Здравейте всички. След Изминаха шест месеца, през които успях да говоря на още две конференции и да изнеса лекции по темата за управление на знания в две големи ИТ компании. Общувайки с колеги, разбрах, че в ИТ все още е възможно да се говори за управление на знания на ниво „начинаещи“, или по-скоро просто да се разбере, че управлението на знания е необходимо на всеки отдел на всяка компания. Днес ще има минимум собствен опит - бих искал да разгледам съществуващите международни стандарти в областта на управлението на знанието.
Да започнем с може би най-популярната марка в областта на стандартизацията - ISO. Представете си, че има цял отделен стандарт, посветен на системите за управление на знанието (ISO 30401:2018). Но днес не бих се спирал на това. Преди да разберете „как“ трябва да изглежда и работи една система за управление на знания, трябва да се съгласите, че тя по принцип е необходима.
Да вземем за пример ISO 9001: 2015 (Системи за управление на качеството). Както подсказва името, това е стандарт, посветен на системите за управление на качеството. За да бъде сертифицирана по този стандарт, една организация трябва да гарантира, че нейните бизнес процеси и продукти и/или услуги са прозрачни и безпроблемни. С други думи, сертификатът означава, че всичко във вашата компания работи ясно и безпроблемно, разбирате какви рискове крие настоящата организация на процесите, знаете как да контролирате тези рискове и се стремите да ги минимизирате.
Какво общо има управлението на знанието с това? Ето какво общо има с това:
7.1.6 Организационни познания
Организацията трябва да определи знанията, необходими за управление на нейните процеси и за постигане на съответствие на продуктите и услугите.
Знанието трябва да се поддържа и предоставя в необходимата степен.
Когато разглежда променящите се нужди и тенденции, организацията трябва да вземе предвид своите съществуващи знания и да определи как да получи или предостави достъп до допълнителни знания и да ги актуализира.
ЗАБЕЛЕЖКА 1: Организационните знания са знания, специфични за дадена организация; най-вече извлечени от опит.
Знанието е информация, която се използва и обменя за постигане на организационни цели.
ЗАБЕЛЕЖКА 2 Базата знания на организацията може да бъде:
а) вътрешни източници (напр. интелектуална собственост; знания, придобити от опит; поуки, извлечени от неуспешни или успешни проекти; събиране и обмен на недокументирани знания и опит; резултати от подобрения на процеси, продукти и услуги);
б) външни източници (напр. стандарти, академични среди, конференции, знания, получени от клиенти и външни доставчици).
И по-долу, в прикачените файлове:
Въведени са изисквания за организационни знания за:
а) защита на организацията от загуба на знания, например поради:
- текучество на персонала;
- невъзможност за получаване и обмен на информация;
б) насърчаване на организацията да придобива знания, например чрез:
- учене чрез правене;
- наставничество;
- бенчмаркинг.
И така, стандартът ISO в областта на управлението на качеството гласи, че за да гарантира качеството на своите дейности, предприятието трябва да се занимава с управление на знанието. Точно така, няма алтернатива - "трябва да". В противен случай несъответствие и довиждане. Само този факт изглежда подсказва, че това не е незадължителен аспект в организацията, както често се третира управлението на знанието в ИТ, а задължителен компонент на бизнес процесите.
Освен това стандартът описва какви рискове е предназначено да елиминира управлението на знанието. Всъщност те са доста очевидни.
Нека си представим... не, не така - моля, спомнете си ситуация от вашата кариера, когато наистина имате нужда от някаква информация за работа, а единственият й носител в този момент е бил на почивка/командировка, напуснал е напълно компанията или просто е бил болен . Помниш ли? Мисля, че почти всеки от нас се е сблъсквал с това. Как се почувствахте в този момент?
Ако след известно време ръководството на отдела се заеме с неспазването на сроковете на проекта, те, разбира се, ще намерят виновен и ще се успокоят за това. Но за вас лично, в момента, когато имате нужда от знания, разбирането, че „RM е виновен, който отиде на Бали и не остави никакви инструкции в случай на въпроси“. Разбира се, той е виновен. Но това няма да помогне за разрешаването на проблема ви.
Ако знанието се документира в система, достъпна за хора, които може да се нуждаят от него, тогава описаната „курортна“ история става почти невъзможна. По този начин се осигурява непрекъснатост на бизнес процесите, което означава, че отпуските, напусканията на служителите и прословутия автобусен фактор не са заплаха за предприятието - качеството на продукта/услугата ще остане на обичайното си ниво.
Ако компанията има платформа за обмен и съхраняване на информация и опит, а също така е изградила култура (навик) да използва тази платформа, тогава служителите не трябва да чакат няколко дни за отговор от колега (или дори да търсят няколко дни за този колега) и отложете задачите си.
Защо говоря за навик? Защото не е достатъчно да се създаде база от знания, за да започнат хората да я използват. Всички сме свикнали да търсим отговори на въпросите си в Google, а интранетът най-често свързваме с приложения за ваканция и табла за обяви. Ние нямаме навика да "търсим информация за Agile frameworks" (например) в интранет. Следователно, дори да имаме най-готината база знания за една секунда, никой няма да започне да я използва следващата секунда (или дори следващия месец) - няма навик. Промяната на навиците ви е болезнена и отнема много време. Не всеки е готов за това. Особено ако са „работили по един и същи начин“ 15 години. Но без това инициативата за знания на компанията ще се провали. Ето защо експертите по УЗ неразривно свързват управлението на знанието с управлението на промените.
Струва си да се обърне внимание и на факта, че „Когато разглежда променящите се нужди и тенденции, една организация трябва да вземе предвид своите съществуващи знания ...“, т.е. развийте култура на позоваване на предишен опит, когато вземате решения в променящия се свят. И пак забележете "трябва да".
Между другото, този малък параграф от стандарта казва много за опита. Обикновено, когато става дума за управление на знания, стереотипите започват да внушават картина на база знания със стотици документи, поставени под формата на файлове (правила, изисквания). Но ISO говори за опит. Знанията, придобити от миналия опит на компанията и всеки от нейните служители, са това, което ви позволява да избегнете риска от повтаряне на грешки, незабавно да вземете по-изгодни решения и дори да създадете нов продукт. В най-зрелите компании в областта на управлението на знанието (включително руските, между другото) управлението на знанията се разглежда като средство за увеличаване на капитализацията на компанията, създаване на нови продукти, разработване на нови идеи и оптимизиране на процесите. Това не е база от знания, това е механизъм за иновации. Помага ни да разберем това по-подробно PMBOK ръководство на PMI.
PMB ОК е ръководство за набор от знания за управление на проекти, наръчник за управление на проекти. Шестото издание (2016) на това ръководство въведе раздел за управление на интегрирането на проекти, който от своя страна включва подраздел за управление на знанията за проекти. Този параграф е създаден "въз основа на коментари от потребители на ръководството", т.е. стана продукт на опит в използването на предишни версии на ръководството в реални условия. А реалността изискваше управление на знанието!
Основният резултат от новия елемент е „Регистърът на извлечените уроци“ (в описания по-горе стандарт ISO, между другото, той също е споменат). Освен това, според ръководството, съставянето на този регистър трябва да се извършва по време на изпълнението на проекта, а не при неговото приключване, когато дойде моментът за анализ на резултата. По мое мнение, това е много подобно на ретроспективите в agile, но ще напиша отделна публикация за това. Дословният текст в PMBOK гласи така:
Управлението на знанията за проекти е процес на използване на съществуващи знания и създаване на нови знания за постигане на целите на проекта и насърчаване на обучението в организацията
Областта на знанието за управление на интеграцията на проекти изисква интегриране на резултатите, получени от всички други области на знанието.
Нововъзникващите тенденции в интеграционните процеси включват, но не се ограничават до:
...
• Управление на знания за проекти
Все по-мобилният и променящ се характер на работната сила също изисква по-строг процес за дефиниране на знания през целия жизнен цикъл на проекта и прехвърлянето им към целевите аудитории, така че знанията да не бъдат загубени.
***
Основните предимства на този процес са, че придобитите преди това знания на организацията се използват за получаване или подобряване на резултатите от проекта, а знанията, получени от текущия проект, остават на разположение в подкрепа на операциите на организацията и бъдещи проекти или фази от тях. Този процес продължава през целия проект.
Няма да копирам и поставям целия голям раздел от ръководството тук. Можете да се запознаете с него и да направите подходящи изводи. Изложените цитати според мен са напълно достатъчни. Струва ми се, че наличието на такъв детайл в задачата на PM да управлява знанията за проекти вече показва важността на този аспект при работа по проекти. Между другото, често чувам тезата: „Кому са нужни нашите знания в други отдели?“ Искам да кажа, кой има нужда от тези научени уроци?
Всъщност често се вижда, че единица гледа на себе си като на „единица във вакуум“. Тук сме ние с нашата библиотека, но там е останалата част от компанията и знанието за нашата библиотека не е от полза за нея. За библиотеката - може би. Какво ще кажете за съпътстващите процеси?
Тривиален пример: по време на работата по проекта имаше взаимодействие с изпълнителя. Например с дизайнер. Изпълнителят се оказа такъв, изпусна срокове и отказа да завърши работата без допълнително заплащане. RM записва в регистъра на извлечените поуки, че не си струва да се работи с този ненадежден изпълнител. По същото време някъде в маркетинга също търсели проектант и попаднали на същия изпълнител. И в този момент има два варианта:
а) ако компанията има добре установена култура на повторно използване на опита, колега от маркетинга ще погледне в регистъра на извлечените уроци, за да види дали някой вече се е свързал с този изпълнител, ще види отрицателна обратна връзка от нашия PM и няма да губи време и пари, общувайки с този ненадежден изпълнител.
б) ако компанията няма такава култура, маркетологът ще се обърне към същия ненадежден изпълнител, ще загуби парите, времето на компанията и може да провали важна и спешна промоционална кампания, например.
Кой вариант изглежда по-успешен? И имайте предвид, че полезна беше не информацията за разработвания продукт, а за процесите, съпътстващи разработката. И се оказа полезно не за друг RM, а за служител от съвсем различна посока. Оттук и заключението: развитието не може да се разглежда отделно от продажбите, техническата поддръжка от бизнес анализите и ИТ от административното управление. Всеки в компанията има професионален опит, който ще бъде полезен на някой друг в компанията. И това не е задължително да са представители на сродни области.
Техническата страна на проекта обаче също може да бъде полезна. Опитайте се да одитирате проекти във вашата компания през последните няколко години. Ще се изненадате колко много велосипеди са изобретени за решаване на подобни проблеми. Защо? Тъй като процесите за споделяне на знания не са установени.
И така, управлението на знания, според ръководството на PMI, е една от задачите на PM. Както виждаме, две добре известни организации, които провеждат платени сертификации според техните стандарти, включват управление на знания в списъците си със задължителни инструменти за контрол на качеството и работа по проекти. Защо мениджърите в ИТ компаниите все още вярват, че управлението на знанието е документация? Защо охладителят и помещението за пушене остават центрове за обмен на знания? Всичко е въпрос на разбиране и навици. Надявам се, че ИТ мениджърите постепенно ще станат по-наясно с областта на управлението на знанието и устната традиция вече няма да служи като инструмент за запазване на знанието в компанията. Проучете стандартите си за работа - има много интересни неща в тях!
Източник: www.habr.com