и се издават точно по график. Но тук възниква друг проблем: честността на участниците. От първата връзка в Google можете да изтеглите и конфигурирате бота и в идеалния случай ние се опитваме да сплашим такива умни хора да анулират билетите си. В действителност е почти невъзможно да докажете, че не сте използвали/използвали бот. Билетите от своя страна са разделени на Imperial/всички останали и (лека дискриминация) за нашите студенти са малко повече. За да помогне отделът, това са правилата.
Следват по-специфични проблеми с подготовката. Едно от събитията, които провеждаме по-близо до полунощ, е отворен бар. Естествено, в културата на хакатона и липсата на сън това не винаги е добра идея. Затова малко хора го посещават. Но тези, които идват, винаги са доволни, напитките са безплатни (до 5 GBP включително), доста голямо количество ваучери, плюс това е чудесен начин да се отпуснете след цял ден нон-стоп хакатон. Недостатъците са по-вероятни за организаторите: мнозина, тихо, докато организаторите са уморени да гледат всичко, успяват да се напият доста. Разбира се, от нас зависи да се справим с тях. Но така и не се стигна до сериозни проблеми. Важно е да се отбележи, че подобно на хакатона, вечерният бар има спонсор. И тази година се развихриха, като купиха „йегер бомби” за всички присъстващи. Беше много трудно да се обясни (за което съм, сипете повече), че полумъртвите участници в кампуса са малко по-различни от тези, които искат да наемат в компанията си и да спрат този хаос около 30-ия коктейл. След това имаше легендарната доставка на пиле Nandos.
Легендарно е, защото собствениците на местни ресторанти дойдоха заедно с разносвачите си, за да видят кой е решил да похарчи няколко хиляди за пиле в събота вечер. Общо 2 часа и 30 доброволци ни отне да разтоварим всичко и да го разпределим между зоните. Снимките са приложени. Не забравяйте да извикате „вегани тук“, в противен случай те ще ядат вегетарианска храна вместо веганска храна и след това ще ви прокълнат. Друго запомнящо се събитие беше караоке. Вече всички купонясваха там, включително и ние. Само си представете: 200 души заемат лекционна зала в 2 сутринта, пеейки напълно случайни песни (аз пеех Let It Go, сестра ми би се гордяла). Беше прекрасно, но отново типични проблеми: донасяне на оборудване, настройка, преговори с охраната и библиотеката (събота вечер е много популярно време за посещение), за да не ни изгонят. Помолиха охраната да пее, но те отказаха.
Всичко това е забавно, разбира се. Но. Хакатонът продължава два дни: участниците могат да идват и да си отиват. Организаторите не са. Общо спах 3.5 часа за два дни и 5 часа предния ден. И това е така, защото други доброволци го наложиха (и ходенето до бара се усети). Можете да спите или в отделна стая с постелки за йога, или където можете. Спах на стол, не е забранено от закона, спя където си искам. Основното е, че трябва да има 3-ма будни за всяка хакзона. Друга задача беше да проверяваме периодично проектора, тъй като можеше да прегрее и определено нямахме излишни пари за ремонт. За да го поставим ни трябваха 6 души и 2 колички. Като цяло сливиците бяха заети почти през цялото време. По някое време започнахме да раздаваме пуканки и захарен памук, пак ние бяхме тези, които готвехме. Оценката за пожарна безопасност спадна значително, когато извадих пуканките, докато се загрявах, „защото сега ще долетят и няма да ми останат“.
Тази част премина през много проблеми в организацията и техните решения. Инженери все пак. Но огромен брой неща останаха зад кулисите: какви проблеми имаше по време на самия хакатон, изборът на награди и награди, как работи „интелигентното“ гласуване, отзиви от спонсори и как се справихме с почистването на помещенията седмица след това събитието. И също малка гъвкавост: това е първият студентски хакатон, който получава покритие от BBC. Ще пиша и за това в следващия епизод на тази сага за хакатон. Скоро ще започна да пиша, но засега ето имейла ми: [имейл защитен] и уебсайта на проекта:
Източник: www.habr.com