🥇Переход от картотечной системы к автоматизированным базам данных в государственных органах

С того момента как возникла необходимость сохранения (точного учета) данных, человек запечатлевал (или сохранял) на различных носителях, всевозможными инструментами, нужную для последующего использования информацию. Тысячелетиями он выбивал на скалах рисунки и записывал на куске пергамента, с целью последующего применения в будущем (бить бизона только в глаз).

В прошлом тысячелетии широкое распространение нашла запись информации языком букв-«письменность». Письменность в свою очередь хоть и обладает неоспоримыми преимуществом (распространенность, относительная легкость считывания информации и записи и т.п.) но в плане администрирования данных не позволяет полноценно ее использовать. Лучшее что человек смог придумать для администрирования письменных данных — библиотека (архив). Но и библиотеку пришлось дополнять специальным инструментом поиска (индексирования) и управления данными — картотекой. Картотека является по своей сути реестром-каталогом библиотеки. Следует оговорить, что под термином библиотека (архив) нужно понимать не только привычные нам библиотеки, но и другие организованные и структурированные письменные данные (например, картотека ЗАГС или МВД, ГНС).

Трудно недооценить насколько сильно повлияла картотечная система учета данных на государственные системы регистрации. Например, институт регистрации населения в котором адрес проживания выступает физическим местоположением хранящихся данных о гражданине. Так, все данные проживающих граждан по определенным улицам и районам хранятся в одном определенном районом отделе регистрации. Связано это с тем, что данный способ позволяет быстрее найти, обновить, считать, формировать статистические и аналитические данные, нежели если бы информация хранилась в одном месте. К примеру, паспортный стол или отдел налоговой службы к которому вы относитесь, хранит в себе письменные — физические данные о вашей деятельности (налоговые отчеты или акты гражданских записей). Любое лицо или государственный орган, по адресу регистрации с легкостью может определить в каком ЗАГС хранятся документы и в каком районном управлении налоговой службы декларации о доходах.

На данном фундаменте возможностей картотечного учета была построена вся система регистрации данных: о гражданах (загс, паспортный стол), об экономической деятельности (районные управлений налоговой службы), о недвижимости (районные департаменты регистрации недвижимого имущества), о транспортных средствах (регистрационно — экзаменационные отделы), о призывника (военные комиссариаты) и т.п.

Картотечный учет вынужден использовать государственные регистрационные знаки с территориальным обозначением (С227НА69-Тверская область), называть различные отделы по территориальным признакам (Первомайский РОВД), заставил и вынудил физически перемещать данные и т.п.

Предлагаю рассмотреть движение единицы данных в системе картотечного учета из одной картотеки в другую. В качестве наглядного примера возьмем процесс перерегистрации транспортного средства в системе регистрации транспортных средств, когда автомобиль продан физическому лицу у которого место регистрации (прописка) отличается от места регистрации предыдущего хозяина. Согласно правилам, продавец и покупатель должны прибыть в РЭО «А» (к которому относится продавец) для перерегистрации машины. После подписания договора купли продажи и оформления соответствующих документов новый владелец поучает транзитный номер который действителен в течение ограниченного срока времени. Новый владелец в период действия транзитного номера обязан прибыть в РЭО «Б» к которому он относится по регистрации (прописке). После его прибытия в РЭО «Б» у него изымается транзитный номер и другие регистрационные документы и машина регистрируется на нового владельца.

Для полноценного понимания движения единицы информации ниже проведем аналогию движения единицы данных с каждым этапом регистрационных действий.

Операция 1

Продавец и покупатель прибывают в РЭО «А» для купли продажи автомобиля и обращаются оператору. Оператор находит в учетной картотеке регистрационную карточку – то есть осуществляет физический поиск данных, что занимает определенное время. После нахождения карточки, проверяет на наличие ареста или залога автомобиля (данные записаны в регистрационной карточке автомобиля).

Операция 2

Оператор после проведения необходимых регистрационных действий выдает транзитные номера и регистрационные документы на ограниченный период времени. В следствии того что данные о новом владельце должны хранится в РЭО «Б» (так как база данных картотечная и локальная), для передачи информации из РЭО «А» в РЭО «Б» разработан следующий процесс. Данные о новом владельце и его машине будут перемещаться вместе с ним, для чего ему будут выданы транзитные номера. Учетная карточка со специальной отметкой о снятии с учета останется в РЭО «А» как единица информации в истории о транспортном средстве. Снятие с учета в этом случае означает что в базе данные РЭО «А» данная единица информации станет не активной и больше не будет в списке физического поиска данных упомянутого выше (учетную карточку снятой с учета машины просто переложат в отдельно от других активных каточек). Сама же передаваемая информация будет отображена в транзитном номере и в регистрационных документах.

Операция 3

Новый владелец получивший транзитные номера в результате снятия с учета автомобиля из РЭО «А», убывает в РЭО «Б». Само название типа номера «транзитный» говорит о том, что номер нужен для перемещения данных. Происходит перемещение информации из РЭО «А» в РЭО «Б», в которой новый владелец выступает переносчиком данных. Для гарантированного завершения перемещения информации, транзитные номера выдаются на определенный срок действия, в течении которого новый владелец обязан встать на учет в РЭО «Б». Контроль за данным процессом возложен на соответствующие государственные органы. Из вышеуказанного следует, что за контролем исполнения процесса перемещения данных задействована и используется колоссальная правовая норма и человеческие ресурсы.

Операция 4

После прибытия автомобиля в РЭО «Б» осуществляется его постановка на учет, что подразумевает запись данных об автомобиле в картотеке РЭО «Б». Оператор изымает транзитные номера и выдает новые государственные номера, при этом производит распечатку регистрационной карточки и внесение ее в картотеку. В данной регистрационной карточке отображены все данные которые были переданы из РЭО «Б».

На этом процесс «аналогового» перемещения данных их РЭО «А» в РЭО «Б» завершается. Бесспорно, данный алгоритм движения информации сложный и требует больших затрат как со стороны человеческих ресурсов так и со стороны физической деятельности. Перемещаемые данные о автомобиле не превышают объём 3 килобайт, тогда как рыночная стоимость перемещения информации с использованием существующих технологий объёмом 1024 килобайт составляет 3 сома (согласно максимальным тарифам сотовых операторов).

Эра применения СУБД-Систем управления базами данных

Применение систем управления базами данных позволяет кардинально упростить процессы изменения данных в больших массивах регистрационных процессов. Автоматизировать и выдавать гарантированные результаты на запросы по данным.

Для наглядного примера поведем аналогию с вышеизложенным процессом перерегистрации автомобиля если бы были использованы СУБД.

Операция 1

Операция 2

На этом процесс перерегистрации завершается. Все остальные операции не имеют актуальности, так как база данных централизована. Новому владельцу нет необходимости получать (платить) транзитные номера. Стоять в очереди на регистрацию транспорта (постановку), платить за сформированное заявление и тп. При этом уменьшится нагрузка на сотрудников РЭО так как операция уже не будет требовать сложной схемы перерегистрации.

Также отпадает надобность ряда ограничений, таких как применение регионального признака в государственных номерах (не будут нужны обозначения региона что позволит оформлять машины в любом РЭО), записи адреса владельца в регистрационных документах, перерегистрация в случае изменения места жительства и так далее по огромному списку.

Практически исключается возможность подделки регистрационных документов, так как сведения по ТС предоставляются из базы данных.

Сложившиеся процессы получения данных в государственных учреждениях основаны на возможностях картотечного учета и хранения данных.

На основании вышеизложенного можно определить следующие основные преимущества применения автоматизированных информационных систем (АИС):

АИС существенно упростят и изменят в корне подход регистрационным процессам.
В регистрационных процессах необходимо использовать принципы и правила построения СУБД.
Для полноценного применения возможностей АИС следует изменить устоявшийся порядок регистрации.
Широкие возможности прямой системной интеграции с другими системами (например банковскими).
Сведение к минимуму ошибок связанных с человеческим фактором.
Сокращение времени получения информации гражданам.

Источник: habr.com