10 способов сэкономить на IT-инфраструктуре для всех

Это был 2013 год. Я пришёл работать в одну из компаний-разработчиков, создающих ПО для частных пользователей. Мне говорили разное, но меньше всего я ожидал увидеть то, что увидел: 32 непогашенных виртуалки на арендованном тогда ещё неприлично дорогом VDS, три «свободных» лицензии Photoshop, 2 Corel, оплаченная и неиспользуемая мощность IP-телефонии и прочее по мелочи. В первый месяц я «удешевил» инфраструктуру на 230 тысяч рублей, во второй почти на 150 (тысяч), потом геройство закончилось, начались оптимизации и в итоге мы наэкономили полмиллиона за полгода.

Опыт нас вдохновил и мы стали искать новые пути экономии. Сейчас я работаю в другом месте (угадайте, где), поэтому с чистой совестью могу поведать о своём опыте миру. И вы делитесь, давайте делать IT-инфраструктуру дешевле и эффективнее!

«Последнюю шерсть ощипали с вашими затратами на сервера, лицензии, ИТ-активы и аутсорсинг», — ворчал финансовый директор и требовал планирования и бюджетирования

1. Будьте занудами — планируйте и бюджетируйте

Планирование бюджета IT-окружения вашей компании — дело скучное, а согласование — местами даже опасное. Но сам факт наличия бюджета практически гарантированно защищает вас от:

• урезания затрат на развитие парка техники и софта (хотя бывают квартальные оптимизации, но там можно отстоять свою позицию)
• недовольства финансового директора или бухгалтерии в момент покупки или аренды очередного элемента инфраструктуры
• гнева руководителя из-за незапланированных трат.

Составлять бюджет нужно не только в крупных компаниях — буквально в любых. Соберите требования по ПО и железу со всех подразделений, рассчитайте необходимые мощности, учтите динамику изменения численности персонала (например, у вас колл-центр или саппорт увеличиваются в нагруженный сезон и сокращаются в свободный), обоснуйте траты и разработайте бюджетный план с разбивкой по периодам (идеально — по месяцам). Таким образом вы будете точно знать, сколько денег вы получите для своих ресурсоёмких задач, и оптимизируете затраты.

2. Используйте бюджет правильно

После того, как бюджет согласован и подписан, появляется адский соблазн перераспределить затраты и, например, вбухать весь бюджет в дорогостоящий сервер, на котором можно развернуть весь DevOps с мониторингом и шлюзами 🙂 В таком случае вы можете оказаться в режиме дефицита ресурсов для остальных задач и получить перерасход. Поэтому ориентируйтесь исключительно на реальные потребности и бизнес-задачи, для решения которых нужны вычислительные мощности.

3. Модернизируйте сервера вовремя

Устаревшие железные серверы, равно как и виртуальные, не приносят организации никакой пользы — они вызывают вопросы в плане безопасности, скорости и интеллектуальности. Вы тратите больше времени, сил и денег на компенсацию недостающей функциональности, на ликвидацию проблем с безопасностью, на какие-то заплатки для ускорения. Поэтому обновляйте свои железные и виртуальные ресурсы — например, можете прямо сейчас это сделать по нашей акции «Турбо VPS», цены не стыдно показать на Хабре.

К слову, я не раз сталкивался с ситуациями, когда железный сервер в офисе был совершенно неоправданным решением: большинство компаний малого и среднего бизнеса могут решить все задачи на виртуальных мощностях и сэкономить очень много денег.

4. Оптимизируйте работу обычных пользователей

Приучите всех ваших пользователей экономить электричество использовать инфраструктуру бережно. Вот примеры типичного перерасхода на пользовательской стороне:

• Установка ненужных прикладных программ по принципу «на весь отдел» — пользователи просят поставить софт как у соседа, потому что надо или просто формируется заявка типа «7 лицензий Photoshop на отдел дизайна». При этом в отделе дизайна с фотошопом работают четверо, а остальные трое — верстальщики, и используют его раз в полгода. В таком случае лучше закупить 4 лицензии, а 1-2 задачи в год решать с помощью коллег. Но чаще такая история случается с офисным ПО (в частности, пакетом MS Office, который нужен абсолютно всем в полном объёме). На самом деле, подавляющее число сотрудников могут обойтись open source редакторами или практичным Google Docs.
• Пользователи занимают виртуальные ресурсы и методично выедают все арендованные мощности — например, тестировщики любят насоздавать нагруженные виртуалки и забыть их хотя бы погасить, не брезгуют этим и разработчики. Рецепт прост: уходя, гасите всех 🙂
• Пользователи используют сервера компании как глобальное файлохранилище: заливают фотографии (в RAW), видео, выкладывают гигабайты музыки, особо отпетые могут даже создать небольшой игровой сервачок на рабочих мощностях (таких мы порицали на корпоративном портале в юмористической форме — очень классно работало).
• Дорогие во всех смыслах сотрудники тащат на работу пиратский софт, и вот, они, штрафы, проблемы с полицией и вендорами. Работайте с доступами и политиками, потому что всё равно притащат, даже если вы будете толкать слёзные речи в корпоративной столовой и писать мотивирующие плакаты.
• Пользователи считают, что они вправе требовать любой удобный им инструмент. Так, у меня в арсенале были аренда Trello, Asana, Wrike, Basecamp и Битрикс24. Потому что каждый менеджер проектов выбирал для своего отдела удобный или привычный продукт. В итоге 5 решений на поддержке, 5 разных ценников, 5 счетов, 5 разных маркетплейсов и тюнингов и т.д. Никакой тебе интеграции, унификации и сквозной автоматизации — сплошной церебральный геморрой. В итоге по согласованию с генеральным я прикрыл лавочку, выбрал Asana, помог смигрировать данные, сам обучил лютых коллег и неплохо сэкономил, в том числе силы и нервы.

В общем, договаривайтесь с пользователями, обучайте их, проводите ликбез и стремитесь облегчить и их, и свою работу. В конечном итоге они вам будут благодарны за порядок в делах, а руководители — за сокращение расходов. Ну и наверное, вы, мои дорогие профи Хабра, заметили, что решение перечисленных проблем ни что иное как формирование корпоративной информационной безопасности. За это отдельное спасибо сисадмину (сам себя не поблагодаришь…).

5. Комбинируйте облачные и десктопные решения

Вообще, исходя из того, что я работаю в хостинг-провайдере и в конце статьи полон желания рассказать вам о крутой распродаже серверных мощностей для компаний любого масштаба, я должен размахивать флагом и кричать «Все в облака!». Но тогда я согрешу против своей инженерной квалификации и буду выглядеть как маркетолог. Поэтому призываю вас подходить к вопросу разумно и комбинировать облачные и десктопные решения. Например, вы можете арендовать как услугу (SaaS) облачную CRM-систему, и она согласно буклету стоит 1000 р. на пользователя в месяц — сущие копейки (я опущу вопрос внедрения, на Хабре про это уже было). Так вот, за три года на 10 сотрудников вы потратите 360 000 рублей, за 4 — 480 000, за 5 — 600 000 и т.д. При этом вы можете внедрить десктопную CRM, оплатив конкурентные лицензии (+100 к экономии) примерно за 250 тыс. руб. и обслуживать её как тот же фотошоп. Иногда выгода в периоде 2-5 лет реально впечатляет.

И наоборот, нередко облачные технологии позволяют вам экономить на железе, зарплатах инженеров, вопросах защиты данных (но вообще не экономьте на них!), масштабировании. Облачные средства легко подключать и отключать, расходы на облака не ложатся в капитальные затраты компании — в общем, плюсов очень много. Выбирайте облачные решения, когда это оправдано с точки зрения масштабирования, оперативности и гибкости.

Считайте, сочетайте и выбирайте выигрышные комбинации — не дам универсального рецепта, они свои для каждого бизнеса: кто-то отказывается от облаков напрочь, кто-то весь бизнес строит в облаках. Кстати, никогда не отказывайтесь от обновлений ПО (даже платных) — как правило, разработчики прикладного софта для бизнеса выкатывают более стабильные и функциональные версии.

И ещё правило для софта: избавьтесь от старого ПО, которое приносит меньше, чем потребляет на обслуживание и поддержку. На рынке уже точно есть аналог.

6. Избегайте дублирования программного обеспечения

Я уже рассказал о пяти системах управления проектами в моём IT-зоопарке, однако вынесу в отдельный пункт. Отказались от определённого ПО, выбрали новый софт — не забудьте перестать платить за старый, нашли новые услуги хостинга — расторгните договор со старым провайдером, если нет особых соображений. Отслеживайте профили пользования ПО сотрудниками и избавляйтесь от неиспользуемого и дублирующего софта.

Идеально, если у вас будет система мониторинга и анализа установленного программного обеспечения — так вы сможете видеть рабочие дубли и проблемы в автоматическом режиме. К слову, работа такого рода помогает компании избежать задвоения и повторения данных — иногда поиски того, кто накосячил, занимают слишком много времени.

7. Причешите прикладную инфраструктуру и периферию

Да кто эти расходники считает: картриджи, флешки, бумагу, зарядные устройства, ИБП-шки, принтеры и проч. диски-трубки. А зря. Начните с бумаги и принтеров — проанализируйте профили печати и сделайте сеть принтеров или МФУ с публичным доступом, вы удивитесь, сколько бумаги и картриджей сэкономиться и на сколько снизится стоимость печати одного листа. И нет, это не крохоборство, это оптимизация важного процесса. Никто не запрещает печатать курсовики и рефераты на конторской технике, но печатать книги, которые жалко купить или неохота читать с экрана, это too much.

Далее — всегда имейте запас расходников, которые вы приобретаете у поставщиков со скидкой, чтобы в случае проблем с техникой не покупать втридорога в ближайшем техномаркете. Следите за амортизацией и износом, ведите учёт и формируйте подменный фонд — кстати, неплохо иметь подменный фонд и для базовой оргтехники. Просто потому что за простои на работе вас не похвалят, это тоже потеря денег, особенно в торговых и сервисных компаниях.

Что касается прикладной инфраструктуры, то тут две основных статьи затрат: интернет и связь. Выбирая провайдера, смотрите на пакетные предложения, читайте звёздочки у тарифов, обращайте внимание на качество связи и SLA. Некоторые админы решают не заморачиваться и покупают, например, IP-телефонию в пакете с платной виртуальной АТС, на которую также оформляется ежемесячная подписка. Не ленитесь, покупайте только трафик и учитесь работать с Asterisk — это лучшее из того, что было создано в сфере ВАТС и почти беспроблемное решение для бизнес-задач малого и среднего бизнеса (если у вас прямые руки).

8. Документируйте и создавайте инструкции для сотрудников

Это лень и это нужно. Во-первых, вам будет проще работать, во-вторых, адаптация новичков будет бесшовной. Наконец, вы сами будете знать, что ваша инфраструктура актуальная, цельная и в полном порядке. Составляйте инструкции по безопасности, короткие мануалы для пользователей, FAQ, описывайте правила и нормы использования офисной техники. Материально существующая инструкция гораздо убедительнее слов, к ней всегда можно обратиться. Таким образом, вы можете отправлять ссылку на документ при любом релевантном вопросе и не принимать аргумент «Меня не предупредили». Так вы здорово сэкономите на ликвидации ошибок.

9. Используйте услуги аутсорсеров

Даже если у вас в компании целый IT-департамент или наоборот небольшая инфраструктура, использовать услуги аутсорсеров не зазорно. Почему бы не получить услуги классных профессионалов, специализированных на чём-то сложном, за небольшие деньги, то есть не покупая такого специалиста в штат. Отдайте на аутсорс часть DevOps, обслуживание печати, администрирование нагруженного сайта, если у вас такой есть, саппорт и колл-центр. Ваша ценность от этого не упадёт, напротив, вы получите дополнительную экспертизу в сфере контактов со сторонними подрядчиками.

Если ваш руководитель считает, что аутсорс — это дорого, просто объясните ему, сколько ему придётся платить выделенному специалисту. Реально работает.

10. Не ввязывайтесь в open source и свою разработку

Я инженер, я разработчик в прошлом и свято верю в то, что именно open source спасает мир — чего стоят библиотеки, системы мониторинга, системы управления серверами и т.д. Но если ваша компания решает купить open source CRM, ERP, ECM и т.д. или шеф на совещании кричит, что вы запилите свой биллинг на коленке, спасайте корабль, он идёт на рифы. Вот аргументы, на которых стоит стоять перед лицом вдохновлённого руководителя с горящим взором:

• open source плохо поддерживается, если это публичный репозиторий либо очень дорого поддерживается, если это open source от компаний (СУБД, офисные пакеты и т.д.) — вы будете платить буквально за каждый вопрос, запрос и тикет;
• внутренний специалист для развёртывания внутреннего open source продукта будет очень дорого ввиду своей раритетности;
• доработки open source могут быть сильно ограничены знаниями, умениями или даже лицензированием;
• с open source вы очень долго не стартуете и слишком сложно вам будет адаптировать его под бизнес-процессы.

Стоит ли говорить, что своя разработка — это очень долгое и дорогое мероприятие? По своему опыту скажу, что на работающий прототип с соответствием бизнес-требованиями и возможностью дать в нём работать пользователям, уходит от трёх лет. И то, если у вас хорошая команда программистов (зарплаты можете посмотреть на «Моём круге» — выводы напросятся сами).

Так что буду банален и повторюсь: считайте все варианты.

Итак, подведу краткие итоги, чтобы убедиться, что ничего не забыл:

• считайте деньги — сопоставляйте разные варианты, учитывайте факторы, сравнивайте;
• стремитесь сократить время на обслуживание и обучение пользователей, снижайте риск «вмешательства дурака»;
• старайтесь консолидировать и интегрировать технологии — стройная архитектура и сквозная автоматизация решает;
• инвестируйте в развитие IT, не живите с устаревшими технологиями — они высосут деньги;
• соотнесите спрос и потребление IT-ресурсов.

Вы можете спросить — а зачем экономить чужие деньги, раз контора платит? Логичный вопрос! Но ваше умение оптимизировать затраты и управлять IT-активами эффективно прежде всего ваш опыт и ваша характеристика как профессионала. Мы же тут все умеем делать конфетку из подручных материалов 🙂

У RUVDS просто WOW-акция как отличный повод для обновления виртуальных мощностей. Заходите, смотрите, выбирайте — до 30 апреля осталось совсем немного.

Для остальных — традиционная скидка в 10% по промо-коду habrahabr10.

Источник: habr.com