Всем привет, уже несколько раз натыкался на статьи про хакатоны: почему люди туда ходят, что работает, что нет. Возможно людям будет интересно услышать про хакатоны с другой стороны: со стороны организатора. Прошу обратить внимание что речь идет о Великобритании, организаторы из России могут иметь слегка другое мнение по этому поводу.
Небольшой бэкграуд: я студент 3 курса Имперского Колледжа Лондона, программист, живу здесь уже 7 лет (качество русского текста могла пострадать), лично участвовал в 6 хакатонах, включая тот про который сейчас пойдет речь. Все мероприятия были посещены мной лично, так что есть немного субъективщины. На хакатоне о котором идет речь я 2 раза был участником и 1 раз организатором. Зовется он IC Hack, создан силами студентов-волонтеров и съел 70-80 часов моего свободного времени за этот год. и несколько фото.
Хакатоны обычно организуются либо компаниями (здесь размер самой компании роли не играет), либо университетами. В первом случае вопросов по организации заметно меньше. Спонсорские предоставляет сама компания, обычно нанимается агентство для организации ивента (иногда сами сотрудники занимаются организацией на все 100%)б жюри набирается из сотрудников и часто выдается тема, на которую предлагается сделать проект. Совсем другое дело это хакатоны университетские, которые тоже делятся на две категории. Первая представляет интерес для небольших университетов с маленьким опытом проведения таких мероприятий. Они организуются через MLH (Major League Hacking), которая берет на себя ответственность почти за весь процесс.
Именно MLH занимается спонсорством, занимает большую часть мест в жюри и учит студентов как проводить хакатоны в процессе. Примерами таких ивентов могут быть HackCity, Royal Hackaway и другие. Главный плюс в стабильности. Все хакатоны организованные таким образом очень похожи друг на друга, всего проходят по одному сценарию, имеют схожих спонсоров и не требуют особой подготовки от студентов проводящих эти мероприятия. Минусы очевидны: ивенты не сильно отличаются друг от друга вплоть до призовых категорий. Другой минус это небольшой размер финансирования (из официального сайта Royal Hackaway 2018 можно увидеть что золотой спонсор приносит им 1500 GBP) и весьма скудный выбор “свага” (бесплатный мерч, принесенный компаниями-спонсорами). Из собственного опыта могу сказать что такие мероприятия не очень велики в размерах, дружелюбны к новичкам и на них почти всегда можно достать билеты (я думал идти или нет в течении 3 дней, но даже половина билетов не была продана) и они очень часто имеют схожие команды-конкуренты (70-80% всех проектов связаны с веб-приложениями). Поэтому командам “хипстерам” не очень тяжело выделиться на их фоне.
P.S. Билеты почти всегда бесплатны, продавать билет на хакатон у нас считают плохим тоном.
Теперь когда я вкратце рассказал об альтернативах, вернемся к основной теме поста: хакатоны организованные независимыми студентами-энтузиастами. Для начала кто эти студенты, и в чем собственно профит организации подобного ивента? Большинство таких людей сами являются частыми участниками хакатонов, знают что удается хорошо, а что не очень и хотят хакатон с преферансом и идеальным экспириенсом для его участников. Главное преимущество здесь в опыте, в том числе личного участия/побед в других хакатонах. Возраст и опыт варьируются от 1 курса бакалавра до 3 курса PhD. Факультеты тоже разные: есть биохимики, но в большинстве своем это студенты программисты. В нашем случае официальная команда насчитывала 20 человек, но на самом деле у нас было еще 20-25 волонтеров, которые помогали с мелкими поручениями по мере возможности. Теперь более интересный вопрос: как же получается организовать ивент по масштабам сопоставимый с хакатонами, проведенными гигантами индустрии (JP Morgan Hack-for-Good, Facebook Hack London — это одни из тех хакатонов на которых я присутствовал лично, и там была проделана колоссальная организаторская работа)?
Начнем с первой очевидной проблемы: бюджет. Небольшой спойлер: организация таких мероприятий даже в собственном университете (где арендная плата невелика/ отсутствует) может запросто стоить 50.000 GBP и найти такую сумму очень непросто. Главный источник этих денег это спонсоры. Они могут быть как внутренние (другие сообщества университета, которые хотят рекламы и набрать к себе новых участников), так и корпоративные. Процесс со внутренними спонсорами довольно прост: знакомые, профессора и тьюторы которые занимаются администрированием этих сообществ. К сожалению, их бюджет невелик и в некоторых случаях представляет услуги (разместить снеки в их шкафу, одолжить 3D принтер и прочее) вместо денег. Поэтому остается надеяться на корпоративное спонсорство. В чем профит для компаний? Почему они хотят вкладывать деньги в это мероприятие? Наем новых перспективных кадров. В нашем случае 420 участников, что является рекордом для Великобритании. Из них 75% являются студентами Имперского Колледжа (на данный момент университета номер 8 в мировом рейтинге).
Очень многие компании практикуют летнюю/годичную стажировку для студентов и это отличный шанс найти людей, которые уже имеют опыт и желание работать в этой индустрии. Как сказал наш президент: зачем переплачивать рекрутским агентствам 8000 за 2-3 потенциальных кандидатов, когда можно заплатить 2000 нам за 20 новых кандидатов напрямую? Расценки зависят от размера хакатона, репутации организаторов и многих других факторов. Наши начинаются от 1000 GBP для маленьких стартапов, и доходят до 10.000 GBP для главного спонсора. Что именно получают спонсоры целиком зависит от того сколько они готовы предложить: бронзовые спонсоры получат лого на сайте, возможность выступить на открытии, доступ к резюме всех участников и возможность прислать нам свой мерч чтобы мы раздали его участникам. Все статусы начиная с серебряного дают возможность прислать своих инженеров для того чтобы они рекрутировали прямо на месте, создание собственной призовой категории, воркшоп для участников бонусом ко всем бронзовым перкам. Из личного опыта могу сказать что одна из компаний серебряного уровня рекрутировала 3 человек (2 на лето и одного на постоянную позицию) прямо во время хакатона, и я даже не считал скольких они еще могли нанять после рассылки по окончании. Создание собственной призовой категории позволяет найти тех кто делает проекты похожие на продукты компании. Или посмотреть кто сможет ответить на очень открытый вопрос наиболее творческим способом (Most Ethical Hack powered by Visa например). Зависит от компании. Каждый год мы собираем 15-20 спонсоров, в том числе Facebook, Microsoft, Cisco, Bloomberg и другие. Мы работаем со всеми: от стартапов до гигантов индустрии, главное правило это профит для наших студентов. Если приходится отказываться от спонсора потому что наши студенты оставили не лучшие отзывы о практике/постоянной работе в этой компании, то мы вероятнее всего откажемся.
Как же мы находим спонсоров? Это процесс достойный небольшой статьи, но вот краткий алгоритм: найти рекрутера на LinkedIn/ найти человека с контактом в этой компании; согласовать с комитетом организаторов насколько это крупная компания, насколько хороша ее репутация (мы стараемся не работать с теми кто имеют плохую репутацию в студенческих кругах, будь то отношение к практикантам или попытка сэкономить на их зарплате) и кто будет основной точкой контакта. Далее следуют долгие дебаты о том сколько же данная компания может нам предложить и ей отправляется коммерческое предложение. Мы имеем очень гибкую систему спонсорства и поэтому переговоры могут затянуться очень надолго: спонсор должен понимать за что он платит и поэтому мы оставляем за собой право добавлять/убирать некоторые пункты из предложения, если спонсор считает что они не принесут особого профита компании. После переговоров мы согласуем сумму с университетом, подписываем контракт и приглашаем их на сбор организаторов чтобы обговорить что именно они хотят получить от ивента и как именно они хотят себя прорекламировать студентам. Есть случаи когда компании платили менее 3000 GBP и получали десяток потенциальных работников на полноценное трудоустройство после окончания университета.
Для чего нам вообще эти деньги? Зажрались что ли 3000 за спонсорство требовать? На самом деле это очень скромная сумма по меркам ивента. Деньги нужны для огромного количества необходимых (ланч х2, снеки, ужин х2, пицца, завтрак и напитки на все 48 часов) и не очень (вафельки, bubble tea, аренда приставок, трехчасовая аренда бара, караоке и прочее) вещей. Мы стараемся сделать так чтобы всем мероприятие запомнилось только хорошими вещами, поэтому мы закупаем тонну вкусной еды (Nandos, Dominos, Pret a Manger), огромное количество снеков и напитков, и каждый год добавляем новые развлечения. В этом году я жарил попкорн для 500 человек, в прошлом делал сладкую вату. Бюджет на это, держа в уме 420 участников, 50 организаторов и 60 спонсоров может запросто перевалить за 20.000 GBP.
А есть еще электричество, охрана, призы (очень неплохие по студенческим меркам: PS4 например) для всех членов команды. А это максимум 5 человек на минуту. Далее следует “сваг” от спонсоров и от нас. Футболки, термокружки, рюкзаки и тонна других полезных в хозяйстве вещей. Учитывая масштаб, запросто можно потратить еще несколько тысяч. Несмотря на то что мы проводим IC Hack на территории университета, мы платим за аренду. Меньше чем сторонняя компания, но все же. Плюс затраты на поваров для ланча (университет запрещает проводить ланч своими силами, и кто его знает почему), аренда проектора (поскольку его стоимость в разы выше чем стоимость самого хакатона) и прочие затраты о которых многие не задумываются. Большая часть призовых категорий придумана нами и призы выбираются и покупаются тоже нами (про это в следующей части). В этот раз бюджет на призы перевалил за 7000 GBP. Я не могу назвать точную сумму, но скажу что в этом году затраты легко перевалили за 60.000 GBP. Вот и фото призеров.
Деньги собраны, бюджет согласован, призы и еда заказаны. Что дальше? Кромешный ад и содомия, также известные как подготовка площадки. Начинается вся эта красота за 2 месяца до хакатона. Огромное количество мебели должно быть передвинуто, риск ассессментов заполнено, погрузок получено, планов подписано и так далее. Список огромен. Именно поэтому мы зовем огромное количество волонтеров помочь нам в процессе организации. И даже их не всегда хватает. Но это тема для следующей статьи.
Это первая часть моего рассказа про организацию IC Hack. Если наберется достаточно интереса, я выпущу еще 2 части про главные проблемы и блоки при организации самой площадки и немного расскажу про призы, категории и опыт спонсоров, организаторов и участников (включая прямой репортаж BBC с места событий). Если вам будет интересно узнать про IC Hack более подробно, прошу на мой мейл [email protected], или если вас интересует спонсирование самого крупного хакатона в Великобритании, то добро пожаловать. Я возвращаюсь в штаб организаторов еще один раз.
Источник: habr.com