আন্তর্জাতিক মানের জ্ঞান ব্যবস্থাপনা: ISO, PMI

হাই সব. পরে নলেজ কনফ 2019 ছয় মাস কেটে গেছে, এই সময়ে আমি আরও দুটি সম্মেলনে বক্তৃতা করতে এবং দুটি বড় আইটি কোম্পানিতে জ্ঞান ব্যবস্থাপনার বিষয়ে বক্তৃতা দিতে পেরেছি। সহকর্মীদের সাথে যোগাযোগ করে, আমি বুঝতে পেরেছিলাম যে আইটি-তে এখনও "শিশু" স্তরে জ্ঞান পরিচালনার বিষয়ে কথা বলা সম্ভব, বা বরং, কেবল উপলব্ধি করার জন্য যে কোনও সংস্থার যে কোনও বিভাগের জন্য জ্ঞান পরিচালনার প্রয়োজন। আজ আমার নিজের অভিজ্ঞতার একটি ন্যূনতম থাকবে - আমি জ্ঞান ব্যবস্থাপনার ক্ষেত্রে বিদ্যমান আন্তর্জাতিক মান বিবেচনা করতে চাই।

প্রমিতকরণের ক্ষেত্রে সম্ভবত সবচেয়ে জনপ্রিয় ব্র্যান্ড দিয়ে শুরু করা যাক - আইএসও. কল্পনা করুন, জ্ঞান ম্যানেজমেন্ট সিস্টেমের জন্য নিবেদিত একটি সম্পূর্ণ পৃথক মান আছে (ISO 30401:2018)। কিন্তু আজ আমি এটা নিয়ে থাকব না। একটি জ্ঞান ব্যবস্থাপনা সিস্টেম দেখতে এবং কাজ করা উচিত "কীভাবে" বোঝার আগে, আপনাকে একমত হতে হবে যে এটি নীতিগতভাবে প্রয়োজনীয়।

যেমন ধরুন আইএসও 9001: 2015 (গুণমান ব্যবস্থাপনা সিস্টেম)। নামটি থেকে বোঝা যায়, এটি মান ম্যানেজমেন্ট সিস্টেমের জন্য নিবেদিত একটি স্ট্যান্ডার্ড। এই স্ট্যান্ডার্ডে প্রত্যয়িত হওয়ার জন্য, একটি সংস্থাকে অবশ্যই নিশ্চিত করতে হবে যে তার ব্যবসায়িক প্রক্রিয়া এবং পণ্য এবং/অথবা পরিষেবাগুলি স্বচ্ছ এবং বিরামহীন। অন্য কথায়, শংসাপত্রের অর্থ হল যে আপনার কোম্পানির সবকিছু পরিষ্কারভাবে এবং মসৃণভাবে কাজ করে, আপনি বুঝতে পারেন যে প্রক্রিয়াগুলির বর্তমান সংস্থাটি কী কী ঝুঁকির সৃষ্টি করে, আপনি জানেন কিভাবে এই ঝুঁকিগুলি নিয়ন্ত্রণ করতে হয় এবং আপনি সেগুলি কমানোর চেষ্টা করেন৷

এর সাথে জ্ঞান ব্যবস্থাপনার কী সম্পর্ক? এটির সাথে এটির কী সম্পর্ক রয়েছে তা এখানে:

7.1.6 সাংগঠনিক জ্ঞান

সংস্থাটি তার প্রক্রিয়াগুলি পরিচালনা করতে এবং পণ্য এবং পরিষেবাগুলির সাথে সামঞ্জস্য অর্জনের জন্য প্রয়োজনীয় জ্ঞান নির্ধারণ করবে।

জ্ঞান বজায় রাখতে হবে এবং প্রয়োজনীয় পরিমাণে উপলব্ধ করা উচিত।

পরিবর্তনের প্রয়োজনীয়তা এবং প্রবণতা বিবেচনা করার সময়, সংস্থাকে অবশ্যই তার বিদ্যমান জ্ঞানকে বিবেচনায় নিতে হবে এবং কীভাবে অতিরিক্ত জ্ঞান অর্জন বা অ্যাক্সেস প্রদান করতে হবে এবং এটি আপডেট করতে হবে তা নির্ধারণ করতে হবে।

দ্রষ্টব্য 1: সাংগঠনিক জ্ঞান একটি প্রতিষ্ঠানের জন্য নির্দিষ্ট জ্ঞান; বেশিরভাগ অভিজ্ঞতা থেকে প্রাপ্ত।

জ্ঞান হল তথ্য যা সাংগঠনিক লক্ষ্য অর্জনের জন্য ব্যবহার করা হয় এবং বিনিময় করা হয়।

দ্রষ্টব্য 2 একটি প্রতিষ্ঠানের জ্ঞানের ভিত্তি হতে পারে:

ক) অভ্যন্তরীণ উত্স (যেমন, বুদ্ধিবৃত্তিক সম্পত্তি; অভিজ্ঞতা থেকে অর্জিত জ্ঞান; ব্যর্থ বা সফল প্রকল্প থেকে শেখা পাঠ; অনথিভুক্ত জ্ঞান এবং অভিজ্ঞতা সংগ্রহ এবং বিনিময়; প্রক্রিয়া, পণ্য এবং পরিষেবার উন্নতির ফলাফল);

b) বাহ্যিক উত্স (যেমন মান, একাডেমিয়া, সম্মেলন, গ্রাহক এবং বহিরাগত সরবরাহকারীদের কাছ থেকে অর্জিত জ্ঞান)।

এবং নীচে, সংযুক্তিগুলিতে:

সাংগঠনিক জ্ঞান প্রয়োজনীয়তা চালু করা হয়েছে:

ক) সংগঠনকে জ্ঞান হারানোর হাত থেকে রক্ষা করা, উদাহরণস্বরূপ:

• কর্মীদের টার্নওভার;
• তথ্য প্রাপ্তি এবং বিনিময় করতে অক্ষমতা;

খ) প্রতিষ্ঠানকে জ্ঞান অর্জনের জন্য উৎসাহিত করা, উদাহরণস্বরূপ:

• করতে করতে শেখা;
• পরামর্শ দেওয়া;
• বেঞ্চমার্কিং

সুতরাং, গুণমান ব্যবস্থাপনার ক্ষেত্রে আইএসও স্ট্যান্ডার্ড বলে যে তার ক্রিয়াকলাপের গুণমান নিশ্চিত করার জন্য, একটি এন্টারপ্রাইজকে অবশ্যই জ্ঞান ব্যবস্থাপনায় জড়িত থাকতে হবে। এটা ঠিক, কোন বিকল্প নেই - "অবশ্যই". অন্যথায় অসঙ্গতি, এবং বিদায়। এই সত্যটি একাই ইঙ্গিত দেয় যে এটি সংস্থার একটি ঐচ্ছিক দিক নয়, কারণ আইটি-তে জ্ঞান ব্যবস্থাপনাকে প্রায়শই বিবেচনা করা হয়, তবে ব্যবসায়িক প্রক্রিয়াগুলির একটি বাধ্যতামূলক উপাদান।

অধিকন্তু, স্ট্যান্ডার্ড বর্ণনা করে যে জ্ঞান ব্যবস্থাপনা কী ঝুঁকি দূর করার জন্য ডিজাইন করা হয়েছে। আসলে, তারা বেশ স্পষ্ট.

আসুন কল্পনা করি... না, এরকম নয় - অনুগ্রহ করে আপনার কর্মজীবনের একটি পরিস্থিতি মনে রাখবেন যখন আপনার কাজের জন্য সত্যিই কিছু তথ্যের প্রয়োজন ছিল, এবং এটির একমাত্র বাহক ছিল সেই মুহুর্তে ছুটিতে/ব্যবসায়িক ভ্রমণে, কোম্পানিটি পুরোপুরি ছেড়ে দিয়েছিলেন, বা কেবল অসুস্থ ছিলেন . মনে আছে? আমি মনে করি আমাদের প্রায় সকলকেই এটি মোকাবেলা করতে হয়েছে। সেই মুহূর্তে আপনার কেমন লেগেছিল?

যদি কিছু সময়ের পরে বিভাগের ব্যবস্থাপনা প্রকল্পের সময়সীমা পূরণে ব্যর্থতার দিকে নজর দেয়, তবে তারা অবশ্যই দোষী কাউকে খুঁজে পাবে এবং এর জন্য শান্ত হবে। কিন্তু আপনার জন্য ব্যক্তিগতভাবে, এই মুহূর্তে যখন আপনার জ্ঞানের প্রয়োজন ছিল, এই বোঝার জন্য যে "আরএম দোষী, যিনি বালিতে গিয়েছিলেন এবং প্রশ্নের ক্ষেত্রে কোনো নির্দেশনা রাখেননি।" অবশ্যই তিনি দায়ী। কিন্তু এটি আপনার সমস্যার সমাধান করতে সাহায্য করবে না।

যদি জ্ঞান এমন একটি সিস্টেমে নথিভুক্ত করা হয় যারা এটির প্রয়োজন হতে পারে তাদের কাছে অ্যাক্সেসযোগ্য, তবে বর্ণিত "রিসর্ট" গল্পটি প্রায় অসম্ভব হয়ে পড়ে। এইভাবে, ব্যবসায়িক প্রক্রিয়াগুলির ধারাবাহিকতা নিশ্চিত করা হয়, যার অর্থ হল ছুটি, কর্মচারী প্রস্থান এবং কুখ্যাত বাস ফ্যাক্টর এন্টারপ্রাইজের জন্য হুমকি নয় - পণ্য/পরিষেবার মান তার স্বাভাবিক স্তরে থাকবে।

যদি কোম্পানির তথ্য এবং অভিজ্ঞতা বিনিময় এবং সংরক্ষণের জন্য একটি প্ল্যাটফর্ম থাকে এবং এই প্ল্যাটফর্মটি ব্যবহার করার একটি সংস্কৃতি (অভ্যাস) তৈরি করে থাকে, তাহলে কর্মচারীদের সহকর্মীর প্রতিক্রিয়ার জন্য কয়েক দিন অপেক্ষা করতে হবে না (অথবা এমনকি কয়েক দিনের জন্য অনুসন্ধানও করতে হবে) এই সহকর্মীর জন্য) এবং আপনার কাজগুলি আটকে রাখুন।

আমি কেন অভ্যাসের কথা বলছি? কারণ এটি ব্যবহার শুরু করার জন্য মানুষের জন্য একটি জ্ঞানের ভিত্তি তৈরি করা যথেষ্ট নয়। আমরা সকলেই Google-এ আমাদের প্রশ্নের উত্তর খুঁজতে অভ্যস্ত, এবং আমরা প্রায়শই ছুটির অ্যাপ্লিকেশন এবং নোটিশ বোর্ডগুলির সাথে ইন্ট্রানেটকে যুক্ত করি৷ আমাদের ইন্ট্রানেটে "Agile ফ্রেমওয়ার্ক সম্পর্কে তথ্য অনুসন্ধান করার" (উদাহরণস্বরূপ) অভ্যাস নেই। অতএব, এক সেকেন্ডে যদি আমাদের কাছে সবচেয়ে ভালো জ্ঞানের ভিত্তি থাকে, তবুও কেউ পরের সেকেন্ডে (বা এমনকি পরের মাসে) এটি ব্যবহার শুরু করবে না - কোন অভ্যাস নেই। আপনার অভ্যাস পরিবর্তন করা বেদনাদায়ক এবং সময়সাপেক্ষ। সবাই এর জন্য প্রস্তুত নয়। বিশেষ করে যদি তারা 15 বছর ধরে "একইভাবে কাজ করে"। কিন্তু তা ছাড়া কোম্পানির জ্ঞানের উদ্যোগ ব্যর্থ হবে। এই কারণেই কেএম বিশেষজ্ঞরা পরিবর্তন ব্যবস্থাপনার সাথে জ্ঞান ব্যবস্থাপনাকে অবিচ্ছেদ্যভাবে যুক্ত করেন।

এই বিষয়টিতেও মনোযোগ দেওয়া উচিত যে "পরিবর্তনশীল চাহিদা এবং প্রবণতা বিবেচনা করার সময়, একটি সংস্থাকে অবশ্যই তার বিদ্যমান জ্ঞান বিবেচনা করতে হবে ...", অর্থাত্ পরিবর্তনশীল বিশ্বে সিদ্ধান্ত নেওয়ার সময় পূর্ববর্তী অভিজ্ঞতা উল্লেখ করার একটি সংস্কৃতি বিকাশ করুন। এবং আবার লক্ষ্য করুন "অবশ্যই".

যাইহোক, স্ট্যান্ডার্ডের এই ছোট অনুচ্ছেদটি অভিজ্ঞতা সম্পর্কে অনেক কিছু বলে। সাধারণত, যখন জ্ঞান ব্যবস্থাপনার কথা আসে, তখন স্টেরিওটাইপগুলি ফাইলের আকারে (নিয়ম, প্রয়োজনীয়তা) রাখা শত শত নথি সহ একটি জ্ঞানের ভিত্তির ছবি প্রস্তাব করতে শুরু করে। কিন্তু আইএসও অভিজ্ঞতার কথা বলে। কোম্পানি এবং এর প্রতিটি কর্মচারীর অতীত অভিজ্ঞতা থেকে অর্জিত জ্ঞানই আপনাকে ভুলের পুনরাবৃত্তির ঝুঁকি এড়াতে, অবিলম্বে আরও লাভজনক সিদ্ধান্ত নিতে এবং এমনকি একটি নতুন পণ্য তৈরি করতে দেয়। জ্ঞান ব্যবস্থাপনার ক্ষেত্রে সবচেয়ে পরিপক্ক সংস্থাগুলিতে (রাশিয়ানগুলি সহ), জ্ঞান ব্যবস্থাপনাকে কোম্পানির মূলধন বৃদ্ধি, নতুন পণ্য তৈরি, নতুন ধারণা বিকাশ এবং প্রক্রিয়াগুলি অপ্টিমাইজ করার একটি উপায় হিসাবে বিবেচনা করা হয়। এটি একটি জ্ঞান ভিত্তি নয়, এটি উদ্ভাবনের একটি প্রক্রিয়া। আমাদের আরও বিস্তারিতভাবে এটি বুঝতে সাহায্য করে PMI এর PMBOK গাইড.

পিএমবোক প্রজেক্ট ম্যানেজমেন্টের উপর জ্ঞানের মূল অংশের জন্য একটি গাইড, একটি পিএম হ্যান্ডবুক। এই গাইডের ষষ্ঠ সংস্করণ (2016) প্রকল্প ইন্টিগ্রেশন ম্যানেজমেন্টের উপর একটি বিভাগ চালু করেছে, যার ফলে প্রকল্প জ্ঞান ব্যবস্থাপনার উপর একটি উপধারা রয়েছে। এই অনুচ্ছেদটি "ম্যানুয়ালের ব্যবহারকারীদের মন্তব্যের ভিত্তিতে" তৈরি করা হয়েছে, যেমন বাস্তব পরিস্থিতিতে গাইডের পূর্ববর্তী সংস্করণগুলি ব্যবহার করার অভিজ্ঞতার পণ্য হয়ে উঠেছে। আর বাস্তবতা জ্ঞান ব্যবস্থাপনার দাবি রাখে!

নতুন আইটেমের প্রধান আউটপুট হল "শিখিত পাঠের নিবন্ধন" (উপরে বর্ণিত ISO স্ট্যান্ডার্ডে, যাইহোক, এটিও উল্লেখ করা হয়েছে)। তদুপরি, ব্যবস্থাপনার মতে, এই রেজিস্টারের সংকলনটি প্রকল্পের বাস্তবায়নের পুরো সময় জুড়ে করা উচিত, এবং এটির সমাপ্তির সময় নয়, যখন ফলাফল বিশ্লেষণ করার সময় আসে। আমার মতে, এটি চটপটে রেট্রোস্পেকটিভের সাথে খুব মিল, তবে আমি এই সম্পর্কে একটি পৃথক পোস্ট লিখব। PMBOK-এ শব্দচয়নের পাঠ্যটি এইরকম পড়ে:

প্রজেক্ট নলেজ ম্যানেজমেন্ট হল প্রোজেক্টের লক্ষ্য অর্জনের জন্য বিদ্যমান জ্ঞান ব্যবহার এবং নতুন জ্ঞান তৈরি করার প্রক্রিয়া এবং প্রতিষ্ঠানে শেখার প্রচার

প্রোজেক্ট ইন্টিগ্রেশন ম্যানেজমেন্টের জ্ঞানের ক্ষেত্রে অন্যান্য সমস্ত জ্ঞান ক্ষেত্র থেকে প্রাপ্ত ফলাফলের একীকরণ প্রয়োজন।

ইন্টিগ্রেশন প্রক্রিয়ার উদীয়মান প্রবণতা অন্তর্ভুক্ত, কিন্তু সীমাবদ্ধ নয়:

...

• প্রকল্প জ্ঞান ব্যবস্থাপনা

কর্মশক্তির ক্রমবর্ধমান মোবাইল এবং পরিবর্তিত প্রকৃতির জন্য প্রকল্পের জীবনচক্র জুড়ে জ্ঞান সংজ্ঞায়িত করার জন্য আরও কঠোর প্রক্রিয়ার প্রয়োজন এবং তা লক্ষ্য দর্শকদের কাছে স্থানান্তর করা যাতে জ্ঞান হারিয়ে না যায়।

***

এই প্রক্রিয়ার মূল সুবিধাগুলি হল যে সংস্থার পূর্বে অর্জিত জ্ঞান প্রকল্পের ফলাফলগুলি পেতে বা উন্নত করতে ব্যবহৃত হয় এবং বর্তমান প্রকল্প থেকে অর্জিত জ্ঞান সংস্থার ক্রিয়াকলাপ এবং ভবিষ্যতের প্রকল্প বা তার পর্যায়গুলিকে সমর্থন করার জন্য উপলব্ধ থাকে। এই প্রক্রিয়া পুরো প্রকল্প জুড়ে চলতে থাকে।

আমি এখানে ম্যানুয়ালটির পুরো বড় অংশটি কপি-পেস্ট করব না। আপনি এটির সাথে নিজেকে পরিচিত করতে পারেন এবং উপযুক্ত সিদ্ধান্ত নিতে পারেন। উপরে উপস্থাপিত উদ্ধৃতি, আমার মতে, যথেষ্ট যথেষ্ট. আমার কাছে মনে হচ্ছে যে প্রকল্পের জ্ঞান পরিচালনা করার জন্য প্রধানমন্ত্রীর কাজের মধ্যে এই ধরনের বিস্তারিত উপস্থিতি ইতিমধ্যেই প্রকল্পগুলিতে কাজ করার সময় এই দিকটির গুরুত্ব নির্দেশ করে। যাইহোক, আমি প্রায়শই থিসিস শুনি: "কার অন্যান্য বিভাগে আমাদের জ্ঞানের প্রয়োজন?" আমি বলতে চাচ্ছি, কার এই পাঠ শেখা প্রয়োজন?

প্রকৃতপক্ষে, এটি প্রায়ই দেখা যায় যে একটি ইউনিট নিজেকে "শূন্যে একক" হিসাবে দেখে। এখানে আমরা আমাদের লাইব্রেরির সাথে আছি, কিন্তু বাকি কোম্পানি আছে, এবং আমাদের লাইব্রেরি সম্পর্কে জ্ঞান তার কোন কাজে আসে না। লাইব্রেরি সম্পর্কে - সম্ভবত। সহগামী প্রক্রিয়া সম্পর্কে কি?

একটি তুচ্ছ উদাহরণ: প্রকল্পের কাজের সময় ঠিকাদারের সাথে মিথস্ক্রিয়া ছিল। উদাহরণস্বরূপ, একজন ডিজাইনারের সাথে। ঠিকাদার এমন প্রমাণিত হয়েছে, সময়সীমা মিস করেছে এবং অতিরিক্ত অর্থ প্রদান ছাড়াই কাজটি সম্পূর্ণ করতে অস্বীকার করেছে। আরএম শেখা রেজিস্টারে রেকর্ড করেছে যে এই অবিশ্বস্ত ঠিকাদারের সাথে কাজ করা মূল্যবান নয়। একই সময়ে, বিপণনের কোথাও তারা একজন ডিজাইনারও খুঁজছিল এবং একই ঠিকাদারের মুখোমুখি হয়েছিল। এবং এই মুহুর্তে দুটি বিকল্প রয়েছে:

ক) যদি কোম্পানির অভিজ্ঞতা পুনঃব্যবহারের একটি সুপ্রতিষ্ঠিত সংস্কৃতি থাকে, তাহলে মার্কেটিং-এর একজন সহকর্মী এই কন্ট্রাক্টরের সাথে কেউ যোগাযোগ করেছে কিনা তা দেখতে শেখা পাঠের রেজিস্টারে দেখবেন, আমাদের প্রধানমন্ত্রীর কাছ থেকে নেতিবাচক প্রতিক্রিয়া দেখতে পাবেন এবং সময় নষ্ট করবেন না এবং অর্থ এই অবিশ্বস্ত ঠিকাদার সঙ্গে যোগাযোগ.

খ) যদি কোম্পানির এই ধরনের সংস্কৃতি না থাকে, তাহলে মার্কেটার একই অবিশ্বস্ত ঠিকাদারের দিকে ফিরে যাবে, কোম্পানির অর্থ, সময় হারাবে এবং একটি গুরুত্বপূর্ণ এবং জরুরি প্রচারমূলক প্রচারাভিযান ব্যাহত করতে পারে, উদাহরণস্বরূপ।

কোন বিকল্পটি আরও সফল বলে মনে হচ্ছে? এবং মনে রাখবেন যে এটি যে পণ্যটি তৈরি করা হচ্ছে সে সম্পর্কে তথ্য ছিল না যা দরকারী ছিল, তবে বিকাশের সাথে থাকা প্রক্রিয়াগুলি সম্পর্কে। এবং এটি অন্য আরএম-এর জন্য নয়, সম্পূর্ণ ভিন্ন দিকের একজন কর্মচারীর জন্য দরকারী বলে প্রমাণিত হয়েছে। তাই উপসংহার: বিক্রয়, ব্যবসায়িক বিশ্লেষণ থেকে প্রযুক্তিগত সহায়তা এবং প্রশাসনিক ব্যবস্থাপনা থেকে আইটি থেকে উন্নয়নকে আলাদাভাবে বিবেচনা করা যায় না। কোম্পানির প্রত্যেকেরই কাজের অভিজ্ঞতা আছে যা কোম্পানির অন্য কারো কাজে লাগবে। এবং এই অগত্যা সংশ্লিষ্ট এলাকার প্রতিনিধি হবে না.

যাইহোক, প্রকল্পের প্রযুক্তিগত দিকটিও কার্যকর হতে পারে। গত কয়েক বছরে আপনার কোম্পানির প্রকল্পগুলি অডিট করার চেষ্টা করুন। আপনি অবাক হবেন যে অনুরূপ সমস্যা সমাধানের জন্য কতগুলি সাইকেল উদ্ভাবন করা হয়েছে। কেন? কারণ জ্ঞান ভাগাভাগি প্রক্রিয়া প্রতিষ্ঠিত হয়নি।

সুতরাং, পিএমআই ম্যানুয়াল অনুসারে জ্ঞান ব্যবস্থাপনা প্রধানমন্ত্রীর অন্যতম কাজ। আমরা দেখতে পাচ্ছি, দুটি সুপরিচিত সংস্থা যারা তাদের মান অনুযায়ী অর্থপ্রদানের সার্টিফিকেশন পরিচালনা করে তাদের মান নিয়ন্ত্রণ এবং প্রকল্পের কাজের জন্য প্রয়োজনীয় সরঞ্জামগুলির তালিকায় জ্ঞান ব্যবস্থাপনা অন্তর্ভুক্ত করে। কেন আইটি কোম্পানির পরিচালকরা এখনও বিশ্বাস করেন যে জ্ঞান ব্যবস্থাপনা ডকুমেন্টেশন? কুলার এবং ধূমপান কক্ষ জ্ঞান বিনিময়ের কেন্দ্র কেন? এটা সব বোঝার এবং অভ্যাস ব্যাপার. আমি আশা করি যে আইটি ম্যানেজাররা ধীরে ধীরে জ্ঞান ব্যবস্থাপনার ক্ষেত্রে আরও সচেতন হবেন এবং মৌখিক ঐতিহ্য আর কোম্পানিতে জ্ঞান সংরক্ষণের একটি হাতিয়ার হিসেবে কাজ করবে না। আপনার কাজের মান অধ্যয়ন করুন - তাদের মধ্যে অনেক আকর্ষণীয় জিনিস আছে!

উত্স: www.habr.com