Vjerujem da svi idemo u restoran sa prijateljima ili kolegama. I nakon zabave, konobar donosi ček. Problem se tada može riješiti na nekoliko načina:
- Prvi metod, „džentlmenski“. Na iznos čeka se dodaje 10–15% „napojnice“ konobaru, a dobijeni iznos se jednako dijeli na sve muškarce.
- Drugi metod je „socijalistički“. Ček se dijeli podjednako na sve, bez obzira koliko su pojeli i popili.
- Treći metod je „fer“. Svako uključuje kalkulator na svom telefonu i počinje da obračunava cenu svog posuđa plus određenu količinu „bakšiša“, takođe individualno.
Situacija u restoranima je vrlo slična situaciji sa IT troškovima u kompanijama. U ovom postu ćemo govoriti o raspodjeli troškova između odjela.
Ali prije nego što zaronimo u ponor IT-a, vratimo se na primjer restorana. Svaka od gore navedenih metoda „alokacije troškova“ ima prednosti i nedostatke. Očigledan nedostatak druge metode: jedan je mogao jesti vegetarijansku cezar salatu bez piletine, a drugi jesti biftek od ribeža, pa su se količine mogle značajno razlikovati. Nedostatak “fer” metode je u tome što je proces brojanja veoma dug, a ukupan iznos novca je uvijek manji od onoga što je u čeku. Uobičajena situacija?
Sada zamislimo da smo se zabavljali u restoranu u Kini, a ček je donesen na kineskom. Sve što je jasno tu je iznos. Iako neki mogu posumnjati da to uopće nije iznos, već trenutni datum. Ili, pretpostavimo da se ovo dešava u Izraelu. Čitaju s desna na lijevo, ali kako pišu brojeve? Ko može odgovoriti bez Googlea?
Zašto je potrebna alokacija za IT i poslovanje?
Dakle, IT odjel pruža usluge svim odjelima kompanije, a zapravo prodaje svoje usluge poslovnim odjelima. I, iako možda ne postoje formalni finansijski odnosi između odjela unutar kompanije, svaka poslovna jedinica treba barem razumjeti koliko troši na IT, koliko košta lansiranje novih proizvoda, testiranje novih inicijativa itd. Očigledno je da modernizaciju i proširenje infrastrukture ne plaća mitski „modernizator, pokrovitelj sistemskih integratora i proizvođača opreme“, već biznis, koji mora razumjeti efektivnost ovih troškova.
Poslovne jedinice se razlikuju po veličini kao i po intenzitetu korištenja IT resursa. Dakle, ravnomjerna podjela troškova nadogradnje IT infrastrukture između odjela je drugi metod sa svim svojim nedostacima. „Poštena“ metoda je u ovom slučaju poželjnija, ali je previše radno intenzivna. Čini se da je najoptimalnija opcija “kvazifer” opcija, kada se troškovi ne alociraju na peni, već s nekom razumnom tačnošću, baš kao što u školskoj geometriji koristimo broj π kao 3,14, a ne cijeli niz brojeva nakon decimalnog zareza.
Procjena troškova IT usluga je vrlo korisna u holdingima sa jedinstvenom IT infrastrukturom kada se dio holdinga spaja ili odvaja u zasebnu strukturu. Ovo vam omogućava da odmah izračunate troškove IT usluga kako biste te iznose uzeli u obzir prilikom planiranja. Takođe, razumevanje troškova IT usluga pomaže u poređenju različitih opcija za korišćenje i posedovanje IT resursa. Kada muškarci u odijelima od više hiljada dolara govore o tome kako njihov proizvod može optimizirati IT troškove, povećati ono što treba povećati i smanjiti ono što treba smanjiti, procjena tekućih troškova IT usluga omogućava CIO-u da ne vjeruje slijepo marketinškim obećanjima , već da precizno proceni očekivani efekat i kontroliše rezultate.
Za poslovanje, alokacija je prilika da unaprijed razumiju cijenu IT usluga. Bilo koji poslovni zahtjev se ne ocjenjuje kao povećanje ukupnog IT budžeta za toliko posto, već se utvrđuje kao iznos za određeni zahtjev ili uslugu.
Pravi slučaj
Ključni “bol” CIO-a velike kompanije bio je u tome što je bilo potrebno razumjeti kako rasporediti troškove između poslovnih jedinica i ponuditi učešće u razvoju IT-a proporcionalno potrošnji.
Kao rješenje, razvili smo kalkulator IT usluga koji je mogao alocirati ukupne IT troškove prvo na IT usluge, a zatim na poslovne jedinice.
Postoje zapravo dva zadatka: izračunati cijenu IT usluge i rasporediti troškove među poslovnim jedinicama koje koriste ovu uslugu prema određenim pokretačima („kvazifer“ metoda).
Na prvi pogled ovo može izgledati jednostavno ako su od samog početka pravilno opisane IT usluge, unesene informacije u konfiguracijsku bazu CMDB-a i izgrađen sistem za upravljanje IT imovinom ITAM, modeli resursa i usluga i katalog IT usluga razvijen. Zaista, u ovom slučaju, za bilo koju IT uslugu moguće je odrediti koje resurse koristi i koliko ti resursi koštaju, uzimajući u obzir amortizaciju. Ali mi imamo posla sa običnim ruskim poslovima i to nameće neka ograničenja. Dakle, ne postoje CMDB i ITAM, postoji samo katalog IT usluga. Svaka IT usluga generalno predstavlja informacioni sistem, pristup njemu, korisničku podršku itd. IT servis koristi infrastrukturne usluge kao što su „DB server“, „Aplikacijski server“, „Sistem za skladištenje podataka“, „Mreža podataka“ itd. Shodno tome, za rešavanje postavljenih zadataka potrebno je:
- utvrđivanje troškova infrastrukturnih usluga;
- raspodijeliti troškove infrastrukturnih usluga na IT usluge i izračunati njihovu cijenu;
- utvrditi pokretače (koeficijente) za raspodjelu troškova IT usluga na poslovne jedinice i alocirati troškove IT usluga na poslovne jedinice, čime se iznos troškova IT odjela raspoređuje između ostalih odjela kompanije.
Svi godišnji IT troškovi mogu se predstaviti kao vreća novca. Nešto od ove torbe je potrošeno na opremu, migracijske poslove, modernizaciju, licence, podršku, plate zaposlenih itd. Međutim, složenost je u računovodstvenom postupku računovodstva osnovnih sredstava i nematerijalne imovine u IT.
Uzmimo primjer projekta modernizacije SAP infrastrukture. U sklopu projekta nabavljena je oprema i licence, a radovi se izvode uz pomoć sistem integratora. Prilikom zatvaranja projekta, rukovodilac mora sastaviti papirologiju tako da se računovodstvena oprema uračunava u osnovna sredstva, licence u nematerijalna ulaganja, a ostali projektantski i puštajući radovi se otpisuju kao odgođeni troškovi. Problem broj jedan: kada se registruje kao osnovna sredstva, računovođi kupca nije važno kako će se zvati. Dakle, u osnovnim sredstvima dobijamo sredstvo “UpgradeSAPandMigration”. Ako je u sklopu projekta moderniziran diskovni niz, koji nema veze sa SAP-om, to dodatno otežava potragu za troškovima i daljnju alokaciju. Zapravo, iza „UpgradeSAPandMigration“ imovine može se sakriti svaka oprema i što više vremena prolazi, teže je razumjeti šta je zapravo tamo kupljeno.
Isto važi i za nematerijalnu imovinu koja ima mnogo složeniju formulu obračuna. Dodatnu složenost dodaje činjenica da se trenutak pokretanja opreme i stavljanja u bilans stanja može razlikovati za oko godinu dana. Plus, amortizacija je 5 godina, ali u stvari oprema može raditi manje ili više, ovisno o okolnostima.
Dakle, teoretski je moguće izračunati troškove IT usluga sa 100% tačnosti, ali u praksi je ovo duga i prilično besmislena vježba. Stoga smo odabrali jednostavniju metodu: troškovi koji se lako mogu pripisati bilo kojoj infrastrukturi ili IT usluzi pripisuju se direktno odgovarajućoj usluzi. Preostali troškovi se raspoređuju na IT servise prema određenim pravilima. To će vam omogućiti da dobijete tačnost od približno 85%, što je sasvim dovoljno.
U prvoj fazi Za distribuciju troškova za infrastrukturne usluge koriste se finansijski i računovodstveni izvještaji za IT projekte i „zdravi volonterizam“ u slučajevima kada nije moguće pripisati troškove bilo kojoj infrastrukturnoj usluzi. Troškovi se alociraju ili direktno na IT usluge ili na infrastrukturne usluge. Kao rezultat raspodjele godišnjih troškova dobijamo iznos troškova za svaku infrastrukturnu uslugu.
U drugoj fazi koeficijenti distribucije između IT servisa određuju se za infrastrukturne usluge kao što su „Server aplikacija“, „Server baze podataka“, „Skladištenje podataka“ itd. Neke infrastrukturne usluge, na primjer, “Radna mjesta”, “Wi-Fi pristup”, “Video konferencije” se ne distribuiraju među IT servisima i dodjeljuju se direktno poslovnim jedinicama.
U ovoj fazi počinje zabava. Kao primjer, uzmite u obzir takvu infrastrukturnu uslugu kao što je "Aplikacijski serveri". Prisutan je u gotovo svakom IT servisu, u dvije arhitekture, sa i bez virtuelizacije, sa i bez redundance. Najjednostavniji način je alocirati troškove proporcionalno korištenim jezgrama. Kako bismo prebrojali "identične papagaje" i ne bismo brkali fizička jezgra s virtualnim, uzimajući u obzir prekomjernu pretplatu, pretpostavljamo da je jedno fizičko jezgro jednako tri virtualna. Tada će formula raspodjele troškova za infrastrukturnu uslugu “Aplikacijski server” za svaku IT uslugu izgledati ovako:
,
gdje je Rsp ukupni trošak infrastrukturne usluge “Aplikacijski serveri”, a Kx86 i Kr su koeficijenti koji pokazuju udio servera x86 i P-serije.
Koeficijenti se određuju empirijski na osnovu analize IT infrastrukture. Troškovi klaster softvera, softvera za virtuelizaciju, operativnih sistema i aplikativnog softvera obračunavaju se kao zasebne infrastrukturne usluge.
Uzmimo složeniji primjer. Infrastrukturni servis “Serveri baze podataka”. Uključuje troškove hardvera i troškove licenci baze podataka. Dakle, trošak opreme i licenci može se izraziti u formuli:
gdje su RHW i RLIC ukupni troškovi opreme i ukupni troškovi licenci baze podataka, a KHW i KLIC su empirijski koeficijenti koji određuju udio troškova za hardver i licence.
Nadalje, s hardverom je slično kao u prethodnom primjeru, ali s licencama je situacija malo složenija. Preduzeće može koristiti nekoliko različitih tipova baza podataka, kao što su Oracle, MSSQL, Postgres, itd. Dakle, formula za izračunavanje alokacije određene baze podataka, na primjer, MSSQL, određenoj usluzi izgleda ovako:
gdje je KMSSQL koeficijent koji određuje udio ove baze podataka u IT okruženju kompanije.
Situacija je još složenija sa proračunom i alokacijom sistema za skladištenje podataka sa različitim proizvođačima nizova i različitim tipovima diskova. Ali opis ovog dijela je tema za poseban post.
Šta je na kraju?
Rezultat ove vježbe može biti Excel kalkulator ili alat za automatizaciju. Sve zavisi od zrelosti kompanije, pokrenutih procesa, implementiranih rešenja i želje menadžmenta. Takav kalkulator ili vizuelni prikaz podataka pomaže u pravilnoj distribuciji troškova između poslovnih jedinica i pokazuje kako i za šta se raspoređuje IT budžet. Isti alat može lako pokazati kako poboljšanje pouzdanosti usluge (redundantnost) povećava njenu cijenu, ne zbog cijene servera, već uzimajući u obzir sve povezane troškove. Ovo omogućava biznisu i CIO-u da “igraju na istoj ploči” po istim pravilima. Prilikom planiranja novih proizvoda, troškovi se mogu unaprijed izračunati i procijeniti izvodljivost.
Igor Tjukačev, konsultant u Jet Infosystems
izvor: www.habr.com