আমরা কীভাবে MOEK-এ অ্যাকাউন্টিং বিভাগের কাজকে রূপান্তর করতে সাহায্য করেছি

আমাদের প্রযুক্তিগুলি কীভাবে সাহায্য করে সে সম্পর্কে আমরা বেশ কয়েকবার লিখেছি বিভিন্ন সংস্থা এমনকি এমনকি সমগ্র রাজ্য যেকোনো ধরনের নথি থেকে তথ্য প্রক্রিয়াকরণ এবং অ্যাকাউন্টিং সিস্টেমে ডেটা প্রবেশ করান। আজ আমরা আপনাকে বলব কিভাবে আমরা বাস্তবায়ন করেছি ABBYY FlexiCapture в মস্কো ইউনাইটেড এনার্জি কোম্পানি (MOEK) - মস্কোতে তাপ এবং গরম জলের বৃহত্তম সরবরাহকারী।

নিজেকে একজন সাধারণ হিসাবরক্ষকের জায়গায় কল্পনা করুন। আমরা বুঝতে পারি যে এটি সহজ নয়, তবে যাইহোক চেষ্টা করুন। প্রতিদিন আপনি বিপুল সংখ্যক কাগজের বিল, চালান, সার্টিফিকেট এবং আরও অনেক কিছু পান। এবং বিশেষ করে অনেক - রিপোর্ট করার আগের দিনগুলিতে। সমস্ত বিবরণ এবং পরিমাণগুলি দ্রুত এবং সাবধানতার সাথে পরীক্ষা করা, পুনরায় টাইপ করা এবং অ্যাকাউন্টিং সিস্টেমে প্রবেশ করা, ম্যানুয়ালি লেনদেন করা এবং সংরক্ষণাগারে নথি পাঠাতে হবে, যাতে সেগুলি অভ্যন্তরীণ নিরীক্ষক, ট্যাক্স পরিষেবা, ট্যারিফের কাছে যাচাইয়ের জন্য দ্রুত জমা দেওয়া যায়। নিয়ন্ত্রক কর্তৃপক্ষ এবং অন্যান্য। কঠিন? কিন্তু এটি একটি দীর্ঘস্থায়ী ব্যবসায়িক অনুশীলন যা অনেক কোম্পানিতে বিদ্যমান। MOEK-এর সাথে একসাথে, আমরা এই শ্রমসাধ্য কাজটিকে সহজ করেছি এবং এটিকে আরও সুবিধাজনক করেছি৷ আপনি এটি কিভাবে ছিল আগ্রহী হলে, বিড়াল স্বাগত জানাই.

ফটোটি মস্কো CHPP-21 দেখায়, ইউরোপের তাপ শক্তির বৃহত্তম উৎপাদনকারী। এই স্টেশনে উৎপন্ন তাপ MOEK দ্বারা মস্কোর উত্তরের 3 মিলিয়ন বাসিন্দাদের সরবরাহ করা হয়। ফটো উত্স.

মস্কোতে MOEK-এর দেড় ডজন শাখা রয়েছে। তারা 15 কিমি হিটিং নেটওয়ার্ক, 811টি তাপ স্টেশন এবং বয়লার হাউস, 94 হিটিং পয়েন্ট এবং 10টি পাম্পিং স্টেশন পরিষেবা দেয় এবং নতুন তাপ সরবরাহ ব্যবস্থা তৈরি ও ইনস্টল করে। কোম্পানি ব্যবসায়িক ক্রিয়াকলাপের জন্য বিভিন্ন সরঞ্জাম এবং পরিষেবা ক্রয় করে: প্রতি বছর প্রায় 2000 ক্রয়. ক্রয় শুরু করার প্রতিটি বিভাগে নথির প্রস্তুতি বিশেষ কর্মচারী - চুক্তি সুপারভাইজার দ্বারা বাহিত হয়।

একটি বড় কোম্পানিতে চুক্তি কিভাবে কাজ করে? কিউরেটররা যখন একটি চুক্তিতে প্রবেশ করে, তখন তারা তাদের প্রতিপক্ষের কাছ থেকে অনেক গুরুত্বপূর্ণ কাগজের নথি পায়: ডেলিভারি নোট, পরিষেবা বিধানের শংসাপত্র, চালান, শংসাপত্র, ইত্যাদি। সাধারণত, কিউরেটর ব্যবসার কাগজপত্র স্ক্যান করে এবং তারপর এন্টারপ্রাইজ রিসোর্সে অর্ডারে স্ক্যানগুলি সংযুক্ত করে। ব্যবস্থাপনা পদ্ধতি. আর্থিক নিয়ন্ত্রক ম্যানুয়ালি সমস্ত ডেটা পরীক্ষা করে। এর পরে, কিউরেটর আসল নথিগুলি অ্যাকাউন্টিং বিভাগে নিয়ে যায়। অথবা কুরিয়ার এটি করে, এবং তারপরে নথিগুলি সরাতে বেশি সময় লাগতে পারে - কয়েক ঘন্টা থেকে কয়েক দিন পর্যন্ত।

এবং সবকিছু ঠিক হবে, কিন্তু, অন্যান্য অনেক কোম্পানির মতো:

• প্রতিবেদন জমা দেওয়ার কয়েক দিন আগে কাগজপত্র অ্যাকাউন্টিং বিভাগে পৌঁছাতে পারে। তখন হিসাবরক্ষকদের কর্মস্থলে দিন-রাত কাটাতে হয়। সমস্ত চালান, চালান ইত্যাদি সঠিকভাবে পূরণ করা হয়েছে কিনা তা আপনাকে ম্যানুয়ালি পরীক্ষা করতে হবে। তারপর, সবকিছু সঠিক হলে, কর্মচারী অ্যাকাউন্টিং সিস্টেমে ডেটা পুনরায় টাইপ করে এবং পোস্টিং করে। একই সময়ে, হিসাবরক্ষকের সময়ের 90% ডেটা পুনর্মুদ্রণে ব্যয় হয় - বিবরণ, পরিমাণ, তারিখ, আইটেম নম্বর ইত্যাদি। এ কারণে ভুল হওয়ার আশঙ্কা থাকে।
• ডকুমেন্টে ত্রুটি থাকতে পারে। আর মাঝে মাঝে কিছু বিল বা সার্টিফিকেট হারিয়ে যায়। কখনও কখনও রিপোর্ট জমা দেওয়ার আগে শেষ দিনগুলিতে এটি স্পষ্ট হয়ে যায়। এ কারণে নথি অনুমোদনের সময় বিলম্বিত হতে পারে।
• এন্ট্রি করার পর, হিসাবরক্ষক ইনভয়েস, চালান সঞ্চয় করে এবং আলাদা কাগজ এবং ইলেকট্রনিক সংরক্ষণাগারে কাজ করে। কেন এই কঠিন? উদাহরণস্বরূপ, MOEK শুল্ক অনুযায়ী কাজ করে, এবং তাই নির্বাহী কর্তৃপক্ষের কাছে নিয়মিত তার খরচ রিপোর্ট করতে বাধ্য। এবং যখন পরবর্তী রাষ্ট্র বা ট্যাক্স অডিট অ্যাকাউন্টিং বিভাগে আসে, কর্মচারীদের দীর্ঘ সময়ের জন্য নথি খুঁজতে হয়।

MOEK অ্যাকাউন্টিং বিভাগটি দেখতে এইরকম ছিল:


দ্রুত লেনদেন বন্ধ করতে এবং প্রতিবেদন জমা দেওয়ার জন্য, ক্রয়ের ক্ষেত্রে বাজারের পরিবর্তনগুলিকে আরও ভালভাবে মূল্যায়ন করতে এবং এর আর্থিক কৌশল পরিকল্পনা করার জন্য এই স্কিমটি পুনর্নির্মাণ এবং সহজ করার সিদ্ধান্ত নেওয়া শক্তি শিল্পে MOEKই প্রথম। অ্যাকাউন্টিং বিভাগের দীর্ঘস্থায়ী কাজের সিস্টেমটি নিজে থেকে পরিবর্তন করা সহজ ছিল না, তাই কোম্পানিটি তার অংশীদার - ABBYY-এর সাথে এটিকে রূপান্তর করার সিদ্ধান্ত নিয়েছে।

যত তাড়াতাড়ি বলা হয়ে গেল

ABBYY বিশেষজ্ঞদের একটি দল MOEK-এ বুদ্ধিমান তথ্য প্রক্রিয়াকরণের জন্য একটি সর্বজনীন প্ল্যাটফর্ম বাস্তবায়ন করেছে ABBYY FlexiCapture এবং কনফিগার করা হয়েছে:

• নথি প্রক্রিয়াকরণের জন্য নমনীয় বর্ণনা (ডেটা নিষ্কাশন টেমপ্লেট)। আমরা হাব্রেতে এটি কী এবং এর জন্য কী প্রয়োজন সে সম্পর্কে বিস্তারিতভাবে কথা বলেছি এখানে и এখানে. সমাধান ব্যবহার করে, MOEK 30 টিরও বেশি ধরণের নথি প্রক্রিয়া করে (উদাহরণস্বরূপ, ইনস্টল করা সরঞ্জামের একটি শংসাপত্র বা এজেন্সি ফিগুলির একটি শংসাপত্র) এবং তাদের থেকে 50টির বেশি বৈশিষ্ট্য (ডকুমেন্ট নম্বর, ভ্যাট সহ মোট পরিমাণ, ক্রেতা, বিক্রেতার নাম, ঠিকাদার, পণ্যের পরিমাণ, ইত্যাদি।);
• চেক করার জন্য এবং ডেটা আপলোড করার জন্য একটি সংযোগকারী, যা ABBYY FlexiCapture, SAP এবং OpenText কে সংযুক্ত করেছে। সংযোগকারীকে ধন্যবাদ, বিভিন্ন ডিরেক্টরি ব্যবহার করে অর্ডার এবং চুক্তি থেকে স্বয়ংক্রিয়ভাবে ডেটা পরীক্ষা করা সম্ভব হয়েছে। আমরা নীচে এই সম্পর্কে কথা বলব;
• OpenText-এর উপর ভিত্তি করে একটি ইলেকট্রনিক সংরক্ষণাগারে নথি রপ্তানি করা। এখন সমস্ত নথি স্ক্যান এক জায়গায় সংরক্ষণ করা হয়;
• ডকুমেন্টের স্ক্যান করা ছবিগুলির লিঙ্ক সহ SAP ERP-তে খসড়া অ্যাকাউন্টিং এন্ট্রি।

তারপরে ABBYY এবং MOEK কর্মচারীরা একটি অনুসন্ধান ফর্ম তৈরি করে যাতে হিসাবরক্ষক, সেকেন্ডের মধ্যে, ইলেকট্রনিক আর্কাইভের যেকোনো বৈশিষ্ট্য দ্বারা গুরুত্বপূর্ণ অ্যাকাউন্টগুলি খুঁজে পেতে এবং কর পরিদর্শনের জন্য জমা দিতে পারে৷

26টি ভিন্ন মানদণ্ড ব্যবহার করে অনুসন্ধান করা সম্ভব (ছবিটি ক্লিকযোগ্য):

MOEK সফলভাবে পুরো সিস্টেমটি পরীক্ষা করার পরে, এটি চালু করা হয়েছিল। অনুমোদন, স্পষ্টীকরণ এবং উন্নতি সহ পুরো প্রকল্পটি 10 ​​মাসে সম্পন্ন হয়েছিল।

ABBYY FlexiCapture বাস্তবায়নের পর কাজের স্কিম:


আপনার কি মনে হয় কিছুই পরিবর্তন হয়নি? হ্যাঁ, ব্যবসায়িক প্রক্রিয়া একই রয়ে গেছে, এটি কেবলমাত্র যে বেশিরভাগ ফাংশন এখন মেশিন দ্বারা সঞ্চালিত হয়।

ওয়্যারিং, সম্পন্ন!

জিনিষ এখন কেমন? ধরা যাক চুক্তির কিউরেটর তাপবিদ্যুৎ কেন্দ্রের জন্য পাম্প সরবরাহের জন্য একটি লেনদেনের জন্য প্রাথমিক নথির একটি সেট পেয়েছেন, বা, উদাহরণস্বরূপ, হিটিং নেটওয়ার্ক নির্মাণ। বিশেষজ্ঞের আর নিজেকে নথিগুলির সম্পূর্ণতা এবং বিষয়বস্তু পরীক্ষা করতে হবে না, একটি কুরিয়ার কল করতে হবে এবং অ্যাকাউন্টিং বিভাগে আসল নথি পাঠাতে হবে। কিউরেটর সহজভাবে প্রাথমিক নথির স্বাক্ষরিত সেট স্ক্যান করে, এবং তারপর প্রযুক্তি গ্রহণ করে।

একটি নেটওয়ার্ক স্ক্যানিং সিস্টেম ব্যবহার করে, একজন কর্মচারী তার হট ফোল্ডার বা ইমেলে TIFF বা PDF ফর্ম্যাটে স্ক্যান পাঠায়। তারপর তিনি ABBYY FlexiCapture ওয়েব ইনপুট স্টেশন খোলেন এবং প্রক্রিয়া করার জন্য সেট করা নথির ধরন নির্বাচন করেন। উদাহরণস্বরূপ, "এজেন্সি ফি দিয়ে কাজ/পরিষেবা ক্রয়", "বস্তু ও প্রযুক্তিগত সম্পদের রসিদ (MTR)" বা "সম্পত্তি অ্যাকাউন্টিং"।

সেটের প্রকারটি প্রয়োজনীয় নথি এবং ডেটার সংখ্যা এবং প্রকারগুলি নির্ধারণ করে যা সিস্টেমকে অবশ্যই শ্রেণিবদ্ধ করতে হবে, সনাক্ত করতে হবে এবং যাচাই করতে হবে।

কিউরেটর স্বীকৃতির জন্য স্ক্যান আপলোড করে। সিস্টেমটি স্বয়ংক্রিয়ভাবে সমস্ত নথির উপস্থিতি, প্রতিটি কাগজের বিষয়বস্তু পরীক্ষা করে এবং সার্ভার বিশদগুলি সনাক্ত করে - চুক্তির তারিখ, পরিমাণ, ঠিকানা, ট্যাক্স সনাক্তকরণ নম্বর, চেকপয়েন্ট এবং অন্যান্য ডেটা। যাইহোক, MOEK রাশিয়ার প্রথম শক্তি কোম্পানি যারা এই পদ্ধতি ব্যবহার করে।

যদি কিউরেটর সমস্ত নথি আপলোড না করে থাকে বা কিছু চালানে সমস্ত ডেটা না থাকে, তবে সিস্টেম এটি লক্ষ্য করে এবং অবিলম্বে কর্মচারীকে ত্রুটি সংশোধন করতে বলে:

সিস্টেম অভিযোগ করে এবং অনুপস্থিত নথি যোগ করতে বলে (এরপরে স্ক্রিনশটগুলি ক্লিকযোগ্য):

সিস্টেম লক্ষ্য করেছে যে নথিটির মেয়াদ শেষ হয়ে গেছে:

সুতরাং, কর্মচারীর আর নথিটি সঠিকভাবে আঁকা হয়েছে কিনা তা নির্ধারণ করতে হবে না। যদি সবকিছু ঠিক থাকে, তবে বেশিরভাগ ডেটা চেক ওয়েব এন্ট্রি স্টেশনে স্বয়ংক্রিয়ভাবে হয়। এসএপি ইআরপি-তে নির্দিষ্ট অর্ডার নম্বর প্রবেশ করাই যথেষ্ট। এর পরে, স্বীকৃত ডেটা SAP-তে প্রক্রিয়াকৃত তথ্যের সাথে তুলনা করা হয়: প্রতিপক্ষের টিআইএন এবং কেপিপি, চুক্তি নম্বর এবং পরিমাণ, ভ্যাট, পণ্য বা পরিষেবার নামকরণ। একটি নথি প্রক্রিয়াকরণ এবং পরীক্ষা করতে মাত্র কয়েক মিনিট সময় লাগে।

বিশদ ব্যবহার করে - INN এবং KPP - আপনি ডিরেক্টরি থেকে পছন্দসই কোম্পানি নির্বাচন করতে পারেন:

চালান বা চালানে কোনো ত্রুটি থাকলে, এটি নথিটিকে সংরক্ষণাগারে রপ্তানি করার অনুমতি দেবে না। উদাহরণস্বরূপ, যদি একটি নথি ভুলভাবে সংকলিত হয় বা একটি অক্ষর ভুলভাবে স্বীকৃত হয়, সিস্টেম এটি নির্দেশ করবে এবং কর্মচারীকে সমস্ত ভুল সংশোধন করতে বলবে। এখানে একটি উদাহরণ:

সিস্টেম সনাক্ত করেছে যে Vasilek CJSC MOEK সরবরাহকারীদের তালিকায় অন্তর্ভুক্ত নয়।

নথিটি অ্যাকাউন্টিং বিভাগে পৌঁছানোর আগে এটি কর্মচারীদের ত্রুটিগুলি ট্র্যাক করতে দেয়।

যদি সমস্ত চেক সফলভাবে সম্পন্ন হয়, তাহলে এক ক্লিকে নথির একটি স্ক্যান করা অনুলিপি OpenText ইলেকট্রনিক আর্কাইভে পাঠানো হবে এবং একটি লিঙ্ক এবং একটি কার্ড এর মেটাডেটা SAP-তে উপস্থিত হবে। একজন হিসাবরক্ষক বা কিউরেটর সর্বদা ইলেকট্রনিক সংরক্ষণাগারে প্রয়োজনীয় অর্ডারের জন্য নথিগুলির একটি তালিকা দেখতে পারেন এবং কে নথিগুলি প্রক্রিয়া করেছে, কোন সময়সীমায় এবং কী ফলাফল পেয়েছে সে সম্পর্কে তথ্য।

পাইটর পেট্রোভিচ ইলেকট্রনিক আর্কাইভের দিকে তাকালেন, ...

...অর্ডার নং 1111 এর জন্য কে নথি আপলোড করেছে তা দেখতে।

ABBYY FlexiCapture থেকে SAP-তে ডেটা এবং স্ক্যান আপলোড করার পরে, একটি ড্রাফ্ট লেনদেন পূর্ব-ভরা ডেটা এবং নথিগুলির স্ক্যান করা চিত্রগুলির লিঙ্ক সহ প্রদর্শিত হয়৷

খসড়া ওয়্যারিং:

তারপরে হিসাবরক্ষক সমাপ্ত খসড়া এবং স্ক্যানের লিঙ্ক সহ একটি ইমেল বিজ্ঞপ্তি পান। বিশেষজ্ঞের আর কাগজের সাথে লড়াই করার দরকার নেই। তাকে যা করতে হবে তা হল লেনদেনের মোট পরিমাণ, একটি সীল এবং স্বাক্ষরের উপস্থিতির জন্য স্ক্যানগুলি পরীক্ষা করা এবং লেনদেন করা৷ হিসাবরক্ষক এখন এটিতে এক মিনিটেরও কম সময় ব্যয় করেন।

প্রকল্পের ফলাফল

• ABBYY প্রযুক্তি ব্যবহার করে, MOEK শুধুমাত্র অ্যাকাউন্টিংই নয়, আর্থিক নিয়ন্ত্রণকেও সরল ও ত্বরান্বিত করেছে। একটি পোস্ট করার জন্য, কর্মচারীদের আর মূল নথি সহ কুরিয়ারের জন্য অপেক্ষা করতে হবে না - তাদের যা করতে হবে তা হল এক ক্লিকে ইলেকট্রনিক সংরক্ষণাগার থেকে ইতিমধ্যে যাচাইকৃত ডেটা সহ একটি স্ক্যান গ্রহণ করা। সত্য, একটি কাগজ নথি এখনও প্রয়োজন. তবে এখন তা পরে হিসাব বিভাগে পাঠানো যাবে। এটি সেখানে পৌঁছালে, কর্মচারী অ্যাকাউন্টিং সিস্টেমে "অরিজিনাল রিসিভড" বক্সটি চেক করবেন।
• কর্মচারীরা অবিলম্বে স্ক্যান থেকে লেনদেন সম্পর্কে সমস্ত প্রয়োজনীয় ডেটা গ্রহণ করে, সময়মতো লেনদেন করে এবং আগে থেকে রিপোর্ট করার জন্য সমস্ত নথি প্রস্তুত করে। এখন তারা অভ্যন্তরীণ বা বাহ্যিক পরিদর্শনকে ভয় পায় না।
• হিসাবরক্ষকরা 3 গুণ দ্রুত আর্থিক লেনদেন পরিচালনা করে এবং MOEK রিপোর্টিং সময়কাল 10 দিন আগে বন্ধ করে দেয়।
• সমস্ত MOEK শাখা একটি একক ইলেকট্রনিক সংরক্ষণাগারে অ্যাকাউন্টিং নথি সংরক্ষণ করে। এর জন্য ধন্যবাদ, আপনি যেকোনো ইনভয়েস, চুক্তি বা কাজ শেষ করার পাশাপাশি সেগুলির থেকে যেকোনো বৈশিষ্ট্য (অ্যামাউন্ট, ভ্যাট, পণ্য বা পরিষেবার রেঞ্জ) আগের চেয়ে ৪ গুণ দ্রুত খুঁজে পেতে পারেন।
• সমাধানটি প্রতি বছর 2,6 মিলিয়ন পৃষ্ঠার বেশি নথি প্রক্রিয়া করে।

পরিবর্তে একটি উপসংহারের

MOEK ব্যবহার করে ABBYY FlexiCapture এখন 2 বছর ধরে এবং এই সময়ের মধ্যে আমি পরিসংখ্যান সংগ্রহ করেছি। এটি প্রমাণিত হয়েছে যে হিসাবরক্ষকরা ড্রাফ্টে পরিবর্তন না করে 95% এন্ট্রি করে। এর মানে হল যে ভবিষ্যতে এই ধরনের পোস্টিং সম্পূর্ণরূপে স্বয়ংক্রিয়ভাবে এড়িয়ে যেতে পারে। এটি তাই ঘটেছে যে এই পণ্যটি আসলে কোম্পানির ব্যবসায়িক প্রক্রিয়াগুলিতে "কৃত্রিম বুদ্ধিমত্তা" এর উপাদানগুলি প্রবর্তনের দিকে কোম্পানির প্রথম পদক্ষেপ ছিল: MOEK একটি সংশ্লিষ্ট প্রোগ্রাম তৈরি করছে।

অন্যান্য রাশিয়ান কোম্পানিগুলিও অ্যাকাউন্টিংয়ের কাজকে স্বয়ংক্রিয় করছে: এটিকে সহজ এবং আরও সুবিধাজনক করে তুলছে। উদাহরণস্বরূপ, ABBYY প্রযুক্তি ব্যবহার করে, আর্থিক নিয়ন্ত্রণ পরিষেবা "খলেবপ্রম» গুরুত্বপূর্ণ ব্যবসায়িক তথ্য 2 গুণ দ্রুত পায় এবং প্রয়োজনীয় চালান এবং ডেলিভারি নোটগুলি অনুসন্ধান করতে 20% কম সময় ব্যয় করে৷ বুদ্ধিমান তথ্য প্রক্রিয়াকরণ প্রযুক্তি হোল্ডিং এর অ্যাকাউন্টিং বিভাগের কর্মীদের সাহায্য করে "মরিচা» গণ কর নিরীক্ষার সময় তাত্ক্ষণিকভাবে প্রয়োজনীয় আর্থিক নথিগুলি সন্ধান করুন৷ 2019 সালে, কোম্পানির বিশেষজ্ঞরা প্রায় 10 মিলিয়ন পৃষ্ঠার নথি প্রক্রিয়া করার পরিকল্পনা করেছেন।

আপনি কি MOEK এবং ABBYY প্রকল্প সম্পর্কে আরও জানতে চান? 3 এপ্রিল 11:00 এ, MOEK তথ্য প্রযুক্তি কেন্দ্রের উপ-প্রধান ভ্লাদিমির ফিওকটিস্টভ একটি বিনামূল্যে মামলার বিবরণ সম্পর্কে কথা বলবেন ওয়েবিনার "কীভাবে কৃত্রিম বুদ্ধিমত্তা প্রযুক্তিগুলি শক্তি শিল্পে কোম্পানিগুলিকে বিকাশে সহায়তা করে". আপনি প্রশ্ন জিজ্ঞাসা করতে চান যোগদান.

এলিজাভেটা তিতারেনকো,
ABBYY কর্পোরেট ব্লগ সম্পাদক

উত্স: www.habr.com