কীভাবে একদিনে 70টি কাজ সম্পূর্ণ করবেন: টাস্ক ট্র্যাকারে জীবন একটি ভাল জীবন

আমি সম্ভবত 20-25 বার পদ্ধতিগতভাবে কাজগুলি পরিচালনা করার চেষ্টা করেছি। এবং প্রতিটি প্রচেষ্টা ব্যর্থ হয়েছে, যেমনটি আমি এখন বুঝি, দুটি কারণে।

প্রথমত, কাজগুলি সম্পূর্ণ করার জন্য সময় দেওয়ার জন্য, আপনাকে বুঝতে হবে কেন এটি করা হচ্ছে।
আপনি কাজগুলি পরিচালনা করতে শুরু করেন, সেগুলিতে সময় ব্যয় করেন, কম কাজ করেন, এটি সব জমা হতে শুরু করে - কিসের জন্য?

যে কোন কাজ করা কঠিন যখন আপনি কেন বুঝতে পারবেন না। "আপনার জীবনকে সাজানো" সবচেয়ে পর্যাপ্ত লক্ষ্য নয়, যেহেতু "শৃঙ্খল জীবন" একটি বরং অস্পষ্ট ঘটনা। কিন্তু "অনিশ্চয়তার মাত্রা কমিয়ে উদ্বেগের মাত্রা কমানো" অনেক বেশি সুনির্দিষ্ট এবং ভালো লক্ষ্য, যা দিনে এক ঘণ্টা সহজেই ব্যয় করা যায়।

দ্বিতীয়ত, আমি যে সমস্ত পদ্ধতি পড়েছি তা অবিলম্বে প্রক্রিয়াটির চূড়ান্ত অবস্থা বর্ণনা করে। "আপনাকে ToDoIst নিতে হবে, এটিকে প্রকল্পে ভাগ করতে হবে, ক্যালেন্ডারের সাথে একীভূত করতে হবে, সপ্তাহের জন্য কাজগুলি পর্যালোচনা করতে হবে, সেগুলিকে অগ্রাধিকার দিতে হবে..." এটি এখনই শুরু করা কঠিন। সফ্টওয়্যার বিকাশের মতো, আমি বিশ্বাস করি যে আপনাকে ব্যবহার করতে হবে প্রগতিশীল jpeg পদ্ধতি — পুনরাবৃত্তিমূলকভাবে।

অতএব, আমি আমার "পুনরাবৃত্তি" এর মধ্য দিয়ে যাব, এবং সম্ভবত একই আকারে এটি আপনার পক্ষে কার্যকর হবে। সর্বোপরি, একটি (তুলনামূলক) নতুন দৃষ্টান্ত ব্যবহার করে কাজে ফিরে যাওয়ার জন্য মে ছুটির দিনগুলি ব্যবহার করার একটি ভাল কারণ কী?

আপনি পড়তে পারেন আমি কিভাবে এখানে এসেছি এখানে.

Trello, তালিকা একটি দম্পতি

আমরা শুধুমাত্র 4টি তালিকা তৈরি করি, ডেস্কটপ এবং মোবাইল অ্যাপ্লিকেশন ব্যবহার করি।

তালিকা:

• করণীয় - এখানে মনে আসা সমস্ত কাজ লিখুন। এবং সেগুলো মাথায় আসার সাথে সাথে লিখে ফেলুন। "আবর্জনা ছুঁড়ে ফেলা" একটি কাজ। "থালা-বাসন ধোয়া" একটি কাজ। "একটি পরিকল্পনা বৈঠকের সময়সূচী" একটি টাস্ক। ভাল, এবং তাই. এমনকি অপ্রত্যাশিত কিছু ঘটলে বা আপনার একটি কঠিন দিন থাকলে সবচেয়ে সুস্পষ্ট বা গুরুত্বপূর্ণ জিনিসগুলিও ভুলে যেতে পারে।
• আজকের জন্য করণীয় - প্রতি সন্ধ্যায় আমি "টু-ডু" বোর্ড থেকে "আজকের জন্য করণীয়" বোর্ডে জিনিসগুলি সরিয়ে নিই। যদি আপনার কিছু কাজ সন্ধ্যায় সেখানে থেকে যায়, তবে এটি স্বাভাবিক; নীচে সে সম্পর্কে আরও। সময়ের সাথে সাথে, আপনি বুঝতে শুরু করেন যে তালিকায় কতগুলি কাজ থাকতে পারে যাতে তাদের বেশিরভাগই পরিকল্পিত দিনে সম্পন্ন করা যায়।
• আজ তৈরি। এই বোর্ড হল "আমি আজ কিছু করতে পারিনি" এর উদ্বেগ কমানোর প্রধান উপায় এবং স্ব-সংগঠন সম্পর্কে আরও প্রতিফলনের জন্য একটি ভাল উপায়। আমি আজকে যে সমস্ত কাজ করেছি তা এখানে লিখে রাখছি, এমনকি যেগুলি পরিকল্পিত তালিকায় নেই। "আমি নথি সম্পর্কে ভাস্যাকে ফোন করেছি," তিনি এটি লিখেছিলেন। "তারা আমাকে কাগজপত্রে স্বাক্ষর করতে বলেছে," আমি লিখেছিলাম। "আমরা অ্যান্টনের সাথে চুক্তি নিয়ে আলোচনা করেছি," তিনি লিখেছিলেন। এইভাবে, দিনের শেষে, আপনি বুঝতে পারবেন যে আপনি আসলে কিসের জন্য আপনার সময় ব্যয় করেছেন এবং পরিকল্পনাটি সম্পূর্ণ করার জন্য আপনি এই কাজগুলি থেকে কী বাদ দিতে পারেন।
• সম্পন্ন—সমস্ত সম্পূর্ণ কাজের তালিকা। দিনের শুরুতে বা শেষে, আমি সেগুলিকে "আজ সম্পন্ন" থেকে "সম্পন্ন"-এ স্থানান্তরিত করি। মূলত, এটি একটি ট্র্যাশ ক্যান যেখানে আপনি সহজভাবে সম্পন্ন করা কাজগুলি খুঁজে পেতে পারেন এবং তাই নিয়মিত পরিষ্কারের প্রয়োজন।

ট্রেলো, "মিনি-ক্যালেন্ডার"

কিছু সময়ে, এটা স্পষ্ট হয়ে যায় যে কিছু কাজ সঠিকভাবে সময়-সীমাবদ্ধ, এবং আপনি সপ্তাহে সেগুলি ভুলে যেতে চান না, যাতে এই সময়ের জন্য অন্য কিছু পরিকল্পনা না করা যায়। ক্যালেন্ডারের সাথে আমার সবসময় কঠিন সময় ছিল, তাই আমি "সোমবার করার জন্য করণীয়", "মঙ্গলবার জন্য করণীয়", ইত্যাদি নাম সহ বেশ কয়েকটি বোর্ড যুক্ত করেছি, যেখানে আমি সময়-সীমাবদ্ধ করার তালিকা করতে শুরু করেছি- ডস

এইভাবে, যখন লোকেরা আমাকে জিজ্ঞাসা করে, "আমরা কি বৃহস্পতিবার বিকেল 16:00 টায় কথা বলতে পারি?" - আমি শুধু উপযুক্ত বোর্ডে যাই এবং দেখি এই সময়ের জন্য আমরা সেখানে কী লিখেছি। এবং আমাদের অবশ্যই সপ্তাহের সময় তালিকার মধ্যে কাজগুলি স্থানান্তর করতে ভুলবেন না: উদাহরণস্বরূপ, "বৃহস্পতিবারের জন্য করণীয়" যখন বৃহস্পতিবার আসে - "আজকের জন্য করণীয়" এ।

ক্যালেন্ডার নয় কেন? আমার জন্য, একই সময়ে দুটি ইউটিলিটি ব্যবহার করা খুবই কঠিন। আমি যদি এটির জন্য একটি ক্যালেন্ডার ব্যবহার করি তবে আমাকে এটিতে যেতে হবে, এটি পূরণ করতে হবে, আমি কিছু ভুলে গেছি কিনা তা পরীক্ষা করতে নিয়মিত এটি পরীক্ষা করতে হবে...

এই মুহুর্তে আমি ট্রেলোর সীমাতে পৌঁছেছি। প্রধান সমস্যাটি ছিল যে প্রতিদিন 50 টিরও বেশি কাজ রেকর্ড করা হয়েছিল এবং সাধারণ তালিকা এবং দিনের সাথে আবদ্ধ তালিকা উভয়ের সাথে আবদ্ধ কাজের একটি মোটামুটি বড় পুল ছিল। আমি কীভাবে বুঝব যে আমার যে কাজটি করতে হবে তা আমি ইতিমধ্যেই লিখে রেখেছি? ডুপ্লিকেট দেখা দিতে শুরু করে। কিভাবে একযোগে একটি প্রকল্পের জন্য সব কাজ অগ্রাধিকার? কিভাবে অন্য লোকেদের আপনার ক্যালেন্ডার পরিকল্পনা দেখার সুযোগ দিতে?

আমার এমন একটি সিস্টেম দরকার ছিল যা আপেক্ষিক স্বাচ্ছন্দ্য বজায় রাখার সময়:

1. আমি প্রকল্প দ্বারা কাজ গ্রুপ করতে পারে.
2. একটি ক্যালেন্ডার লিঙ্ক রাখুন (আগামীকাল এটি করুন), এবং দিনটি এলে স্বয়ংক্রিয়ভাবে আজকের জন্য এটি স্থানান্তর করুন।
3. গুগল ক্যালেন্ডারের সাথে একীভূত হবে।

এখানেই আমি ToDoist-এ ফিরে এসেছি এবং এই পর্যায়ে এটি সবচেয়ে উপযুক্ত সমাধান হয়ে উঠেছে।

ToDoist বর্তমান থ্রেড

ইনবক্স

আমি ইনবক্সে যেকোনো ইনকামিং কাজ লিখি, যা আমি অবিলম্বে সাজানোর চেষ্টা করি। পার্সিং মানে:

• টাস্কটি কখন শেষ হবে তা নির্ধারণ করা (ছোট কাজের জন্য, আমি প্রায়শই আজ সেট করি এবং সন্ধ্যার মধ্যে আমি বুঝতে পারি যে কখন এটি করা যেতে পারে)।
• যে প্রকল্পে কাজটি দায়ী করা যেতে পারে তা নির্ধারণ করা (পরিসংখ্যান এবং প্রকল্পের সমস্ত কাজের অগ্রাধিকার পরিবর্তন করার ক্ষমতার জন্য)।

যে কাজগুলি মনে আসে এবং যেগুলি অদূর ভবিষ্যতে করার দরকার নেই সেগুলি প্রকল্পগুলিতে যায়৷ অশ্রেণীভুক্ত ব্যক্তিগত ("কাপধারীদের গাড়িতে নিয়ে যান") এবং অশ্রেণীভুক্ত কাজ ("আমরা কখন একটি কৌশলগত PR সেশনের ব্যবস্থা করতে পারি সে সম্পর্কে চিন্তা করুন")। ToDoist আপনাকে পুনরাবৃত্ত কাজগুলি বরাদ্দ করার অনুমতি দেয়, তাই প্রতি সপ্তাহান্তে আমার কাছে "অশ্রেণীভুক্ত ব্যক্তিগত" এবং প্রতি সোমবার "অশ্রেণীভুক্ত কাজ" নামে একটি কাজ থাকে।

ক্যালেন্ডার ইন্টিগ্রেশন
ToDoist উভয় দিকেই গুগল ক্যালেন্ডারের সাথে পুরোপুরি সংহত করে। আমি আমার ক্যালেন্ডার আমার সহকর্মীদের সাথে শেয়ার করি যাতে তারা দেখতে পারে কখন তারা নিশ্চিতভাবে আমার কাছে পৌঁছাতে পারে না।

একই সময়ে, ক্যালেন্ডার থেকে কাজগুলি বিপরীত দিকে স্থানান্তরিত হয়: আমি বলতে পারি "সেরিওগা, শুক্রবারের জন্য আমার সময় দেখুন এবং সেখানে একটি মিটিং লিখুন," যা ক্যালেন্ডারে এবং ToDoist উভয় ক্ষেত্রেই প্রদর্শিত হবে। সুতরাং, আসলে, আমি এটিতে ইভেন্ট তৈরি না করেই প্রথমবারের মতো একটি ক্যালেন্ডার ব্যবহার শুরু করেছি।

অপারেটিভ ইনকামিং কাজ প্রক্রিয়াকরণ

আমি জোর করে এখনই কাজ করার জন্য তাড়াহুড়ো করি না, সেই কাজগুলি ছাড়া যেখানে আগুন স্পষ্ট। "আমাদের জরুরীভাবে ABC কোম্পানির ব্যবস্থাপনার সাথে যোগাযোগ করতে হবে, যেহেতু সার্ভারটি ডাউন আছে এবং এর কর্মচারীদের কাছ থেকে কোন প্রতিক্রিয়া নেই" স্পষ্টতই একটি চাপের কাজ যা স্থগিত করা যায় না, কিন্তু "ঝেনিয়া, আমি কি এখন আপনাকে একটি বিষয়ে কথা বলার জন্য কল করতে পারি? নতুন প্রজেক্ট” পরিণত হবে “যখন আপনি X এর সাথে Y সম্পর্কে কথা বলতে পারবেন তখন সময়সূচী”, যা ইতিমধ্যেই টাস্কে পরিণত হবে “X কে বলুন যে আমরা তখন কথা বলতে পারি” এবং টাস্ক “Talk to X about Y”, ইতিমধ্যেই সময়সীমাবদ্ধ। প্রায় যেকোনো ইনকামিং টাস্ক প্রথমে "সিডিউল..." এ পরিণত হয়।

কাজগুলোকে অগ্রাধিকার দেওয়া
দিনের অন্তর্ভুক্ত সমস্ত কাজ শেষ করা যাবে না। নিজেকে পর্যবেক্ষণ করে, আমি নিম্নলিখিতটি বুঝতে পেরেছি (প্রতিটি সংখ্যা আলাদা হবে, তবে মূল জিনিসটি সিদ্ধান্তে আসা)।

1. প্রতিদিনের জন্য আমি প্রায় 50-70টি কাজ লিখি।
2. আমি 30টি কাজ পর্যন্ত স্বাচ্ছন্দ্যে করতে পারি (দিনের শেষে সম্পূর্ণ ক্লান্ত বোধ না করে)।
3. 50টি পর্যন্ত কাজ শেষ করার পর, আমি ক্লান্ত হয়ে পড়ব, কিন্তু সমালোচনামূলকভাবে নয়।
4. আমি 70টি কাজ সম্পূর্ণ করতে পারি, কিন্তু এর পরে আমার "ওয়ার্কহোলিজমের প্রবাহ" থেকে বেরিয়ে আসতে অসুবিধা হবে, ঘুমাতে অসুবিধা হবে এবং সাধারণভাবে, একটু সামাজিক হব।

এর উপর ভিত্তি করে আমি আজকে কী করব তা ঠিক করি। ToDoist-এর প্রতিটি কাজের একটি অগ্রাধিকার রয়েছে, তাই সকালে আমি সম্পূর্ণ করার জন্য গুরুত্বপূর্ণ কাজগুলি নির্বাচন করি এবং বাকিগুলি আমার ক্ষমতা এবং ইচ্ছার ভিত্তিতে সম্পূর্ণ করি। প্রতিদিন আমি প্রায় 40-20টি কাজ পরবর্তীতে স্থানান্তর করি: মজার বিষয় হল পরের দিনের কাজগুলি আবার 60-70টি হয়ে যায়।

পরিসংখ্যান বজায় রাখা

আমি সত্যিই সাধারণভাবে বুঝতে চাই যে আজ কাজের সাথে সম্পর্কিত বিষয়ে কতটা সময় ব্যয় করা হয়েছিল এবং কোনটিতে। এই জন্য আমি অ্যাপ্লিকেশন ব্যবহার RescueTime, যা ফোন এবং ল্যাপটপ, এবং Google মানচিত্রের অবস্থান ইতিহাস উভয়েই রয়েছে (হ্যাঁ, আমি পাগল নই)।

আমরা শহরের বাইরে থাকি, তাই রাস্তায় কাটানো সময় বুদ্ধিমানের সাথে ব্যবহার করা যায়। এখন, যখন আমি ক্লান্ত নই, আমি যেতে যেতে অডিওবুকগুলি শুনি যাতে আমি এই 40 মিনিটকে কোনওভাবে ব্যবহার করতে পারি।

আমি এখনও ডেটা একত্রিত করি না, এক ধরণের ব্যক্তিগত ডেটা লেক তৈরি করি; যখন সময় আসবে, আমি এটা পেতে হবে.

কোন উপসংহার হবে না

1. একটি আধুনিক ব্যক্তির জীবন আগত কাজের একটি বড় প্রবাহ। এটা কমানো সম্ভব হবে না; আমাদের এই প্রবাহ পরিচালনা করতে শিখতে হবে।
2. বেশিরভাগ উদ্বেগ ভবিষ্যতের অজানা থেকে আসে। আমরা যদি বুঝতে পারি যে আগামী দিনে আমাদের জন্য কী অপেক্ষা করছে, তবে উল্লেখযোগ্যভাবে কম উদ্বেগ থাকবে।
3. এই কারণে, আপনি আপনার দিন সংগঠিত সময় ব্যয় করতে পারেন। আমি জানি আজ কী ঘটবে, আগামীকাল কী ঘটবে এবং আমি সেই কাজগুলি ভুলে যাই না যা আমি ভুলে যেতাম।
4. টাস্ক ট্র্যাকিং পরিচালনা করা নিজেই শেষ নয়, তবে, আপনি যদি চান তবে স্ব-শিক্ষার একটি উপায়। যে জিনিসগুলি আপনি আগে করতে খুব অলস ছিলেন বা যেগুলি আপনি কখনও করতে পারেননি তা করা অনেক সহজ হয়ে গেছে। অনেক লোক (আমি সহ) সাধারণত বাইরের বিশ্ব থেকে কাজগুলি সেট করা হলে ভাল বোধ করে। টাস্ক ট্র্যাকিং হল নিজের জন্য কাজগুলি সেট করার এবং আপনার ইচ্ছা অনুযায়ী বাঁচতে শেখার একটি উপায়।
5. কাজ নিজেই শেষ নয়। লক্ষ্য হল আপনার কাজের সময়সূচী সংগঠিত করা যাতে আপনার কাছে অনুমানযোগ্য অবসর সময় থাকে যখন আপনি নিজের, আপনার পরিবার এবং আপনার আগ্রহের যত্ন নিতে পারেন।

উত্স: www.habr.com