Как да завършите 70 задачи на ден: животът на инструментите за проследяване на задачи е добър живот

Опитвах се да управлявам задачи систематично вероятно 20-25 пъти. И всеки опит се провали, както сега разбирам, по две причини.

Първо, за да отделите време за изпълнение на задачи, трябва да разберете защо се прави това.
Започвате да управлявате задачите, да отделяте време за тях, да правите по-малко задачи, всичко започва да се натрупва - за какво?

Всяка работа е трудна за извършване, когато не разбирате защо. „Да подредиш живота си“ не е най-адекватната цел, тъй като „подреденият живот“ е доста неясно явление. Но „намаляване на нивото на безпокойство чрез намаляване на нивото на несигурност“ е много по-конкретна и по-добра цел, за която лесно може да се отдели час на ден.

Второ, всички методики, които съм чел, веднага описват крайното състояние на процеса. „Трябва да вземете ToDoIst, да го разделите на проекти, да го интегрирате с календара, да прегледате задачите за седмицата, да ги приоритизирате...“ Това е трудно да започнете да правите веднага. Както при разработването на софтуер, аз вярвам, че трябва да използвате прогресивен jpeg метод — итеративно.

Затова ще премина през моите „повторения“ и може би в същата форма ще ви бъде полезно. В крайна сметка, каква е добрата причина да използвате майските празници, за да се върнете на работа, използвайки (сравнително) нова парадигма?

Можете да прочетете как стигнах до това тук.

Trello, няколко списъка

Създаваме само 4 списъка, използваме десктоп и мобилни приложения.

Списъци:

• Задачи - запишете всички задачи, които ви идват на ум тук. И ги запишете веднага щом ви дойдат наум. „Да изхвърлиш боклука“ е задача. „Измийте чиниите“ е задача. „Насрочване на среща за планиране“ е задача. Е, и така нататък. Дори най-очевидните или важни неща могат да бъдат забравени, ако се случи нещо неочаквано или просто сте имали труден ден.
• Задачи за днес - всяка вечер премествам нещата от таблото „Задачи“ в таблото „Задачи за днес“. Ако част от работата ви остане там вечерта, това е нормално; повече за това по-долу. С течение на времето започвате да разбирате колко задачи могат да бъдат в списъка, така че повечето от тях да могат да бъдат изпълнени в планирания ден.
• Направен днес. Това табло е основният начин за намаляване на безпокойството от „не успях да свърша нищо днес“ и добър начин за по-нататъшен размисъл относно самоорганизацията. Записвам тук всички задачи, които свърших днес, дори тези, които не са в планирания списък. „Обадих се на Вася за документите“, записа той. „Помолиха ме да подпиша документи“, записах. „Обсъдихме споразумението с Антон“, написа той. По този начин до края на деня ще разберете за какво всъщност сте прекарали времето си и какво сте могли да пропуснете от тези задачи само в името на изпълнението на плана.
• Готово—списък на всички завършени задачи. В началото или в края на деня ги премествам от „Готово днес“ на „Готово“. По същество това е кошче за боклук, където можете просто да намерите изпълнени задачи, и следователно се нуждае от редовно почистване.

Trello, "мини-календар"

В един момент става ясно, че някои задачи са точно ограничени във времето и не искате да ги забравяте през седмицата, за да не планирате нещо друго за това време. Винаги ми е било трудно с календара, затова добавих няколко табла с имената „Задачи за понеделник“, „Задачи за вторник“ и т.н., в които започнах да изброявам обвързани във времето до- дос.

Затова, когато хората ме питат: „Можем ли да говорим в четвъртък в 16:00?“ - Просто отивам на съответната дъска и виждам какво сме записали там за този път. И не трябва да забравяме да прехвърляме задачи между списъците навреме през седмицата: например „задачи за четвъртък“, когато дойде четвъртък - към „задачи за днес“.

Защо не календар? За мен е ужасно трудно да използвам две помощни програми едновременно. Ако използвам календар за това, ще трябва да вляза в него, да го попълня, да го проверявам редовно, за да проверя дали не съм забравил нещо...

На този етап достигнах границите на Trello. Основният проблем беше, че повече от 50 задачи бяха записани на ден и имаше доста голям набор от задачи, свързани както с общия списък, така и списъци, свързани с дни. Как да разбера, че вече съм записал задачата, която трябва да направя? Започнаха да се появяват дубликати. Как да приоритизираме едновременно всички задачи за един от проектите? Как да дадете възможност на други хора да видят вашите календарни планове?

Имах нужда от система, която, като същевременно поддържаше относителна лекота:

1. Мога да групирам задачи по проекти.
2. Имайте връзка към календара (направете го утре) и автоматично прехвърлете това към задачите за днес, когато дойде денят.
3. Ще се интегрира с Google календар.

Тук се върнах към ToDoist и на този етап се оказа най-подходящото решение.

Текуща тема в ToDoist

Входящи

Пиша всички входящи задачи във входящата кутия, които се опитвам да сортирам веднага. Парсирането означава:

• Определяне на датата, на която задачата ще бъде изпълнена (за кратки задачи най-често задавам Днес и до вечерта разбирам кога всъщност може да се направи).
• Определяне на проекта, към който може да бъде приписана задачата (за статистика и възможността по някакъв начин да промените приоритета на всички задачи в проекта).

Задачи, които идват на ум и които не трябва да бъдат изпълнени в близко бъдеще, влизат в проекти Некатегоризирани Лични („вземете държачи за чаши в колата“) и Некатегоризирана работа („помислете кога можем да организираме стратегическа PR сесия“). ToDoist ви позволява да възлагате повтарящи се задачи, така че всеки уикенд имам задача, наречена „Некатегоризирана лична работа“ и всеки понеделник „Некатегоризирана работа“.

Интегриране на календара
ToDoist се интегрира перфектно с Google Календар и в двете посоки. Споделям календара си с колегите си, за да могат да видят кога определено не могат да се свържат с мен.

В същото време задачите от календара се прехвърлят в обратна посока: мога да кажа „Серьога, виж моето време за петък и запиши среща там“, което ще се появи както в календара, така и в ToDoist. Така че всъщност за първи път започнах да използвам календар, без да се налага да създавам събития в него.

Обработка на неоперативни входящи задачи

Насилствено не бързам да изпълнявам задачи веднага, с изключение на онези задачи, при които огънят е очевиден. „Спешно трябва да се свържем с ръководството на компанията ABC, тъй като сървърът не работи и служителите му не реагират“ очевидно е належаща задача, която не търпи отлагане, но „Женя, мога ли да ти се обадя сега, за да говорим за нов проект“ се превръща в „График, когато можете да говорите с X за Y“, което вече ще се превърне в задачата „Кажете на X, че можем да говорим тогава“ и задачата „Говорете с X за Y“, вече ограничена във времето. Почти всяка входяща задача първо се превръща в „График...“.

Приоритизиране на задачите
Всички задачи, включени в деня, не могат да бъдат изпълнени. Наблюдавайки себе си, разбрах следното (всеки номер ще бъде различен, но най-важното е да стигнем до изводи).

1. За всеки ден си записвам около 50-70 задачи.
2. Мога да изпълнявам удобно до 30 задачи (без да се чувствам напълно уморен в края на деня).
3. След като изпълня до 50 задачи, ще се уморя, но не критично.
4. Мога да изпълня 70 задачи, но след това ще ми е трудно да се измъкна от „потока на работохолизма“, ще ми е трудно да заспя и като цяло ще бъда малко социален.

Въз основа на това решавам какво да правя днес. ToDoist има приоритизиране на всяка задача, така че сутрин избирам критичните задачи за изпълнение и изпълнявам останалите въз основа на моите възможности и желания. Всеки ден прехвърлям около 40-20 задачи на следващия: интересното е, че задачите на следващия ден отново стават 60-70.

Поддържане на статистика

Наистина искам да разбера като цяло колко време беше отделено днес за въпроси, свързани с работата, и за кои. За това използвам приложението RescueTime, който е и на телефона, и на лаптопа и Google Maps Location History (да, не съм параноик).

Живеем извън града, така че времето, прекарано на пътя, може да се използва разумно. Сега, когато не съм уморен, слушам аудиокниги в движение, за да мога някак да използвам тези 40 минути.

Все още не агрегирам данните, създавайки един вид езеро с лични данни; Когато му дойде времето, ще се заема с него.

Няма да има заключение

1. Животът на съвременния човек е голям поток от входящи задачи. Няма да е възможно да се намали; трябва да се научим да управляваме този поток.
2. Повечето тревоги идват от неизвестността на бъдещето. Ако разберем какво ни очаква през следващите дни, ще има значително по-малко тревоги.
3. Поради тази причина можете да отделите време за организиране на деня си. Знам какво ще се случи днес, какво ще се случи утре и не забравям за онези задачи, за които бях забравил.
4. Провеждането на проследяване на задачи не е самоцел, а, ако искате, начин на самообучение. Нещата, които преди ви е било твърде мързеливо да правите, или неща, които никога не сте имали време да направите, стават много по-лесни за извършване. Много хора (включително и аз) като цяло се чувстват по-добре, когато задачите се задават от външния свят. Проследяването на задачи е начин да си поставяте задачи и да се научите да живеете според желанията си.
5. Работата не е самоцел. Целта е да организирате работния си график така, че да разполагате с предвидимо свободно време, когато можете да се погрижите за себе си, семейството и интересите си.

Източник: www.habr.com