ইআরপি সিস্টেম: এটি কী, কেন এটি প্রয়োগ করা উচিত এবং আপনার কোম্পানির কি এটি প্রয়োজন?

রেডিমেড ইআরপি সিস্টেম বাস্তবায়ন করার সময়, 53% কোম্পানি অভিজ্ঞতা গুরুতর চ্যালেঞ্জ যার জন্য ব্যবসায়িক প্রক্রিয়া এবং সাংগঠনিক পদ্ধতির পরিবর্তন প্রয়োজন এবং 44% কোম্পানি উল্লেখযোগ্য প্রযুক্তিগত সমস্যার সম্মুখীন হয়। নিবন্ধগুলির একটি সিরিজে, আমরা ব্যাখ্যা করব একটি ERP সিস্টেম কী, এটি কীভাবে উপকারী, কীভাবে এটির বাস্তবায়নের প্রয়োজনীয়তা নির্ধারণ করা যায়, একটি প্ল্যাটফর্ম প্রদানকারী নির্বাচন করার সময় আপনার কী জানা দরকার এবং কীভাবে এটি বাস্তবায়ন করতে হবে।

একটি ইআরপি সিস্টেমের ধারণাটি মার্কিন যুক্তরাষ্ট্র থেকে এসেছে এবং আক্ষরিক অর্থে এন্টারপ্রাইজ রিসোর্স প্ল্যানিং - এন্টারপ্রাইজ রিসোর্স প্ল্যানিং হিসাবে অনুবাদ করা হয়েছে। একাডেমিকভাবে, এটি এইরকম দেখায়: "ইআরপি হল উত্পাদন এবং ক্রিয়াকলাপ, শ্রম ব্যবস্থাপনা, আর্থিক ব্যবস্থাপনা এবং সম্পদ ব্যবস্থাপনাকে একীভূত করার জন্য একটি সাংগঠনিক কৌশল, যা একটি বিশেষ, সমন্বিত অ্যাপ্লিকেশন সফ্টওয়্যার প্যাকেজ (সফ্টওয়্যার) এর মাধ্যমে এন্টারপ্রাইজ সংস্থানগুলির ক্রমাগত ভারসাম্য এবং অপ্টিমাইজেশনের উপর দৃষ্টি নিবদ্ধ করে। কার্যকলাপের সমস্ত ক্ষেত্রের জন্য একটি সাধারণ ডেটা মডেল এবং প্রক্রিয়া প্রদান করে।"

প্রতিটি সরবরাহকারী তার ফোকাস এবং সমাধানের কাজগুলির উপর ভিত্তি করে তার নিজস্ব উপায়ে যে সিস্টেমটি তৈরি করেছে তা বুঝতে পারে। উদাহরণস্বরূপ, একটি ইআরপি সিস্টেম খুচরা বিক্রয়ের জন্য আরও উপযুক্ত, তবে তেল শোধনাগারের জন্য উপযুক্ত নয়। তদুপরি, প্রতিটি কোম্পানি এবং তার কর্মচারী যারা প্ল্যাটফর্ম ব্যবহার করে তারা তাদের কাজের যে অংশের সাথে যোগাযোগ করে তার উপর ভিত্তি করে এটিকে ভিন্নভাবে কল্পনা করে।

এর মূল অংশে, ইআরপি হল একটি একক ডাটাবেসের উপর ভিত্তি করে সমস্ত ব্যবসায়িক প্রক্রিয়া এবং কোম্পানির সংস্থানগুলি পরিচালনা করার জন্য একটি তথ্য ব্যবস্থা। 

কেন আপনি একটি ERP সিস্টেম প্রয়োজন?

যেকোনো তথ্য ব্যবস্থার মতো, ERP ডেটা নিয়ে কাজ করে। প্রতিটি কর্মচারী এবং বিভাগ ক্রমাগত শত শত মেগাবাইট তথ্য তৈরি করে। একটি ছোট প্রতিষ্ঠানে, ব্যবস্থাপকের সমস্ত তথ্য এবং প্রক্রিয়াগুলি নিরীক্ষণ করার জন্য সরাসরি অ্যাক্সেস রয়েছে। যদি এক বা দুটি ব্যবসায়িক প্রক্রিয়ার কাঠামোর মধ্যে প্রচুর পরিমাণে ডেটা তৈরি করা হয়, তাহলে ম্যানেজারকে শুধুমাত্র লক্ষ্যযুক্ত আইটি সমাধানগুলির সাথে এটি ডিজিটাইজ করতে হবে। সাধারণত, একটি সংস্থা অ্যাকাউন্টিং সফ্টওয়্যার এবং উদাহরণস্বরূপ, সিআরএম ক্রয় করে।

কোম্পানীর বৃদ্ধির সাথে সাথে, সেই পৃথক প্রক্রিয়াগুলি যেগুলি পরিচালনা করতে পূর্বে ন্যূনতম সময় লাগত সেগুলি প্রচুর পরিমাণে তথ্যে রূপান্তরিত হয়। অন্যান্য ব্যবসায়িক প্রক্রিয়ার সাথে একত্রে, ভিন্ন তথ্য প্রবাহের জন্য তাদের একত্রিত এবং বিশ্লেষণ করার জন্য বিশাল প্রশাসনিক কর্মীদের প্রয়োজন। অতএব, একটি ERP সিস্টেম ছোট দ্বারা নয়, মাঝারি এবং বড় ব্যবসার জন্য প্রয়োজন।

কিভাবে বুঝবেন যে একটি কোম্পানির একটি ERP সিস্টেম প্রয়োজন

আমাদের গ্রাহকদের জন্য একটি সাধারণ গল্প এই মত যায়. কিছু সময়ে, এটি স্পষ্ট হয়ে যায় যে সমস্ত প্রধান প্রক্রিয়াগুলি স্বয়ংক্রিয়, এবং কাজের দক্ষতা বৃদ্ধি পায় না। 

দেখা যাচ্ছে যে প্রতিটি প্রক্রিয়া তার নিজস্ব পৃথক তথ্য সিস্টেমে অবস্থিত। তাদের লিঙ্ক করার জন্য, কর্মচারীরা ম্যানুয়ালি প্রতিটি সিস্টেমে ডেটা প্রবেশ করে এবং তারপর ম্যানেজমেন্ট ম্যানুয়ালি ডুপ্লিকেট ডেটা সংগ্রহ করে সমগ্র কোম্পানির কার্যকলাপ বিশ্লেষণ করতে। নীতিগতভাবে, এই ধরনের কাজের মেকানিক্স একটি নির্দিষ্ট বিন্দু পর্যন্ত উত্পাদনশীল। প্রধান জিনিসটি হওয়ার আগে সর্বাধিক দক্ষতা অর্জনের মুহূর্তটি নির্ধারণ করা, এবং যখন জরুরী মোডে প্রক্রিয়াগুলির প্রক্রিয়াগুলি পরিবর্তন করা প্রয়োজন তখন নয়।

কোন তথ্য সিস্টেমই কখনই রিপোর্ট করবে না যে সেই মুহূর্তটি এসেছে যখন কোম্পানীটি এমন স্তরে বেড়েছে যেখানে একটি ERP সিস্টেম প্রয়োজন। বিশ্ব অভিজ্ঞতা 4টি প্রধান লক্ষণ দেখায় যা আপনাকে এটি বুঝতে অনুমতি দেবে:

একটি অবহিত ব্যবস্থাপনা সিদ্ধান্ত নিতে পর্যাপ্ত ডেটা নেই।

ব্যবসার যেকোনো সিদ্ধান্তের পরিণতি হয় যা শেষ পর্যন্ত আর্থিক ক্ষতির কারণ হয় বা বিপরীতভাবে, আয়ে। একটি সিদ্ধান্তের গুণমান নির্ভর করে যে তথ্যের উপর ভিত্তি করে। যদি ডেটা পুরানো, অসম্পূর্ণ বা ভুল হয়, তাহলে সিদ্ধান্তটি ভুল বা ভারসাম্যহীন হবে। 

তথ্যের অসঙ্গতির প্রধান কারণ: 

• সমালোচনামূলক তথ্য পৃথক কর্মচারী এবং বিভাগের মধ্যে ছড়িয়ে ছিটিয়ে আছে; 

• তথ্য সংগ্রহের জন্য কোন নিয়ম নেই; 

• বিভিন্ন ভূমিকা এবং বিভিন্ন সময়ে কর্মচারীদের দ্বারা তথ্য সংগ্রহ করা হয়।

একটি ERP প্ল্যাটফর্মের সাথে যা আপনার ব্যবসায়িক প্রক্রিয়াগুলির সাথে খাপ খায়, আপনি আপনার সমস্ত ডেটা কেন্দ্রীভূত করতে পারেন। সমস্ত তথ্য বাস্তব সময়ে একটি একক সিস্টেমে প্রতিটি কর্মচারী এবং বিভাগ দ্বারা তৈরি করা হয়। এর মানে হল যে আপনার এবং কোম্পানির অন্য কারও যে ডেটার প্রয়োজন হতে পারে তা সর্বদা যথাসম্ভব নির্ভুল এবং আপ-টু-ডেট।

আইটি সিস্টেমের মধ্যে একীকরণের অভাব অপারেশনাল ব্যর্থতার দিকে পরিচালিত করে এবং কোম্পানির বৃদ্ধিকে বাধা দেয়।

প্রতিটি আইটি সিস্টেমের ডেটা ফর্ম্যাটের জন্য নিজস্ব প্রয়োজনীয়তা রয়েছে, বিভিন্ন সময়ে নির্মিত এবং বিভিন্ন প্রযুক্তি, নীতি এবং প্রোগ্রামিং ভাষা ব্যবহার করে। এটি কর্মীদের কাজের মধ্যে প্রতিফলিত হয়, যারা বিভিন্ন ভাষায় এবং মিথস্ক্রিয়া গতিতে যোগাযোগ করে। 

একটি ইআরপি সিস্টেম পৃথক ফাংশনগুলিকে একটি সমন্বিত এবং সহজে বোঝা যায় এমন জায়গায় একত্রিত করে। ERP সিস্টেম একটি অনুবাদক হিসাবে কাজ করে, সহযোগিতা এবং ধারাবাহিকতা নিশ্চিত করতে একাধিক প্রোগ্রামিং ভাষায় কথা বলে।

আপনার গ্রাহকরা পরিষেবার সাথে অসন্তুষ্ট।

গ্রাহকরা অভিযোগ করলে বা চলে গেলে, আপনার দক্ষতা সম্পর্কে চিন্তা করা উচিত। এটি চাহিদার চেয়ে বেশি সরবরাহ, বিলম্বে ডেলিভারি, ধীরগতির পরিষেবা, বা শুধুমাত্র একটি সাধারণ অনুভূতি যে ব্যবসার কাছে প্রতিটি গ্রাহকের যত্ন নেওয়ার জন্য সংস্থান বা সময় নেই। 

যখন একটি ব্যবসা একটি মাঝারি বা বড় আকারে বৃদ্ধি পায়, তখন ইআরপি অসন্তুষ্ট গ্রাহকদেরকে বিশ্বস্ত ব্যক্তিতে পরিণত করে। গ্রাহকরা পরিষেবার উন্নতি অনুভব করতে শুরু করে এবং কোম্পানির সাথে পরিবর্তনগুলি অনুভব করে।

আপনি পুরানো সিস্টেম ব্যবহার করছেন.

অনুযায়ী অন্বেষণ Veeam 2020 ডেটা প্রোটেকশন ট্রেন্ডস রিপোর্ট, ডিজিটাল ব্যবসায় রূপান্তরের প্রধান বাধা পুরানো প্রযুক্তি। যদি কোনও সংস্থা এখনও ম্যানুয়াল এন্ট্রি সিস্টেম বা কাগজের নথি নিয়ে কাজ করে, তবে মহামারী পরবর্তী সময়ে এটি অবশ্যই পিছিয়ে থাকবে। 

উপরন্তু, একটি কোম্পানির আইটি সিস্টেমগুলি বেশ আধুনিক কিন্তু বিচ্ছিন্ন হতে পারে। এই ক্ষেত্রে, প্রতিটি বিভাগ নিজস্ব তথ্য বাঙ্কার তৈরি করে, যেখান থেকে তথ্য ডোজ বা ভুলভাবে বেরিয়ে আসে। যদি পৃথক সিস্টেমগুলির সংহতকরণ অত্যন্ত ব্যয়বহুল বা অসম্ভব হয়, তবে সেগুলিকে একটি একক ERP সিস্টেমে পরিবর্তন করা প্রয়োজন।

একটি ইআরপি সিস্টেম একটি ব্যবসায় কি সুবিধা প্রদান করে?

একটি ইআরপি সিস্টেম হল একটি পণ্য যা একটি কোম্পানি তার নিজের খরচে ক্রয় করে। এর বাস্তবায়ন একটি বিনিয়োগ হিসাবে দেখা হয় যা লাভ আনতে হবে। কোন ERP সিস্টেম প্রস্তুতকারক গ্যারান্টি দেয় না যে এটি কোম্পানির আয় বৃদ্ধি আনবে। এবং এটি শুধুমাত্র ইআরপি সিস্টেমের ক্ষেত্রেই নয়, যেকোনো আইটি সমাধানের ক্ষেত্রেও প্রযোজ্য। যাইহোক, বাস্তবায়নের সমস্ত সুবিধা পরোক্ষভাবে লাভকে প্রভাবিত করে:

আইটি সিস্টেমে সঞ্চয়

বিভিন্ন বৈচিত্র্যময় সিস্টেমে সম্পদ ব্যয় করার পরিবর্তে, যার প্রত্যেকটির জন্য বিশেষ সহায়তা, অবকাঠামো, লাইসেন্স এবং কর্মচারী প্রশিক্ষণ প্রয়োজন, আপনি একটি ERP প্ল্যাটফর্মে সমস্ত খরচকে কেন্দ্রীভূত করতে পারেন। এটি মডিউল নিয়ে গঠিত যা সমন্বিত অংশগুলির সাথে পৃথক সিস্টেম প্রতিস্থাপন করে। 

যদি একটি নির্দিষ্ট কোম্পানির চাহিদা মেটানোর জন্য একটি ERP সিস্টেম স্ক্র্যাচ থেকে তৈরি করা হয়, তবে এতে তৃতীয় পক্ষের সিস্টেম এবং পরিষেবা অন্তর্ভুক্ত থাকতে পারে যা ব্যবসায়িক অংশীদার, সরবরাহকারী, ক্লায়েন্ট এবং অন্যান্য প্রতিপক্ষের সাথে কাজ করার জন্য সুবিধাজনক হবে।

সম্পূর্ণ স্বচ্ছতা

ERP যেকোনো বিভাগের প্রতিটি ব্যবসায়িক প্রক্রিয়ায় 24/7 পূর্ণ অ্যাক্সেস সহ ব্যবস্থাপনা প্রদান করে। উদাহরণস্বরূপ, আপনি পরিকল্পিত ডেলিভারি এবং ট্রানজিটে ডেলিভারি সহ দৈনিক ভিত্তিতে ইনভেন্টরি ট্র্যাক করতে পারেন। ইনভেন্টরি লেভেলের একটি সম্পূর্ণ ছবি থাকা আপনাকে আরও সঠিকভাবে কার্যকরী মূলধন নিয়ন্ত্রণ করতে দেয়।

স্বয়ংক্রিয় প্রতিবেদন এবং শক্তিশালী পরিকল্পনা

ERP সমস্ত প্রক্রিয়ার জন্য একটি একক, ইউনিফাইড রিপোর্টিং সিস্টেম তৈরি করে। এটি যে কোনো সময় স্বয়ংক্রিয়ভাবে দরকারী প্রতিবেদন এবং বিশ্লেষণ তৈরি করে। এটির সাথে, ব্যবস্থাপনাকে ম্যানুয়ালি স্প্রেডশীট এবং চিঠি সংগ্রহ করতে হবে না। 

এইভাবে, প্ল্যাটফর্মটি কৌশলগত পরিকল্পনা, আরও ভাল বিশ্লেষণ এবং বিভাগীয় কর্মক্ষমতা তুলনা করার জন্য সময় মুক্ত করে। একটি ERP সিস্টেম বিশ্লেষণে এমন প্রবণতা খুঁজে পেতে সাহায্য করে যা আগে লক্ষ্য করা হয়নি এবং এমনকি লক্ষ্য করার সুযোগও ছিল না।

দক্ষতা বৃদ্ধি

ইআরপি নিজেই একটি প্যানেসিয়া নয়। এটি শুধুমাত্র ব্যবসার সুনির্দিষ্ট বিষয়গুলি মেনে চলাই নয়, এটি সঠিকভাবে বাস্তবায়ন করাও গুরুত্বপূর্ণ। অনুসারে অন্বেষণ 315 অফ-দ্য-শেল্ফ ইআরপি সিস্টেম প্রদানকারীর সাথে, শুধুমাত্র আংশিকভাবে সফল বাস্তবায়নের অংশটি শিল্পের উপর নির্ভর করে 25 থেকে 41 শতাংশের মধ্যে অনুমান করা হয়েছিল। সঠিক ইআরপি নিয়মিত কাজে ব্যয় করা সময় এবং প্রচেষ্টাকে উল্লেখযোগ্যভাবে হ্রাস করে। 

গ্রাহক সেবা

গ্রাহক পরিষেবা ব্যবসার একটি মূল অংশ। একটি ERP সিস্টেম গ্রাহক নিবন্ধন বজায় রাখা থেকে গ্রাহকদের সাথে সম্পর্ক তৈরি এবং বজায় রাখার দিকে কর্মীদের ফোকাস সরিয়ে দেয়। 

পরিসংখ্যান দেখায় যে 84 শতাংশ ক্লায়েন্ট হতাশ হয় কোম্পানিতে যদি তারা প্রশ্নের পর্যাপ্ত উত্তর না পায়। ERP যোগাযোগের মুহূর্তে কর্মচারীকে সমস্ত প্রয়োজনীয় তথ্য এবং ক্লায়েন্টের ইতিহাস সরবরাহ করে। এটির সাথে, কর্মীরা আমলাতন্ত্রের সাথে নয়, ক্লায়েন্টদের আকর্ষণ এবং ধরে রাখার সাথে কাজ করে। ক্লায়েন্টরা কোম্পানির পরিবর্তন সম্পর্কে না জেনেও এর বাস্তবায়নের সুবিধা অনুভব করে।

তথ্য সুরক্ষা

তথ্য নিরাপত্তার নিরঙ্কুশ গ্যারান্টি দিতে পারে এমন তথ্য ব্যবস্থা খুব কমই আছে। গ্রাহক এবং কর্মচারীদের ব্যক্তিগত তথ্য, ইমেল, বুদ্ধিবৃত্তিক সম্পত্তি, আর্থিক তথ্য, চালান, চুক্তি - যত বেশি সিস্টেম এই তথ্য প্রক্রিয়া করে, ঝুঁকিগুলি ট্র্যাক করা তত বেশি কঠিন। ERP সিস্টেম অ্যাক্সেস, ডেটা ইনপুট এবং আউটপুট এবং তথ্যের কেন্দ্রীভূত স্টোরেজের জন্য অভিন্ন মান প্রবর্তন করে। 

যাইহোক, একটি রেডিমেড ইআরপি সিস্টেমের মার্কেট শেয়ার যত বেশি হবে, ততবার এটি হ্যাকার আক্রমণের শিকার হয়। আপনার নিজস্ব ERP সিস্টেম বিকাশ করা বাঞ্ছনীয় হবে, যে কোড বেসটি শুধুমাত্র আপনার অ্যাক্সেস থাকবে। যদি আপনার কোম্পানির ERP সিস্টেমটি স্ক্র্যাচ থেকে তৈরি করা হয়, তাহলে হ্যাকাররা প্রথমে দুর্বলতার জন্য এটি পরীক্ষা করার জন্য সিস্টেমের অনুলিপি খুঁজে পাবে না।

সহযোগিতা উৎপাদনশীলতা

প্রায়শই বিভাগ বা কর্মচারীদের মধ্যে সহযোগিতার আগ্রহ ম্লান হয়ে যায় কারণ ডেটা স্থানান্তরের জন্য অনেক রুটিন অপারেশনের প্রয়োজন হয় বা কোম্পানির মনস্তাত্ত্বিক আবহাওয়ার কারণে। একটি ইউনিফাইড সিস্টেম তথ্যের অ্যাক্সেস স্বয়ংক্রিয় করে, মানব ফ্যাক্টরের নেতিবাচক অভিজ্ঞতা দূর করে এবং কোম্পানির মধ্যে যোগাযোগের গতি বাড়ায়।

ইউনিফাইড ব্যবসায়িক প্রক্রিয়া

পূর্ব-নির্মিত ইআরপি সিস্টেমগুলি শিল্পের সর্বোত্তম অনুশীলন অনুসারে তৈরি করা হয়। এটি ব্যবসাগুলিকে তাদের নিজস্ব প্রক্রিয়াগুলিকে মানসম্মত করতে দেয়। 

যাইহোক, বাস্তবে, একটি এন্টারপ্রাইজকে একটি কঠিন বাছাই করতে হয়: হয় এটি এন্টারপ্রাইজের মান পূরণ করতে ইআরপি সিস্টেম সেট আপ এবং সংশোধন করতে একটি দীর্ঘ এবং ব্যয়বহুল সময় নেয়, অথবা এটির নিজস্ব ব্যবসায়িক প্রক্রিয়াগুলিকে কাস্টমাইজ করা বেদনাদায়ক। ইআরপি সিস্টেমের মান। 

একটি তৃতীয় উপায় আছে - প্রাথমিকভাবে আপনার নিজের ব্যবসায়িক প্রক্রিয়াগুলির জন্য সিস্টেমটি বিকাশ করা।

মাপযোগ্যতা

আপনি আপনার গ্রাহক বেস প্রসারিত করছেন, নতুন বাজারে বিস্তৃত হচ্ছেন, নতুন প্রক্রিয়া, বিভাগ বা পণ্য প্রবর্তন করছেন, বা অন্যথায় সঠিক বিক্রেতার সাথে আপনার ব্যবসাকে স্কেল করছেন, আপনার ERP প্ল্যাটফর্ম পরিবর্তনের সাথে খাপ খাইয়ে নিতে পারে।

যেহেতু কোম্পানির সমস্ত প্রক্রিয়ায় ERP সিস্টেম প্রয়োগ করা হচ্ছে, সুনির্দিষ্টতার উপর নির্ভর করে সুবিধার তালিকা বাড়তে পারে। বাজারে কয়েক ডজন এবং শত শত রেডিমেড সলিউশন তৈরি করা হয়েছে যা ক্রেতাদের সাবস্ক্রিপশন, আপডেট এবং সমর্থনের গতি, বন্ধ কার্যকারিতা এবং আর্কিটেকচারের কাঠামোতে বাধ্য করে - একটি একক সরবরাহকারীর কাঠামোর মধ্যে। শুধুমাত্র আপনার নিজস্ব ERP সিস্টেমের বিকাশ কোন সীমাবদ্ধতা ছাড়াই সর্বাধিক সুযোগ প্রদান করে। 

কীভাবে একটি ইআরপি সিস্টেম প্রস্তুতকারক চয়ন করবেন, অর্থ হারাতে না দেওয়ার জন্য কী প্রশ্ন জিজ্ঞাসা করতে হবে এবং বাস্তবায়নের পরিকল্পনা করার সময় কী বিবেচনা করতে হবে তা শিখতে নিম্নলিখিত নিবন্ধগুলি পড়ুন।

উত্স: www.habr.com