নথিগুলিকে অনুলিপি করা থেকে রক্ষা করুন

অননুমোদিত অনুলিপি থেকে ইলেকট্রনিক নথি রক্ষা করার জন্য 1000 এবং একটি উপায় রয়েছে। কিন্তু ডকুমেন্টটি অ্যানালগ অবস্থায় যাওয়ার সাথে সাথে (অনুসারে GOST R 52292–2004 "তথ্য প্রযুক্তি. ইলেকট্রনিক তথ্য বিনিময়। শর্তাদি এবং সংজ্ঞা", "অ্যানালগ নথি" ধারণাটি এনালগ মিডিয়াতে নথি উপস্থাপনের সমস্ত ঐতিহ্যবাহী ফর্ম অন্তর্ভুক্ত করে: কাগজ, ফটো এবং ফিল্ম, ইত্যাদি। বিভিন্ন ডিজিটাইজেশন পদ্ধতি ব্যবহার করে উপস্থাপনার এনালগ ফর্মটিকে একটি পৃথক (ইলেক্ট্রনিক) ফর্মে রূপান্তর করা যেতে পারে।), এটিকে অনুলিপি করা থেকে রক্ষা করার উপায়গুলির সংখ্যা তীব্রভাবে হ্রাস পেয়েছে এবং তাদের ব্যবহারিক বাস্তবায়নের ব্যয়ও দ্রুত বৃদ্ধি পাচ্ছে। উদাহরণস্বরূপ, "ডান" কোম্পানিতে এটি দেখতে কেমন হতে পারে:

1. একটি ইলেকট্রনিক নথিকে একটি অ্যানালগ একটিতে রূপান্তর করতে ব্যবহৃত স্থান এবং প্রযুক্তির সংখ্যা সীমিত করুন৷
2. অ্যানালগ নথির বিষয়বস্তুর সাথে নিজেকে পরিচিত করার অনুমতি দেওয়া স্থানের সংখ্যা এবং লোকেদের চেনাশোনা সীমিত করুন।
3. ভিডিও রেকর্ডিং এবং ভিজ্যুয়াল কন্ট্রোলের মাধ্যমে একটি এনালগ নথির বিষয়বস্তুর সাথে পরিচিতির জন্য জায়গাগুলি সজ্জিত করুন
4. এবং তাই অন

উচ্চ খরচ ছাড়াও, এই জাতীয় পদ্ধতির ব্যবহার বিপর্যয়মূলকভাবে নথিগুলির সাথে কাজ করার দক্ষতা হ্রাস করে।

আপস আমাদের পণ্য ব্যবহার হতে পারে SafeCopy.

নথি নিরাপত্তা নীতি

SafeCopy ব্যবহার করে, প্রতিটি প্রাপকের জন্য নথির একটি অনন্য অনুলিপি তৈরি করা হয়, যার মধ্যে affine রূপান্তর ব্যবহার করে লুকানো চিহ্ন যোগ করা হয়। এই ক্ষেত্রে, পাঠ্যের লাইন এবং অক্ষরের মধ্যে ব্যবধান, অক্ষরের প্রবণতা ইত্যাদি সামান্য পরিবর্তিত হতে পারে। এই ধরনের চিহ্নিতকরণের প্রধান সুবিধা হল নথির বিষয়বস্তু পরিবর্তন না করে এটি সরানো যাবে না। ওয়াটারমার্কগুলি নিয়মিত পেইন্ট দিয়ে ধুয়ে ফেলা হয়; এই কৌশলটি অ্যাফাইন রূপান্তরের সাথে কাজ করবে না।

অনুলিপিগুলি মুদ্রিত আকারে বা ইলেকট্রনিক পিডিএফ ফর্ম্যাটে প্রাপকদের জারি করা হয়। যদি একটি অনুলিপি ফাঁস হয়, তবে প্রাপক প্রতিটি অনুলিপিতে প্রবর্তিত বিকৃতির অনন্য সেট দ্বারা নির্ধারিত হওয়ার গ্যারান্টি দেওয়া যেতে পারে। যেহেতু সম্পূর্ণ পাঠ্যটি চিহ্নিত করা হয়েছে, আক্ষরিক অর্থে কয়েকটি অনুচ্ছেদ এর জন্য যথেষ্ট। পৃষ্ঠার বাকি অংশ অনুপস্থিত/চূর্ণবিচূর্ণ/হাত দ্বারা আবৃত/কফি দিয়ে দাগযুক্ত (যথাযথভাবে আন্ডারলাইন) হতে পারে। আমরা কি দেখিনি?

মার্কিং কি জন্য দরকারী?

গোপনীয় নথি রক্ষা করা. দৃশ্যকল্প উপরে বর্ণিত হয়েছে. সংক্ষেপে: আমরা কপিগুলো চিহ্নিত করেছি, প্রাপকদের দিয়েছি এবং নজরদারি করেছি। নথিটির একটি অনুলিপি "অননুমোদিত স্থানে উপস্থিত হওয়ার সাথে সাথে" তারা এটিকে সমস্ত চিহ্নিত অনুলিপিগুলির সাথে তুলনা করে এবং দ্রুত "আবির্ভূত অনুলিপি" এর মালিককে সনাক্ত করে।

গুপ্তচর নির্ধারণ করার জন্য, আমরা নথির প্রতিটি প্রাপকের অনুলিপিতে পর্যায়ক্রমে "প্রদর্শিত অনুলিপি" সুপারইমপোজ করি। যার পিক্সেল মিলের শতাংশ বেশি সে একজন গুপ্তচর। তবে ছবিতে একবার দেখাই ভালো।

সমস্ত চিহ্নিত স্থানে "ঘোষিত অনুলিপি" এর ওভারলে ম্যানুয়ালি নয়, স্বয়ংক্রিয়ভাবে করা হয়৷ চিহ্নিত কপিগুলি সিস্টেমে সংরক্ষণ করা হয় না, যাতে ডিস্কের গিগাবাইট নষ্ট না হয়। সিস্টেম প্রতিটি প্রাপকের জন্য শুধুমাত্র অনন্য চিহ্নিত বৈশিষ্ট্যের একটি সেট সঞ্চয় করে এবং তাৎক্ষণিকভাবে কপি তৈরি করে।

নথি প্রমাণীকরণ. আপনি নিরাপত্তা মুদ্রিত পণ্য উত্পাদন করার পদ্ধতি সম্পর্কে পড়তে পারেন Vicki. সংক্ষেপে, তারা বিভিন্ন ধরণের চিহ্ন সহ ফর্ম তৈরিতে নেমে আসে - জলছাপ, বিশেষ কালি ইত্যাদি। এই ধরনের পণ্যের উদাহরণ হল ব্যাঙ্কনোট, বীমা পলিসি, চালকের লাইসেন্স, পাসপোর্ট ইত্যাদি। এই ধরনের পণ্য একটি নিয়মিত প্রিন্টার উত্পাদিত করা যাবে না. কিন্তু আপনি এটিতে affine টেক্সট রূপান্তর সহ একটি নথি মুদ্রণ করতে পারেন। এই কি দেয়?

অস্পষ্ট টেক্সট চিহ্ন সহ একটি ফর্ম মুদ্রণ করে, আপনি কেবল চিহ্নগুলির উপস্থিতি দ্বারা এর সত্যতা পরীক্ষা করতে পারেন। একই সময়ে, চিহ্নিতকরণের স্বতন্ত্রতা শুধুমাত্র সত্যতা যাচাই করার অনুমতি দেয় না, তবে নির্দিষ্ট ব্যক্তি বা আইনী সত্তাকেও সনাক্ত করতে দেয় যার কাছে ফর্মটি স্থানান্তর করা হয়েছিল। যদি কোন চিহ্ন না থাকে বা এটি একটি ভিন্ন প্রাপককে নির্দেশ করে, তাহলে ফর্মটি জাল।

এই ধরনের চিহ্নগুলি হয় স্বাধীনভাবে ব্যবহার করা যেতে পারে, উদাহরণস্বরূপ, কঠোর রিপোর্টিং ফর্মগুলির জন্য, বা অন্যান্য নিরাপত্তা পদ্ধতিগুলির সাথে একত্রে, উদাহরণস্বরূপ, পাসপোর্টগুলি সুরক্ষিত করতে।

লঙ্ঘনকারীদের বিচারের আওতায় আনা. বড় ফাঁস কোম্পানিগুলিকে অনেক টাকা খরচ করে। লঙ্ঘনকারীর শাস্তি যাতে তিরস্কারের মধ্যে সীমাবদ্ধ না থাকে তা নিশ্চিত করার জন্য তাকে আদালতে বিচারের মুখোমুখি করা প্রয়োজন। আমরা নথিগুলি রক্ষা করার আমাদের পদ্ধতির পেটেন্ট করেছি যাতে সেফকপি ফলাফল আদালতে প্রমাণ হিসাবে গৃহীত হয়।

লেবেলিং কি করতে পারে না?

ডেটা ফাঁসের বিরুদ্ধে লড়াইয়ে এবং নথির কপি সুরক্ষিত রাখার ক্ষেত্রে লেবেলিং একটি প্রতিষেধক নয়। আপনার এন্টারপ্রাইজে এটি বাস্তবায়ন করার সময়, তিনটি মূল সীমাবদ্ধতা বোঝা গুরুত্বপূর্ণ:

চিহ্নিতকরণ নথিকে রক্ষা করে, এর পাঠ্য নয়. টেক্সট মুখস্ত করা এবং পুনরায় বলা যেতে পারে. চিহ্নিত কপি থেকে টেক্সট পুনরায় লিখে মেসেঞ্জারে পাঠানো যাবে। কিছুই আপনাকে এই হুমকি থেকে রক্ষা করতে পারে না. এখানে এটি বোঝা গুরুত্বপূর্ণ যে সম্পূর্ণ জালিয়াতির জগতে, একটি নথির পাঠ্যের শুধুমাত্র অংশ ফাঁস করা ইলেকট্রনিক গসিপ ছাড়া আর কিছুই নয়। একটি ফাঁস মূল্যবান হওয়ার জন্য, ফাঁস হওয়া তথ্যের সত্যতা যাচাই করার জন্য এতে অবশ্যই ডেটা থাকতে হবে - সীলমোহর, স্বাক্ষর ইত্যাদি। এবং এখানে চিহ্নিতকরণ দরকারী হবে।

চিহ্নিতকরণ নথির অনুলিপি এবং ছবি তোলা নিষিদ্ধ করে না. কিন্তু নথিগুলির স্ক্যান বা ফটো "পপ আপ" হলে, এটি লঙ্ঘনকারীকে খুঁজে পেতে সহায়তা করবে। মূলত, অনুলিপি সুরক্ষা প্রকৃতিতে প্রতিরোধমূলক। কর্মচারীরা জানেন যে ফটোগ্রাফ এবং নথির অনুলিপিগুলির উপর ভিত্তি করে তাদের শনাক্ত এবং শাস্তির নিশ্চয়তা দেওয়া যেতে পারে এবং তারা হয় ফাঁস করার অন্যান্য (আরও শ্রম-নিবিড়) উপায়গুলি সন্ধান করে, বা এটি সম্পূর্ণভাবে প্রত্যাখ্যান করে।

মার্কিং নির্ধারণ করে কার কপি ফাঁস হয়েছে, কে ফাঁস করেছে তা নয়. বাস্তব জীবন থেকে একটি উদাহরণ: নথি ফাঁস হয়েছে. চিহ্নগুলি দেখায় যে ইভান নিউডাচনিকভ (নাম এবং উপাধি পরিবর্তিত) এর একটি অনুলিপি ফাঁস হয়েছে। নিরাপত্তা পরিষেবা একটি তদন্ত শুরু করে এবং দেখা যাচ্ছে যে ইভান তার অফিসের টেবিলে নথিটি রেখেছিল, যেখানে আক্রমণকারী এটির একটি ছবি তুলেছিল। ইভানকে একটি তিরস্কার দেওয়া হয়, নিরাপত্তা পরিষেবাকে উনুদাচনিকভের অফিসে আসা লোকদের মধ্যে অপরাধীদের খুঁজে বের করার জন্য একটি অনুসন্ধান দেওয়া হয়। এই জাতীয় অনুসন্ধান অ-তুচ্ছ, তবে নথির সমস্ত প্রাপকের অফিসে যাওয়া লোকেদের মধ্যে অনুসন্ধানের চেয়ে সহজ।

মেশান কিন্তু নাড়াবেন না

আপনি যদি অন্যান্য কর্পোরেট সিস্টেমের সাথে লেবেলিং সিস্টেমকে একীভূত না করেন, তাহলে এর প্রয়োগের সুযোগ সম্ভবত শুধুমাত্র কাগজের নথির প্রবাহের মধ্যেই সীমাবদ্ধ থাকবে, যা বছরের পর বছর কম হচ্ছে। এবং এমনকি এই ক্ষেত্রে, চিহ্নগুলির ব্যবহার খুব কমই সুবিধাজনক বলা যেতে পারে - আপনাকে প্রতিটি নথি ম্যানুয়ালি ডাউনলোড করতে হবে এবং এর জন্য অনুলিপি তৈরি করতে হবে।

কিন্তু আপনি যদি লেবেলিং সিস্টেমটিকে সামগ্রিক আইটি এবং তথ্য সুরক্ষা ল্যান্ডস্কেপের অংশ করে তোলেন, তাহলে সিনারজিস্টিক প্রভাব লক্ষণীয় হয়ে ওঠে। সবচেয়ে দরকারী ইন্টিগ্রেশন হল:

EDMS এর সাথে ইন্টিগ্রেশন. EDMS নথিগুলির একটি উপসেট চিহ্নিত করে যেগুলির জন্য চিহ্নিতকরণ প্রয়োজন৷ যখনই একজন নতুন ব্যবহারকারী EDMS থেকে এই জাতীয় নথির অনুরোধ করেন, তখন তিনি এটির একটি চিহ্নিত কপি পান।

প্রিন্ট ম্যানেজমেন্ট সিস্টেমের সাথে একীকরণ. প্রিন্ট ম্যানেজমেন্ট সিস্টেম একটি প্রতিষ্ঠানে ব্যবহারকারীদের পিসি এবং প্রিন্টারগুলির মধ্যে একটি প্রক্সি হিসাবে কাজ করে। তারা নির্ধারণ করতে পারে যে একটি নথি প্রিন্ট করার জন্য লেবেলিং প্রয়োজন, উদাহরণস্বরূপ, ফাইলের বৈশিষ্ট্যগুলিতে একটি সংবেদনশীলতা লেবেলের উপস্থিতি বা কর্পোরেট গোপনীয় নথি সংগ্রহস্থলে ফাইলের উপস্থিতি দ্বারা। এই ক্ষেত্রে, যে ব্যবহারকারী মুদ্রণের জন্য নথিটি পাঠিয়েছেন তিনি প্রিন্টার ট্রে থেকে একটি চিহ্নিত অনুলিপি পাবেন। একটি সহজ পরিস্থিতিতে, আপনি একটি পৃথক ভার্চুয়াল প্রিন্টার তৈরি করতে পারেন, যেখানে নথি পাঠানোর জন্য, ট্রে থেকে চিহ্নিত অনুলিপিগুলি বেরিয়ে আসবে।

ইমেইল ইন্টিগ্রেশন. অনেক সংস্থা গোপনীয় নথি পাঠাতে ইমেল ব্যবহারের অনুমতি দেয় না, তবে এই নিষেধাজ্ঞাগুলি প্রায়শই লঙ্ঘন করা হয়। কোথাও অসাবধানতার কারণে, কোথাও কঠোর সময়সীমা বা ব্যবস্থাপনার সরাসরি নির্দেশের কারণে। তথ্য সুরক্ষা যাতে অগ্রগতির চাকায় আটকে না থাকে এবং কোম্পানিতে অর্থ নিয়ে আসে তা নিশ্চিত করার জন্য, আমরা নিম্নলিখিত দৃশ্যটি বাস্তবায়নের প্রস্তাব করছি, যা আপনাকে অভ্যন্তরীণ ইমেলের মাধ্যমে নিরাপদে পাঠাতে এবং কুরিয়ার দ্বারা নথি পাঠানোর ক্ষেত্রে সংরক্ষণ করতে দেয়।

একটি নথি পাঠানোর সময়, ব্যবহারকারী একটি পতাকা যোগ করে যার জন্য চিহ্নিতকরণ প্রয়োজন। আমাদের ক্ষেত্রে, একটি ব্যবসা ইমেল ঠিকানা. মেল সার্ভার, এই বৈশিষ্ট্য সহ একটি চিঠি গ্রহণ করে, প্রতিটি প্রাপকের জন্য সমস্ত সংযুক্তির অনুলিপি তৈরি করে এবং মূল সংযুক্তির পরিবর্তে সেগুলি প্রেরণ করে। এটি করার জন্য, মেল সার্ভারে একটি চিহ্নিতকরণ সিস্টেম উপাদান ইনস্টল করা হয়। মাইক্রোসফ্ট এক্সচেঞ্জের ক্ষেত্রে, এটি তথাকথিত ভূমিকা পালন করে। পরিবহন এজেন্ট। এই উপাদানটি মেল সার্ভারের অপারেশনে হস্তক্ষেপ করে না।

উত্স: www.habr.com