През 20 век животът и работата на хората вървят по план. На работа (опростено - можете да си представите завод) хората имаха ясен план за седмицата, за месеца, за годината напред. Опростяване: трябва да изрежете 20 части. Никой няма да дойде и да каже, че детайлите сега трябва да бъдат изрязани 37, и освен това напишете статия с разсъждения защо формата на тези детайли е точно такава, каквато е - и за предпочитане вчера.
В ежедневието хората бяха приблизително еднакви: непреодолимата сила беше истинска непреодолима сила. Няма мобилни телефони, приятел не може да ви се обади и да ви помоли „незабавно да дойдете да помогнете за разрешаването на проблема“, живеете на едно място почти цял живот („движите се като огън“) и като цяло сте мислили помогнете на родителите си да „елате през декември за една седмица“.
При тези условия се формира културен код, при който се чувстваш удовлетворен, ако си изпълнил всички задачи. И беше истинско. Неизпълнението на всички задачи е отклонение от нормата.
Сега всичко е различно. Интелектът се е превърнал в оръдие на труда и в работните процеси е необходимо да се използва под различни форми. Модерният мениджър (особено топ мениджър) преминава през десетки различни видове задачи през целия ден. И най-важното е, че човек не може да управлява броя на „входящите съобщения“. Новите задачи могат да отменят старите, да променят приоритета им, да променят самата настройка на старите задачи. При тези условия е практически невъзможно предварително да се формира план и след това да се изпълнява на етапи. Не можете да кажете „Ще планирам за следващата седмица“ на пристигналата задача „имаме спешна заявка от данъчната служба, трябва да отговорим днес, в противен случай глоба“.
Как да живеем с това - така че да има време за живот извън работата? И възможно ли е да се прилагат някои работещи алгоритми за управление в ежедневието? Преди 3 месеца коренно промених цялата система за поставяне на цели и тяхното наблюдение. Искам да ви разкажа как стигнах до това и какво се случи в крайна сметка. Пиесата ще бъде в 2 части: в първата – малко за, така да се каже, идеология. А второто е изцяло свързано с практиката.
Струва ми се, че проблемът за нас не е, че има много повече задачи. Проблемът е, че нашият социокултурен код все още е настроен да изпълнява „всяка задача, планирана за днес“. Тревожим се, когато плановете се провалят, тревожим се, когато не изпълним всичко, което сме планирали. В същото време училищата и университетите все още функционират в рамките на предишния кодекс: има набор от уроци, има ясно планирани домашни задачи и в главата на детето се формира модел, който предполага, че животът ще продължи да бъде като този. Ако си представите твърда версия, тогава в реалния живот, в урока ви по английски, те започват да говорят за география, вторият урок отнема час и половина вместо четиридесет минути, третият урок се отменя, а в четвъртия, в по средата на урока майка ви ви звъни и спешно ви моли да купите и донесете хранителни стоки вкъщи.
Този социокултурен код кара човек да се надява, че е възможно да промени входящия поток - и по този начин да подобри живота си, а животът, описан по-горе, не е нормален, защото в него няма ясен план.
Това е основният проблем. Трябва да осъзнаем и приемем, че не можем да контролираме броя на входящите съобщения, можем само да контролираме как ги третираме и как всъщност обработваме входящите съобщения.
Не се притеснявайте от факта, че пристигат все повече заявки за промени в плановете: вече не работим на машини (с редки изключения), писмата не отиват по месеци (да, аз съм оптимист), а стационарният телефон има стане анахронизъм. Затова е необходимо да променим процеса на обработка на съобщенията и да приемем настоящия живот такъв, какъвто е, и да осъзнаем, че старият социокултурен код не работи.
Какво можем да направим, за да го улесним? Много е трудно да „направиш добър уебсайт“, но с ясна техническа задача (или поне с по-ясно описание на задачата) става много по-лесно да постигнеш правилния резултат (и като цяло да постигнеш поне някакъв резултат).
Най-добрият пример е моят, така че ще се опитам да разложа желанията си. Ясно разбирам какво не е наред с обработката на плановете за живот и работа: сега е „лошо“, но искам да стане „добро“.
Какво е "лошо" и "добро" при "високо" ниво на разлагане?
Лошо: чувствам безпокойство поради несигурността, че мога да направя всичко, което съм обещал да направя на други хора или на себе си, разстройвам се, защото не мога да стигна до нещата, които съм планирал дълго време, защото те трябва да бъдат отложени или поради горещи задачи, или са твърде трудни за подход; Не мога да правя всичко, което е интересно, защото работата и животът заемат по-голямата част от времето ми, лошо е, защото не мога да отделя време за семейството и почивката. Отделна точка: не съм в режим на постоянно превключване на контекста, от който в много отношения се случва всичко по-горе.
Добре: Не изпитвам безпокойство, защото знам какво ще правя в близко бъдеще, липсата на това безпокойство ми позволява да прекарвам по-добре свободното си време, не изпитвам редовно чувство на умора (думата „ постоянно” не е подходящо за мен, просто е редовно), не трябва да потрепвам и да превключвам към входящи комуникации.
Като цяло голяма част от това, което описах по-горе, може да се обобщи с една проста фраза: „намаляване на несигурността и несигурността“.
Така техническата задача се превръща в нещо от рода на:
- Промяна на обработката на входящи задачи, така че контекстът да се превключи.
- Работа със система за поставяне на задачи, така че поне текущите дела и идеи да не бъдат забравени и някой ден да бъдат обработени.
- Задаване на предвидимостта на утрешния ден.
Преди да променя нещо, трябва да разбера какво мога да променя и какво не.
Трудна и огромна задача е да разбера и осъзная, че не мога да променя самия входящ поток и този поток е част от моя живот, в който съм попаднал по собствена воля; Плюсовете на този живот са повече от минусите.
Може би на първото ниво на решаване на проблема трябва да помислите: искате ли изобщо мястото в живота, в което се намирате, или искате нещо друго? И ако ви се струва, че искате нещо друго, тогава може би си струва да поработите точно това с психолог/психоаналитик/психотерапевт/гуру/наричайте ги с каквото и да е име - този въпрос е толкова дълбок и сериозен, че няма да влизам тук .
И така, аз съм там, където съм, харесва ми, имам компания от 100 души (винаги съм искал да правя бизнес), върша интересна работа (това е взаимодействие с хора, включително за постигане на работни цели - и винаги съм бил интересувам се от „социално инженерство“ и технологии), бизнес, изграден върху „решаване на проблеми“ (и винаги съм харесвал да бъда „поправител“), чувствам се добре у дома. Харесва ми тук, с изключение на „страничните ефекти“, изброени в „лошата“ част.
Като се има предвид, че това е животът, който харесвам, не мога да променя (с изключение на делегирането на задачи, обсъдено по-долу) входящия поток, но мога да променя начина, по който се обработва.
как? Аз съм привърженик на концепцията, че е необходимо да се върви от по-малко към повече - първо да се решат най-болезнените, докато проблемите могат да бъдат решени с прости промени, и да се върви към по-големи промени.
Всички промени, които направих, могат да бъдат обобщени в три посоки; Ще ги изброя от прости (за мен) промени до сложни:
1. Обработка и записване на задачи.
Никога не съм успявал правилно (и все още не мога) да водя хартиени дневници, да записвам и формулирам задача - много трудна задача за мен, а редовното сядане в някакъв вид инструмент за проследяване на задачи е толкова трудно.
Приех го и основната ми концепция беше, че нещата, които имам в главата си, са най-важни.
Задачите ми бяха обработени по следния начин:
- задачата, за която си спомням, е да я изпълня веднага щом ръцете ми стигнат;
- входяща задача - ако се изпълнява бързо, завършете веднага след получаване, ако се изпълнява дълго време - обещайте, че ще го направя;
- задачи, за които съм забравил - правете само когато им се напомня.
Това беше повече или по-малко нормално за известно време, докато „задачи, за които съм забравил“ се превърнаха в проблем.
Това се превърна в проблем по два начина:
- Почти всеки ден пристигаха забравени задачи, които трябваше да се свършат днес (хардкорът, който завърших, беше SMS от съдебни изпълнители за отписване на пари от сметки за глоба на КАТ, преди да отлетят за Щатите и спешна нужда да разбера дали те би ме оставил изобщо да летя).
- Голям брой хора смятат, че е некоректно да питат отново за заявката и да я оставят на себе си. Хората се обиждат, че сте забравили нещо, ако е лична заявка, а ако е служебна, в крайна сметка се превръща в пожар, който трябва да се направи днес (виж точка първа).
Трябваше да се направи нещо по въпроса.
Колкото и необичайни да бяхме, започнах да записвам всички случаи. Като цяло всичко. Имах късмета да го измисля сам, но като цяло цялата идея е много подобна на концепцията .
Първата стъпка беше просто да разтоваря всички случаи от главата си в най-простата за мен система. Тя се оказа : интерфейсът е много бърз, процедурата за създаване на задача е минимална във времето, има просто приложение на телефона (след това преминах към Todoist, но повече за това във втората, техническа част).
Слава Богу, занимавам се с ИТ мениджмънт по един или друг начин от 10 години и разбирам, че „да създадеш приложение“ е обречена задача, също като „да отидеш на лекар“. Затова започнах да разделям задачите на декомпозирани задачи под формата на действия.
Ясно разбирам, че съм човек, който е много зависим от положителна обратна връзка, която мога да си дам под формата на обратна връзка „виж колко много направи днес“ (ако го видя). Следователно задачата „да отидете на лекар“ се превръща в задачи „изберете при кой лекар да отидете“, „изберете времето, когато можете да отидете на лекар“, „обадете се и си запишете час“. В същото време не искам да се напрягам: всяка от задачите може да бъде изпълнена в един от дните от седмицата и да сте доволни, че вече сте преминали някакъв етап от задачата.
Ключов момент: разлагане на задачи и записване на задачи под формата на кратки действия.
Докато задачата е в главата ти, докато мислиш, че трябва да се изпълни някога, няма да си спокоен.
Ако все още не е записано и вие сте го забравили, ще се измъчвате, когато си го спомните и си спомните, че сте забравили.
Това важи за всички въпроси, включително домакинските: тръгването за работа и по пътя да си спомните, че сте забравили да изхвърлите боклука, изобщо не е готино.
Тези преживявания са просто ненужни. Така започнах да записвам всичко.
Целта е след като сте се обучили да качвате всички (абсолютно всички) случаи във всеки тракер, следващата стъпка е да започнете да спирате да мислите за записаните случаи в главата си.
Когато разбереш, че всичко, което си мислил да направиш, е записано и рано или късно ще стигнеш до него, лично за мен тревогата изчезва.
Спирате да се гърчите от факта, че по средата на деня си спомняте, че искате да смените крушките в коридора, да говорите със служител или да напишете документ (и веднага се втурвате да го напишете).
Като минимизирам броя на забравените (в този контекст незаписани) задачи, минимизирам безпокойството, което възниква, когато си спомня тези най-забравени задачи.
Не можете да запишете и запомните всичко, но ако по-рано имаше 100 такива задачи, тогава в определен момент има 10 от тях и просто има по-малко „инциденти“ на безпокойство.
Ключов момент: ние записваме всичко, всичко като цяло, дори ако сме сигурни, че ще запомним.
Не мога да си спомня всичко: колкото и глупаво да звучи, записвам всичко, чак до „разхождане на кучето“.
Какво реших по този начин? Тревожността от факта, че постоянно се страхувах да забравя нещо намаля (прегледах планове, обещавах задачи и т.н.) в главата ми и като цяло ненужното превключване в главата ми за „мислене какво още мога да обещая“ изчезна.
2. Намалена реактивност.
Не можем да намалим наплива, но можем да променим начина, по който реагираме на него.
Винаги съм бил реактивен човек и съм получавал шум от това, веднага отговарях на молбата на човек да направя нещо по телефона, опитвах се незабавно да изпълня поставената задача в живота или в ежедневието, като цяло бях възможно най-бърз, Усетих бръмченето от това. Това не е проблем, но се превръща в проблем, когато подобна реакция се превърне в инстинкт. Спираш да разграничаваш къде наистина си необходим в момента и къде хората могат да почакат.
Проблемът е, че от това също се развиват негативни чувства: първо, ако нямах време да направя нещо или забравих, че съм обещал да отговоря, отново бях много разстроен, но това не беше критично индивидуално. Стана критично в момента, когато броят на задачите, на които исках да отговоря мигновено инстинктивно, стана повече от физическите възможности да го направя.
Започнах да се уча да не реагирам веднага на нещата. Първоначално беше чисто техническо решение: за всяка входяща заявка „моля, направете го“, „моля, помогнете“, „да се срещнем“, „да се обадим“, аз станах първият, задачата е просто да обработя тази входяща заявка и график кога ще го завърша. Тоест, първата задача в тракера не е задачата да изпълните зададеното, а задачата „Утре да прочета какво е написала Ваня в телеграмата и да разбера дали мога да го направя и кога мога да го направя, ако мога .” Най-трудното тук е да се бориш с инстинктите: огромен брой хора по подразбиране искат бърза реакция и ако си свикнал да живееш в ритъма на такава реакция, се чувстваш неудобно, ако не отговориш на човека поискайте веднага.
Но се случи чудо: оказва се, че 9 от 10 души, които искат да направят нещо „вчера“, може да изчакат до „утре“, когато стигнете до техния случай, ако току-що сте им казали, че ще стигнете до него утре. Това, заедно със записването на нещата и спазването на обещанията, за да стигнете до там, прави живота толкова по-лесен, че започвате да се чувствате сякаш сега живеете в структуриран план (и може би сте). Разбира се, необходимо е много обучение, но всъщност в условия, в които сте възприели такова правило за себе си, можете бързо да научите това. И това до голяма степен решава проблемите с превключването на контекста и неизпълнението на поставените планове. Опитвам се да задам всички нови задачи за утре, също така зададох всички заявки, на които реагирах реактивно, за утре и вече „утре“ сутринта разбрах какво мога да направя с него и кога. Плановете за "днес" стават по-малко плаващи.
3. Приоритизиране и коригиране на внезапни случаи.
Както казах в началото, признах си, че потокът от задачи всеки ден е повече, отколкото мога да поема. Наборът от реактивни задачи все още остава. Затова всяка сутрин се занимавам със задачите, поставени за днес: кои наистина трябва да се свършат днес, кои могат да бъдат преместени за утре сутринта, за да реша кога да бъдат изпълнени, кои да бъдат делегирани и кои могат да бъдат изхвърлени напълно. Но въпросът не се ограничава до това.
Огромно разочарование възниква, когато вечерта разберете, че не сте изпълнили критичните задачи, планирани за днес. Но най-често това се случва, защото днес възникнаха непланирани неща, на които, въпреки максималните усилия за забавяне на реакцията, трябваше да се реагира днес. Започнах да записвам всички неща, които направих днес, веднага след като ги направих. И вечерта погледнах списъка с изпълнените задачи. Влязъл адвокат да си говорим - записал, клиентът се обадил - записал. Имаше инцидент, на който трябва да се реагира - записах го. Обадих се в автосервиза и казах, че колата трябва да бъде докарана днес, за да може да бъде ремонтирана до неделя - записах го. Това ми позволява както да разбера защо не стигнах до задачите, определени за днес, така и да не се тревожа за това (ако внезапните задачи са си стрували), и да коригирам къде мога да обработвам входящите задачи по-малко реактивно (кажете на услугата, че аз не успявам и ще докарам колата едва утре и ще разбера, че все още ще е възможно да го направя до неделя, дори да я върна утре). Опитвам се да записвам абсолютно цялата свършена работа, до „подписани два документа от счетоводството“ и минутен разговор с колега.
4. Делегиране.
Най-трудната тема за мен. И тук дори повече се радвам да получавам, отколкото да давам съвети. Просто се уча как да го правя правилно.
Проблемът с делегирането е организацията на процесите на делегиране. Там, където са изградени тези процеси, ние лесно прехвърляме задачи. Когато процесите не са отстранени грешки, делегирането изглежда или твърде дълго (в сравнение с това, когато изпълнявате задачата сами), или просто невъзможно (никой освен мен определено не може да изпълни тази задача).
Тази липса на процеси създава блок в главата ми: мисълта, че е възможно да се делегира задача, дори не ми хрумва. Само преди няколко седмици, когато реших да премина от Trello към Todoist, се хванах да прехвърлям задачи от една система на друга в продължение на три часа, без дори да си помисля, че някой друг може да го направи.
Основният експеримент за мен сега е да преодолея собствения си блок да искам от хората да направят нещо в случаите, когато съм сигурен, че няма да се съгласят или не знаят как да го направят. Отделете време да обясните. Приемете, че нещата ще отнемат повече време, за да се свършат. Ако споделите опит ще се радвам много.
капани
Всички горепосочени промени са описани с доста технически препоръки за работа със софтуер, за които ще пиша в следващата част, а в заключение на тази - за два капана, в които попаднах по време на цялата тази реорганизация на живота ми.
Концепцията за умора.
Предвид факта, че работим не физически, а психически, възниква огромен и неочакван проблем - да разбереш и уловиш момента, в който започваш да се уморяваш. Това дава възможност за почивка навреме.
Условният работник зад машината по принцип не е имал такъв проблем. Първо, усещането за физическа умора е разбираемо за нас от детството и освен това е доста трудно да продължим да правим нещо физически, когато тялото не е способно на това. Не можем, след като направим 10 серии във фитнеса, да направим още 5 „защото е необходимо“. Тази мотивация няма да работи по очевидни биологични причини.
С мисленето ситуацията е малко по-различна: ние не спираме да мислим. Не съм минавал в тази област, но като цяло хипотезите са следните:
- Човек, който е в постоянна лудост, не забелязва веднага умствената умора. Това не се случва под формата на „не мога да мисля повече, ще си легна“ - първо засяга емоционалния спектър, способността за мислене, след това възприятието, само някъде тук можете да почувствате какво е дошло.
- За да се изключите от потока, не е достатъчно просто да спрете да вършите работа. Забелязах, че ако аз например спра да работя, легна и се взрях в телефона, чета, гледам и въпреки това мозъкът продължава да работи, умората не ме пуска. Наистина помага да легнете и да се принудите да не правите абсолютно нищо (включително да бъркате в телефона). През първите 10 минути е много трудно да излезете от потока на дейността, през следващите 10 минути на ум идват милиони идеи как да направите всичко правилно, но след това вече е чисто.
Важно и необходимо е да дадете почивка на мозъка и тъй като е много трудно да уловите този момент, просто трябва да го правите редовно.
Време за почивка/живот/семейство.
Аз, както вече писах, съм човек, зависим от положителна обратна връзка, но мога да я генерирам сам: това е едновременно бонус и проблем.
От момента, в който започнах да следя всички задачи, се хваля за изпълнените. В един момент преминах от състояние „уредих работния си живот“ до състояние „сега съм супергерой и мога да правя максимум неща“, като стигнах до 60 задачи на ден.
Балансирах работата и домакинските задължения и се погрижих да включа домакинските задължения в ежедневния си списък, но проблемът е, че това са задължения. И имате нужда от време за почивка и семейство.
Работникът е изгонен от магазина в 6 часа, а предприемачът също получава шум, когато работи. Оказва се, че проблемът е почти същият като при невъзможността да се улови моментът на „умствена умора“: в разгара на изпълнените задачи забравяте, че всъщност трябва да живеете.
Изпадането от потока, когато всичко работи и хванете бръмченето от него, е много трудно, трябва също да се насилите.
Умората не идва от желанието да „легнете“, а от разстройството на емоциите („всичко е вбесено от самата сутрин“), сложността на възприемането на информация и влошаването на способността за превключване на контекста.
Изключително важно е да отделите време за почивка, дори и да е много неприятно. Важно е това да не ви засегне по-късно. Не е готино да се наслаждаваш на изпълнението си два месеца, а след това да си в състояние, в което всичко е прецакано и не виждаш хора.
В края на краищата ние живеем не само за производителност, в света има огромен брой интересни и невероятни неща 😉
Като цяло подобни съображения като цяло си заслужават (ре)организирането на работни и неработни процеси. Във втората част ще говоря за това какви инструменти използвах за това и какви резултати успях да постигна.
PS Тази тема се оказа толкова важна за мен, че дори стартирах отделен телеграм канал, където споделям мислите си по този въпрос, присъединете се -
Източник: www.habr.com