🥇Как мы отказались от большого хакатона и стали делать выезды для отдельных команд

Два года назад мы впервые решили собрать почти полсотни наших удаленных разработчиков и продактов вместе и познакомить друг с другом в приятной непринужденной обстановке. Так случился хакатон под Чеховым в Подмосковье, это было здорово, всем понравилось и все хотели еще. И мы продолжили собирать наших удаленных разработчиков вместе «вживую», только поменяли формат: теперь это не общий хакатон, а выезды отдельных команд. Это статья — о том, почему мы перешли на новый формат, как он у нас организован и какие результаты мы получили.

Почему командные выезды?

Со времени первого хакатона команда разработчиков выросла почти в три раза, и идея вывозить всех вместе перестала выглядеть привлекательно. Причины:

Усложняется логистика. Найти место на полторы сотни человек и заказать чартер — полбеды, куда сложнее подобрать для общего выезда место и время, устраивающие всех. При этом в любом случае наверняка отвалится кто-то ключевой.
Теряется основной смысл мероприятия — командообразование. Такая большая толпа неизбежно разобьется на группки, но эти группки образуются не по командному принципу. Наш опыт корпоративов показывает, что обычно тусят друг с другом люди с одинаковыми функциями, но из разных команд — аналитики с аналитиками, QA с QA, они хорошо друг друга знают и обсуждают свои профессиональные темы. А нам надо познакомить и подружить ребят внутри каждой команды.
В итоге все превращается в корпоратив и веселую попойку, а это совершенно другой тип мероприятия, и проводим мы его отдельно.

Поняв это, мы разработали формат ежегодных (иногда чаще) командных выездов. Каждый такой выезд имеет определенную цель, формулирующуюся осознанно и заранее с помощью техники SMART (конкретная, измеримая, достижимая, подкрепленная и определенная по времени цель). Это возможность сменить обстановку, поработать рядом с коллегой, которого раньше видел только в Hangouts, повысить эффективность работы, что в дальнейшем повлияет на важные для продукта метрики.

Форматы выездов

Хакатон Мотивационная история, позволяющая почувствовать себя частью большого проекта. Команда ставит все текущие дела на паузу, разбивается на небольшие группы, проверяет несколько часто безумных гипотез, обсуждает результаты и на выходе выдумывает что-то совершенно новое. Такой выезд в прошлом году сделала команда Vimbox, был придуман новый интерфейс для видеосозвона ученика с преподавателем — Real Talk, сейчас ставший основным для пользователей платформы.

Синхронизация Объединение сильно разных людей — как правило, разработчиков и бизнеса — для лучшего понимания хотелок и возможностей. Характерный пример — выезд команды CRM, погрузившейся в подмосковных лесах в обсуждение ожиданий от разрабатываемой ими системы. Один день все провели с основателем компании, вспоминали историю — первая CRM была бумажной картотекой, следующим шагом автоматизации базы стала Google-таблица, а уж потом один разработчик написал прототип CRM… В другой день команда познакомилась с бизнес-заказчиками. Все стали лучше понимать, что именно им нужно, на чем сосредоточить свое внимание.

Командообразование Основная идея — показать ребятам, что они работают с людьми, а не с чатиками и видео-созвонами. Самый распространенный формат выездов, во время которого не ломается рабочий контекст, все продолжают решать ежедневные задачи, но к ним добавляются всяческие совместные активности. Особенно актуально, когда команда за год приросла большим количеством новых удаленных людей, которые друг с другом лично никогда не встречались. Дает хороший задел для совместной работы в будущем, но надо учитывать, что производительность во время такого выезда падает, поэтому проводить их лучше раз в год.

Кто едет от команды?

От команды должны быть представители всех горизонталей:

Product
Analytics
Dev
Design
QA

Финальный список участников определяет менеджер продукта, руководствуясь целью и задачами выезда, а также показателями работы сотрудников.

Сколько стоит?

Общая стоимость выезда зависит от бюджета команды, чаще всего это 30-50 тысяч рублей на человека, без учета з/п. Сюда входят билеты, проживание, завтраки, иногда что-то еще, если бюджет позволяет, — но точно не алкоголь, это сами.

Командный выезд — не отпуск, ребята едут работать, а не отдыхать. Рабочие и выходные дни засчитываются как обычные. Поэтому мы избегаем пиковых «отпускных» дат, когда билеты и жилье стоят заоблачно, но и, конечно, не отправляем никого туда, где дешево, но куда никто не хочет.

В целом сперва команда определяется с датами, когда все могут, и высказывает свои пожелания по городам и странам. Дальше HR рассматривает варианты по выбранным датам и регионам. На выходе должно получиться что-то более-менее среднее и адекватное. Если билеты в условную Турцию, куда хочет команда, на выбранные даты стоят 35 тысяч, а Черногория тогда же — 25, то будем рекомендовать Черногорию. Если разброс 23-27 тысяч, то выбор останется за командой.

При этом необходимо учитывать также стоимость и условия проживания: возможно, билеты дорогие, но это компенсируется жильем. А чаще наоборот. В частности, бывают сложные кейсы, связанные с тем, что гостевые дома, как правило, рассчитаны на семейный отдых, а не командные выезды. Едва ли наши программисты захотят спать на одной кровати — значит, надо договариваться с владельцем, цена меняется.

Куда ехать?

Команда определяется с датами (хотя бы за два месяца) и формирует общие пожелания по направлениям. Со стороны HR присоединяется проджект, помогающий выбрать оптимальные варианты для всей команды. Например, если большинство разработчиков живет за Уралом, им может быть интересно пожить в Подмосковье. Если в команде есть люди из Украины или тем более страны с визовым режимом, нет смысла везти их в Россию, лучше найти что-то еще. В итоге предлагается список возможных направлений, команда голосует, отбирая три лучших варианта. Дальше проджект прорабатывает эти варианты по стоимости и возможностям, и продакт выбирает локацию, влезающую в его бюджет.

Какие требования к месту?

Главных требований к месту два, и они сугубо утилитарные:

хороший подтвержденный отзывами/личным опытом вайфай,
большое рабочее пространство, где можно организовать места на всю команду.

Любые негативные отзывы о качестве интернета — повод отказаться от локации: мы едем работать, падающий интернет нам не годится вообще никак.

Рабочее пространство — это либо аренда конференц-зала в гостинице, либо большое пространство человек на 15-20 на первом этаже, на веранде, где-то, где все смогут собраться вместе и организовать опен-спейс.

Прорабатывается и вопрос питания, но это не обязательно требование к локации: оно может быть как внутри, так и в ресторане рядом, главное, чтобы у ребят была возможность три раза в день поесть, не выезжая куда-то за километры.

Кто выбирает формат?

Цели выезда закладывает продакт команды с помощью отдела обучения, мы называем их Skyway: у них есть супер-способность вытаскивать цели и ожидания из потока сознания. Skyway общается с продактом, выявляет потребности командной встречи, предлагает свои варианты программы.

Такая помощь особенно нужна, когда стоит задача синхронизации, как было у команды CRM. Там участвовали очень разные люди: технически-подкованные разработчики и ребята из отделов продаж. Нужно было познакомиться, пообщаться, и при этом не выключаться из рабочего процесса — у команды в тот момент были довольно жесткие спринты. Соответственно, Skyway помог в организации процесса таким образом, чтобы и работа шла, и нужные встречи состоялись (в том числе и с основателями компании).

Как организуются активности?

Идеи активностей идут от команды, продакта и проджект-менеджера от HR. Создается канал в Слаке, в него генерятся идеи, собирается бэклог, ну и дальше команда выбирает, чем хочет заняться на месте. Как правило, активности оплачиваются самими сотрудниками, но бывают исключения, если это что-то, связанное с целью выезда. Например, если важно пообщаться лично без этих ваших интернетов, то аренда машин, поездка в лес, шашлык, палатки будут оплачены компанией в рамках выезда.

Как оценить результаты?

Если выезд был хакатоном, то просто считаем, сколько денег принесло придуманное решение. В других форматах — рассматриваем траты как вложение в распределенную команду, это такой гигиенический минимум, когда команды разбросаны по всему миру.

Кроме того, выясняем удовлетворенность команды и соответствие результатов ожиданиям ребят. Для этого проводим два опроса: перед выездом спрашиваем, что люди от него ждут, а после — насколько эти ожидания оправдались. По результатам этого года мы получили 2/3 оценок «пять» и 1/3 — «четыре», это выше, чем было в прошлом году, значит, движемся в нужном направлении. То, что две трети выезжавших реализовали свои ожидания на 100% — отлично.

Национальные особенности: лайфхаки

Почему-то так сложилось, что наши команды любят Черногорию, она почти всегда лидирует в списке желаемых локаций. Но с этой страной, как и со многими другими небольшими европейскими государствами, есть проблема: там довольно мало инфраструктуры, приспособленной для командных выездов, все больше заточено на семейный отдых. А у нас команда в две дюжины человек, все должны жить и работать в одном месте, не хотят ехать в гостиницу, хотят на виллу, ну и, конечно, не хотят спать в одной кровати.

Привычный Airbnb помочь нам толком не мог. Пришлось искать местного риэлтора — это оказалась наша соотечественница, работающая преимущественно с Россией. Она нашла нам прекрасный апарт-отель, собственник выполняет наши пожелания и сдает весь объект под ключ, риэлтор получает комиссию, все здорово. Но счет был выставлен не от собственника, а от риэлтора, причем в нем на сербском было указано, что это «оплата за услуги по размещению».

Мы, естественно, немного напряглись и начали докапываться, почему так. После переговоров с риэлтором и собственником мы узнали, что в Черногории так принято, потому что там нет традиции прописывать все в сложные договоры с печатями, счет — достаточный документ, при этом при оплате риэлтору ниже налоговая ставка. Т.е. со всеми нашими перестановками мебели и другими специфическими хотелками, а также с комиссией риэлтора, у нас сумма получилась меньше, чем при аренде того же комплекса через Airbnb, включающего стандартные налоги за аренду.

Из этой истории мы для себя сделали вывод, что с иностранными локациями, особенно если мы понимаем, что направление будет задействовано не один раз, имеет смысл потратить время на изучение местной специфики и не полагаться на популярные сервисы. Это избавит от проблем в будущем и, возможно, позволит сэкономить.

Еще один важный момент: надо быть готовым к неожиданностям и уметь их оперативно разруливать. Например, команда биллинга собиралась ехать в Грузию. Когда уже все было готово, билеты внезапно превратились в тыкву, пришлось срочно искать замену. Нашли подходящую в Сочи — все остались довольны.

Наконец, не стоит стремиться все идеально организовать и выдать команде эдакий «полный пакет»; надо использовать ее собственные таланты. Это мероприятие не напоказ, это слет друзей, здесь фотки и видео из телефона важнее любой профессиональной съемки. После выезда CRM фронтенд и QA обработали видео с телефонов, сделали ролик и даже страничку — это бесценно.

Так и зачем это?

Командные выезды повышают сплоченность команды, косвенно влияют на удержание сотрудников, потому что люди предпочитают работать с людьми, а не с аватарками в Слаке. Помогают понимать стратегию проекта за счет того, что все рядом и каждый день проговаривают с продактом вопрос «зачем этот продукт вообще нужен». На удаленке такие вопросы задаются только тогда, когда совсем приспичит; во время выезда это происходит в непринужденной обстановке.

Источник: habr.com